SAP信息系统运行管理制度

SAP信息系统运行管理制度

一、目的

为加强公司信息系统管理，规范SAP系统操作与运行，确保信息数据的安全性、准确性及时效性，为领导决策及公司发展提供有效信息数据支持，根据公司相关管理制度，特制定本制度。

二、试用范围

本制度适用于公司所有使用SAP系统的部门和用户。

三、管理目标

通过实施本管理制度，力求为公司实现以下目标：

（一）优化公司内部运行业务流程，提高业务流程标准化与一体化；

（二）通过流程的梳理，结合SAP系统的模块化操作，进一步明确各部门各岗位的权限和职责；

（三）通过SAP系统的规范、有效运行，不断提高公司全体人员的规范作业意识及管理水平，增强公司内部控制；

（四）促使公司财务部门的工作重心由后端财务核算转向前端业务控制与监管，业财融合，推进财务人员由核算会计向管理会计的转变；

（五）通过信息系统内部顾问小组和系统问题解决机制、培训机制的建立，培养一批懂系统懂业务的实干型人才，成为公司的骨干力量；

（六）通过全公司各部门的积极配合，提高财务数据和管理报表的准确性和及时性，为公司领导层提供有效的经营分析与战略决策依据。

四、机构设置

（一）公司SAP信息系统运行机构包括SAP系统项目总监、项目协调人、SAP内部顾问小组、技术支持组和SAP使用部门。具体架构如下：

（二）SAP项目总监为SAP系统最高直接负责人，负责总体把握系统运行状况，解决运行过程中的重大问题；SAP项目总监由总经理担任。

项目协调人负责收集系统运行过程中出现的各种问题，协调部门之间业务流程的梳理与规范，组织相关会议并通知各部门，将会议记录或讨论结果发送各部门，组织相关培训等；项目协调人由IT部经理担任。

技术支持组为公司IT部门，包括系统管理员及程序开发人员，负责为SAP的日常使用与维护提供技术支持；

SAP内部顾问组由各部门SAP关键用户组成，为系统具体操作和日常业务流程的规范提供指导和方案；

SAP使用部门指所有涉及系统操作的部门和用户。

五、权限设置

（一）系统维护管理员拥有系统基础资料设置和后台配置增加及修改的权限，对SAP系统各个模块进行功能维护，对数据进行查询和修改；数据管理员应对自己的帐号和密码进行安全设置，以保证数据安全。

（二）SAP内部顾问小组成员和部门经理（及以上级别）拥有本部门模块的数据新增、更改和查询的权限，以及其他模块数据查询的权限。

（三）SAP使用人员拥有本岗位的数据新增、更改和查询权限，以及与本岗位有关的供应链模块的查询权限。

（四）SAP使用人员应妥善保管本人系统账号，防止他人冒用，禁止冒用他人账号进行系统操作。

六、岗位具体要求与职责

（一）系统管理员岗位

1.岗位要求

系统维护管理员负责SAP系统的整体运维，需具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验，同时需熟悉公司整体业务流程；系统开发人员需具备相关编程知识，能满足各部门的数据开发需求。

2.岗位职责

（1）负责公司系统软件、硬件的日常维护工作，例如系统升级、软件补丁更新、网络环境及硬件配置等；

（2）组织相关的系统操作培训，解决系统日常使用过程中遇到的软件技术问题，必要时与系统售后人员或软件公司进行沟通；

（3）根据公司制度的规定，监督系统操作人员的工作，根据实际工作需要，合理分配系统操作人员的使用权限，对公司系统操作人员的权限进行监督和管理，防止出现违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为。

（4）负责系统数据库的维护和备份，系统及系统数据、档案的安全保密工作，保证信息安全；对于违反规章制度、进行泄密的行为，有举报的义务。

（二）销售岗位

1.岗位要求

销售文员是业务部门进行系统销售订单下达的主要操作人员，主要负责客户合同订单管理、系统客户主数据维护、销售计划制定等工作，业务单据录入时必须做到数据准确、及时。

2.岗位职责

（1）及时维护客户信息等基础资料，根据客户订单确认产品型号、数量、配置参数、交期等信息，在系统及时下达销售订单并跟进审批流程；；

（2）保证订单数据的准确性，正确维护价格、税率等与财务相关的销售信息，与应收会计保持沟通；

（3）跟进产品的出货与退回，及时进行系统操作并做好相关记录；

（4）做好合同信息的保密工作。

（三）售后服务岗位

1.岗位要求

售后文员是系统下达售后服务订单的主要操作人员，要求根据客户需求及时下达售后服务指令，提供配件销售报价，与客户保持良好沟通。

2.岗位职责

（1）针对保修期内的售出产品，提供免费服务，及时响应客户需求，协同研发部门提出解决方案；售后文员在系统下达费用服务订单；

（2）针对已过保修期的售出产品，提供有偿服务，协同财务部门针对相关配件销售提供合理报价；售后文员在系统下达配件或服务销售订单；

（3）售后服务人员根据在客户现场的实际工作情况，进行售后服务订单的报工。

（3）售后服务人员因工作需要借出的物料应在固定期限内归还，归还的物料须经品质检验后入库。

（四）研发岗位

1.岗位要求

研发人员应具备专业技术能力，同时能熟练使用专业图形设计软件等办公软件，及时搭建产品BOM；为产品生产与售后服务提供技术指导。

根据市场及行业情况，及时进行公司产品的更新换代及系统基础资料的更新。

2.岗位职责

（1）负责产品设计与验证、结构图纸及其他技术文件的绘制与保管；根据销售订单要求，及时维护订单产品BOM；对于标准产品，及时在系统建立标准BOM，并进行日常维护；及时维护新产品BOM；；

（2）负责新机型及实验机型的开发与测试工作；公司现有产品的换代升级工作，并在系统及时更新相关物料主数据；

（3）产品BOM调整或变更时，及时出具ECN报告并下达到生产计划部门，系统及时更新产品BOM；

（4）为业务及售后部门提供方案支持，协助工程部人员制定产品工艺路线和工序设计等问题。

（五）工程岗位

1.岗位要求

工程人员需熟悉公司产品及物料特性，为公司生产加工工艺提出改进意见，减少资源昂费。

2.岗位职责

（1）根据需求在系统新增物料编号并维护其他主数据，检查物料及生产资料，及时纠正错误数据；

（2）维护系统工艺路线及生产加工工序，不断改进加工工艺，促进节能环保，提高工艺水平；

（3）统计生产加工工时，并维护系统标准工时数据，使系统与实际相符，为提高生产作业效率提出建议；

（六）计划岗位

1.岗位要求

计划员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员，主要负责制定生产计划及生产预测、生产订单及零星需求的生产订单下达，要求做到数据准确；及时制定物料需求计划与采购申请；合理安排产品入库及出货计划，确保准时交货。

2.岗位职责

（1）根据销售订单生成生产订单，再根据生产订单生成采购订单或领料单，确保生产有序进行；

（2）监督生产部门物料的领用情况，防止物料超领、少领，保证账实相符；

（3）生产预测与物料计划的制定，采购申请的制定与审核，物料的跟催；跟踪分析库存状况，控制和维护安全库存；协助仓库部门提出呆滞物料的处理方案；

（3）收到研发下单的ECN变更通知单，及时修正生产订单数据；

（4）根据生产进度及客户需求，及时对生产计划进行调整和监督，维护生产计划的时效性；与相关部门保持沟通与协调；

（5）每周检查系统生产订单完工进度，已完工的生产订单要及时关闭，以便财务月底及时结账；

（七）采购岗位

1.岗位要求

主要负责物料采购计划业务，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。熟悉采购物料的名称、特性的标准，货比三家，在保证质量的前提下达到节约成本的目的。

2.岗位职责

（1）在系统正确维护供应商信息，完善相关主数据；

（2）及时处理计划员在系统中生成的采购申请，将经审核的采购申请转化为采购订单，满足企业生产需要；及时处理各部门的零星采购需求并在系统中制作采购订单；

（3）跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中作相应调整；

（4）及时维护物料采购信息记录，准确录入物料采购价格。

（八）生产岗位

1.岗位要求

物料员应做到按单领料，及时退料；生产人员应根据生产完工的产品及时报工和入库，准确统计本岗位生产加工工时并如实填报。

2.岗位职责

（1）严格按照生产订单进行物料领用，禁止多领、少领，如物料实际使用数量与订单需求数量不符，应上报计划部门，计划部门根据实际情况更改或报研发部门更改BOM资料；

（2）生产完工的产品应及时报工并办理入库，各环节生产人员应根据实际情况准确统计生产工时，如与系统标准工时差异过大，应及时报告工程部进行调整；

（3）生产人员根据实际生产情况提出产品生产加工改进建议；

（3）负责车间现场物料的保管与盘点，确保账实一致。

（九）品质岗位

1.岗位要求

对所有入库的产品及物料进行入库前的质量检测，严格按照标准执行，保证入库质量。

2.岗位职责

（1）对采购物料进行入库前的质量检查并出具检测报告，不合格的物料及时退货；

（2）对生产完工入库的产品进行质量检查并出具检测报告，不合格的产品通知生产部门返工或报废；统计产品不良率并报告上级领导；

（3）对售后部门退回的物料进行质量检查，区分旧品与报废件，协助仓库报废工作的进行。

（十）仓库岗位

1.岗位要求

仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员，主要负责物料收发业务。仓库管理人员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。仓库管理的基本要求是要做到账实相符。

2.岗位职责

（1）及时办理物料的入库业务，仓库管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务。发现单据物料数量或信息与实际物料不符时，不得入库；

（2）及时办理物料出库业务，物料出库或发料时，仓库管理员核对好数量，做好出库交接工作；

（3）各个仓库应定期组织盘点，及时发现物料账实差异并查找原因，协同相关部门调整；

（4）控制呆滞料，及时统计呆滞库存，出具呆滞物料统计报告提交公司领导并根据公司相关规定进行处理；

（5）做好库存管理工作，做到摆放整齐，标识清晰，便于盘点统计；

（6）协同相关部门，针对有效降低库存，提高存货周转率提出合理建议。

（十一）财务岗位

1.岗位要求

财务部门需熟悉公司业务流程并对供应链各环节进行监督，审核各环节单据是否合规，流程方案是否合理。为各部门系统操作提出要求，提供指导，必要时进行相关培训，确保财务数据的准确性，及时性。

2.岗位职责

（1）应收会计监督审核销售模块单据金额、收款条件等信息，检查单据类型、税率是否正确，单据生成的会计凭证是否有错，发现问题及时要求销售文员更正；

（2）应付会计监督审核采购模块单据数据准确性，单据类型是否合理，单据生成的会计凭证是否有错，发现问题及时要求采购员更正；检查采购预制发票并及时进行发票校验；

（3）费用会计监督审核费用采购单据的准确性和时效性，对应的费用科目是否正确；

（4）资产会计监督管理公司固定资产的新增、折旧与报废流程，编制系统资产编号；制作每月资产清单并定期组织固定资产盘点；

（5）成本会计监督审核供应链各个模块的单据，监督生产部门是否按单领料、生产订单是否及时完工入库，检查报工工时的准确性；检查仓库存货的账实一致性，定期组织公司存货盘点；及时发布和更新物料标准价格，比较标准成本与实际成本差异，分析原因，对各个成本控制环节提出改善建议，不断缩小标准成本与实际成本差异。

（6）财务部门每月底做好系统月结工作，按时按质出具财务报表。

七、系统运行管理

（一）系统权限管理

1.SAP系统操作人员使用本人独立账号进行系统操作并对所做的操作负责，部分工作内容相同的岗位可以共用账号，共用账号根据实际情况由系统管理员酌情分配；

2.部门根据实际情况需新增账号或增加账号权限，需填写《ERP系统权限申请表》，由部门负责人签字审批后，交IT部系统管理员批准增加；

3.系统用户端人员不得私自更改系统基础参数配置和相关计算机程序。

（二）系统操作准则

1.SAP系统管理员负责为公司系统提供运行环境保障，定期维护系统数据库，备份系统数据，并对系统和数据库运行过程进行监控，确保系统安全运行和数据流畅；

2.各部门系统操作人员按公司业务流程进行系统操作，系统做单必须要有依据，严禁在系统内随意更改各种数据；

3.为提高SAP系统的使用效率，用户在完成操作后，应在半小时内退出相应业务程序，避免其他用户无法使用；

4.如出现新的业务类型或特殊业务问题，先报告本部门内部顾问，内部顾问协同系统管理员提供解决方案并编制业务操作流程；如新增业务或问题涉及其他相关部门，内部顾问须与其他顾问成员及系统管理员开会讨论，得出解决方案并制定操作流程；新增业务操作流程由财务

部门邮件发布到公司所有员工；

5.系统使用过程中如出现系统问题需要系统提供商解决，由操作人员报告给系统管理员，系统管理员负责与系统售后人员沟通，问题解决后由系统管理员发布标准解决方案；

6.因人为原因造成系统单据录入错误需调整的，由操作人填写《SAP系统内单据差错调整申请表》，经本部门领导审核，与该业务相关的其他部门签字确认后交IT部门和财务部门审批，再根据实际情况由系统管理员或财务人员进行系统数据调整；（见附件一：《SAP系统数据差错调整申请表》）

7.为提高工作效率，公司各部门之间应紧密配合，各个环节的单据录入与审核应在半个工作日内处理完，特殊情况在1个工作日内处理完。

（三）培训制度

1.各部门内部顾问负责本部门新员工的系统使用培训工作；IT部门根据实际情况定期组织SAP系统的相关操作；针对系统运行过程中出现的新业务、新问题，由内部顾问小组或技术支持组确定解决方案后，组织相关人员开展专项培训。

2.按照培训目的的不同，将培训工作分为系统操作培训、业务流程培训和专项培训三类。

3.每一次培训主讲人或主讲部门应先制作纸质培训资料（如系统操作手册、业务流程图等），

在培训开始时发放到每一位受训人员手中，电子或视频资料通过邮件发送相关受训人员。

4.每次培训必须有相应的记录，记录内容应包括：主讲人名称、培训时间、培训教材及内容、培训对象，培训结束后由培训对象签字确认。（见附件二：《培训签到表》）

（四）会议制度

根据SAP系统的运行管理需要结合公司实际情况，会议分为月度/季度总结会和专题会两种。

会议要求；

1．会议应提前由主办部门邮件通知需要与会的部门和人员，通知应包括会议时间、地点、与会人员及会议主题等信息。

2．会议开始后首先由会议主持人介绍会议议题，并发放相关会议资料到每一位参会人员手中。

3．会议讨论过程中，应有专人负责记录会议内容及讨论结果，会议结束后按《会议纪要模板》整理打印，交所有参会人员确认签字后，邮件通告公司全体人员。对未能达到会议目标的研讨会，会议主持人应列出下一次会议的时间及参加人员。（见附件三：《会议纪要模板》）4．部门负责人未参与会议的，参与会议的人员应将会议确认的与本部门相关的内容汇报部门负责人，部门负责人将会议内容落实到具体人员，明确完成时间，体现在会议纪要中，并在下次会议中或任务完成后向会议主持人汇报。

八、系统运行考核

1.系统管理员未及时进行软硬件更新、系统维护、或工作疏忽怠慢，造成系统故障，导致公司正常业务无法进行，影响公司正常运营的，对责任人扣款100元/次；因工作疏忽导致公司信息泄露或数据丢失，对责任人扣款500元/次；

2.未及时对物料编码进行维护而影响后续流程，一个月内达3次以上的，对责任人扣款100元；未及时维护BOM单、工艺路线、材料定额、工序中物料分配而影响后续流程无法进行，一个月内达3次以上的，对责任人扣款100元；工艺发生变更时，未及时在系统中更改而影响生产流程，一个月内达3次以上的，对责任人扣款100元；

3.未及时维护采购信息记录导致财务无法及时估算物料成本，生产无法及时开工和出货，一个月内达3次以上的，对责任人扣款100元；

4.销售产品已出货，因客户主数据维护错误或因人为原因致销售订单下达有误，进而导致销售收入确认错误并影响后续流程进行，一个月内达2次以上的，对责任人扣款100元；

5.物料已收货，因供应商主数据维护错误或因人为原因致采购订单下达有误，进而导致应付款项确认错误并影响后续流程进行，一个月内达2次以上的，对责任人扣款100元；造成公司错误付款的，对对责任人扣款300元/次。

6.因操作人主观操作原因，一周之内提出系统内差错调整2次以上的，对责任人扣款50元；

7.因未按单领料、生产未报工或生产订单未入库等原因导致产品生产成本无法准确计算，或计算差异过大，对责任人扣款50元/次；

8.财务人员监管不到位，导致出现前述问题在结账当月未解决，或会计凭证录入错误当月未发现，影响当期会计报表的，对责任人扣款100元；

9.缺席SAP系统运行月度总结会议且未指定人员代为出席的，对责任人扣款50元/次；

10.缺席与本部门有关的培训课程且未指定人员代为出席的，对责任人扣款50元/次。

附件一：SAP系统内单据差错调整申请表

SAP系统数据差错调整申请表

年月日

备注：此表必须先由IT部门填写系统解决方案，财务部门判断调整事项对本期会计核算的影响，决定是否同意调整。然后相关部门判断调整事项对本部门的影响并提出意见。

培训签到表

会议纪要