周例会的作用与形式

周例会是项目管理与项目沟通的重要手段之一。假设项目建设过程中，全体人员都有把握在即定的范围、时间、成本之内完成项目，而项目涉及的资源情况、外部相关环境、内部环境都不发生变化，项目成员之间信息沟通顺畅、理解一致的情况下，项目的周例会或许是没有存在的必要性了。现实却是需要我们尊重这些假设，需要我们随时的应对当这些假设不成立时引起的变更，IT项目的特点之一就是在变化中建设，在变化中更成熟。多数情况下，一期项目的结束，往往伴随着下一期项目的开始。这与最近十几年，信息产业日新月异的高速发展密不可分。

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周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段。甲方、乙方、监理方、相关利益方等通过周例会来交换彼此的问题、意见、可能承担的风险等，共同讨论项目范围、时间、成本的变化情况。周例会需要对每周的项目实施状态进行总结与分析，调整下一周的项目任务计划，分析当前的项目实施情况与项目的整体计划安排之间的支撑关系，周例会需要明确反映、记录项目各方对项目当前状态的意见与决策。

一般在项目初始阶段，就需要在项目配置文件的沟通管理章节中对周例会进行说明，主要有以下几点内容：周例会的召开时间、地点、主持人员、参与人员、周例会的介绍模板、会议纪要模板、会议纪要的审核流程、会议纪要的发送人员列表、周例会过程简介、周例会基本要求、特殊情况处理等内容。这种事先的约定，一旦得到了各方的认可，就需要按规定严格执行，这是项目实施中的“法律”，是项目参与者的游戏规则。沟通管理是贯穿整个项目生命周期的，其中关于项目的周例会的相关规定，也会在项目的生命周期中进行调整。无论如何调整周例会的规定，周例会应该具有的元素都是必不可缺的。例如：会议纪要的审核流程可以增加或是简化环节，变更人员，调整审核的约定时间，审核的手段方式等，但审核本身是必要的，会议纪要一定需要各方的审核后，才是可以存档与发布的版本。通过对这些要素的理解，制定严格的流程，才能减少或避免上述的一些不合适的场景的出现。

周例会的流程周例会的流程包括准备工作、举行例会、会议纪要的编写与发布三个环节。

首先，准备工作。

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在周例会召开之前，需要做的准备工作包括：确定周例会的主题、完成周例会的汇报材料，并将周例会的主题成汇报内容与例会参与方进行事先沟通。

1、实施方召开内部会议：实施方需要事先对前一周工作的工作状态进行总结，一般由项目经理来完成。项目经理与内部小组成员进行沟通，回顾各小组的工作状态、存在问题、面临的风险、能否有效保障小组整体计划的执行，存在哪此困难及期望的解决方案，以及下周的工作任务，特别标识出哪些地方需要其他方面配合。大型项目的项目经理需要事先召开内部会议来汇总这些信息，并在这些基础上编写每周的汇报材料，包括：项目的整体视图及WBS说明、项目当前的状态、当前存在的问题列表、面临的风险列表、上周的工作计划完成情况、下周的工作计划。

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2、明确例会主题：周例会参与方较多，大家时间都很宝贵，因此会前沟通以明确会议主题十分必要。对于项目可能面临的重要问题、风险及变更等，实施方的项目经理需要在周例会召开前事先与甲方、监理方等各方负责人进行沟通，讨论本周例可能会谈及的问题。需要强调的是这种沟通不仅仅是项目经理层面的，还需要小组长的水平沟通，例如实施方接口组的组长与甲方的接口组长也需要进行沟通，这是避免会上争论的最有效的保障。很多情况下的争论，都是由于会议召开之前没有充分的沟通好，最终将周例会会场变成了个人PK的战场。而PK的结果常常是两败俱伤，原因很简单，这个PK过程本来就不应该出现在周例会上。周例会是项目实施中沟通的主要手段之一，而日常的项目成员之间沟通更是不可或缺的，项目中需要不断的沟通、沟通、再沟通，所有的项目成员，无论是甲方还是乙方都是为了共同的目标而努力的一家人。

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3、例会通知：通知方式包括邮件、短信、电话等，一般由甲方的项目负责人发起通知。通知邮件一般不要采用暗中抄送的方式，以便收件人可以了解参加会议的人员情况；邮件内容包括以下要素：会议时

间、地点、参加人员列表、会议主题，相关文件等；一般在会议召开前24小时发送通知，使用Outlook 发送可选择“会议申请”模式，以便收件人在收看邮件时直接确认参会。

第二，举行例会。

周例会会议内容一般包括以下6个方面：1、项目整体状态介绍：由乙方项目经理来介绍项目当前的状态。包括资源、计划、工作范围是否存在变化，对于发生变化的地方，需要特别说明。2、上周工作总结：介绍上周工作总结。重点介绍工作任务的完成情况，需要特别说明没有完成的任务的原因及处理方案。3、下周工作计划：介绍下周的任务计划安排。对于每一项任务安排，需要确明记录任务名称、简要说明、完成时间、完成标志（交付物或签字确认等）、各方负责人、级别。项目管理者联盟4、问题讨论：介绍项目当前面临的问题。每个问题需要列出问题的简要说明、解决状态、提出时间、解决负责人、影响分析。5、风险讨论：介绍项目当前面临的风险。每个风险需要列出风险简要说明、发生机率、影响范围、规避负责人员、规避方案、提出日期等。风险与问题的区别在于，问题是已经发生的，而风险是可能要发生的。例如计划中硬件的到货时间是下周五，考虑到硬件的购货合同还没有签订，可以将硬件不能及时到货列为风险，如果到了下周五时，硬件没有到货，此时风险就转变为问题。

6、总结例会内容：周例会结束之前，需要由会议负责人对本次会议的达成的内容进行汇总说明，一般是将记录的内容读给大家听，确认记录的内容和与会者的想法是一致的。

此外，周例会的核心内容是项目各方在一起沟通项目的实施情况，是项目管理层面的会议，尽可能不涉及项目实施或技术细节。周例会的组织者切记不要将技术方案、接口方案、割接方案等内容的讨论放在周例会上讨论，这些内容的讨论需要专业的背景、充分的论据、必要的验证才能得出结论，应该做为项目的一项工作任务，组织专门的技术研讨会来完成。

会议纪要的编写与发布：1、编写会议纪要：一般情况在做例会内容总结时就已经完成了大部分

会议纪要的工作。对于会议上的遗留问题，需要由专人在会后进行特别沟通，并补充在会议纪要内。会议纪要一般包括：项目信息、周例会的基本信息、会议纪要编写人、审核人、发送人员列表、会议过程简述、会议达成的意见、项目的当前状态信息（整体情况、上周总结、下周任务、问题列表、风险列表）。2、会议纪要的审核与修正：会议纪要编写完成后，需要提交给甲方人员审核。为了减少流程，可以通过电话进行简要沟通、也可以由乙方的项目经理以邮件的形式发出，全体人员在规定的时间（一般为24小时）内反馈意见，乙方项目经理再根据反馈意见进行修正。对于可能存在争议的内容，在正式发布会议纪要之前一定要与各方进行沟通，一旦发布后，再通过邮件进行修改，涉及的人员范围会太很多，影响也不好。

3、会议纪要的发布与存档：会议纪要得到各方确认后，需要以邮件的形式发送给相关人员，不要采用暗抄的方式。在发布会议纪要时，可以将会议的主要内容列在邮件正文中。