办公室管理制度行为规范

无锡市通州电器有限公司

公

司

制

度

员

工

行

为

规

范

二零一零年

内容一、办公室管理制度

第一章总则

第二章办公室礼议

第三章办公室制度

第四章管理人员工作纪律规定

二、电话管理制度

第一章礼仪规范

第二章电话管理

三、员工行为规范

第一章员工行为规范之监督办法

第二章工作人员仪容仪表规范

第三章工作人员仪态举止规范

第四章工作人员言行规范

四、培训管理制度

（一）办公室管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范办公室人员的工作秩序，创造优美的工作环境，提高工作效率促使办公秩序规范化，特制定本制度。

第二条公司全体管理人员都必须严格要求遵守执行本规章制度。

第二章办公室礼议

第三条应保持办公室安静，不准大声喧哗，不准放听音乐。

第四条工作人员办公时，不准串岗闲谈、抽烟、吃东西、看与工作无关报刊杂志、听音乐，不准随意外出离开公司。禁止私人聊天，玩游戏。

第五条办公室应保持环境美化，工作人员应讲究卫生，维护环境清洁，不准随地吐痰、倒水、讲脏话，不准乱丢纸屑、果皮、烟头等不良习性。

第六条接待客人，要做到举止文明、谈吐文雅，待人热情，讲究礼貌，部门开会或研究讨论时间较长的活动，应到接待室或会议室及相关场所。

第三章办公室制度

第一条上班时间上午7：45—11：-00；下午12：00---16：45（可根据季节而定或以行政人事部通知为准）按时上、下班，不得迟到、早退或旷工，有事须请假（参考《员工手册—

—工作时间、请假流程》）。

第二条为体现公司良好整体形象，所有工作人员在上班时间必须着装整齐，执牌上岗。

第三条办公时不用的文件、文具、资料等应及时放入柜内保管好，保持台面整齐，不得留有公司机密级东西以便外泄和丢失。

第四条下班后最后离开办公室的员工应自觉关好办公室及所属办公区域所有灯、气、水、电、门、窗确保安全。

第五条本制度从公布之日起执行。

第四章管理人员工作纪律规定

为了保持优美的工作环境和良好的工作气氛，提高工作效率促使办公秩序规范化，特制定本纪律，公司全体管理人员都必须遵守执行。

第一条作息时间：上午7：45—11：-00；下午12：00---16：45（可根据季节而定或以行政人事部通知为准）按时上、下班，不得迟到、早退或旷工，有事须请假（参考《员工手册

——工作时间、请假流程》）。

第二条为体现公司良好的整体形象，所有工作人员在上班时间必须着装整齐，执牌上岗。

第三条上班时间不准串岗闲谈、抽烟、吃东西、看与工作无关的报刊杂志、听音乐，不准随意外出离开公司。

第四条保持办公室环境美化，办公时不用的文件、文具、资料应放入柜内，尽量保持台面整齐，保护室内植物，离开办公室时把台面收拾干净。

第五条在公司内做到举止文明，坐立端正，谈吐文雅，待人热情，讲究礼貌。

第六条接听电话必须用礼貌用语：“早上好，通州电器”“您好，通州电器”。通话用语力求

简明扼要，禁止用电话聊天或长时时间占用电话。

第七条保持办公室安静，不准大声喧哗，接待客人、部门开会或研究讨论时间较长的活动，应到接待室或会议室。

第八条会议室使用由办公室统一协调调配，任何人不得私自打开会议室或借给他人使用，会议室使用先与办公室联系确定，用后及时清理干净，关好电源、门窗。

第九条讲究卫生，维护环境清洁，不准随地吐谈、倒水、讲脏话，不准乱丢纸屑、果皮、烟头等不良习性。

第十条办公室所有工作人员应坚持勤俭办事，当天的工作应当天完成，确保工作的时效性。

1、节约用水用电，最后离开办公室的员工自觉关好办公室及所属办公区灯、气、水、

电、门、窗。

2、节约使用办公用品。

3、不得损坏任何设施，更不得将公物占为已有。

第十一条切实保守公司秘密，下班时锁好资料、文件。不该知道的事情不打听，不该看的资料不看，不随便进入打印室、资料室等机要部门，非专职人员不准擅自使用复印机、传

真机等设备。

第十二条注意安全、落实防灾、防盗、防风措施等，及时消除各种隐患，确保办公场所安全（参考《员工手册——安全管理细则》）。

第十三条对于违反上述纪律的员工，实行以下处罚。

1、在办公区域抽烟者。（办公区域可划分为：行政人事部、审计部、财务部、营销部）、

（抽烟区：洗手间、公司会议室、个人接待室‘如：总经理办公室’）处罚如下：采

取个人签订承诺书，应该怎么处罚，处罚的力度由自己定！

2、随地吐痰、倒水、讲脏话、乱丢纸屑、果皮、烟头等不良习性。负责清扫公司全部

工作区域包括会议室。

3、请假不按流程办理办手续、不写请假条的均按旷工处理（参考《员工手册——请假

流程》）。

4、上班睡觉，着装不整齐，形象不好，工作热情不高，情绪不稳定，负责下班后站在

公司门前，送公司员工直到最后人员离开公司，并且对每位下班员工说“您辛苦了！”。

5、文件、文具、资料被丢失和泄密，给公司带来损失的，予以辞退并追究相关人责任。

6、经罚款，教育后仍不改正者，情节轻的给予记过处分，情节严重的给予辞退或开除

处分（参考《员工手册——奖惩制度》）。

第十四条本制度从公布之日起执行。

（二）电话管理制度

第一条为了加强电话管理，特制定本制度

第一章礼仪规范

第二条员工拔打或接听电话时，用语应尽量简洁、明确。

第三条电话铃响起三声内，应主动接听电话，语气应稍向上扬，语道感觉亲切。

第四条拔打和接听电话时应注意使用普通话。

第五条接听电话时应首先问候对方：“您好，通州电器”，若有事需对方等待，应使用“请您稍候”，若对方要找的人不在，应询问对方姓名和联系电话及可代为告知事宜，以便联系回复。

第二章电话管理

第一条各部门电话管理实行“责任制”。

第二条电话费用出现超支现象时，经查实如不是因正当工作及业务联系所造成的，应追究相关责任人的责任，并由责任人承担超支全部费用的支出。

第三条原则上不允许拔打长途电话，员工因业务工作需要拔打长途电话的，应经责任人同意及部门经理或同意后，方可拔打。

第四条员工擅自拔打长途电话，或以公司为由骗取拔打长途电话，一经查实，给予警告处分，并处罚50元/次。

第五条本制度从公布之日起执行。

（三）员工行为规范

第一章员工行为规范之监督办法

任何一种规范若不能顺利实施便是一纸空文，员工行为规范只有在很好的实行后才能产生作用，才能为企业带来价值，监督是实施的保障。因此，在公司导入企业行为识别系统的同时，必须建立符合企业实际的监督机制，确保行为规范的顺利实施。

1、建立符合公司实际情况的监督机制，设立专门的员工行为规范监督部门（一般由企业行政主

管部门充当监督部门）。

2、结合各工作岗位情况，在制定工作岗位管理制度时，适当贯彻员工行为规范中的相关要求，

以制度的强制力推行行为规范可以取得良好的效果。

3、行为规范实行的监督职责应落实到人，落实到各部门领导及每一位员工，使员工在领导的监

督下自觉学习，自觉遵守行为规范。

4、公司的新员工在其上岗前进行适当的学习和培训，让新员工在进入公司的时候就能掌握并实

践公司员工的行为规范（（参考《员工手册——员工培训》））。

5、在公司员工中应开展定期或不定期的员工行为规范的学习和培训活动，形式丰富多样，宜为

广大员工所喜闻乐见。

6、依照公司实际情况制定相应的行为规范奖惩制度，运用各种活动进行宣传，并和企业的精神

文明建设相结合。

7、由公司有关部门对行为规范执行情况进行不定期的抽查和检测，并依照适当的标准进行评价。

8、对分公司应进行定期的考核。

9、根据检测评价结果，对各部门及员工进行适当的奖惩，并做出记录。

10、通过在实际执行过程中的认识和研讨，因应实际情况的变化对员工行为规范进行更新、修正

和补充。

第二章工作人员仪容仪表规范

仪容仪表是员工个人形象展示的首要途径，也是传递企业形象的重要渠道，仪容仪表是以人为载体的视觉形象展示，规范而又及富内涵的个人形象不仅有利于营造和谐的工作氛围，更是公司企业风

范的突出反映。

一、仪容规范

1、面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛。

2、保持自身清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往。

3、头发梳理整齐、面部保持清洁。

4、男员工不留长发，女员工不画浓妆。

5、保持唇部润泽，口气清新，以适合近距离交谈。

6、手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳指甲油。

7、宜使用清新、淡雅的香水。

二、仪表规范

1、工作期间，男员工着装以西装、职业装为宜；女员工着装以大方得体为宜。

2、工作证佩戴规范，卡式工作证一般端正佩戴于左前胸。

3、保持服装整洁。

4、着西装时，注意领带、衬衫与西装颜色的搭配，西装以深色无条纹为佳。

5、男员工腰带以黑色为宜，无破损，宽松得体。

6、男员工的袜子以深色为宜，无破损，长度以抬腿时不露出皮肤为准。

7、女员工着装应注意：丝袜无勾丝、脱丝的现象，切忌袜口露于裙外。

8、公文包（手提包）外观整洁，男士公文包以黑色为佳。

9、社交场合不宜戴墨镜（参观、旅游除外）。

10、女员工不宜佩戴有声响的饰物。

第三章工作人员仪态举止规范

员工礼貌、规范、优雅的仪态举止是公司良好企业形象及深厚企业文化的体现。

一、站姿

1、抬头、挺胸、收腹、双肩舒展，双目平视。

2、双臂和手在身体两侧自然下垂，女员工双臂可下垂交叉放于身体前。

3、女员工站立时，双膝和脚跟要靠紧，双脚呈“V”字型。也可分开，分开时双脚应与肩同

宽。

5、站立时，双手不可叉在腰间，不宜放入裤子口袋中，也不宜在胸前抱臂。

6、站立时双腿不可不停的抖动。

二、坐姿

1、从容就座，动作轻而稳，不宜用力过猛。

2、就座时，不宜将座椅或沙发坐满，也不宜仅坐在座椅边上。

3、就座后，上身应保持正直而微前倾，头部平正，双肩放松。

4、男员工就座后，双手可自然放于膝上，或轻放于座椅扶手上，手心向下，注意手指不要

不停地抖动。

5、女员工就座后双手交叉放于腿上，手心向下。

6、女员工身着裙装入座时，应先用手将裙子向腿拢一下。要注意裙子不要被其它东西挂着。

7、男员工就座后双腿平行分开，不宜超过肩宽；女员工就座后双腿并拢，采用小腿交叉向

后或偏向一侧。注意，双腿不可向前直伸。

8、若需要同侧边的人交谈，宜将身体稍转向对方。

9、离座站起时要稳重，可右脚后收半步，然后从容站起。

10、注意坐下后双腿都不可不停地抖动。

三、走姿

1、行走时，上身保持正直，双肩放松，目光平视，双臂自然摆动，男员工注意手不宜放在

裤子口袋里。

2、行走时应从容自然。男员工步伐矫健、有力，女员工步伐自然、优雅。

3、行走时不宜左顾右盼，脚步不宜太沉重而发出较大声响。

四、蹲姿

1、在查看位置较低的事物或拾取物品时，往往需要蹲下，不宜直接弯腰进行。

2、下蹲时，采取两脚前后交叉的蹲姿；一脚在前，一脚在后。在前面的脚应全脚着地，后

脚脚尖着地，脚跟抬起，双腿下压，上身直立，置重心于后脚之上。

3、下蹲时，女员工要两腿靠紧，如身着裙装，要用手把裙子向双腿拢一下再下蹲。

第四章工作人员言行规范

一言一行，一举一动，都是个人形象的展示。员工个人形象是公司整体形象的组成部分，因此，每个员工的言行都是公司企业形象的体现。热情礼貌的言行不仅体现出公司员工的整体素质，更体现出公司深厚的文化底蕴。

一、言谈规范

1、恰当地称呼他人。在社交场合，无论新朋友还是老朋友，都应称呼对方姓氏加头衔或职

称，这是对他人的尊敬。

2、使用礼貌用语。在受到对方赞扬或帮助时应表示感谢；在打扰或妨碍到别人时，应表示

歉意；在指代陌生的第三者时，应使用“那位先生”，“那位女士”等之类称呼。

3、正式交谈前的寒暄是展开话题的重要手段，寒暄时应选取大家共同感兴趣的话题，避免

涉及私人问题或某些敏感话题。

4、与他人交谈时，不宜出现插入、打断、讽刺、模仿等不礼貌行为。

5、在交谈过程中，不宜出现过激的言语或过分的玩笑。

6、在交谈过程中，应合理使用行为语言以配合表达，如：微笑，点头等。

7、交谈时不可用手指点他人。

二、吸烟规范

1、工作时间不宜在办公室吸烟，可以到走廊、洗手间等地方吸烟。（抽烟者处罚根据《办公

室管理制度》第四章第十三条规定执行。）

2、如有必要，应在办公区域内适当的地方设置吸烟室。

3、若有访客欲在办公室吸烟，应向其说明办公室是禁烟区，在征得对方同意后，可到会客

室或吸烟室吸烟。

4、在公共活动场合不宜吸烟。

三、引导客人规范

1、在引导的途中，引导者应走在客人的侧前方。若被引导的是一群人，引导者应灵活处理，

一般应在最前面的人的侧前方。

2、指引方向时，右臂伸出，小臂与上臂略成直角，掌心向上，拇指微向内屈，四指并拢伸

直，指向所要去的方向。

3、上楼梯时，引导者应走在客人的后面。

4、下楼梯时，引导者应走在客人的前面。

5、若有我方人员不认识的客人来访，引导者应相互介绍，顺序一般是先介绍我方人员给客

人。

五、介绍规范

1、介绍时，应将被介绍人的姓名、职位、单位、职称等介绍清楚。如：“某某经理，这位是

某某公司某某部经理某某先生”。

2、介绍时，应先将职位低者介绍给职位高者，将主人介绍给客人，先将男士介绍给女士。

3、介绍时，应将手心向上，五指并拢，指向被介绍者。

六、握手

1、初次见面握手不应握满全手，仅握手指部位即可。

2、握手时，伸出右手，上身直立微向前倾，目光平视对方，点致意。

3、握手力度应适中，力度太轻给人感觉无诚意，太重给人感觉过于鲁莽。

4、握手时间一般在三秒钟之内，握一两下即可。

5、如戴有手套，一定要脱掉手套再与对方握手。

6、通常由年长者、职位高者、上级先伸手发出握手信号。年轻者、职位低者、下级再伸出

手与之呼应。

7、平级男士和女士之间，一定要女士先伸出手，男士再握手。

8、握手时切忌抢握，或者交叉相握。

七、名片使用

1、在与他人交换名片时，应双手递上，身体微向前躬，手臂高度略与胸齐。规范用语：“我

叫××，这是我的名片”。

2、若想得到对方的名片时，可使用的规范用语为：“如果您方便，请留张名片给我”‘

3、接受名片时，双手接过对方的名片要仔细看一遍，慎重收好。切忌随意丢放。

4、若发现名片上有不认识的字或不理解的内容，则应虚心求教，以避免引起误会。

（四）、培训管理制度

第一条在职培训内容：企业组织架构、企业文化宣灌、法律法规学习、员工手册学习、岗位技能和业务知识学习等。

第二条公司员工每年必须参加在职培训，严格按照目标管理计划书的培训计划进行实施，行政人事部组织培训必须填写培训记录表，培训时间一般不少于20课时，包括公司组织的内部培训和外送参加各类培训班。

第三条员工参加培训的考核成绩，由行政人事部记入员工培训档案，作为其调职、晋升职务、调整工资的重要依据。

第四条公司培训的目的

1、通过培训，充实员工的专业知识和岗位技能，提高工作质量和绩效。

2、提升公司全员的素质。

3、实现公司发展和个人成长相结合。

4、构建符合公司的培训体系，形成“学习型组织”提升公司整体的绩效及竞争力。

第五条公司培训的宗旨是：是为提升公司业绩服务，为提高员工素质服务，为人力资源战略规划与发展提供有力的支持。

第六条培训的原则

1、全员参与原则：公司培训是针对全体员工开展的培训。

2、系统性原则：培训内容的设置是结合公司人力资源规划系统设置的，是配合员工职业

发展计划的系统工程。

3、全面性原则：员工培训的内容包括知识，工作技能和工作态度等。

第七条培训对象、师资与组织者

1、培训的对象为公司的全体员工，包括中高层管理人员和基层员工。

2、培训师资为公司内部和公司外部两类

A．公司内部培训师资：指公司内部在某些特定领域方面有专长，具备一定讲解能力的员工。

B．公司外部培训师资：指公司外部专业公司或大专院校的可担任特定内容讲解的专

业讲师。

C．行政人事部主要负责公司整体培训活动的统筹策划、组织协调、具体实施和控制等工作。

D．行政人事部各部门及相关人员负责协助行政人事部进行培训的实施，控制及异常情况的追踪。

第八条培训分类

1、新员工培训

A．新员工培训是指对新入职的员工进行的培训，主要内容包括公司企业文化、公司组织结构、公司制度、团队精神及企业的经营理念等方面。

B．新员工培训是人力资源部利用公司内部培训师资，统一组织实施和评估。

2、部门内部培训

A．部门内部培训是指各部门根据实际工作需要，利用内部培训师资对员工开展的有关业务知识和岗位技能的交流与经验分享。

B．部门内部培训由各部门定期或不定期自行组织实施，定期向行政人事部报告，并提交培训档案。

第九条培训程序

1、新员工培训组织程序

A．凡新入职员工，都需要参加由行政人事部组织的新员工培训，从而对公司有整体的了解，适应公司的企业文化和人际关系。

B．新员工入职前一周，行政人事部组织内部培训师资，制定新员工培训计划，新员工培训一般安排在新员工入职时或入职后的一个月内。

C．行政人事部根据培训计划，填写《培训安排通知单》发放到各部门负责人，要求部门负责人安排新员工按照规定的时间和地点准时参加培训。

D．培训结束时，行政人事部将综合评估新员工的培训效果（培训考试），并将（成绩单）提交各部门，同时为新员工建立培训档案，并留存培训记录。

E．因任何原因未能参加新入职培训的员工，不得转正。

2、员工培训目的和内容

A．入职培训的目的是要使新入职员工了解公司概况、发展前景、企业文化、员工福利待遇及相关制度等，便于新进人员更快胜任工作。

B．入职培训的内容包括：公司历史、发展规划、企业文化建设、公司经营状况、组织结构、管理制度、相关岗位的业务知识和工作责任等。

第十条部门内部培训组织程序

若各部门根据部门实际需要要行政人事部配合其部门完成培训计划，由各相关负责人以书面形式提前2个工作日内申请并写明培训内容，提交行政人事部。部门培训的内容，可以由部门负责人直接安排与工作相关的业务知识和岗位技能的交流，也可由员工向部门负责人提出培训需要申请。部门内部培训的讲师，可以是部门负责人，也可以是在业务方面有专长或有经验的员工，部门负责人负责内部培训计划的组织实施。

此规范手册作为（《无锡市通州电器有限公司——员工手册》附件）