浙江省国土资源厅办公室文件

浙江省国土资源厅办公室文件

浙土资办〔2011〕4号

关于印发《浙江省国土资源厅公文处理

实施细则》的通知

厅机关各处、室（局），直属各事业单位：

《浙江省国土资源厅公文处理实施细则》已经厅长办公会议修订通过，现将修订后的《浙江省国土资源厅公文处理实施细则》印发给你们，请遵照执行。

二○一一年一月十日

浙江省国土资源厅公文处理实施细则

第一章总则

第一条公文处理工作直接反映了厅机关的工作作风和工作水平，直接影响着厅机关的工作效率，直接关系到厅机关的形象和公信力。为使厅机关的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《国家行政机关公文格式》和近年来省委、省政府关于机关公文处理的有关规定，结合本厅实际，制定本实施细则。

第二条本厅机关的公文（包括电报，下同），是本厅在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、依法行政、精简、高效的原则，必须做到准确、及时、安全；公文由厅办公室统一收发、批办、用印和归档。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条厅办公室是厅机关公文处理的管理机构，并指

导、检查各市、县（市、区）国土资源部门和厅直属事业单位的公文处理工作。厅办公室将不定期对公文办理情况进行通报，督促公文处理工作各项制度的落实。

第二章公文种类

第七条省国土资源厅机关的公文种类主要有：

（一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（二）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（三）通知适用于下列事项：

1．批转下级机关或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；

2．要求市、县（市、区）国土资源部门、厅内处室、厅直属各事业单位办理和需要有关单位阅知或共同执行的事项；

3．人员职务任免。

（四）决定适用于对某些重大事项、重大问题作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（五）通报适用于介绍工作经验，表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（六）批复答复请示事项和审批项目等。

（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

既可作为上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文时，提出的意见供对方参考。

（八）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复有关问题、请求批准和答复审批事项；告知不相隶属的机关、团体、单位有关事项等。“函”作为厅主要文种之一，与其他主要文种同样具有由厅权限决定的法定效力。

（九）公告适用于向省内外宣告我省国土资源重要工作事项或法定事项。

（十）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条公文格式一般包括：发文机关标识、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、主题词、印发机关及印发日期等。

上报上级机关的公文格式，除按上述要求外，公文首页上方留出三分之一左右的空白；在机关名称红头右下方、与

编号平行的右侧，将签发人姓名和会签人（会签部门的副厅级以上负责同志）姓名印上；“请示”、“意见”应当在附注处注明联系人的姓名和电话（打印位置在文件落款下方）；公文落款处（会议纪要除外）由报送单位加盖印章。

（一）发文机关标识应当使用全称或规范化简称后加“文件”组成；联合行文，主办机关排列在前。

（二）秘密等级。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。保密

★年；保密期限在1期限在1年及1年以上的，标注为“×密×

年以内的，标注为“×密×个月”；保密期限为长期的，标注为

★，其保“×密★长期”；保密期限未作规定的，标注为“×密”

密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

“绝密”、“机密”级的公文应当标明份数序号。份数序号位数根据公文的份数确定，一般编6位数，从“000001”号起编。

（三）紧急程度。对急需办理的公文，应视紧急程度分别标明“特急”、“急件”；电报则分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。其中，前者最急，后者次之，再次之。紧急公文，应由主办处室提出经办公室审定，并签注紧急程度。

凡特急件，从核稿、审批、发文登记、校对、印刷到分发、送递，都应按时限要求，急速处理。

（四）发文字号。发文字号由机关代字、年份、顺序号

组成。几个机关的联合发文，主办机关名称应排列在前，并只标明主办机关的公文编号。

（五）签发人。上报上级机关的请示、报告、意见应由厅主要领导签发。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。其中，上行文应当标注主办单位签发人、协办单位会签人姓名。

（六）公文标题。公文标题一般应当标明发文机关名称，要准确简要地概括公文的主要内容并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

出访请示的标题要写明带队人姓名、访问国别和目的。

（七）主抄送单位。主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位是指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

公文的抄送机关一般按党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位的顺序排列。

公文原则上不主送、抄送领导同志个人。

（八）附件说明。公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

（九）公文落款。联合下发的公文，落款处必须署名发文机关名称并加盖印章。其他公文落款处不再署名发文机关名称，只加盖主办机关的印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十）成文时间。一般公文一律以签发人签发日期为准；会签文件和联合发文，应以最后会签部门领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。会议通过的文件，应注明通过日期。如领导人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由办公室商主办处室确定。

（十一）文件加盖印章要规范，位置要压年盖月。

（十二）主题词。上报公文应当按照《浙江省人民政府公文主题词表》标注主题词，主题词表中没有但确需标出的，△符号。

在词右边加“”

（十三）“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格加括号标注。

（十四）附件的特殊规定：

1．批转或转发公文标题（完整表述时）与附件说明不要重复；

2．附件如有版记，公文也应标识自己的版记，但应置于附件之后。通常附件的版记可以删去；

3．附件与主件装订在一起时，版记应置于公文最后一面最下文的规定位置；

4．附件与主件不装订在一起时，应在附件首页的左上角标上主件的发文字号和附件的顺序号。

（十五）公文印发机关为厅办公室。公文印发日期为公文印刷日期。

（十六）公文双面印刷，版记应在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

（十七）公文用纸。采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

第四章公文版式

第九条省国土资源厅公文版式按公文性质、内容及其重要程度，分为以下6类：

（一）党组文件。用“中共浙江省国土资源厅党组文件”字头专用纸，由发文字号、年份、顺序号组成，盖“中共浙江省国土资源厅党组”章。

1．发文字号“浙土资党”，用于发布党组的决定、规定、通知、意见，批复下级党委的重要请示事项，向上级党组织报告、请示工作，

2．发文字号“浙土资党干”，用于各市局党委书记、副书记、纪委书记、党委委员的任免，各县（市、区）局党政一把手和省地勘局、省测绘局处长的审核批复以及奖惩事项。

（二）厅发文件。用“浙江省国土资源厅文件”字头专用纸，由发文字号、年份、顺序号组成，盖“浙江省国土资源厅”章。

1．发文字号“浙土资”，用于向国土资源部、省政府等上

级机关报告、请示问题；

2．发文字号“浙土资发”，用于转发、传达国家方针、政策，对全省国土资源工作作出部署，印发有关政策性规定、意见等；

3．发文字号“浙土资干”，用于发布本级党组管理干部的行政职务任免及奖惩事项等。

4．发文字号“浙土资函”，用于批复或批转下级机关的请示、对平行机关和不相隶属机关之间商洽重要工作、询问和答复问题。

（三）办公室文件。用“浙江省国土资源厅办公室文件”字头专用纸。发文字号由“浙土资办”、年份、顺序号组成。主要用于一般性工作布置、通知等。盖“浙江省国土资源厅办公室”章。

（四）内部明电。用“浙江省国土资源厅内部明电”字头专用纸。发文字号由“浙土资明电”、年份、顺序号组成。主要用于会议通知和时效性强的工作及贺电等。盖“浙江省国土资源厅”章。

（五）便函。用“浙江省国土资源厅”字头专用纸。

1．发文字号“浙土资厅函”，用于一般性工作商洽、征求意见及答复、工作情况汇报等。盖“浙江省国土资源厅”章；

2. 发文字号“厅便函”，用于“浙土资厅函”发文字号外的一般性工作的商洽、答复，以及对厅内部日常性任务工作的通知部署等。盖“浙江省国土资源厅”章；

3. 发文字号“厅办函”，用于厅办公室职责范围内的一般性工作的商洽、答复、通知等。盖“浙江省国土资源办公室”章；

（六）会议纪要。用于记载和传达厅党组、厅长办公会议、厅务会议以及重要的专题会议精神。分别按年份、实际会议次序编号。

第五章行文规则

第十条行文应当确有必要，注重效用，坚持规范、精炼。行文关系应按照隶属关系和职权范围确定。

第十一条省国土资源厅、省国土资源厅办公室可以向各市、县（市、区）国土资源局、厅直属各事业单位和国土资源厅业务主管矿山企业行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不以“文件”形式向各市、县（市、区）人民政府（办公厅、室）正式行文。

如需以“文件”形式向各市、县（市、区）人民政府行文，应当报请省人民政府批转或由省人民政府办公厅转发；因特殊情况确需行文时，应当报请省人民政府批准，并在文中注明“经省人民政府同意”。

第十二条厅内除办公室、执法局外，其他各处室和各事业单位不得对各市、县（市、区）国土资源局正式行文，也不得代厅审批下达应该以厅名义审批下达的事项；与相应的其他机关进行一般性业务工作联系，确需行文时，只能以

厅或厅办公室名义。

第十三条省厅自行制定或代上级部门拟定的具有政策和普遍指导意义的规范性文件，应由厅政策法规处进行合法性审核，并签署意见。涉及其他部门职能的事项应当协商一致，重要行文应同时抄送有关上级机关。

第十四条“请示”应一文一事，要做到内容准确，观点明确；一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当采用抄送形式；请示行文前必须事先沟通协商。“报告”不得夹带请示事项。

第十五条一般不得越级行文请示和报告问题。因情况紧急需越级行文时，应同时抄送直接上级机关。对越级向本厅请示和报告的公文，除因情况特别紧急外，原则上不予受理，并告其按行政隶属逐级向上请示和报告。

第十六条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。

第十七条省委或省政府交办件，属本厅职权范围内的问题，由本厅负责按规定时限要求及时办复，并以厅或办公室名义统一函复省委办公厅或省政府办公厅，若交办时授权，也可由厅或办公室直接函复有关部门或地方，同时抄送省委办公厅或省政府办公厅；需以省委或省政府名义答复处理的问题，应附代拟稿，转请省委或省政府审定。办理交办的文件，在复函的办文文稿内需注明收文号。

第十八条省、部领导批示件的办理由厅主要领导签发，办理结果一般不报送省、部领导同志个人。根据省、部领导同志的要求，办理结果确需报领导同志个人的，如报省政府领导的，文件抬头应写“省人民政府办公厅并XXX省长（副省长）”，办理情况报告要附有省政府领导的批示件复印件。

第六章公文处理程序

第十九条公文处理程序指收到文电的处理程序，包括签收、登记、批办、承办、催办等程序。

第二十条签收、登记。

（一）本厅受理文件的范围主要是：国土资源部及国务院各部门，省委、省纪委、省人大、省政府、省政协、省军区及省级各部门，各市、县（市、区）政府及其所属国土资源局，省属企业和省级发证的矿山企业等。除此之外，凡越级行文，原则上应予退回。

（二）中共中央、国务院和省委、省政府及其办公厅的文件、函电、资料、领导批示和机要文件，发给厅党组及厅领导的公函，由办公室机要室签收、拆封、登记；其他发给本厅、办公室的文件，由办公室收发室负责签收、拆封、登记。各处室自行收到的文件，一律送交办公室机要室或收发室签收。

（三）平行机关、市、县（市、区）人民政府、国土资

源局等主送本厅的文件，办公室应进行审核。审核的重点是：是否应由我厅办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。对不符合本细则的公文，可以退回来文单位并说明理由。

（四）厅实行公文网上运转后，对仅以纸质方式送达我厅公文的处理办法另行规定。

第二十一条批办。办公室机要室、收发室将文件送办公室领导，按阅批意见分送有关处室限期办理。涉及重要事项的，由办公室领导提出拟办意见，送厅领导审批。主办处室收到文电后应按时限尽快办理，若需相关处室会签的，会办处室应抓紧办理，不得借口有不同意见长时间拖压不办。

第二十二条承办。

（一）承办处室收到办文后，应进行登记，及时送处室领导或分管同志办理，不得拖延积压。如不属本处室办理的文件，应及时退回办公室，以便另送其它处室办理。对属于本处室办理的文件，应当在规定的时限内办理完毕；确因情况特殊不能按时办毕的，应先将情况告诉来文单位，并在办理时限内向办公室说明理由。需要其他处室会签的文件，由主办处室送相关处室签署意见后，方可送办公室核稿。

（二）若来文已规定办文时限，应在时限内将文件办理完毕；若未规定时限，特急件，要在3个工作日内办毕。省领导批示件、省政府交办件10个工作日内回复；外部门征求意见的文件7个工作日内予以答复；对审批、审核事项，

在材料完整、手续齐备的情况下，主办处室须在厅规定的时限内办理完毕。

第二十三条草拟公文注意事项。

1．符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2．情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，体例规范、条理分明，语句通顺、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。

3．公文的种类应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

4．拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

7．应当使用国家法定计量单位。

8．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词

素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

10．公文中的标题用2号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。第一层“一、”用三号黑体字，第二层“（一）”用三号楷体，第三层 “1.”、第四层“（1）”和正文均用3号仿宋体字，文件一般每页排23行，每行28个字。

第二十四条催办。

办理文电应件件有着落、事事有交代。凡由办公室送办和送会签的文电、党组会议、厅长办公会议、专题会议及厅领导交办的事项，各处室要及时办理。办公室实行严格的催办制度。

第二十五条核稿。

（一）公文在送厅领导签发前，厅办公室要认真对公文处理程序和“发文拟稿单”进行全面审核。如发现承办处室草拟的公文不符合有关规定，厅办公室应将整套材料退回承办处室研究修改。

（二）厅办公室重点审核下列事项：是否需要行文；行文方式是否妥当；是否会商（或会签）有关处室、单位；文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范；密级是否妥当等。主办处室主要负责核查文稿数据、事实的准确性和所提措施是否切实可行以及是否表达清楚要说明的问题等。

（三）凡送厅领导审签的公文，必须经厅办公室审核后统一报送;除特殊情况外,不允许在未经办公室审核前直接送

厅领导。

（四）厅领导审定并签发“发文稿”后，整套材料退回厅办公室，由厅办公室交有关处室处理；如领导未予签发，需批注有关意见，退回厅办公室按要求办理。

（五）公文承办和审核过程中填写的“发文拟稿单”以及其他有关材料，应完整参与运转。不得将记录承办程序、具体时间、审阅意见的凭据随意涂改或抽取撤销。

第二十六条签发、会签。

（一）以厅党组名义发出的公文，由厅党组书记或由党组书记委托的党组成员签发。

（二）以厅机关名义发出的公文，一般按分工由厅领导签发。其中，上报国土资源部、省委、省政府等上级机关的重要公文，属涉及重大项目审批、规范性文件和涉及全面性重要工作部署及涉及几个方面工作的公文，按分工由分管厅领导审签后送厅主要领导签发。

（三）以办公室名义发出的公文、函件，由厅分管领导或办公室领导签发。

签发或会签公文时，主签人应当明确签署意见、姓名和日期，其他核签人圈阅视为同意。

（四）公文会签。

本厅起草的文稿需送外单位会签的，由办公室核稿、厅领导批签后，再由承办处室负责送会签；厅内有关处室之间会签的文稿，由承办处室自行办理。

外单位送本厅会签、签发的文稿，一律由办公室按各处室业务分工，先送处室审核提出意见，再由办公室送厅领导批签。

第二十七条制文、校对。

（一）排版。凡以厅和办公室名义对外发出的文电、文稿，在厅内按程序处理完毕后，统一由文印室排版、制文。无特殊情况，各业务处室不得自行制文。

（二）校对。排版后文稿，由主办处室负责校对。校对文稿必须准确无误，校样与原稿必须一致，不得擅自修改原稿，如必须修改时，应征得办公室核稿人认可，重要修改需经签发厅领导同意。校对人员校完后应在文稿首页校对人栏上签字，以示负责。

第二十八条用印、发送。

（一）用印。厅或办公室发文，制文后凭厅领导或办公室领导在拟稿单上签字用印。由外单位主办、与本厅联合的发文，凭厅领导签字用印；使用印模的，用后须向主办单位收回印模。

（二）发送。本厅发往外单位的信件，通过以下渠道寄发。发往外单位的普通信件（平信）、挂号信，由厅物业中心收发室统一通过邮局递送；发往外埠的秘密级以上信件，由厅机要室通过机要局递送；发往本市的绝密信件、特急信件由主办处室派专人递送，不得托人代转；发往本市各部门的机密级以下（含机密级）信件，由厅内收发送省政府文件

交换中心。

第二十九条公文印数应按需印制，一般厅发或办公室发文均需送厅领导和办公室领导。发出“请示”、“意见”、“报告”，要按规定份数报送。主送省政府的请示、报告、意见一般需报送15份；需省政府常务会议、省长办公会议审议的需报送35份。

第七章立卷归档

第三十条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及《浙江省国土资源厅机关档案工作暂行办法》等有关规定，由承办处室按照公文相互联系、特征和保存价值等及时将文件及其有关材料收集完整并整理（立卷）后，交厅办公室统一编写文书处理号，按永久、长期、短期保存的不同要求分别填写案卷目录。要保证归档公文能够正确反映各处室的主要工作情况，便于保管和利用。个人不得保存应当归档的公文。

第三十一条公文案卷必须达到质量标准，收录齐全完整，分类规范。联合办理的公文，原件由主办处室负责立卷，会办单位保存复制件存档。

各处室应于每年6月底前将上一年度应归档的公文案卷材料移交厅档案室。

第三十二条没有存档和备查价值的文书材料，由厅办公室鉴别后按规定核销，由机要室定期组织销毁。

第八章公文管理

第三十三条公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十四条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或者厅办公室负责人批准后，可以翻印、复制。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十五条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十六条公文被撤销时，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十七条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第三十八条销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第三十九条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第四十条人民来信按信访工作的有关规定办理。

第四十一条本实施细则自印发之日起施行，

主题词：国土资源 公文 细则 通知

浙江省国土资源厅办公室 2011年1月10日印发