食品检验资料档案管理制度

检验、技术资料档案管理制度

一、目的

对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书档案进行控制,为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据,为工作改进提供依据。

二、范围

2.1 适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

三、职责

3 质控部办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管;负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。

3.2 各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。

3.3 财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。

3.4 宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

3.5 质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告,做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。

3.6 办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。

3.8 各科室在质量活动和技术运作时,按要求填写质量记录和技术记录,做好各类记录的收集。

3.9 各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。

3.10 技术主管批准到期记录(档案的销毁处理。

四、程序

4.1 记录格式的确定

4.1.1 技术记录的格式可由各科室设计,各科室负责人审核。

4.1.2 质量记录的格式由质量管理人员组织设计,经质量主管审核。

4.1.3 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式,并批准实施。

4.1.4 所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识,编制记录清单,并发布使用,非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

4.1.5 在评审和使用过程中发现记录格式不适用时,由使用部门修改或修订,经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员,发放新的格式表。

4.1.6 上级部门规定的记录格式直接采用,并将其编码列入记录清单。

4.2 记录的内容要求与改进

4.2.1 格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则,并经科室负责人审核批准;科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定,并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单,在批准起用新格式时,原有的格式应予以废除停用。

4.2.2 原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括:样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复核人员签字等。

4.3 记录的填写