word格式化段落技巧

word格式化段落技巧

段落指的是以按Enter键为结束的内容。因此段落可以包括文字、图片、各种特殊字符等。一般情况下，文本行距取决于各行中文字的字体和字号。如果某行包含大于周围其他文字的字符，如，图形或公式等，Word就会增加该行的行距。

如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。

排版的时候，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，排版过程也难以顺畅，影响工作效率。如使用样式可以省少排版的工作量。

1 让段落首行缩进

首行缩进是Word提供的一种特殊的样式——正文（首行缩进两字），也就是在段落的首行缩进两个字符。在Word中文版中，使用了一种字符测量单位。这样，可以以字符为单位测量一些段落格式设置，如，缩进、页边距、行距、字符间距等等。这对于中文文字的处理特别有用，因为在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如果以字符为单位，就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱。

一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。

在如图11所示的对话框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。

图11 设定“首行缩进”

如果不选用上面的“首行缩进”项，则可以选择“工具”菜单，选取“自动更正”命令，然后在“自动更正”对话框中分别选中“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复选框。如图12所示。

如果选用首行缩进功能，则可以选择图10的“使用字符单位”复选框。这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定“度量值”的工作。

图12 选中“段落开头空格采用首行缩进”复选框

2 设置首字下沉

在不少报刊上都可以见到【首字下沉】的效果。所以在排版的时候难免要给文档设置首字下沉。

所谓【首字下沉】，就是指文章或者段落的第一个字或前几个字使用比文章的其他字的字号要大，或者不同的字体。这样可以突出段落，更能吸引读者的注意。

设置首字下沉的操作步骤是：

（1）用鼠标选择文章第一段的第一个字，也就是要做“首字下沉”的文字，

（2）单击【格式】|【首字下沉】命令。打开如图13所示的【首字下沉】对话框。

（3）在【首字下沉】对话框中的【位置】选项组中有【无】、【下沉】和【悬挂】3个框。一般使用【下沉】比较多，也比较适合中文的习惯。通常下沉行数不要太多，大概2 ~ 5间就适合了。否则使文字太突出，反而影响文章的美观。

图13 【首字下沉】对话框

在【字体】、【下沉行数】和【距下文】三个选项里，选择【字体】为【宋体】，【下沉行数】为【3】行，在【距正文】微调框中输入下沉的字符与段落正文的间距量。

最后，单击【确定】按钮。如果觉得效果不是很好，可以再重复上面的操作步骤，直到满意为止。最后得到如图14所示的首字下沉效果图。

图14 首字下沉的效果

3 页面垂直对齐方式

设置段落的垂直对齐，可以快速地定位段落的位置，如要制作一个封面标题，设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。

设置段落的垂直对齐的步骤是，单击【文件】|【页面设置】【版式】命令或标签。在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项，如图15所示。

图15 选择垂直对齐方式

如图16所示是三种段落垂直对齐方式，从左到右分别是底端对齐、居中对齐和分散对齐，而默认情况下一般是使用顶端对齐的方式。

图16 段落垂直对齐方式的各种效果

4 设置文本对齐方式

在文档中，文本的对齐方式可分为五种，但经常使用的有实际效果的只有三种。

文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果，特别是在图片与文字之间，效果就特别明显。如图17所示分别是“底端对齐”、“居中对齐”和“顶端对齐”的文本对齐方式。

图17 文本对齐的常用三种方式

设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】|【段落】|【中文版式】命令或选项卡，在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式，如图18所示。

图18 设置文本对齐方式

5 控制段落的自动分页

排版的时候，Word一般会自动按照用户所设置页面的大小自动进行分页，以美化文档的视觉效果、简化用户的操作，不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求，这时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。

其实Word的分页功能十分强大，它不仅允许用户手工对文档进行分页，并且还允许用户调整自动分页的有关属性，如，用户可以利用分页选项避免文档中出现“孤行”、避免在段落内部、表格行中或段落之间进行分页等，可满足用户的任何要求。

尽管Word会根据页面大小及有关段落的设置自动对文档进行分页，但我们仍然可以对Word自动分页时的有关禁忌规则进行适当的修改，以达到控制Word的自动分页状态的目的。调整Word自动分页属性的具体操作步骤如下：

（1）选定需调整分页状态的段落。

（2）单击【格式】|【段落】命令。

（3）从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡，如图19所示。

图19 【换行和分页】选项卡

（4）在【分页】选项组中，可以设置自动分页的属性，主要有以下几项：

【孤行控制】：防止段落单独出现在一页顶部的最后一行，或者是单独出现在一页底部的第一行。如图20左图所示，当一个段落跨页时，而在下一页只有1行时，就会自动让下一页段落占有2行，而在上一页中多留一行空白；又如图20右图所示，当一个段落在前一页仅占有一行时，会自动把这一行强制分到下一页中去，即不让该段落出现“孤行”。

图20 孤行控制

【与下段同页】：防止在所选段落与后面一段之间出现分页符，即，将本段与下一段放在同一个页面上。如图21所示是选中与清除【与下段同页】复选框前后的效果。在一些标题之间，就会较多出现这种情况，如果标题可以在前一页排放，而后面的正文无法与标题在同一页时，就会自动将标题强制排在下一页中去。

图21 【与下段同页】的效果

【段前分页】：在所选段落前强制分页。不管该段落在上一页中是否能排排得下，如果该段落使用了【段前分页】，则一律把该段强制排到下一页中去，如图22所示。

【段中不分页】：防止将该段打印到两个不同的页面上。一般在表格中使用得较多，但在一般正文中也有使用。如图23所示，当一段文本在一页中排不下时，自动把整个文本强制排到下一页中去。

按照不同的需要设置对文件进行分页，可以满足了用户特殊的要求。

图22 【段前分页】的效果图23 【段中不分页】的效果

6 给段落硬分页

Word的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文档，其正文和附言之间一般都需分页打印，自动分页功能对此就无能为力，这时我们只能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。在文档中插入分页符的操作步骤如下：

（1）单击需要重新分页的位置。

（2）单击【插入】|【分隔符】命令。

（3）选择【分页符】选项。如图24所示。

图24 插入分页符

（4）单击【确定】按钮。此时，Word会根据分页符对文档进行分页，其中在页面视图方式、打印预览方式和在打印出来的文稿中，分页符后面的内容将出现在下一页上。

在普通视图方式下，文档仍然是连续显示，但通过显示专门的【分页符】来反映页面的分布情况（自动分页符在屏幕上显示为一条贯穿页面的虚线、人工分页符在屏幕上

显示为标有【分页符】字样的虚线），从而满足了用户对文档进行编排的需要。

当页面中填满文字或图形时，Word会插入一个【自动】分页符（也称软分页符），并另起新页。要在指定位置强制分页，可以插入【人工】分页符（也称硬分页符）。

在页面视图、打印预览以及在打印出的文档中，分页符后的文本出现在新页中。在普通视图中，自动分页符显示为横穿页面的单点划线；人工分页符则显示为标有【分页符】字样的单点划线。

7 取消后台重新分页功能

通常用户对Word文档进行某些修改之后，Word立即会将修改结果放映出来，其中就包括立即对文档重新进行分页显示，这是通过Word的后台自动分页功能来实现的。

在页面视图方式下本功能有助于用户随时了解页面的变化情况，但在普通视图方式下，由于屏幕并不直接显示页面的变化情况，且Word在打印预览及打印时会再次重新分页，本功能除了影响系统速度之外，基本上没有什么直接作用，故用户可取消Word 的后台重新分页功能以加快运行系统速度，取消具体操作步骤如下：

（1）单击【视图】|【普通视图】命令，切换至普通视图方式。

（2）单击【工具】|【选项】命令。

（3）从【选项】对话框中单击【常规】选项卡。

（4）取消【后台重新分页】复选框的选择，如图25所示。

图25 取消【后台重新分页】复选框

（5）单击【确定】按钮。

此后，用户在页面视图方式下进行工作时，Word就不会再在后台重新分页，可在一定程度上提高系统性能。

注意：此复选框仅对普通视图方式有效，而对页面视图方式无效（即，页面视图方式下后台重新分页此功能无法取消，这是由于页面视图方式本身的特点所决定的）。

8 控制字符的断行

对于在Word文档中设置正文的缩进和对齐方式，也许巳掌握得很好，但有时会出现两个特定的单词之间发生断行的情况，为了让这些单词总是在同一行上，可以通过学

习和实践找到一些控制断行的方法,可以改变断行的位置，修改缩排和对齐时，用起来十分得心应手：

默认情况下，Word在空格或连字符处根据需要断行，若要防止断行，必须插入非间断空格或非间断连字符。

要插入非间断连字符，按Ctr+Shift+-(连字符)；要插入非间断空格，按Ctrl+Shift+空格，根据需要，也可以使用“可选的连字符”指定一个单词的断开位置,这对于行末长单词是有用的；如果转行功能把长单词移到下行，在前一行的最后就会有明显的空隙。但有时需要进行多次转行，在转行后，单词长度小于右版心，则连字符出现（“可选的连字符”，则保持隐藏，除非这个单词超过右版心）。

连字符出现在上一行行尾，同时连字符后的部分转到下一行按，Ctrl+-( 连字符)即插入一个可选的连字符，最后，可以用Shift+回车键插入一个断行符而不开始新段落行。