最新公司档案资料管理办法

最新公司档案资料管理办法
最新公司档案资料管理办法

最新公司档案资料管理办法

公司档案资料管理办法

(试行)

一、目的

为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序,保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性,并符合ISO9001质量体系的规范要求,根据《中华人民共和国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求,特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理,其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的,反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室,负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司综合部,负责建立健全档案管理各项制度,对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。

健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人,同时要明确一名专(兼)职档案人员,具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专(兼)职档案员一旦工作岗位调整,则需要重新制定专(兼)人员并报办公室备案,以保持档案工作的完整性和延续性。

1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档,然后交给公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或负责人收集、整理;会议文件由综合部收集。

4、强化业务学习,各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识,熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的范围和标准。

四、档案归档

(一).归档要求

1、必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。各类文件材料一般归档一式一份,重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。

2、归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。

3、卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。

4、破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

5、文件和资料如有保密要求和查阅限制的,由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。

6、文件材料的归档必须办理移交手续。

7、管理文件和资料的归档:

凡正式发文的公司文件按发文序号归档,不得缺少。

公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档,以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。

8、技术文件和资料的归档:

突出难点,抓好技术档案的管理。技术档案是我们公司档案的重要组成部分,也是档案管理中的薄弱环节。但技术档案(含设备档案)利用率高,实用性强,必须下大力把技术档案收集好、整理好。

技术部和车间各部门,要对过去长期积压未整理归档的技术资料和设备档案进行梳理,强化技术和设备主管部门的职责,做到技术档案一年一收集一整理一移交,杜绝将技术资料和设备档案据为己有或存放在部门等类似现象的发生。

(1)凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。

(2)研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档,实行项目负责人负责制,由项目(或技术)负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目(或技术)负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部门由部门领导和项目负责人对归档资料进行技术审查并签署意见,确

定保密级别和查阅限制,经审查合格的资料送档案室归档。

9、其他资料的归档:

(1)要存正本,公司文件及外部文件应归档原件,一般不存复印件。

(2)图纸与软件(盘)同存时,应保持一致。

(3)光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施,包装良好,封面书写标题及编号,无涂改。

(4)SO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

10、凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等,各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失,给公司利益造成损害的,有关部门须承担责任。

(二)、归档时间

1、各归档部门每年年初,向综合部档案室移交前一年度的文书资料档案,各类管理文件、产品标准、技术文件每年年初归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。重要工作(创新)成果、重大事件、重要性专项工作,应予及时移交归档;年度档案的归类应予次年的三月底前整理装订移交归档;业务(专项工作)类材料应在业务审批完结后的两个月内整理装订移交归档。

2、财会档案在本单位保存一年后,于第二年六月三十日以前归档。

3、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。

5、声像档案可根据实际情况提前归档。

6、如果有些案卷需要继续留在部门使用,应先办理档案交接手续,再办借阅手续,使用完毕,及时归还。

(三).归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交登记》、《档案卷内目录》。属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》,经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。

对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案,档案室有权要求归档部门完善达到要求后,再办理归档手续。

同一项目的成套资料在归档时要有资料目录,并按要求提供《图纸资料存

档清单》。

(四).归档责任部门

行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。

各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关部门负责。

(五).归档范围(见附件一)

完整移交,及时归档入库。各类档案均要按要求及时移交综合部档案室归档。

综合部对各部门的档案整理移交情况,以季报表的形式上报领导,并利用OA办公系统进行通报,凡档案整理移交不及时、不完整不规范或造成档案缺损的,将按有关规定追究相关责任人的责任。

五、档案级别的划分:

(一)档案等级的划分标准根据

档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分:一级为绝密文件

二级为秘密文件

三级为机密文件

四级为普通文件

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会

议记录等属于普通文件,划分等级为四级。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件,

划分等级为二级.

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报

表及简报。属公司内部重要文件,为机密文件,划分等级为三级。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件,

此类型文件为绝密文件,其等级划分为一级。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案,

为绝密文件,其划分级别为一级.

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

属于秘密文件,其等级为三级。

附表格如下:

文件等级文件类型归档管理及期

调阅管理

一级绝密文

件①公司与有关单位签订的合

同、协议书等文件材料。

②公司职工劳动、工资、福

利方面的文件材料。

在材料、合同形

成确立一个月

内进行归档,归

档为一式一份,

原件及扫描件。

原则上不可调

阅,但因特殊情

况要经过总经

办领导的批准,

并由部门领导

及综合部部长

签字确认

二级秘密文

公司对外的正式的发文与

有关单位来往的文书

在材料、合同形

成确立一个月

内进行归档,归

档为一式一份,

原件及扫描件。

原则上不可调

阅,但因特殊情

况要经过总经

办领导批准,并

由部门领导及

综合部部长签

字确认

三级机密文

件①各种工作计划、总结、报

告、请示、批复、会议记

录、统计报表及简报

②公司的大事记及反映本公

司重要活动的剪报、照片、

录音、录像等

形成文件的半

个月内进行归

档,归档为一式

一份,原件及扫

描件或电子文

要办理调阅手

续,并由部门领

导及综合部部

长签字确认

(二)相关规定

1、各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档,其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件,原件交由公司档案室存档管理。

2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理,不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。

六、制度规范

(一)档案管理人员岗位职责

1、热爱本职工作,全面了解和掌握档案室情况。

2、对本单位档案室保管的档案科学分类、排列、编号,要排列整齐,与存放索引相一致。

3、定期检查和核对档案内容和数量,以及存放的顺序和位置,做到心中有数。

4、搞好库房内的清洁卫生,库房内要适时投放和更换防虫药物,严禁虫、鼠害发生。

5、库房内严禁烟火和存放易燃、易爆、易腐等物品,设置防火器材,定期检查防火、防水、防盗等安全设施,使设施保持完好状态。

6、根据季节变化,及时掌握档案室温湿度,及时采取防光、防尘等措施,以减少对档案的损害,定时期抽查档案保管情况,及时掌握档案的破损、褪变程度和数量及其原因。

7、严格遵守各项保密制度,非档案室人员未经许可不准入室,进入时须由管理人员陪同。

8、严格各项规章制度,坚持档案收进、移出登记,统计制度,坚持调卷、归卷的登记、查点、注销手续。

四级 普通文

件 会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录 形成文件的一个星期内进行归档,归档为一式一份,原件及扫描件或电子文档 要办理调阅手续,并由综合部部长、档案负责人两级签字确

认。

9、管理人员离开库房时,应断绝电源,关锁门窗,钥匙应妥善保管。

10、忠于职守、爱岗敬业,做到热情服务、认真负责,树立良好的职业道德,尽职尽责的做好本职工作。

(二)档案利用制度

1、档案室应根据工作需要,编制必要的检索工具,编辑档案文件汇编及各种参考资料,积极主动的开展利用工作,为公司各项工作服务。

2、制定借阅制度,对档案利用者态度要热忱,做到调卷及时准确。

3、档案原件一般不得外借,如确因工作需要外借时,需经有关领导批准,归还时档案人员要认真检查、核对,发现问题应及时汇报或处理。

4、根据公司工作需要,加强研究,搞好档案的开发利用,不定期编写有关课题,提高服务水平。

5、搞好档案利用工作的信息反馈,积极宣传档案信息在各项工作中所发挥的重要作用。

(三)档案借阅制度

1、凡本公司有关工作人员,因工作需要借阅档案者,一般只允许在档案室内查阅。查阅利用本馆开放档案、资料者,须持部门领导批示、有效证件、借阅目的,同时填写查阅登记表,工作人员方可接待;

2、查阅重要或密级档案,以及查阅本职范围外的重要档案,须经办公室领导批准,一律只准在馆内查阅,不准外借、不准复制;查阅珍贵档案或技术档案正本需经公司总经理以上领导批准,方可查阅,如确因工作需要,经领导批准后,由档案室提供复印件。

3、档案、资料原件一般不外借。本公司有关人员确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,须经办公室负责人批准,并办理外借手续,填写《借阅档案登记表》,确保如期归还。

4、借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,管理人员应及时反映给主管领导。

5、外单位借阅档案者,须持单位介绍信,且经总经理批准后方可借阅,只限在本室查阅,一律不外借,且复制声像财会档案或抄摘内容也须经总经理同

意审核后方能带出。

6、未经主管领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。(四)档案鉴定销毁制度

1、根据档案保管期限规定,对已归档的档案,每年进行一次清理鉴定;对保管期满的档案进行鉴定、销毁。

2、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法,严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。

3、经鉴定,对已经失去保存价值,需要销毁的档案,由档案人员编造销毁清册,一式二份并写出销毁意见,经有关领导审批,方可销毁。

4、对已批准销毁档案,为弥补工作上的失误,一年后再做销毁。销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时必须有两人以上监销,监销者要在档案销毁清册上签字,注明销毁的方式和日期。

5、严格遵照保密工作守则。销毁档案要严格执行保密制度,与保卫部门联系、指定专人专车,监销人和销毁人必须在两人以上,并在销毁清册上签字。

6、销毁清册要长期保存,以便备查。

(五)档案整理制度

1、对归档的各类文件材料,要根据其形成的规律和特点,进行系统整理,妥善保管。

2、将归档文件以件位单位教学装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化,符合国家或行业标准。

3、对已损的文件应予修理,字迹模糊或易退变的文件应予复制,做到无金属装订物。

4、遵循文件的形成规律。保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

(六)档案保密制度

1、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。经常对全体人员进行保密教育,增强保密意识,提高保密观念,严防丢失泄密事件发生。

2、查阅涉密档案或内部材料,须经办公室负责人批准,必要时报请分公司领导审批。查阅时须严格履行等级手续,注明查阅目的和内容。

3、未经批准,任何人不得私自将档案资料带出档案室。档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

4、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生泄密问题,后果有其使用者负责。

5、档案工作人员或使用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。

6、发现丢失泄密情况后,立即向有关领导报告,并积极配合有关部门查处。(七)档案阅览室制度

1、凡本公司职工,因工作需要查阅档案时,可在阅览室查阅。

2、室内严禁烟火,查阅档案时禁止抽烟,以防损坏档案。

3、阅览室要保持安静,不许大声喧哗,不准将档案转给他人查阅。

4、利用者在查阅档案时,临时因事外出,档案应交档案人员,不准随便带出或随意摆放,差毕后立即归还档案人员。

5、需要复印的档案交档案人员办理,摘录的档案材料,经档案人员核对无误后,加盖档案专用章后方可有效。

(八)安全与消防制度

1、库房重地,非本室工作人员不得擅入。

2、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

3、做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。

4、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。

5、发生火警、火灾要立即报告,并迅速采取措施,全力扑救。

附:附表一档案分类编号表一级二级分

类目类目类基本范围名称名称号

党群工作类(A) 党务综合A11

党委综合性工作,党委有关会议,党员代表大会,党委办

公室及其他党务性工作等。

组织工作A12

党的组织建设,整党建党,党员及党员中层干部管理,党

费管理等。

宣传工作A13

理论教育,各种工作活动宣传,思想政治工作,精神文明

建设等。

统战工作A14

民主党派、无党派人士、港澳台工作、民族事务、宗教事

务等

纪检工作A15

党风治理,党纪检查,案件审理工作等。

工会工作A16

职工代表大会,职工民主管理,劳动竞赛,劳动福利,女

工工作,文体活动,组织建设,会费管理,先进职工管理,

技术比赛。

共青团工

A17

组织建设,思想政治工作,团员大会,团员管理,团费管

理等。

协会工作A18

协会业务综合性管理工作,各专业学会,协会工作,各群

众团体活动工作等。

行政事务类(B) 行政事务B11

综合性工作,政策法规,办公室会议,文秘机要保密工作,

干部会议,信息工作,机构设置。

人事B12

干部管理、工人管理、老干部管理、调配工作,企业劳务

出口工作

法纪监察B13 法律事务,政纪监察,违纪案件审理等审计B14

审计业务综合管理,专项审计工作活动

教育B15

普通教育、中专和职业教育高等教育、职工在职培训、幼

儿教育等

外事B16 企业涉外活动等

后勤福利B17 职工生活福利,食堂,幼儿园,农林副业,职工住房等医疗卫生B18 卫生监督与管理,职工防病治病,计划生育工作等

武装保卫B19 社会治安、武装保卫、枪支弹药管理,民兵工作、消防、交通管理,刑事案件审理,人防工作等

经营类(C) 经营决策C11

企业改革,重大经营战略性决策,企业发展规划,方针目

标管理,企业改制、投资管理,承包合同,市场预测,经

营法规,企业管理制度,工作标准等。

计划统计C12

企业中、长期计划,年(季)度计划,各项专业发展计划,

全面计划管理工作及各种统计报表,企业综合性统计分析

工作等。

财务C13

财会业务综合管理,资金固定资产产权管理,成本管理,

价格管理,财务计划、会计管理,税务、外汇、关贸、信

贷和优惠政策管理等,资产评估

物资C14

物资供应,仓库管理,废旧物资回收与修旧利废等。

产品销售C15

市场分析,用户调查,商务洽谈,产品销售,广告宣传,

售后服务工作等。

企业C16

企业普查、整顿和企业升级、经济责任制管理、企业管理

现代化工作等

多种经营C17

房地产买卖,租赁及商品房出售,多种经营及第三产业等

工作

生产技术管理类(D)

综合D11

企业生产有关规章制度、技术规程、措施、标准、经验汇

编等综合性文件材料

生产调度D12 生产组织,调度指挥工作,外协加工等形成的各种材料。质量管理D13 企业全面质量管理,产品质量检测和质量控制工作

劳动管理D14 劳动定额、定员、劳动调配、劳动工资、劳动保护等

能源管理D15

能源消耗定额管理,节能降耗工作等。

安全管理D16 安全管理,工伤事故处理,职工安全教育等。

科技管理D17

新产品开发、科技成果管理、技术引进、技术革新、合理

建议

环境管理D18 环境保护检测与控制、污染治理等

计量管理D19

计量综合管理,各种计量检测工作,计量晋级与复查工作

等。

标准化D21 企业技术标准化管理工作,各种技术标准档案等。

档案和信

息D22

企业档案工作、电子计算机系统、科技信息工作、图书资料工作等

开拓与开

D23

机电D24 机电管理、设备达标等工作矿井通风D26

防治水D27

选煤煤质D28

小煤窑管

D29

边坡稳定

及排土复

D31

矿井报废D32

其他D39

地质勘测类(E) 综合11

规程规范,地质调查,资料汇编,

矿产储量,煤矿地质测量及勘探工

作,矿井储量管理等。

煤田

12

煤田地质综合性文件材料,预查,

普查,详查,勘探(精查)有关材

料。

地质

煤矿

13

煤矿地质综合性文件材料,建矿地

质,生产地质,水平延伸补充勘探,

煤矿闭坑地质报告,各种地质台

账,资料,审批文件以及矿井“三地质

量”表等。

水文

14 水文地质综合性文件材料,矿区专项水文地质报告,审批文件,涌水

量台账等。

地质

工程

15 工程地质综合性文件材料,井筒检查钻勘探,岩土工程勘察专项工程

地质勘查等。

地质

环境

16 环境地质勘察,监测,环境水文地质,环境工程地质,采矿塌陷,矸石山防灭火,其他地质灾害。

地质地球

物理勘查17

地震勘探,电法勘探,特殊地球物理测井,矿井物探等。

遥感

及化

学勘

18 遥感勘察,化学勘察等有关材料。

探矿

19 槽探,坑探,井(巷)探,钻探等探矿工程有关文件材料。

工程

实验

21 实验测试综合性文件及测试,化验,鉴定等有关材料。

测试

共伴22 煤田内共伴生成的各种资源,专门

生矿

勘探报告等。

测量

23 地形测绘,高程测量,三角测量等,近井点测量,井上下控制测量,采区测量,贯通测量,沉降测量,岩移观测等,测量原始资料与成果计

算资料台账等。

测绘

矿图24 矿井测绘图,矿井地质图,采掘、机电、运输、通风、安全监测、排水、防尘、防火注浆、压风、充填、抽放瓦斯、避灾等系统图。

其他25 基

本建设类(F) 综

11

建设项目管理制度、标准、方案、

办法、规定,建设项目发展规划、

计划、报告、会议记录、纪要,项

目建议书及报批文件,立项核准、

开工备案的批复文件,项目选址意

见书及报批文件,可行性研究报告

及其评估、报批文件,项目评估(包

括借贷承诺评估)、论证文件,安

全预评价,环境预测,调查报告,

环境影响、水土保持报告书和批

复,项目用地相关文件,红线图、坐标图、移民拆迁、安置、补偿文件、协议书等有关行政主管部门(人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议

采矿许可证,安全生产许可证等相关证照

矿建

12 矿井及露天矿基本建设(改扩建)工程,包括井筒,井底车场,大巷,硐室等单位工程及竣工图等。

工程

工业

13 井塔(井架),输煤栈桥,选煤厂厂房,煤仓,提升机房,压风机房,通风机房,变电所,修配车间,库房等单位工程及竣工图等。

建筑民用

及公用建筑14

住宅,宿舍,浴池,游泳馆,报告

厅,体育馆,图书馆,办公楼,矿

区医院,幼儿园,学校,矿区及生

活区给排水,采暖供热,煤气管网,公路,铁路,桥梁,涵洞等单位工

程及竣工图等。

设备

布置安装15

矿井、选煤厂及露天煤矿生产设备

安装,机电修配厂(车间),坑木

厂等辅助生产厂(车间)设备安装,供水,供热,煤气,通讯,广播电视等设备安装及竣工图。

设计

16 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书,初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见,政府有关部门对施工图设计文件的审批意见等

文件施工组织设计文件,施工图及其说明,设计计算书等。

招投

标及合同文件17

勘察、设计、施工、监理、物质(设备)采购的招投标文件

合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件等

未中标文件

监理文件18

监理规划、监理实施细则、监理部

总控制计划、监理制度,监理会议

纪要,监理通知,监理日志,质量、进度、安全、投资控制资料,预验

收,质量事故报告及处理意见,工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见,费用索赔报告及审批、合同变更材料,专题总结、月报总结,工程竣工总结、质量评价意见报告等。

竣工验收19

矿井联合试运转,专项验收,竣工决算,财务审计,项目评价,工程创优,建设项目竣工验收等文件材料

科学技术研究类(G)

11

基础理论研究,与应用技术研究综

合性文件材料

地质

12

地质专业与测绘专业技术研究文

件,技术研究,经验总结。

勘测

13

矿井及露天采煤专业科学技术研

究,技术经验,总结等。

14

机械专业科学技术研究,技术经

验,总结等。

15

电气技术专业科学技术研究,技术

经验,总结等。

16

选煤专业科学技术研究,技术经

验,总结等。

土建17

土建专业科学技术研究,技术经验,总结等。

医疗

卫生文教18

煤矿医疗卫生文教科学技术研究,经验,总结等。

火工19

煤矿火工科学技术研究,经验,总结等。

环保21

环境保护综合性研究,环境污染调查,分析等研究性材料。

安全22

水,火,瓦斯,煤尘,矿压等防治技术研究,安全技术装备研究,安全管理创新研究,经验、总结等

29

设备类(H) 洗选

设备

仪器

22

原煤破碎机,刮板输送机,转载机,

往复式给煤机,各种泵,压风机,

压滤机,压滤传感器,各种筛子,

离心机,磁选机,减速电机,采样

机,分析仪,浓缩机,电动葫芦,

阀门,跳汰机,浮选机,重介分选

机,异步电动机等

通讯

设备仪器23

交换机,路由器,服务器,光端机等,电视大屏,井下防爆手机,对讲机等

实验

化验

设备

仪器

24 试验化验设备,仪器。环境

保护设备仪器25

检测车,粉尘测定仪,噪音测定仪,

环境污染防治及处理设备主要包

括井下水处理,地面污水处理,洒

水车,消防车,净水机,垃圾处理

车站消音器,除尘器及其他环境污

染防治及处理设备等

火工

设备

仪器

26 炸药,雷管生产设备及仪器仪表。地质

勘探设备仪器27

地质钻机,地质雷达及其他物探设

备,全站仪,经纬仪,GPS接收机,绘图仪,水准仪等

机电检修28

压铸节能炉,电焊机,调直机等,金属切削机床主要包括车床,刨

项目档案管理制度

项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据:为强化项目公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义:本制度中的档案,是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和, 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的:在工程管理及项目施工全过程中,妥善处理和保管由项目部管理的工程文件,以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则:应当遵循“及时整理,分类清晰,检索方便,收发有据。” 的原则。 第五条保密原则:档案管理过程中需做到合理利用,并注意适度保密,确保公司利益不受损害。 第六条归口部门:工程中心为项目档案的归口管理部门,工程助理为本制度的具体执行人(项目兼职档案管理员);公司综合部为公司档案归口管理 部门,综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据:《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理:工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表

第三条档案交接管理:任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档,工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚,并编制移交清单, 部门领导签字认可,不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续,每发现1次扣1分,部门领导扣2分,如今后出现档案原件缺失的, 发现一次,交接人扣2分,部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料,由主办部门负责档案的收集、整理、归档,并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理:分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类,即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档;短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档,超过约定归档时间的,每延迟1 天扣0.5分(特殊情况可酌情考虑不扣分,但必须在障碍解除后7天内完成移交), 并做好文件收发登记记录表;长期非即时存档文件,基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料,在项目竣工验收时2个月内移交公司

最新公司档案资料管理办法

公司档案资料管理办法 (试行) 一、目的 为加强公司档案管理工作,规公司资料、文件保管程序,保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性,并符合ISO9001质量体系的规要求,根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求,特制定本办法。 二、适用围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理,其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的,反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室,负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司综合部,负责建立健全档案管理各项制度,对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人,同时要明确一名专(兼)职档案人员,具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专(兼)职档案员一旦工作岗位调整,则需要重新制定专(兼)人员并报办公室备案,以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务围,指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档,然后交给 公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或负责人收集、整理;会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习,各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识,熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。 四、档案归档 (一).归档要求

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则(带表格) 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料, 由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1、经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。

集团公司档案管理办法

集团公司档案管理办法 集团公司档案管理办法范本 第一章总则 第一条为了加强EE公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。 第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。 第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。 第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。 第二章归档范围 第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。 第六条上级机关文件材料应归档的有。 (一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料; (二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。 (三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 (四)其他文件材料。 第七条公司文件材料应归档的有。 (一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 (二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件; (三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料; (五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录,从外单位带回的与公司有关的文件材料; (六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本; (七)反映公司经营和管理的专业文件材料,如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等; (八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等); (九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料; (十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等; (十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料; (十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本; (十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料; (十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表; (十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根; (十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等; (十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料; (十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料; (十九)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证; (二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。 第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:

针对项目开发公司工程资料管理制度

针对项目开发公司工程资料管理制度 第一条:为了规范公司工程档案管理工作,充分发挥工程档案、技术文档在整个工程建设质量及成本控制方面起到积极的作用,制定本管理制度 第二条:工程资料管理员职责 2.1负责项目建设工程技术资料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 2.2、坚持平时整理。根据工程项目的不同阶段所形成的资料文件,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。 第三条:工程资料归档管理范围 凡是工程项目建设过程中所形成的资料,包括以下几方面 3.1工程项目前期立项报建批文 3.2各专业设计施工图、设计修改变更图纸或通知单 3.2工程施工图预算、招投标资料 3.4工程建设过程中形成的工程签证、涉及质量及变更的工程管理函3.5各专业工程施工合同、协议 3.6相关的会议纪要及内部联系单 3.7各专业工程竣工图、竣工资料 3.8各项目工程竣工验收资料,各种政府部门验收批文 第四条:工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度做好工程文件的提供利用,特制定本条规定。 4.1 工程文件接收 4.1.1各单位提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由档案资料员统一接收 4.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的具有保存价值的工程文件,一律交档案资料员。 4.1.3档案资料员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知移交单位补发。 4.1.4档案资料员对接收工程文件应及时建立工程文件接收登记帐4.1.5登记完毕的工程文件,应及时予以处理,在保证归档份数后,应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 4.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。 4.2 工程文件资料发放 4.2.1关于工程文件资料发放,由档案资料员根据上级领导审定的资料分发表进行发放,如对外单位,则根据相关合同规定的份数分发,如施工单位,不足部份由施工单位委托资料员向设计单位提出增加施工图供应数量,费用由施工单位自理。 4.2.2分发的图纸资料应建立资料分发台帐,资料分发台帐应留存备查。

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。 一、总则 (一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 (二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理。 (三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 (一)公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为: 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 (二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是: 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况,积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一)公司编制文件材料的归档围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个面:

集团公司档案管理制度规定方案

集团公司 档案管理制度规定方案

一、目的 加强文件档案管理,规范**有限公司(以下简称“公司”)文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性,结合公司实际,特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 (一)档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 (二)档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 (一)总经办: 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2、建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4、负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5、提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1、负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知总经办; 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件; 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; (三)各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 (四)各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 (一)档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识,各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 (二)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑

建设公司项目部档案管理办法

建设公司项目部档案管理办法 为规范项目部档案管理,确保各项工作的完整性、连接性,并真实记录工程项目的综合情况,特制定本办法。 一、总则 1、档案工作是企业管理基础工作的重要部分,是维护企业历史,加强企业素质,提高工作质量和工作效率的必要条件。 2、档案资料必须完整、齐全、真实、系统,档案管理必须贯彻保密原则,严格按章办事,防止泄密,丢失、损坏、扩散。 3、项目部各类档案由办公室统一管理,并设专人(兼职)负责。建立综合档案室,逐步实现计算机管理。 4、项目部档案分为:综合档案、工程档案、物资档案、财务档案,并分别由办公室(项目部办公室)、生产经营部与项目部、物资管理部(项目部物资部)、财务部负责收集、

整理。 5、组卷:各类档案收集、整理均以年度为限,每卷不得超过200页;归档文件不得用圆珠笔、红水笔、彩色笔、铅笔书写或签批,应一律用钢笔(蓝或黑墨水)书写;必须保持文件材料间的密切联系,不同价值、不同保管年限的文件,不应并在一组卷内;填写卷内目录时,如遇无标题或不能准确提示内容的文件或材料,应按内容另拟一个标题并在备注栏内注明,以利查找;案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰,案卷标题必须简明,字数不得超过50字。 6、档案的接收和移交:各部门每年2月份将所属档案整理装订并移交项目部办公室,由项目部办公室于3月份整理归档(工程档案以工程竣工为限)。各类档案接收应保持归档文件材料齐全、完整和清晰,档案的移交,应连同案卷目录、附档材料完整地一并移交。移交档案应根据目录清点核对,并履行签字手续,一式二份。 7、办公室应对档案进行有效的统计工作,建立统计台

公司档案管理制度及流程60992

公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室: 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室; 2.定期向办公室移交本部门档案; 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理: ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅: ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; 5.档案销毁: ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围: ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等; ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司会计档案管理办法

会计档案管理规定(2017) 第一章总则 第一条为了加强会计档案管理工作,确保会计档案的真实、完整、可用、安全,有效利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)等有关法律和行政法规,结合本公司实际情况,制定本办法。 第二条本办法适用于总公司及各级分支机构(以下统称各级机构),应当依照本办法管理会计档案。 第三条本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第二章管理机构和职责 第四条财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度,规范作业流程标准,有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量;省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和安全性;总省财务共享服务中心、地市分

公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作,负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。 第五条办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度,对会计档案管理各环节进行专业指导;负责会计档案的接收归档、保管、统计、利用等工作,有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读;负责会计档案归档移交后的借阅管理,负责组织会计档案鉴定及销毁工作。 第六条系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求,组织进行需求的评审、确认,将审核通过的需求提交需求实现部门,并组织需求提出部门进行系统功能的验收。 第七条信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护;利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求;采取可靠的安全防护技术和措施,保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。 第三章归档和移交 第八条下列会计资料应当进行归档: (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产

集团公司档案管理方案计划办法及实施详细介绍

档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据国家相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定

有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1.公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2.文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3.一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1.归档的文件材料必须完整。 2.归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1.经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 2.财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 3.工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。 4.计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 5.劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 6.物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室: 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室; 2.定期向办公室移交本部门档案; 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理: ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅: ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; 5.档案销毁: ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围: ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等; ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司档案管理制度1013152825

档案管理制度 1.0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2.0 档案的管理机构 2.1 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2.2 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。 2.3 档案室主要职责: 2.3.1 制定或参与制定档案工作的规章制度; 2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督; 2.3.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.3.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作; 2.3.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 3.0 档案的种类 3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达

集团企业档案管理办法方案

集团企业 档案管理办法方案

第一条目的 为加强企业档案管理工作,维护档案的完整与安全,便于企业各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据国家有关档案管理的法律、法规,制定本办法。 第二条适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条职责 档案管理工作设立档案管理员,对企业内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员,由档案管理员组织协调。 档案管理员,负责组织各部门做好档案归档工作,对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。 各部门档案员,负责部门内档案的收集、整理工作,并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。 第四条档案的分类及编号 (一)类别设置 本企业档案共分八大类:文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案(H)。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二)编号方法 1.文书档案编号 文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含

大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: A / 1 / 2016 / 1 件号(第1件) 年度(2016年) 保管期限代号(永久) 大类代字(文书档案) 2.工程档案编号 工程档案按工程项目组卷,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及工程项目代号)/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例: B 1 / 1 案卷号(第1个案卷) 工程项目代号(第1项工程) 大类代字(工程档案) 3.合同档案编号 合同档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: C / 1 / 2016 / 1 件号(第1件)

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档 案管理办法及实施细则为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文、政府机关核准文、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文材料的形成与归档

第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文材料形成、积累、整理和归档的制度。文材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文由行政部收集。 第七条公司文材料归档的基本要求 1、归档的文材料必须完整。 2、归档的文材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文材料的归档范围。

公司档案管理办法

目 录 第一章 总 则 第二章 档案工作机构及主要职责 第三章 归档制度 第五章 档案的分类、编号、排列、编目 第六章 档案的管理 第七章 档案的开发利用 第八章 附则 公司档案管理办法 (V3.1版) 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案工作的管理,根据档案管理办法的要求,结合我公司情况,制定本办法。 第二条 本办法所称档案是指在生产、经营管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、软盘、电子文件等不同形式、不同载体的原始记录。 第三条 档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和记载企业发展过程的一项重要工作。档案是企业资产的一部分,受国家法律保护。各级各部门有承担保护档案的义务。 第四条 档案工作是一项专业性很强的管理工作。档案工作人员要热爱档案工作、钻研档案业务、熟悉业务和企业管理知识,并忠于职守、遵守纪律。各级部门要根据企业发展需要对专(兼)职档案工作人

员组织培训,致力建设一支高素质、高水平的档案管理队伍。 第二章 档案工作机构及主要职责 第五条 公司档案工作接受省公司的统一领导,实行以本系统管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制。 第六条 各部门、各分公司档案工作主要职责是: (一)贯彻执行国家、集团公司档案管理方面的政策、法规及省公司制定的有关档案工作的规定。 (二)负责本部门、本分公司档案收集、整理、保管、统计及提供利用工作。 (三)参与科研成果、技术鉴定、工程竣工验收工作,确保档案材料的齐全、完整。 (四)开展档案编研工作,开发利用档案信息资源。 (五)做好档案统计工作,按要求向市公司综合部报送统计资料。 (六)负责组织档案的鉴定和销毁工作。 第三章 归档制度 第七条 公司档案工作实行各部门、各分公司整理、立卷、归档制度。 第八条 归档范围 各部门、各分公司要把公司各项工作活动中形成的,已办理完毕,具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、 录音、录像、电子文件以及奖状、奖旗、奖杯、题词、字画等,按期归档。

公司建设项目档案管理规定.doc

公司建设项目档案管理规定 第一章总则 第一条为规范公司建设项目档案管理工作,充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用,根据《公司档案工作规定》,制定本规定。 第二条本规定适用于公司基建项目。 第三条本规定所称建设项目档案,指建设项目在决策期的相关论证、决策的相关资料(包含会议纪要、签到册等),上级领导的批复文件等;实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等,以及试用阶段的通车投产、保修期等的全过程中形成的,具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。 第四条公司建设的项目,包括新建、扩建、改造、技术提升改造等建设工程。 第五条公司建设项目档案工作实行统一管理,分级留档。 第六条项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费,确保建设项目档案工作正常开展。 第二章档案管理职责

第七条公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理机构,其主要职责是: (一)组织制订公司建设项目档案工作管理制度; (二)负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导; (三)负责公司建设项目档案验收工作; (四)参加公司建设项目竣工验收; (五)组织公司建设项目档案业务交流与培训工作; (六)负责建设项目档案归档管理。 第三章一般规定 第八条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则,在签订合同(协议)时,应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责。 第九条检查工程进度与施工质量时,应同时检查项目文件材料的收集、整理情况;在进行工程验收时,应同时审查、验收项目文件的归档情况。 第十条项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计划,纳入项目建设管理程序,纳入领导和工作人员的岗位职责,与项目建设管理同步实施。 第十一条项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等

公司档案管理办法制度范本.格式

十二、公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,特制订本 办法。 第二条公司档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司文书档案由办公室集中统一管理,档案(已交办公室的除外)分别由有关部门管理,以便于及时利用,维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作,受上级部门档案处的业务指导、监督和检查,负责管理公司的文书、科技(部分)档案,其任务是: 1.收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案; 2.积极开展档案的提供利用工作; 3.进行档案鉴定; 4.进行档案统计; 5.保管部分科技档案; 6.认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。 第四条归档 归档的文书包括: 1.公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2.公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。 3.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5.国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6.公司各部门的发文。 7.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8.外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求 1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。 3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。 4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。 第六条档案借阅 1.借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过办公室主任批准。 2.借阅时间,一般档案最长不超过十天,密级档案最长不超过一周。 3.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、 画线和涂改,未经批准不得复印档案。

公司档案管理办法最新版

XXXXXX公司档案管理办法 第一章总则 第一条为了规范和提高公司档案管理工作水平,促进档案工作为企业的各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际制定本办法。 第二条档案是指公司各单位在科学研究、生产经营、基本建设、党政工团管理活动中形成的对国家、社会、企业和个人具有保存利用价值的各种载体的文件信息材料、图纸、表格、影像制品、获奖证书、奖牌、锦旗、奖状和各类礼品等。 第三条公司各单位形成的各类档案是企业自身发展的历史记录,是企业资产的重要组成部分,对于企业的持续发展具有重大深远的现实和历史意义。各级领导必须给予高度重视,加强领导,整合资源,增强全员档案意识,同心协力做好档案工作。 第四条公司各单位要将档案工作列入企业总体发展规划,并制定年度工作计划和目标。要纳入企业领导工作议程,纳入有关人员岗位责任制;明确单位档案工作分管领导,并经常检查档案工作,切实解决档案管理过程中的难题。 第五条公司各单位应认真贯彻、执行、遵守《档案法》,依法管理本单位各类档案。坚决贯彻执行集中统一管理各类档案的原则,建立和健全各级档案管理机构,集中统一管理本单位的各类档案,配备必要的设施设备,确保档案齐全、

完整、准确和安全。各级档案业务管理部门,对所属系统的档案工作,要经常进行业务指导、监督和检查,全面提高档案管理水平。 第二章档案工作体制、机构、职责 第六条公司档案工作接受总公司办公室的领导和业务检查。全公司实行集中统一领导,分级管理,逐级监督、指导和检查的原则。 第七条公司办公室是全公司档案业务主管部门,履行下列职责: 一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计、销毁、移交等有关规章制度、细则和办法。 二、负责制定公司档案工作规划、计划和措施,总结交流和推广档案工作经验,组织培训和参与本系列职称评审工作。 三、指导并组织公司机关各部门文件材料的平时立卷、积累和归档工作;负责公司机关各类档案的收集、标准化整理、科学保管、编制各类检索工具;组织对超过保管期限的各类档案进行终审鉴定及审批监销工作;开展各类档案的提供利用等工作。 四、组织编制档案年度统计报表;指导并汇总“公司各单位档案工作年度统计报表”。 五、监督、指导和协调公司所属机构各工程建设项目竣

相关文档
最新文档