项目合同档案管理操作规程
项目合同档案管理操作规程
1．0 目的
规范各公司及项目合同档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2．0 适用范围
适用于各公司及项目合同档案的管理。
3．0 职责
3.1集团法律部负责本规程的组织实施和检查。
3.2各公司及项目合同专管员执行本规程。
3.3各公司及项目合同履行部门协助合同专管员执行本规
程。
4．0 程序要点及标准
4.1合同档案的定义
合同档案，是指公司在从事生产、经营、科技等活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）等可以有形地表示所载内容归档的所有文字材料。
4.2 合同档案资料包括：
4.2.1有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件；
4.2.2合同谈判会议纪要；
4.2.3对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；
4.2.4合同项目的增减凭证及我方人员的签证；
4.2.5合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书；
4.2.6合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件；
4.2.7合同的变更、解除协议书；
4.2.8其它有关材料。
4.3合同的编号
4.3.1 各公司及项目简称：以公司及项目第一个字识别，但集团公司第一个字有重名的，则以前两个字识别，如华际物业与华麟产业则其简称应为“华际”“华麟”；
4.3.2 部门简称：识别方法同上；
4.3.3 年份编号：引用年份序号——2000、2001、2002……
4.3.4 合同顺序号：采用阿拉伯数字，取3位有效数字——001、002、003……
4.3.5合同编号举例：
X
4.4合同档案的归档要求
4.4.1 合同档案的归档编号与合同编号相一致。
4.4.2每一份履行完毕的合同或不再履行的合同，或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将合同资料整理清楚，交承办人整理清楚，然后交法律事务部归档。
合同资料不得随意搁置、销毁、遗失。
4.4.3法律事务部对签订完毕的合同及承办部门所送的有关合同资料，应在五个工作日内审核完毕，确认无误后整理、并按机密程度专门归档。
送交人在移交合同文本及相关文件材料的同时,应附所交资料清单两份，送交人和接收人在资料清单上签名确认，移交清单由送交部门和法律事务部各执一份。
4.4.4法律事务部审核后如发现需统一建档的合同及文件资料有差缺，应立即通知送交人核对、补足，再行归档。
4.5 立卷与编制目录。
4.5.1 立卷：同一份合同的档案集中一个文件夹立卷：
a)为文件夹准备档案标贴纸；
b)在档案纸上打印出标准黑二号字体的档案类别名称，
其格式一般是由合同编号组成；
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧
正面距项部3cm位置处，并排列在档案柜中或贴在文件；
d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存
放于相应档案盒（或文件夹）内。
4.5.2 编制目录
a)合同专管员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
b)每一份档案在归档时，均需将每份档案资料登记在《档
案目录》中。
4.6 合同档案保管期限
4.6.1 合同档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.6.2 各公司及项目应依据合同履行情况及其它有关操作规程，对档案的保存价值进行鉴定并定出相关标准，但一般保存期不得少于合同履行完毕后3年。
4.7 合同档案的保管
4.7.1合同档案保管的工作要求是：
a)便于查阅；
b)保证合同档案的安全；
c)防止合同档案的损坏；
d)采取修复技术，延长合同档案寿命。
4.7.2 合同档案保管的责任部门及人员：
a)合同履行部门；
b)各公司及项目合同专管员。
c)财务部门保存合同文本原件。
4.7.3 档案保管程序：
a)各合同履行部门将合同的相关履行记录等需保管的合
同资料经文书处理程序后，移交给合同专管员；
b)合同专管员根据合同履行档案及移交来的资料在《合同
档案目录》上登记；
c)合同专管员定期将《合同档案目录》输入电脑，以便查
询；
d)合同档案原则上保管原件。
4.8 合同档案均为保密资料，保管人不得向无关人员泄露合同资料或相关内容。
4.9 合同档案的查阅权限
4.9.1 总经理可查阅公司所有的合同档案。
4.9.2 副总经理可查阅分管工作的合同档案。
4.9.3 部门负责人可查阅该部门所有的合同档案。
4.9.4 其他人员根据审批查阅有关合同档案。
公司人员如需借用或复印合同资料，必须持所在公司或部门的负责人书面签章的借用单，并按照资料的秘密程度报有关主管领导批准，否则法律事务部以及总公司（集团）办公室档案室等部门不得办理。
合同借用人必须对需借用的合同资料提交书面说明文书：
a）合同资料的借用用途；
b）合同资料的借用与返还时间；
c）其他须说明的借用情况。
公司的合同资料、合同信息是公司的商业秘密，任何人不得随意泄漏。
4.10 合同档案的查阅/借阅/复制
4.10.1 合同查阅/借阅/复制人在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.10.2 合同专管员审核其查（借）阅资格：
a)权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
b)权限外的，查阅人应按《档案查阅/借阅/复制审批单》
要求办理审批手续。
4.11 在合同档案归还日期前，合同专管员应督促借阅人将合同档案完好交还。
4.12 合同档案的销毁
4.12.1 超过保管期限的合同档案，由合同专管员依据合同档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报合同履行部门、行政部及集团法律部审批；
4.12.3审批同意后，由行政部、法律部指出3名监销人员（合同专管员、行政部秘书或文员、法务专员）将超过保存期限的合同档案销毁。
4.12.3 监销人员确认销毁合同文件无误签字后，选择安全地点销毁合同档案。
5．0 相关表格与记录
5.1 《合同档案目录》
5.2 《合同档案查阅/借阅/复制审批表》
5.3 《合同档案查阅/借阅/复制登记表》5.4 《合同档案销毁清单》
6．0 附录
合同档案目录
合同档案查阅/借阅/复印登记表
合同档案查阅/借阅/复印审批表
合同档案销毁清单
合同档案管理制度
【最新资料Word版可自由编辑！！】 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行
为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案：包括以为代码。 （二）销售部档案：包括以为代码。 （三）行政人事档案包括：包括以为代码。 （四）财务档案包括：包括以为代码。 （五）公司电子档案：包括以为代码。 （六）机密档案: 包括以为代码 （七）其它档案: 包括以为代码 注：类别日期识别码密级 第四条档案的编制和要求 （一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。 （二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。 （四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。 （五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。 第五条档案的密级： （一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。
合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定 一、目的 为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。 二、范围 本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。 本页为著作的封面，下载以后可以删除本页！ 【最新资料 Word 版 可自由编辑！！】
三、责任部门及责任人 合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。 四、合同档案流转管理 （一）合同资料提交管理： 1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。 2、提交的合同资料符合以下要求： （1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。 （2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。 （3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。 （4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。 （5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。 （二）、合同资料移交管理： 1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下： （1）合同资料的移交： （2）修改协议及相关后续资料的移交： 移交部门 移交资料/份 ①修改协议和修改审查表必须齐全；②技术规格表和土建资料则视合同评审情况来定；③其他资料是否移交视合同评审情况来定。 修改协议 修改申请表 技术规格表 土建资料 其他资料 财务部 1原 1复 如需 工程部 1原 1复 1复 1复 如需 技术部 1复 1复 1复 1复 如需 2、移交流程： （1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交； （2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA 电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。 3、移交合同签收要求 接收部门 移交资料/份 买卖合同 工程合同 （安装/调试） 技术规格表 土建核查表 商务分析表 运输费申请 工程费申请 其他资料④ 签收 财务部 1原 0安/1原 1原 1复 1复 如需 是① 工程部 1原 2原/安1原 1原 1原 1复 如需 是① 技术部 封面、盖章页-复各1 1复 1复 如需 是② 质管部 1复 1复 如需 是③ 生产部 1复 1复 如需 是③ ①对于工业公司签订的安装合同，需提交财务部原件一份，只需提交工程部原件一份。 ②移交给技术部的资料，需在封面和盖章页复印件加盖合同章。 ③生产部和质管部只移交进出口合同技术资料的复印件（技术规格表加盖合同章）。 ④其他资料是否需要移交根据合同评审及执行情况另行确定。
合同归档管理制度
合同归档管理制度 1.目的 为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档 归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目
录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部 必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行 查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）； 6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同 借阅申请单》）。 7.交接管理 7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》； 7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借阅申请单》 合同借阅申请单 注：1.此申请单由合同借出部门存档； 2.合同借阅归还后此单交还借阅人； 3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单
企业工商档案查询委托合同新示范文本
企业工商档案查询委托合 同新示范文本 In Order To Protect Their Legitimate Rights And Interests, The Cooperative Parties Reach A Consensus Through Consultation And Sign Into Documents, So As To Solve And Prevent Disputes And Achieve The Effect Of Common Interests 某某管理中心 XX年XX月
企业工商档案查询委托合同新示范文本使用指引：此合同资料应用在协作多方为保障各自的合法权益，经过共同商量最终得出一致意见，特意签订成为文书材料，从而达到解决和预防纠纷实现共同利益的效果，文档经过下载可进行自定义修改，请根据实际需求进行调整与使用。 甲方： 乙方：xxx律师事务所 合同签订时间：xx年xx月xx日 合同签订地点： 根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，兹 就甲方委托乙方办理企业登记工商档案查询事宜，甲、乙 双方在平等自愿、协商一致的基础上达成以下协议，以资 双方共同遵守： 一、甲方委托乙方查询下列企业的工商档案:（填写企 业名称、注册号、法定代表人、注册地址等相关信息） 二、甲方应当保证被查询企业经工商登记并在北京市 行政区域范围内或国家工商行政管理总局登记，如因甲方
提供的企业名称有误导致不能查询，乙方所收律师服务费用不予退还。 三、甲方应提供查询原因（如资信调查、民事诉讼或者其他原因）及相关的材料 四、甲方应当承担下列费用： １．甲方向乙方支付查询费用人民币xx元整（该费用仅限于律师服务费用） 2．上述费用于本合同签订后由甲方支付到乙方的下列银行卡内： 开户银行： 银行卡号： 户主： 3、复印费、交通费、邮寄费由甲方承担。 五、乙方指派本所xxxx律师作为甲方的代理人，具体负责查询上述企业的工商登记档案，并取得盖有工商查询
合同档案管理办法(2017最新)
遇到建筑工程纠纷问题？赢了网律师为你免费解惑！访 问>>https://www.360docs.net/doc/3615411419.html, 合同档案管理办法(2017最新) 合同档案管理办法 合同档案管理办法 （一）规章概述 合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。
（二）主要内容 合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。 （三）制作要求 制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。 （四）范本 _________公司合同档案管理办法 年月日发布（）法合档案字第号 1．总则 1．1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法
（司合字第号）的规定，制定本办法。 1．2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。 1．3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2．归档 2．1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。 同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2．2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。 2．3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 3．档案借阅
合同档案管理制度模板
编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 合同档案管理制度模板 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（活单见附表2）等。 二、合同档案管理原则 1 、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2 、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接活单参见附表3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交活册并当面活点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年活理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计活单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8 、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体
资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还 时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计
科技合同档案管理制度
合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见附表2）等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接清单参见附表3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成
册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
安全管理制度及安全操作规程
施工人员上岗前须知 第一条、员工进场时，必须办理劳务证和上岗操作证，否则不准安排上岗。 第二条、进入施工现场，必须遵守安全生产规章制度，必须正确佩戴安全帽，服从工地负责人指挥。 第三条、操作前不准喝酒，不准带小孩进施工现场。 第四条、现场内不准赤脚、不准穿拖鞋、高跟鞋和硬底鞋。 第五条、无安全防护措施不准高空作业。 第六条、未经施工负责人批准，不准任意拆除支架设施及安全装置，不准任意做非本工种工作。 第七条、不准在施工现场打闹，不准从高处向下抛掷任何物件、材料或杂物。 第八条、井(字)架吊篮不准乘人，吊装设备下面不准站人。 第九条、不准带电作业，不准在烟火禁区丢烟头、不准高攀井架、脚手架等。 第十条、不准在施工现场随意大、小便，违者重罚，严禁无证开机，更不准让他人代开机，工作时，不准随意离开工作岗位。
安全生产检查制度 为了贯彻执行“安全第一，预防为主"的方针，彻底消除安全事故隐患，确保安全生产，必须对生产过程进行安全检查，执行如下制度： 一、安全生产检查定为四级检查，即：l、班组日检。2、工地项目部周检。3、公司月检。4、总公司季检。安全生产检查必须执行JGJ59—99《建筑施工安全检查评分标准》。 二、公司月检：每月月底，由公司主管生产的副总经理及总工带队，质安科、生产科、技术科、工会、劳工等有关部门派员参加，对公司属下的各工地进行一次全面性安全检查，并在每月二十八日召开由以上检查成员及各工地项目经理、技术负责人、质安员、施工员等参加的生产会议，通报当月安全检查情况。 三、公司质安科必须对各工地进行定期和不定期检查，将发现的隐患及时向工地指出，以书面通知工地限期整改，并复查。对愈期不整改者，按有关规定处以罚款，甚至勒令停工整顿。 四、工地周检：各工地必须由项目经理（或技术负责人）组织，质安员、施工员、材料员、机电管理员及各班组长参加，每周至少对工地进行一次全面的自检、自查、自整改。对检查过程中发现的安全隐患要下隐患通知书，并及时组织有关人员整改，以保证施工安全。 五、班组日检：工地各班组长每天班前，必须对本班组的工人正确使用“三宝”情况、身体状态和施工所用的机电设备、施工环境安全防护情况，进行认真细致的检查，并做好记录。确认安全后，方准工人上岗作业。 六、工地安全员必须每日捡查安全作业情况，并作好登记记录。对违反安全规定的工人经教育三次再违反者进行罚款并登记造册。严重违反者勒令停止作业。 七、分管施工员在日常施工中，发现的安全隐患情况和工人违章操作现象，要及时制止并汇报给安全员。安全员及时作出处理方案。 八、工地对于安全生产检查中发现的隐患要严格按“三定"(即定人、定时、定措施)要求进行整改。安全员、施工员要跟踪落实整改情况，及时做好记录，并将整改结果上报公司质安科进行复检。 九、检查结果及整改情况的有关资料要及时归档。
(完整版)合同档案管理实施细则
合同档案管理实施细则 第一章总则 第一条为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司《合同管理办法》的规定，制定本实施细则。 第二条本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。 第三条公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时，应遵守《中华人民共和国合同法》等法律、法规、集团公司《合同管理办法》及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。 第四条公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符合本细则的规定。 第二章一般规定 第五条公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为： 1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系； 2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承包合同； 3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；
4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责公司合同管理的日常工作； 5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合理性进行审查，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况； 6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作； 7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查处利用合同进行违法、违纪行为的案件； 8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度； 9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并负责组织合同管理人员的业务培训工作； 10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。 第六条项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责： 1、贯彻、落实公司《合同管理实施细则》和各项规章制度； 2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作； 3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作； 4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部取得业务联系； 5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题； 6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相
档案管理规定
档案管理规定 一、总则 1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。 2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。 二、归档范围 1、行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。 2、工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。 3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等 4、财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。 5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠
(完整版)公司档案管理制度及公司文件合同管理规定
公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定 第一部分公司档案管理制度 一、目的 为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。 2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团
办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 四、档案保管制度 1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 五、档案管理员的职责 1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
公司文件档案资料管理制度
文件、档案资料管理制度 1．目的 为确保安全规章制度和操作规程编制、使用、评审、修订的效力，确保文件、档案资料的规范管理，特制定本制度。 2．职能部门 文件档案资料管理的职能部门是厂办。 3．文件管理 3.1文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。 3.2文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。 3.3各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。 3.4文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。 3.5有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。 4．档案资料管理 4.1档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。 4.2借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。 4.3所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
4.4借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。 4.5机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。 4.6收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。 4.7对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。 4.8在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。 4.9档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。 4.10各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。 4.11文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。 4.12若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。 4.13新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。 4.14如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
公司合同档案管理办法(试行版)模版
文档信息 *文件名称xx有限公司合同档案管理办法 *文件编号 *文件所有者公司办公室 文件密级普通 文件版本记录 *生效日期*作者版本变更说明批准人 (xx) 新文件建立 文件说明 *目的为进一步规范xx有限公司合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 *适用范围xx有限公司 *流程结构 关联文件
xx有限公司合同档案管理办法 第一章总则 第一条为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的合同档案管理工作。 第三条本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及各种协议、合同文本（不包含劳动合同）的资料总和，其构成包括意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。 第四条公司合同档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行合同资料的实物管理。 第二章合同档案的收集归档 第五条归档范围 所有以公司名义签订的涉及各种协议、合同的资料总和都必须及时归档，个人不能擅自留存。 第六条归档要求 （一）凡属于归档范围的合同，要按规定定期向公司档案主管部门进行归档信息报备，任何部门或个人不得据为已有，更不得随意损坏或转送他人。 （二）归档合同材料要求字迹清楚、耐久、准确，合同文本必须是原件，附件齐全。 （三）归档的合同要保持干净、整齐、无破损。 （四）归档的合同应当同时扫描电子版归档。 第七条归档时间 合同签订方加盖公章生效后，不迟于次季度进行档案归档整理并向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第八条归档手续 在OA系统中提交的合同审核的会签单需流转到部门兼职档案员，部门兼职档案员收到合同原件后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 通过书面文件报批的合同，报批部门需在审批通过并合同签署完成后，按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第三章合同档案的整理 第九条合同档案的整理方式
工程合同及工程档案管理制度.doc
工程合同及工程档案管理制度1 岳阳市公路桥梁基建总公司 兰州至海口国家高速公路姚渡（甘川界） 至广元公路工程项目土建工程施工 G6合同段 工程合同及档案管理制度 岳阳路桥YYRBC 岳阳市公路桥梁基建总公司 广甘高速G6合同段项目部 二00九年九月一日 工程合同及工程档案管理制度 为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高工程合同及工程档案管理水平，逐步实现公司工程合同及工程档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、
施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司工程行政人员集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程行政人员负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有工程合同及档案，并负责监督指导各个工程项目部的合同及档案管理工作。 3、各项目部应分别建立建全档案文档的形成、积累、整理、归 档工作体系。 三、资料收集与管理： 1．上级发文原件由办公室收存，文件使用人员留复印件。 2．工程档案资料按项目收集。 3．工程立项开始及在建期间：报告、承匕文、设计资料、图纸由报批人和委托人收存；设计变更、；工程洽商、合同等按照相应管理制度收存；监理文件、施工日志、竣工图各种验收证件，由工程管理科收存；检测报告、材料设备的合格证件与设备说明书等由材料科收存。 4．工程竣工交付使用后项目负责人将全部工程档案收集后交档案管理人员，档案管理人员按规定装订成册，送交档案馆或院内存档。
2018合同档案管理办法
合同管理办法 为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。 一、分类管理 二、管理原则 1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。 2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。 3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、
编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。 4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。 三、合同签订 1、合同草拟 合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。 合同条款表述的要求： ①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等； ②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号； ③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息； ④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿 合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户
xx公司操作规程管理制度
xx公司操作规程管理制度 为认真贯彻“安全第一，预防为主”的安全生产方针，坚持“管理、装备、培训”并重的原则，进一步强化和规范员工的操作行为，不断提高员工的安全防范能力，促进安全生产的持续稳定发展，结合xx公司实际情况，特制订操作规程管理制度。 一、组织机构： 组长： 副组长： 成员：xx公司安委会成员 办公室设在xx公司安全质量管理部。 各单位都要成立以党政正职为组长的操作规程管理小组，负责抓好本单位的操作规程管理工作。 二、操作规程管理制度 1．各单位及直属基层单位均在年初制订年度、季度学习培训计划。 2．各单位及直属基层单位每季度进行一次操作规程培训考试，做好出卷、判卷、登统工作。要建立档案和考勤奖惩制度，做到不经培训不得上岗，考试不合格不许上岗，真正使员工做到“知规程、懂规程、会操作”。操作规程培训形式要从安全生产实际出发，坚持脱产与业余相结合，集中授课与职工自学相结合，通过多渠道、多层次、多种形式办学。 3.各单位及直属基层单位要从基础上抓好操作规程的学习和应用管理，做到班前会学习操作规程，班中管技人员检查操作
规程在现场的落实应用情况，班末进行检查验收，查找存在的问题，并进行整改。 4．各单位及直属基层单位要利用多种途径，广泛开展学习操作规程的宣传发动工作，要广造声势，加大宣传力度。要让每名员工知道实施规章制度的紧迫性和必要性，真正明白在各自岗位中规范操作的重要性，明白应如何保护自己和不伤害别人。要始终坚持正确的舆论导向，为开展学规程、用规程活动创造良好的氛围。 5．各单位及直属基层单位的各级主要领导要亲自布置、亲自安排，结合本单位的实际，落实目标、落实任务、落实责任。组织广大员工认真学习和正确理解本岗位的操作规程，并采取各种有效的方式，加强操作规程的培训、学习、考核等工作；对照规程找不足，按照规程改正不良习惯和不规范行为，真正把规章制度贯彻落实到位。 6．充分发挥各级安全培训组织的作用，做好操作规程的学习培训工作。各单位及直属基层单位要充分利用现有培训组织机构，切实把操作规程的学习培训工作抓紧抓好。培训组织机构要认真负责，对操作规程要讲深讲透，提高安全培训质量，并抓好受培人员的学习考核等工作，建立员工培训档案。 7．加强现场监察，搞好执法服务。安全管理人员要带头认真学习操作规程和规章制度，理解条款内容，领会其实质内涵，利用日常安全检查的时机，督促指导现场操作人员进行操作规程的学习、实施。对于现场提出的问题，要给予耐心、细致的讲解，引导操作人员按章操作，最大限度地发挥操作规程应起的作用。
企业合同档案管理办法
合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不 包含劳动合同）。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和 有效利用。 2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同 文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部 门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总 经办允许不得作承办人。 三、合同文档的管理办法 1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－ 顺序号（三位）。示例：TGB－201102－001（推广部2011年2月份第 1号合同） 3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门 对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人， 承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而 未提出的，应当承担相应的责任。 4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程 进行监察、审计。 5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签 订合同或具有履约性质的书面文件。 6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任
制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。 7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因， 及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已 履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。 8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合 同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。 9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须 进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原 件无特殊情况不得外借。 10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同 文档的安全。 11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情 节予以处罚。 13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。 四、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存 档。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明， 符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认 可后方可完成交接手续。 行政部 2011年3月10日后附：1、各部门合同编号 2、合同档案移交清单 各部门编号（名称首字母）