公司采购部规章制度

公司采购部规章制度

【篇一：采购部管理制度与工作流程】

采购管理制度与工作流程

一、目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、适用

范围：适用于本公司采购管理。三、内容： 1、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有

的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基

本流程

采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算

采购流程图如下图所示：

1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2）供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方

面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综

合打分。 3）询价、比价、议价。

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采

购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等

要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、

质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图

1）销售部提出采购需求，

2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图

1） 2） 3） 4）

采购商品入仓后，做应付款计划

计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一

致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；采

购部审批到期应付款总经理批准付款

5、商品到货验收流程

1） 2）

仓库根据供应商送货单验收产品

验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后

方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复

6、促销流程

1）每周例会上确定促销计划

2）确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间 3）报总经理申

请促销采购资金 4）落实采购订单和促销执行方式 5）反馈促销结果

在下周例会上通报 7、退货流程

1） 2） 3） 4）

门店填写退货申请单，写明原因

采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请

审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单不能退回

供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%

四、采购管理制度：

1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2) 建立、建全

比价制度，保证采购产品的质优价廉。

3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下

月用款计划。

4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将

原因提前两日通知请购部门或请购人。

5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、采购部职责采

购部工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；

（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2.制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制

订采购计划；

（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；

（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的

执行和落实情况；（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理

工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制：

（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有

效降低成本；（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本

控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；

4.选择并管理供应商：

【篇二：采购部管理规章制度】

采购部管理规章制度

一、总则

为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。

二、管理体制

公司由专门的采购部门，具体负责公司采购业务。

公司所有原材料、辅料耗材、外购件、办公用品和机器设备的采购

及外协加工，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。

运行初期办法，采购部授权其他部门或单位执行部分采购工作，采

购部审核。公司采购实行集中与分散相结合体制。

三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购，由采购部门统一

办理；

低值、小额或限额以下的采购，授权由使用的部门各自办理，采购

部审核。公司实行成批和零星采购相结合体制。

四、采购部规章制度

1、制定公司合理的采购政策，对原材料、辅料耗材、外购件、办公

用品和机器设备等采购工作及外协加工等实行归口管理。

2、根据生产计划安排，按照采购程序，努力按该计划执行以确保正

常生产及经营秩序；

3、按公司的规定签订和履行采购合同，负责及时的订货、运输、交料、验收和结算工作，办好验收交接手续，保证质量达到规定标准；

4、对大宗采购逐步推行招标制，统一采购，加大批量，货比三家选

择价廉物美的商品物资，以降低综合采购成本；

5、对长期主要供应商进行资信调查，实行定期登记评估并进行调整；

6、负责定期或不定期的清理库存，压缩不合理库存量，回收多余剩

余材料；

7、负责推行信息化的采购与物资管理，利用分类管理和库存警戒办

法来降低物资成本；

8、积极主动追踪生产物料市场的供求状况，价格走向，提出最佳采

购建议；

9、完成总经理交办的其他任务。

五、采购部管理制度

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有

的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

1 目的作用

1）、可作为采购部开展工作的规范依据。

2）、可作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。

3）、可作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据。

2 采购部人员职责及管理制度

1）、热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息

的积累。

2）、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

3）、负责采购计划。负责根据技术、生产及办公室等各部门物品采

购计划，组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。

4）、负责公司生产所需材料的采购工作。负责原材料、辅料耗材、

外购件、办公用品和机器设备等的采购供应工作。

5）、负责供应商的开发、管理及维护工作。

6)、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

7)、大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上

参与。

8)、积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

9)、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行

付款。

10)、完成领导交办的其他工作。

六、采购部工作职责

1、采购员须注重职业道德，品行端正。做到不吃回扣，不贪污受贿，不吃请，不虚开发票，不从中牟利，不卡、拿、要，公正廉明。

2、不迟到、不早退。采购员在工作中要多跑、多对比、多总结，边

学习边实践，不断提高自己的采购业务水平。

3、定期汇总所进的采购资料，协助财会进行成本核算。

4、建立材料采购供应渠道，进行供应商的择优选择，新供应商的开

发工作。

5、加强与使用材料部门的联系，尤其是按时、按质、按量控制好各

部门所需的各种材料，确保生产及销售能顺利进行。

6、所购大宗材料必须要求供应商提供合格证明，严禁购进质量不合

格材料，同时监控材料使用状况，控制不合理材料的采购与浪费的

情况发生。

7、在购进材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与有关部门进行协商处理。

8、做好供应商的选择、评议工作，建立牢固、可靠的供应基地，并

不断挖掘供应商，以保证材料供应的不间断性。

七、采购部部长岗位职责

1、主持采购部的全面工作。

2、领导采购部门按部门的工作职能做好工作。

3、根据技术部制订的采购计划，组织实施。

4、制定本部门的采购管理相关制度，使之规范化。

5、定期组织员工进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧，

培养采购人员廉洁奉公的情操。

6、带头遵守采购制度，杜绝不良行为的产生。

7、控制好物资批量进购，避开由于市场不稳定所带来的风险。

8、进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财务进行审核及成本

的控制。

9、完成上级交办的其他任务。

衡量标准

1. 物料准时交货率。

2. 物料质量合格率。

3. 采购成本的年降率。

4. 供应商档案的管理。

任职资格

1.工作经验：8年以上机械制造企业管理工作经验。

2.专业背景要求：曾从事仪表行业工作5年以上；

3.学历要求：本科以上；

4.年龄要求：30岁以上；

5.个人素质：积极热情、善于与人交往、沟通能力强。

八、采购经理岗位职责

1、采购经理须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，积极按采购

的规范和要求进行采购工作。

2、采购经理在工作中不辞辛劳，多跑、多对比，精通采购业务，选

择供应商时货比三家，尽量压低采购成本。

3、按采购工作的规范和流程进行有效工作，采购单据和报账程序必

须符合财务的要求。

4、对审批后的采购计划组织实施，确保生产经营过程中的物资供给。

5、有效订购所需物资，确保生产及销售的顺利进行。

6. 负责跟踪物料交期，保证物料的正常供应，并及时在erp上登记

备案。

7. 负责办理退货、补货事宜，并追踪物料到位。

8、完成上级交办的其他任务。

衡量标准

1. 采购物料供应准时。

2. 物料的采购周期和物料的品质水平。

3. 降低采购成本。

任职资格

1. 工作经验：5年以上采购工作经验。

2. 专业背景要求：熟悉仪表行业的物料；

3. 学历要求：大专以上；

4. 年龄要求：28岁以上；

5. 个人素质：口齿玲俐、沟通能力强、成本意识好。

九、执行

本规定与公司相关规定一并执行，执行起始时间为2016年1月1

日，本规定有冲突的以本规定为准，由公司监督执行。

生效：以上规定从2016年1月1日起生效

适用群体：采购部所有相关人员

解释权：归上海科洋科技股份有限公司

监督执行：采购部

编制：审核：批准：其它与

【篇三：小企业采购管理制度】

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采购管理制度

为进一步规范公司物资采购供应的管理，提高采购物质质量，完善

采购机制，明确采购作业流程，更好地为公司生产经营服务，特制

定本采购管理制度。

一、采购申请

1、采购计划

为保证经营活动的正常运行，各申购部门应根据本部门经营需求量

做出预测及工作安排，拟定下月采购计划。预算经财务部经理、总

经理审核后报总裁审批，经过总裁批准的预算是执行下月采购计划

的唯一依据（不可预见项目除外）。

2、大宗物资采购

采购部根据使用部门采购物资的申请，对大宗物资进行报价，并填

写《采购合同审批表》，《采购合同审批表》由经办部门—使用部门—财务部—总经理—总裁审批后方可采购。

3、紧急采购

经营或工程用紧急采购，如遇特殊情况来不及按采购程序办理有关

手续，须先口头报请总经理批准，并说明要求到货具体时间，由总

经理交待采购部落实采购，货到后申购部门需及时补办有关采购手续。

二、采购程序

1、填写采购单

（1）所有的采购申请单必须填写一式四联，第一联：财务部存档；

第二联：交成本控制（仓库）存档；第三联：采购组存档；第四联：申购部门存档。填写申请单应注明、货品名称、规格、型号、数量

及数量单位；

（2）有特殊要求的货品，需在采购申请单上注明具体和特殊要求;（3）无法提供型号、规格或品牌不详的货品，申购部门需将货品

样品交于采购员，或使用部门人员会同采购人员前往现场认清样品

并说明具体采购要求。

（4）对已签定合同的采购事项可不需采购申请单。

2、采购询价

（1）由采购人员根据需采购物资进行报价，报价要遵循“货比三家”原则；

（2）使用部门负责人根据采购报价，选择是否同意或细则购买价格。选择应遵守性价比最优原则；

（3）现场调整金额较大或技术含量较高的物品采购，采购员应召集

公司领导、使用部门、专业技术人员前往现场进行考查，确保采购

质量。

3、财务对照预算对采购申请单审核后交总经理批准，总经理批准后

方可进行采购。

4、收货

（1）到货前采购员应该向仓库及使用部门下达到货通知，仓库根据

到货通知准备收货人员、场地及其验收资料、器具等。

（2）采购员现场采购时，应预先对货品做出必要的检查，以保障公

司购入适当的货品；当送到的货品有问题时，如：数量不符、品质

参差、逾时未到，采购员应即时知会供应商。

三、采购档案

（1）采购员订货单：采购员应以采购订货单顺序号码排列，对该档

案资料进行永久留存。

（2）供应商及产品资料：为方便能随时提供资料予部门参考，采购

员应将所有供应商目录、小册子存入档案备查。

（3）价目记录：每类货品须在电脑中备有一份详细的采购记录，将

一切曾采购货品的供应商、价目、采购日期、折扣、数量清楚列明，以便日后作价格走势分析可重购时存查。

（5）供应商记录：采购员应根据供应商过去表现，如交货是否依时、服务水准、价格提供等，对供应商进行选择、参考及评价。

（6）其他档案：全公司有关技术性的图纸样本，印刷品等均须集中

保存妥当，以备翻查。为避免资料的遗失，借出之资料必须登记并

及时退还。

四、采购时限

采购时限：采购人员需根据采购任务合理安排采购时间，保证各部

门物品供应及时。

五、监督

公司督察部、财务部组织专人，每月根据采购档案对当月采购的物

品价格进行调查，发现问题，及时纠正。

六、采购员职业操守

采购员是直接与供应商接触的员工，因此所聘用的员工必须有诚实、公正的作风。为防止舞弊行为，除公司订立的员工守则内的有关规

定外，下列各项规定采购员工必须严格遵守：

1、严禁采购员将公司资料或其他供应商资料外泄，以保证供应商

之间的公平竞争。

2、严禁采购员收取供应商提供的任何利益。

3、严禁采购员与供应商除在公事联络外，有任何私人（除正当社交

活动外）的往来。

4、采购员必须以公正的态度，客观地处理每次采购任务。

5、采购员除获公司批准外，不得兼任其他任何职务。

7、采购员应主动与各经营部门联络，密切配合营运，主动积极寻找

货源，不可以任何理由放弃、放缓或搁置任何采购要求。

8、要确立货比三家的工作方法，即使是紧俏商品，除确属独家经营

的情况外亦应设法多找货源比较。

9、对本职工作要有投入感，做到对各项物料的来源和价格心中有数，在工作上要注意快捷、准确、节约、高效的办事方法，以最低成本

购入最高质量的物料，对市场资料应有充分的了解和掌握。

10、对供应商和公司员工要保持友善和礼貌的态度，公正廉明地完

成每一项采购任务。

七、责任界定

1、采购必须保证价廉、质优、及时，严禁以次充好、弄虚作假。

2、采购员如有涂改、假造票据，一经查实，不予报销款项。

3、如因采购员工作失职，导致采购价格高于该物品市场价，给公司

造成经济损失，除追回公司损失外，以超出的价格的3倍的罚款。

性质严重的给予开除处分或移交国家司法机关处理；

4、采购员必须严格遵守公司规定采购时限，如无特殊理由延误