接待工作流程

接待工作流程

一、目的

为树立公司良好形象，做好客户接待，规范接待的行为、流程，做到有律可循。

二、原则

接待工作原则：统一协调、有序，服务热情、周到、贴心。

三、范围

接待事务适用于公司日常工作中发生的为开展各类经营业务和其他活动需要而产生的招待，如参观、来访、业务洽谈等方面。

四、职责

1、综合部为公司接待工作的归口服务部门。公司层面的作为主接待；部门层面的作为配合接待（副接待），保障接待过程的通畅；

2、公司领导、各部门发出邀请或所属客户提出前往公司的，负责做出接待安排。需要综合部协助的，公司层面的由综合部按领导提供的信息和要求填《接待单》；部门层面接待的客户则由部门填写《接待单》报至综合部。

五、分类

为规范做好接待工作，对来访客人不同目的进行不同接待级别划分：

贵宾级别：有一定的影响力；重要客户；对公司经营发展有推进作用；

嘉宾级别：主要客户；主要合作伙伴；

常规级别：普通的业务来访、检查、面试；

六、接待程序

接待流程：

1、前来公司客户/客人的信息，由主对接人（公司领导、各部门经理）提前通知综合部，填写接待单，综合部按单做好接待工作；

信息包括：来访人员身份、姓名（根据需要提供）、职务、人数、时间、目的；

综合部根据信息及要求做好接待前的准备工作：

1）会议室、卫生间、洗手池的卫生保持干净整洁，洗手液、用纸量充足；

2）是否打出LED的欢迎辞；

3）是否需要备好桌牌；

4）是否需要果盘、餐巾纸，数量；

5）是否需要投影仪、电脑；

6）茶水（茶叶、茶杯数量及清洁）；

7）相机（充电情况及内存）；

8）其他：公司宣传资料；礼品；车接车送；就餐、住宿等。

接待通用备品：茶水、公司宣传资料；

环境标准：干净卫生无脏物，空气流通，室温适度，灯光合适，所需物品摆放整齐；

2、综合部根据信息、要求着手准备：来宾接待要掌控好时间节点。在来宾入司前，以下工作全部到位：

1）环境卫生要达标，包括会议室、洗手间等；

2）打开LED欢迎屏；

3）会议室空调、电脑、投影打开（查看电脑投影显示情况）；

4）主、客双方桌牌（若有需要）、茶杯、果盘按人员数排齐：

A. 桌牌在位置的正前方；

B. 茶杯在右手方向，伸手可拿到的位置，内备茶叶，客人入座，倒水沏茶，水至七、八分满；或根据需要按客人数量准备好干净茶杯、内置茶叶，在客人到达入座后，沏茶双手端至客人面前（2人以上用茶托盘）；

C. 果盘按人员数量准备，平均两座中间放一盘，果盘摆放在人员伸手可触位置；果盘中的水果按季节配置，若有西瓜、葡萄之类的水果则需配置纸巾；

5）相机与拍照人员随时等候客人的到来进行会客现场的拍摄。（相机的内容及电容量要有保证）。

接待中：

1）茶水续添，常规情况下在20分钟左右续添1次茶水，或由跟随的摄像人员微信提示续添；

2）摄像人员对于会谈、合影、公司领导讲话等进行拍照，为积累素材做出充足

准备；

接待结束，：

1）接待现场进行清理：

A. 收拾茶具进行清洗、存放；

B. 收拾果盘，进行重整、洗涮；

C. 桌面清洁，坐椅归位，关闭投影、电灯、空调；

D. 开窗通风，清理垃圾。

2）相机拍摄照片导出、拷贝、存档；

3）其他事项：

A. 礼品的发放（人手一份在客人离司时送至客人手中或按预先规定进行）；

B. 车辆保持送客状态（送走客人或送达就餐地点）；

C. 参观（涉及参观环节，拍摄人员需陪同随行）。

4）费用结算：接待所生产的费用需有明细、发票，按财务规定的报销流程走审批、核销。

5）对本次接待工作做出总结，肯定成绩、找出差距，深化对接待工作的认识，促进接待工作水平的不断提高。

七、接待标准

需综合部配合接待工作的，属公司层面，由相关领导提前半个工作日以上的时间通知综合部做出准备工作；属部门层面（如市场部洽谈业务），则由部门负责人提前1日填写接待信息表告知综合部。

贵宾接待标准：

会谈场地、环境的安排；桌牌、茶水、果盘的准备；迎宾词展放；公司相关宣传品的准备；礼品准备；相机、投影、电脑等准备就续；

嘉宾接待标准：

会谈场地、环境的安排；茶水、相机、投影、电脑的准备；迎宾词展放；公司相关宣传品的准备；

常规接待标准：

茶水及按提出要求的其他事项配合接待。

八、其他注意事项

1）接待礼仪：

仪表：面貌清洁、衣着得体

举止：稳重端庄，从容大方

言语：语气温和，礼貌文雅

态度：热情真诚，不卑不亢

奉茶：客人落座后，双手奉茶，客人先，主人后，领导先，同事后；

2）桌牌摆放：

左边客人，右边主人（大会议室）

主要领导居中，2号领导在主领导的左手，3号领导在主领导的右手；

3）就餐座次：

主陪面对房门的位置，副主陪在主陪的对面；1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手；3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手；

4）仪式座次：

签字双方主人在左边，客人在主人的右边；双方其他人数一般对等，按左右排列；

5）乘车座次：

小轿车：1号位置在司机的右后边；2号位置在司机的正后边；3号位置在司机的旁边；

6）综合部配合主接待部门对接待中的各环节的时间节点要有把控：接客人时间、到公司时间、就餐时间、住宿安排等。

北京XXXXXX有限公司

年月日

招待信息表

填表日期：

填表人：部门经理：综合部：

备注：公司层面接待时，填表人为综合部接待人员；部门性质的则填表人部门人员、部门经理审批、综合部确认；