项目文档资料管理规范

一、目的

为了规范项目文档资料的管理工作，确保项目文档资料的系统性、完整性和准确性，充分发挥文档资料管理在项目中的作用，特制定本规定。

二、范围

本规定适用于项目开始直到项目结束的内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量记录等所有与项目有关文件和资料的管理。

三、职责

3.1 项目经理

a) 负责组织制定项目文件的相关规定，对项目文件的控制负全责；

b) 负责为项目文件和资料管理创造必要的条件。

3.2 综合管理经理

a) 负责项目文档资料相关规定的编制和监督检查；

b) 负责编制项目文件和资料的编码规定；

c) 负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。

3.3 分项经理

a) 负责本部门的文档资料的管理；

b) 负责本部门项目结束后文档资料的移交。

3.4 文控管理工程师

a) 配合综合管理经理制定项目文档资料管理规定并监督检查；

b) 负责项目文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等；

c) 负责项目实施阶段文档资料收集、整理、编目及归档工作；

d) 负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。

4 管理要求和方法

4.1 一般规定

项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程，项目经理部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、资料，随时进行积累整理、立档和保管，并采取必要措施，防止档案资料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。

4.2 文档分类及编号

4.2.1 项目文件分类

4.2.1.1 项目信息文件

项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。

a) 来往信件、传真；

b) 备忘录；

c) 会议纪要；

d) 文件传送单。

4.2.1.2 项目管理文件

项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。

a) 项目协调程序；

b) 项目进度与费用控制程序；

c) 项目质量保证手册；

d) 项目资源配置手册等。

4.2.1.3 项目技术文件

项目技术文件指按照合同要求，项目技术人员完成的各种设计文件及图纸等。

4.2.1.4 项目其它文件

项目其它文件除上述几种文件外，项目实施过程中产生的其它文件。

a) 进度报表；

b) 绩效报告；

c) 工作总结报告；

d) 质量记录。

4.2.2 文档资料编号管理

为了便于文件资料管理，文控管理工程师要根据项目的特点及分子公司相关规定制定项目经理部文件编号原则，编号原则经综合管理经理审核，项目经理批准后文控管理工程师组织执行。

4.3 项目文档资料管理

4.3.1 项目文档资料管理流程

图 ZH.04.01项目文档资料管理流程

4.3.2 项目文档资料管理要求

4.3.2.1 项目文档的收集

a) 项目文档的收集贯穿于项目建设的整个生命周期,随项目的发展及时收集、完善；

b) 分项经理负责本部门所涉及档案资料的组织管理工作，并对本部门所形成的相关文档资料进

行收集、分类、整理、保存；

c) 文控管理工程师在项目经理的统一督导下，按分子公司的相关规定进行编号。

4.3.2.2 项目文档的移交

分项经理或指派兼职文控管理工程师负责对本部门涉及的文档进行收集、整理，并在该过程完成后将相关资料移交给项目文档管理工程师归档；项目收尾结束后项目文档管理工程负责将项目文档资料移交分子公司档案室。

4.3.2.3 项目文档的验收

项目阶段成果评审验收、工程项目竣工验收、重要设备开箱验收等由分项经理安排专人对其文档材料（含图纸）的完整性、系统性进行鉴定验收，否则不予通过。

a) 项目阶段文档验收：依据所规定阶段节点，由分项经理组织，文控管理工程师对所归类整理

的文档进行验收，确保阶段文档有效、完整地移交；

b) 项目竣工文档验收：综合管理经理负责对项目竣工文档资料的完整性、有效性、标准化及编

号的有效性等进行验收。

4.3.2.4 项目文档的归档

a) 归档文档必须完整、成套、系统；必须记述和反映建设项目的全过程；必须真实记录和准确

反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图像相符、技术数据可靠、签字手续完备；

b) 分项经理完成本业务范围内资料的收集、整理，移交文控管理工程师进行分类、编号、整理、

立卷、编目，经项目经理审核签字后，移交分子公司档案室存档；

c) 对于电子文档，分项经理应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文档移交给文控管理工程师，

并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

4.3.2.5 项目文档的借阅

对所有接收和发出的文档，文控管理工程师要建立严格的登记制度和借阅制度，项目成员借阅文控管理工程师保管的文档时，应填写项目文档借阅单，由分项经理签字批准方可借阅。

4.3.3 项目文档控制要点及要求

4.3.3.1 项目文档控制要点

a) 合同签订前的项目管理文档控制要点

① 项目建议书及其批复；

② 可行性研究报告及其批复；

③ 环境影响报告及其批复；

④ 询价文档；

⑤ 报价文档；

⑥ 合同评审及谈判记录、协议；