公司行文流程及管理办法(总14页)
公司行文流程及管理办法(总
14页)
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为规范公司各种文件的起草、签发，进行流程管理，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。
一、行文管理主要内容：
公司内部行文:包括一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
1、一般事务性文件是指：通知、说明、各种统计表格等；
2、公司各项规章制度；是指公司在管理中的各项规定、办法、措施等；
3、公务文书包括：请示、指示、报告、批复、通告、通报、决议、函、会议纪要等；
二）外部来文：函、电、来文等；
三）外部行文：对外的函、电、文；网站报道；来文回复；
二、行文管理
1、内部行文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。
2、外部文件的管理
外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
二、收、发文处理程序与要求
1、发文处理程序
一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。
公文及各种规章制度的发文，应事先向常务副总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门：
①.公司总部对外文件由行政部负责拟稿；
②.各分公司对外文件由分公司负责拟稿；
③.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；
④.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。
⑤.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。
各类文件拟稿后进行审核签发，
首先送行政部初审。经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。以总公司名义对外文件由常务副总经理核稿；各分公司对外文件由分公司经理核稿；公司各部门（含分公司）间的往来文件由常务副总经理核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理、副总裁会审。
其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由副总裁签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由副总经理以上领导签发。
经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、校对、登记后通知信息部在网站上发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后通知信息部在网上发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。
2、收文的处理
收文一般为公司的外部来寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等，文。公司外部来文，有指名收件人的为部门的由行政部收发员负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由收发员处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
公司内部文件的收文，以部门或分公司为单位，指定专人负责收文工作。公司内部文件收文处理程序：登记、填写《部门收文阅办单》部门或分公司负责人批示、传阅、归档。
凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。
公司外来文件和内部文的收文编号，由行政部收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。
三、关于收、发传真及快件的管理
1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。
2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。
3、总部发送、接收快件及挂号信一律在行政部登记，由行政部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。
4、公司内部各分公司传给总部和各分公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。
本办法自下发之日起实施。
鞍山兴东集团经贸有限公司
二〇〇六年一月一日
发文管理流程
公司外部来文处理流程
公司内部发文处理流程
公司收文阅办表
年月日年月日
年月日年月日
发文部门文件编号字第号
文件标题
收文编号份数
领导批示：
传阅者签字：
处理结果：
年月日年月日
年月日年月日
收文登记单
序号收文编号收文日期发文单位发文字号附件及摘要
承办通知单
承办部门收文阅办单号
承办日期完成期限承办负责人
承办事项：
办理结果：
备注：
催办部门催办日期
催办事项：
受理事项完成最终期限
办理结果：
未办理原因：
文件和资料标准化管理制度
1．目的
通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。
2．适用范围
本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。
3．术语和定义
3．1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。
3．2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。
3．3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
3．4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
3．5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。
3．6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。
4．职责权限
4．1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
4．2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。
4．3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
4．4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。
4．5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。
5．工作程序
5．1 文件资料的编写格式
5．1．1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4（210mm×
297mm）型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
5．1．2 文件和资料章、条、款的编排规则：
5．1．2．1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。
5．1．2．2 “章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。
5．1．2．3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为2个小条，则分别表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。
5．1．2．4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。
5．1．3 文件资料的字体、排版、装订标准。
5．1．3．1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准:
a标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；
b纵向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为
28mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；
c横向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为
26mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；
d非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。
5．1．3．2 一般文件资料（包括制度/程序、办法、标准、规程）的字体、排版、装订标准: a封面:公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写；
b修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1．5倍行距；
c正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写；
d纵向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1．7mm,页脚为1．5mm；
e横向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距；
f章的标题采用小四号宋体加黑；
g页码从修改页算起；
h记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。
5．1．3．3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。
5．2 文件资料的撰写格式及内容
5．2．1 格式及内容：由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。
5．2．2 公文格式及内容：
5．2．2．1 国际红头公文格式及内容：
a国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。
b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
c公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整,排列对称，间距恰当：正文采用3号仿宋字体。
d发文字号，包括机关代字年号发文序号。年号一律用全称，并用方括号<>。联合行文，须标明主办机关。
e上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名。
f国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关（红头文件标题中，发文机关可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外，一般不用标点符号。
g主送机关，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号。主送机关的全称、特称、简称，均应使用统一的表达形式。公文不得多头主送。
h国际红头公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。
i成文日期，以领导签发日期为准。联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。
j公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖公章，主办机关的印章应排列在前。
5．2．2．2 一般公文格式及内容：
a一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期等部分组成。
b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
c一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。
d成文日期，以领导签发日期为准，联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。
e应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。
5．2．3 规章制度格式及内容：规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行标准、颁布者（机构）和生效时间等组成内容。
5．2．4 记录格式
5．2．4．1 公司各单位负责与本单位相关的记录（表格）的设计、编制，要注明版本号并以适用性为原则。
5．2．4．2 记录（表格）一经确定，应具有一定稳定性，并能形成公司表格管理标准。由总经办负责记录（表格）样本的备案。
5．3 文件资料的办理程序
5．3．1 公文办理程序
公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、拟办、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等；发文办理一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、印刷、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。
5．3．2 公文行文规则
5．3．2．1 公司需要向上级机关请求解决的问题，凡属上级职能部门职权范围以内的事，应直接向上级职能部门行文；各单位需请同级部门解决的问题，应当直接向同级职能部门行文。
5．3．2．2 明确发文权限：属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文；属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，可以本单位名义直接行文。
5．3．2．3 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。
5．3．2．4 必要时两个以上单位可以联合行文，但单位不宜过多，联合行文单位应是同级单位。
5．4 文件和资料的拟写要求：
5．4．1 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。若提出新的政策规定，要切实可行、并加以说明。
5．4．2 情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。
5．4．3 用词用字准确，人名、地名、数字、引文规范。文内若使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。引用公文应当先引用标题，后引用发文字号，日期应当写具体的年月日。
5．4．4 须使用国家法定计量单位。
5．4．5 文件资料中的数字，除成文日期、词、词组、惯用词，以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
5．4．6 文件资料送领导批准之前，应当由有关领导或职能部门进行审核，审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；是否要与有关部门、地区协商、会签；文字表述、文种使用、行文格式等是否符合本制度的有关规定。
5．5 文件资料的审批程序
5．5．1 公文审批要求。
5．5．1．1 公司各单位根据职责权限起草的国际红头公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由总经办加盖公司印章并印发。
5．5．1．2 上行公文必须由总经理签发。
5．5．2 公司各单位根据职责权限起草的与公司各部门相关的公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位按要求印刷，由总经办盖公司印章下发。
5．5．3 公司各单位根据职责权限起草本单位相关公文，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位加盖本部门印章并印发。
5．5．4 规章制度审批要求。
5．5．4．1 公司管理体系文件由相关部门组织起草，应填写《发文单》或文件资料修改通知单，经部门领导、技术中心、主管领导审核，管理者代表批准后，由总经办按《发文单》或文件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章印制下发。
5．5．4．2 临时性管理文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，主管领导批准实施。
5．5．5 记录审批要求
公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录，由设计部门向技术中心申请记录编号，并报管理者代表审批，技术中心负责记录（表格）样本的备案（含电子版）。
5．5．6 外来文件资料处理
5．5．6．1 对国家、地区、政府部门、集团公司及其它外单位来文，由总经办在收文登记表中做好收文登记，在文件资料首页贴附并填写文书处理单，由总经办主任批示拟办意见后，报
相关领导阅批。总经办按批办意见交相应部门或人员承办，并跟踪催办，总经办对文件进行归档整理。需要时承办部门可以留存复印件。
5．5．6．2 对国家、行业标准或其它文件资料的购买，由各单位提出申请，报总经理批准后，由各单位负责购买，并在总经办办理入库手续。财务部门见入库单后方可办理有关报销手续。使用时，各单位在总经办办理借阅使用手续。
5．5．6．3 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期；其他审批人圈阅视为同意：没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
5．6 文件资料的发放
5．6．1 文件资料的发放对象按《发文单》的要求确定。
5．6．2 文件和资料发放前的标识
5．6．2．1 发放文件资料前应进行文件标识，以示文件资料唯一有效。未加标识或盖有作废章的文件不得在现场出现。
5．6．2．2 受控标识：若属受控文件，应加盖红色受控章，并在受控章内填写持有者名称。需存档的文件应加盖红色“存档”印章。
5．6．3 文件和资料的发放手续
公司各单位按《发文单》中的要求发放文件。
5．6．3．1 对各单位的发文，由收文单位业务人员在《文件资料发放回收登记表》上签名，以示收文。
5．6．3．2 对公司领导以传阅形式发文，由发文单位在文件首页贴附并填写《文书处理单》，交各位领导传阅。
5．7 文件和资料的修改
文件和资料发放使用后，如需更改，由原文件编写单位填写《文件资料修改通知单》，报原审批人审核批准，原发文单位将《文件资料修改通知单》和修改的文件按原发文手续进行处理。
5．7．1 对文件个别内容进行修改或增补文件内容时，应采取换页的方式。换页时应在“修改号”处注明状态号（1、2、3……），并在《文件修改记录》上登记。由原发文部门将作废页收回，填写《文件和资料发放收回登记表》。
5．7．2 修改内容超过原文件三分之一时，则适用换版方式。由原文件编写单位负责修订换版，并在《文件修改记录》上登记，重新加盖受控章，填写持有者。收回原收文单位及个人所持旧版文件和资料，按文件资料作废销毁程序执行，并填写《文件资料发放收回登记表》。
5．8 文件和资料的作废销毁
5．8．1 公司各单位对收回的作废文件资料，应填写《文件资料销毁清单》，经部门主管领导批准后三个月内实施销毁。
5．8．2 存档的作废文件加盖红色作废章予以留存。
5．9 文件和资料的使用管理
5．9．1 文件和资料在使用过程中不得随意涂改、外借和复制。
5．9．2 若受控文件使用人调离本公司，则由总经办负责收回受控文件。若将收回的文件重新下发给其他人员使用，应以换页的形式，更改文件受控章内的持有者标识。
5．9．3 文件资料的保密范围按《发文单》的要求处理，持有者应严格执行公司《保密制度》。
5．9．4 文件资料的存档和借阅参见《档案管理制度》。
公司发文流程及规范
公司发文规范及流程 一、发文规范 发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关部门或单位的公文。 （一）、公文种类： 1、按行文关系分：上行文：请示、报告；下行文：决定、公告、通告、通知、通报、批复；平行文：函、平行性通知、会议纪要（下行文、平行文皆可） 2、以时间限制为标准：特急件；急件；平件 3、以秘密等级为标准：普通件、秘密件、机密件、绝密件 4、以特性作用为标准： 指挥性公文：决议、决定、批复 规范性公文：条例、规定、办法、细则 报请性公文：报告、请示、意见、议案 知照性公文：公告、通告、通报、通知、函 会议性公文：会议纪要、会议提案、领导讲话 筹划性公文：计划、规划、工作方案、工作要点 信息性公文：简讯、工作总结、调查报告 （二）、各级文件发文权限：
1.代表公司立场的各类公文由综合发展部行文发布。其中涉及重大决 策、机构调整、重要奖惩、传达重要精神等文件，以红头文件形式发布。 2.代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪 要等由各部门、分公司以普通文件形式行文，总经理审批发布。 3.代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要 等由各部门自行行文发布。 4.人事任免等人事类公文由综合发展部行文，总经理审核发布。 5.红头文件严格执行公文书写格式，请注意区分上行文、下行文、平 行文的抄报、抄送对象；同时，对标题、主题词力求规范、恰当、完整。 二、发文流程（流程图见附件1）： 1、公司级公文：综合发展部根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿，由综合发展部报总经理审批，签发后发送相关部门和人员。 2、部门重要公文：各部门提交文件初稿，综合发展部根据拟办意见履行审批手续，经各级审批后，签发后发送相关部门和人员（部门简称表见附件2）。 3、部门普通公文：各部门自行拟制、审核、发布。
公司行政管理条例
行政管理条例 一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部流程关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制订本规定。 二、本规定指行政管理事务包过档案管理，印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理。 三、档案管理范围： 企业规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决策、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通知通告等具体参考价值的文件材料。 四、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，机密级档案必须保证安全保管。 五、档案的借阅与索取： 1、总裁办借阅非机密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2、借阅档案必须保持档案的整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属机密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档原因综合部经理批准方可摘录和复制。 第六、档案的销毁： 1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2、若按规定需要销毁时，凡属机密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经综合部经理批准后方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 七、公司印章由综合部制定专人负责保管。 八、公司印章的使用一律由主管部门副总经理签字许可后管理印章人方可印章，如违反此项规定造成的后果由直接责任专员负责。 九、公司所有需要盖章的介绍信、说明及对外开出任何公文、应统一编号登记，以备查询，存档。 十、公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须
关于公司内部行文格式的规定
关于公司内部行文格式的规定 为规范公司各种文件的行文格式，加强公司内部行文的统一性，现就公司内部文书写作规范标准作如下统一要求，望遵照执行。 一、公司内部文件的范围 内部文件包括公司各部门之间进行沟通、交流的各种决定、通知、通报等（包括平行、下行）。 二、文件格式 公司下发的各种正式文件（文件或便函）统一使用公司规定的文件格式，正式的文件格式包括眉首、版记、主体及页尾四个部分（详见附件）。 （一）眉首：包括文件名称和编号，名称位于文件的第一行居中，内容为“XX公司文件（或便函）”；编号位于文件的第二行居中，标号方法为XX/ZHB/0××（即XX/综合部/0××号），其它部门以此类推。 （二）版记：包括发自、发至、传达至、密级、拟稿部门、发文时间、执行时间、签发等内容，每个文件可根据文件所需增减项目。版记位于眉首下双横线之间。 （三）正文：即文件的主体部分，位于版记以下。正文的标题与正文内容之间空一行，正文标题以“主题”起首，主题用四号字宋体加粗定格。正文标题另起一行居中。 （四）页尾：即主送、抄送、存档等部分，位于正文以下部分，与正文之间用横线隔开。 三、标题、字体与字号要求 （一）公司名称为新宋体小初号加粗，编号用宋体小四号加粗，版记部分为宋体小四号。 （二）文件标题为宋体二号字加粗，居中。 （三）正文一般用仿宋四号字，全文字号统一。
（四）文件中表格内字号为宋体五号，阿拉伯数码应对齐数位。表格备注为仿宋体小4号. 四、行间距要求 （一）文件标题超过16个汉字时可增加行数，标题行间距为30磅。 （二）正文采用固定值25-28磅，首选为25磅。 （三）正文表格中文字行间距为16-20磅，表格行高固定值0.6-0.8厘米。 五、纸张及页面设置要求 公司文件统一用A4纸打印，为节约纸张可双面打印；页面设置标准为上、下：2.54厘米；左、右：2.9--3.17厘米。页码对齐方式为居中。 六、版式要求 （一）公司正式发布的文件或便函须按照公司统一规定的文件头格式制作。 （二）公文中如有附表，表格长宽与版心长宽应基本相同。 （三）公文如有附件，采用仿宋体小四号字在左上角第一行顶格标示“附件”或者“附件及序号”；附件序号及内容与附件标题前后标识应一致，序号用阿拉伯数字书写。 七、章节序数 章节序数的写法一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 八、名称的使用 文中年、月、日、人名、地名、文件名称、专业术语、数字、事物名称等，一般不要用简称。 九、文字质量 （一）正确使用文字及标点符号，避免出现文字、词汇及标点符号的错误使用。
新1公司行文规范及管理办法
1公司行文规范及管理办法 为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。 通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。 一、纸型、纸质 复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）, 厚度定量60—80g/㎡。 二、封面 文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。 三、书写要求 （一）标题使用2号宋体加黑，顶行。 （二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。 （三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。 （四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1、”，
第四层“（1）”，第五层“1）”。 （五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。 （六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 四、落款、盖印 在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。 五、页面设置 上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。 六、装订 一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。 七、分类与编号 （一）文件分类 公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会
公文行文字体格式要求
公文行文字体格式要求 1、页边距——上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，版式——页眉1.5厘米，页脚2.8厘米。 2、密级和保密期限：一般用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角第二 行。 3、紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，可分别标注“加急”或“特急”，用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时 标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则份号标在第一行，密级和保密期限标在第二行，紧急程度标在第三行。 2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔4、公文标题：用 线下空两行位置。（公司版本已将两行位置在表头中空出） 5、主送机关：主送机关用3号方正仿宋体字，编排于标题下空一行（28磅）位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 6、公文正文。一般用3号方正仿宋体字，行距固定值28镑，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文件层次结构一般不超过四层，层次序数依次可用“一”“（一）”“1.”“（1）”。一般第一层用3号方正黑体字、第二层用3号方正楷体字、第三层和第四层用3号方正仿宋体字标注。 7、附件说明。指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文 下空一行左空二字编排“附件”二字，后依次标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。
8、公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，印章统一采用下套方式加盖。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，一般右空四字编排。印章页至少有一行正文文字，不允许公章出现在单独一页上。遇到这种情况，可通过适当调整行距、字距来解决。印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 9、附注：指公文印发传达范围、联系人及联系电话等需要说明的事项。用3号方正仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 10、附件：指公文正文的说明、补充或参考资料，与正文具有同等效力。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件首页版心左上角第一行顶格用3号方正黑体字标注公文的发文字号加“附件”二字及附件顺序号。 11、WORD字号和EXCEL字号对应表 WORD字号二号小二号三号小三号四号小四号 EXCEL字号22 18 16151412 12、抄送：4号方正仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 13、印发机关和印发日期：指公文的印制主管部门和送印日期。一般用4号方正仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，
公司行政常用公文格式规范及模板
公司行政公文格式规范及模板 一、文件行文规范： （一）上行文：报告、请示、申请、汇报、总结 1、标题：二号黑体加粗字、居中、无缩进； 2、二级标题： 三号宋体加粗字体，首行缩进两字符； 3、正文： 三号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值28磅。 4、收尾落款与日脚： 三号宋体加粗字体，居中； 日脚为插入文体字样日期； 通过左缩进至右下脚位置； （二）平行文、下行文；通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。 1、标题： 二号黑体加粗字，居中，无缩进。 2、二级标题： 三号宋体加粗字，首行缩进两字符； 3、正文： 四号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值25磅；
4、文尾落款和日脚： 四号宋体加粗字、居中，左缩进到右下角。 日脚为插入文体字样日期。 二、行文规定： （一）公文用纸： 1、文本文件：为A4型白纸：210mm×297mm。 2、图纸文件：为A3型白纸：29.7m m×42mm。（二）装订： 1、文件（红头文件）：单面装订； 2、常规文件：单面或双面装订； 3、普通文书：双面装订； 297mm 26mm 二、公文模板
X矿业股份有限公司文件 新矿司X发[XXXX]XX号签发：XXX XXXXXXXXXXXX XXX： XXXX X股份有限公司 XXXX年XX月XX日 主题词：设置组织机构通知 抄报：董事长法人董事会成员 抄送：总经理矿长工程师副矿长矿属各单位印发：综合管理办公室存：档案室
（一）决定 001．重要事项决定 ×××公司关于×××（事由） 的决定 ××××（主送单位）： 为了×（目的），根据×（依据），经研究，决定××（决定事项）。 一、×××。 二、×××。 三、×××。 ……（决定的具体内容） （印章） ××年×月×日
公司行文规范
关于发布《公司标准行文规范》的通知 公司各部门： 为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布，强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化，有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政策指令畅通，确保各项工作的落实。根据母公司Y-Y-Y-Y-Y-有限公司的相关制度结合公司的实际情况，经总经理办公会研究决定制定《公司标准行文规范》。 望公司各部门组织相关人员学习，掌握行政公文的拟定和发布的基本要求和流程，提高日常的行文工作效率。 附件：《公司标准行文规范》（共9页） X-X-X-X-X-X-科技有限公司 二〇一八年十月二十三日 主题词：行文规范通知密级：一般签发：xxx 主送部门：公司各部门 抄送部门： 发文部门：行政部校对：印发分数：10份
附件： 公司标准行文规范 1、目的 为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布，强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化，有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政策指令畅通，确保各项工作的落实，制定本规范。 2、范围 本规范适用于公司各种规章制度、及对内对外发文的编制格式（包括：标题、正文、落款、附录）、审核、批准、发放、归档等文件管理要求。 3、职责 公司行政部负责文件的归口和管理，为内部行文统一编号、打印、发放和归档。 各部门领导负责组织本部门行文的拟定。 各部门分管领导负责本部门对内、对外行文的审核。 总经理负责对内、对外行文的签批。 4. 行文分类 公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。 各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等； 公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等； 公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。 5、行文定义 规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度； 请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项； 报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问； 通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情； 通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况； 通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；
公司公文管理规定
公司公文管理规定 第一条目的 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。 第二条定义 是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。 第三条使用公文的种类 公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。 第四条公文格式 从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件 适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、内部通告 适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要 适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 4、工作报告 适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。 第五条处理公文的表格 公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。 第六条公文密级 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。 第七条公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。
公文的格式规范要求
公文的格式规范要求 广义公文：法定公文、专用公文、事务文书（蓝色为狭义公文）按使用范围公文分为15类：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要（其中决议和公报是XX年7月1日新增的） 按来源分为：上行文、下行为、平行文 按性质作用分：法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文、记录性公文按保密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公文 按办公时限要求分：特急件、加急件、平件（蓝色合称紧急文件） 党政机关法定公文中按规定只能单独使用不能加以合并 公文的格式规范 《党政机关公文格式》中将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下末条分隔线以上的部分称为版记 1、版头 版头：一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线组成
份号：一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在左版心左上角第一行 密级和保密期限：一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 紧急程度：一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列 发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成也可以使用发文机关全称或者规范化简称发文机关标志居中排布上边缘至版心上边缘为35mm推荐使用小标宋体字颜色为红色以醒目、美观、庄重为原则 发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置居中排布发文字号由发文代字、年份、顺序号组成年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标注全称用六角括号“〔〕”扩入；发文顺序号不加“第”字不编虚位（即1不编01）在阿拉伯数字后加“号”字 上行文的发文字号居左空一字编排与最后一个签发人姓名处在同一行 版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线 签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成居右空一字编排在发文机关标志下空二行位置“签发人”三字用3号仿宋体字签发人姓名用3号楷体字
公司文件排版格式规定
公司文件排版格式规定 The latest revision on November 22, 2020
文件排版格式规定 一、目的 统一公司文件排版格式，实行标准化管理。 二、适用范围 适用于成都成都市恒德物业服务有限公司各部门。 三、职责 （一）行政办公室负责提出标准化要求。 （二）品质部负责根据本标准监督、检查、控制。 （三）各部门、片区负责人负责按照本标准指导工作。 四、标准要求 （一）统一要求（无特殊要求的均采用下列标准） 1.本公司所有文件字体均采用“宋”体； 2.正文对齐方式（除标题、落款外）均用左对齐； 3.行距（除表格外）均采用1.5倍； 4.正文字号（除标题与表格外）均采用小四号； 5.页码插入页脚下方居中，小五号宋体字，格式用“第*页共*页”。 （二）页边距 （二）页眉 采用公司统一页眉格式，如下图： （三）正文 1.标题 上空一行写标题，用小二号宋体加粗（如有副标题，第一级标题用二号宋体加粗，第二级标题用小二号宋体加粗，第三级标题用三号宋体加粗用小三号宋体加粗）。标题可分为一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 2.正文 （1）标题下空一行写正文，用小四号宋体（表格内文字的字号可适当调整）； （2）如有称呼，顶格写，后加全角冒号；
（3）每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行； （4）结构层次序数 ①第一层为“一”； ②第二层为“（一）”； ③第三层为“1.”； ④第四层为“（1）”； ⑤第五层为“①”。 注：同层级排列关系的语句间用分号，至到最后一句用句号。 （4）正文中如有多级标题，一级用小四号宋体加粗，其他用小四号宋体。每级缩进一个字，所有标题独立成行，不加标点。 3.附件 文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用小四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：ⅹⅹⅹⅹⅹ”）;附件名称后不加标点符号。为保证附件视觉整页完整性，前插入分页符。 4.落款 若有需要，凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处用小四号宋体字标识成文日期（中文：年月日），采用右对齐。 5.表格 （1）Excel电子表格。 要求：字形为宋体字；标题为16号加粗，表头为12号，内容为10号（容量较大的个别表格按实际需要设计）；页码在下居中，格式为8号字体。 （2）Word表格 要求：字形为宋体字；标题为三号加粗，表头为五号加粗，内容为小五号（或根据表格大小与实际需要设计)；页码在下居中，格式为“第*页/共*页”，字号为五号。 附件：排版样式
集团公司文件发放及行文管理流程
文件发放及行文管理流程(20 版) 1.编制目的 为规范企业经营管理，确保企业的政令畅通，有效提升工作效率和团队执行力，特制定本制度。 2.适用范围 金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。 3.内容 文件拟制要求 公司各部门在拟定文件时，必须注意上、下行文的规范化，具体要求如下： 专题专用，内容明确； 文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确； 符合行文格式要求，题目、内容书写要符合规范。 行文工作流程 由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件，先由部门承办人认真领会领导的要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名，由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿，由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名，然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签； 由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批； 凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因；特殊情况下，在总经理认为必要时，将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。
文件签发时，由办公室统一编发文号。 文件签发后，办公室应将文件签收记录与原件一起存档。 收文工作流程 主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。 属于公司领导亲收的收文，由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。 收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。 填写文件传阅单，附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任； 办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明自己的建议，再请领导批阅； 急件或重要文件，须在第一时间送办公室交请领导批阅； 密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录，该文件不得携离办公室； 文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任；无批示的文件按类别归档。 3.3.8办公室在接到有批示的文件后，在按照批示要求涉及的部门或人员按批示办理的同时，根据文件的级别按照“督办原则”进行催办； 文件传阅须做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。文件传阅单上必须注明处理结果及日期； 上级主管部门要求回收的文件必须在指定时间内交回并办理相关手续。 发文工作流程 以公司名义上报下发的文件范畴包括公司高层发出的信函； 以公司名义发出的（包括通知、通报、决定、人事任免等）各类文件，统一由办公室执行； 将以部门名义发出的文件按的要求报办公室审核签字后，依据提交文件部门注明的缓急程度依次序转呈总经理审批； 公司或发文部门将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数； 文件经总经理签发后依据缓急程度，必须在半个工作日到一个半工作日内完成文件的发放；
公文起草行文格式规范要求
公文起草行文格式规范要求 一、行文格式规范要求 （一）标题：方正小标宋简体，二号，不加粗。副标题用3号楷体字，居中排印。 （二）正文：仿宋，三号字；只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标宋体排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。 （三）题目与正文空一行。 （四）正文中的序号顺序：一、（一）1.（1） 注意：（一）（1）后不加标点。 （五）成文日期：一般正文下空4行（印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔）,右空4字，用阿拉伯数字及汉子将年月日标全。（如：2017年11月24日）（六）页面：A4纸，每页22行，每行28字。 （七）页面设置边距：上：3.7厘米，下：3.0厘米；左：2.8厘米，右2.3厘米。 （八）行距：固定值28磅 （九）附件：仿宋3号字。
1.正文后附件：下空一行，左空2字，3号仿宋标识“附件”附件后用全角冒号，若有两个以上附件，冒号后可用阿拉伯数字序号,附件名称后不加标点符号。例如： 附件：１.xxxxxx ２.xxxxxx 2.左上角的“附件”二字要顶格。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。 （十）纵向装订 （十一）印章：加盖印章时，要做到端正、清晰，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。印章与成文日期不可单独一页，可调整最后一页的行距，字间距。 （十）页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页不标注页码，不掉页。 （十一）空格：每自然段左空2字。 （十二）正文不可随意空行。
XX公司文件编号管理规定
广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第（2017）001号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日
报：总经理 抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类
公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、 协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申 请、请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称： 发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称
政府公文格式 及公文字体、字号、标准
政府公文格式及公文字体、字号、标准 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准a4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸， 可根据实际需要确定。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体公文写作公文格式排版中的字体要求公文写作
抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗） 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 文均为三号仿宋。 上政府文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字，1、密级用三号黑体字 2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑 6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字 7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字） 8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字 9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字 10、印发传达范围用三号仿宋体字 11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字
公司标准行文规定
公司标准行文规定 一、目的 为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。 二、范围 本规定适用于公司对内、对外公文的管理。 三、职责 1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公 文的统一归档； 2、各部门领导负责本部门的公文拟稿； 3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核； 4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。 四、发文分类 公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等； 公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。 公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。 1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度； 2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批的事项； 3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问； 4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；
5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况； 6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项； 7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项； 8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等； 9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）； 10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结； 11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定； 五、发文格式 1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm； 2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体； 3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符； 4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体； 5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限公司” 靠右“XXX管理文件CY-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限公司”；页脚同对内行文； 6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；
公司文件管理规定
公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。 第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。 第二章公文管理 第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。 2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。
2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。 第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。 3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：XX公司发[XXXX]X号。 4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送。 5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 6.“报告”不得夹带请示事项。 第七条发文办理 1.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。 2.草拟公文时，应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；
行政公文行文规范及管理制度
公文行文管理制度 目录 第一章总则 (2) 第二章公文种类 (2) 第三章公文格式 (3) 第四章各类公文编制格式要求 (4) 第四章行文规则 (11) 第五章发文办理 (12) 第六章收文办理 (14) 第七章公文归档 (15) 第八章公文管理 (15) 第九章附则 (16) 附件 文件会签表 (17) 发文审批表 (18) 文件签收表 (19) 收文处理表 (20) 文件销毁申请表 (21)
第一章总则 第一条为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》，同时结合公司实际情况，制 定本制度。 第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范管理和进行开展工作的重要工具 第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一 系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 严格执行各项规定，确保公司秘密安全。 第五条公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。 第六条各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。 第七条本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的公文（以下简称“部门文件”）。 第二章公文种类 第八条本公司公文内容性质可分为以下10种类型： 一、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。 二、通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传 达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 三、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 四、议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。 五、报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。 六、请示：适用于向上级部门请求指示、批准。 七、批复：适用于答复下级部门的请示事项。 八、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
公司行文格式标准
公司行文格式标准 为规范、统一公司行文格式，根据国家有关公文规定，结合公司实际，特制订此标准。 1、行文范围 公司行文范围包括以“%$^&*有限公司”名义颁发的决定、通知、通告、通报等（具体见行文管理规定）。 2、行文用纸的规格 公司行文一律采用国际标准的A4型纸，即成品尺寸为210mm×297 mm。 3、行文排版要求 3.1页面设置 上边距：2.54cm，上边距：2.54cm 左边距：3.17cm，右边距：3.17cm 装订线：0 cm 3.2间距 字间距：标准 行间距：单倍行距 4、行文文面的格式 4.1发文机关 发文机关标识用套红大字居中印在公文首页（适用于以公司名义印发的文件）。 4.2发文字号
用四号宋体居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚号，即不能加提前量“0”，如“001”，不加“字”、“第”等字样。 4.3行文标题 行文正标题为黑体、三号、居中；副标题：黑体、四号、居中。 4.4主送机关 主送机关是行文发送的主要对象。标识于标题下空1行，左侧顶格用4号宋体，回行时仍顶格，最后一个主送机关后标全角冒号。 没有抬头的行文，主送机关放在版记中的主题词之下，抄送机关之上。 4.5行文正文 正文在主送机关名称下一行，正文文字：宋体、四号（制度类由于篇幅较长，可使用五号）；第一层次小标题：黑体、四号；第二层次小标题：宋体、加粗、四号（制度类篇幅较长，可使用五号）。4.6附件 行文如有附件，在正文下空1行、左空2字，用4号宋体标识“附件”2字，后标全角冒号和名称。附件有2件及其以上的，还应标识序号。序号使用阿拉伯数码，如“附件：1.×××。附件名称后不加标点符号。 4.7成文时间 用汉字标识成文时间，“零”应写成“〇”，即二〇〇×年×月×日。
公司行文管理制度
公司行文管理制度 为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止。正确指导公司的各项工作，特制定本规定。 一、公文起草 1、涉及全公司性文件，由办公室负责起草；专业性文件原则上由各职能部门负责起草，办公室负责归档。 2、涉及表彰或处分人员的报告，须写明或附上被表彰人员或处分人员的名单，办公室起草。 二、公司行为范围 1、以公司名义颁发的决定、通知、通告、通报； 2、以公司名义发出的会议纪要、会议简报； 3、以公司名义发出的向上发文和对外发文； 4、以公司名义发出的向上报告、请示等。 三、行文规定 1、纸型、纸质 复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）。 2、封面 文件材料需加封面，封面上需有公司名字、文件名称、总经理签名、签发时间等信息。封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。 3、书写要求 （1）对外公文 页面：页面：采用国际标准A4纸，上边距3cm，下边距2cm，左边距2.5cm，右边距2cm，如需加页眉、密级采用上边距1.5cm，下边距2cm，左边距2.5cm，右边距2cm。 标题：标题2号宋体字，居中，不加粗，小标题3号宋体字，居中，不加粗，除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号，密级与标题之间，标题与正文之间各空一行，空行采用5号字体单倍行距。 正文：3号仿宋字，每自然段左空2字，回行时不得将年份、数字分开，单倍行距。结构分级应 当“一、”，“（一）”，“1、”，“（1）”层次序数可越级使用，但不能逆用。公文排版后剩空白处不够盖印章时，应采取调整行距办法，使印章与正文同处一页，不得采取“此页无正文”的方法。如有附件应当标明附件顺序和名称。在正文下空1行、左空2字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应当使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对