系统思考基本方法与工具讲解

系统思考基本方法与工具

讲师:邱昭良

一、深入思考——冰山模型

1. 冰山的三个层次

冰山模型在心理学及其他很多方面都有应用,从系统思考的角度来讲,要让思考更有深度,需要区分三个层次:

图 1 冰山模型

事件

如果以冰山作为比喻,事件就是冰山浮在水面上的部分,是能够经历、策划、参与、推动的,是看得见、摸得着的。如果只停留在事件层面上就事论事,就属于“ 反

应式”应对策略,总是“摁下葫芦浮起瓢”,到处“救火”,不能从根本上消除隐患。模式

把相互关联的事件串联起来可以发现它们之间的模式,对问题就有一定的预见性。好比炒股票,前一天收市时某只股票的涨跌情况只是一个事件,如果将该股票在一段时期内的涨跌情况关联起来,就可以看到一定的趋势,以此分析该股票在未来一段时间内的走势。这个层次是从冰山水面的部分向下深入。

结构

继续向水面之下深入则可以预见为什么会有这种趋势和模式, 找到事件的内在结构。结构影响行为,每一个行为背后都有特定的系统结构,洞悉系统结构之后就可以成为系统设计师,主动调控系统结构,从而改变系统行为。

2. 冰山模型的应用

离职率问题

离职是职场人士茶余饭后经常聊起的话题。每个人的离职似乎都是孤立事件,如果人力资源从业人员只思考某个人为什么离职,就会很茫然;如果把某个时期的员工离职率做出统计,就会发现其中的趋势。

案例

——离职怪圈(一——

某公司人力资源部发现, 从去年 7月到今年 7月,

公司员工的离职率越来越高,预测下个月可能会有更多人离职。从这个趋势背后找到问题根源,仔细分析后发现,该企业陷入了一个怪圈:员工离职,公司为救急去其他企业“挖墙脚”, 挖来的员工比本公司同水平的老员工的薪资水平更高,磨合方面也会产生很多问题,这让公司的老员工感到不舒服,导致他们离职; 公司为了应急就要再次去“挖墙脚”,从而进入恶性循环。

——离职怪圈(二——

邱老师曾经在一家专业服务外包公司做首席运营官,这家公司某段时间的离职率超过了 100%,每招聘一批新人培养三四个月以后就离职了,所以公司一批一批地招聘,员工却一批一批地流失。

邱老师把这个情况作了统计分析,发现了几个恶性循环:

第一,员工离职,可用人数减少,在总工作量不变的情况下,每个人的压力增加,导致更多人离职; 第二,老员工离职,公司招聘新员工,新员工能力有限,导致人均技能下降,老员工既要完成本职工作,又要培训新员工,老员工压力增大,新员工经过

培训发现不能胜任工作,压力也很大,最后无论是老

员工还是新员工,都有可能离职;

第三,有些员工刚入职一年就担任了室主任,本

身管理水平有限,人员流动性大,管理难度也随之增

加,生产各方面也可能受到影响;

……

找出问题发生的原因后,邱老师采取了一系列措

施,经过三个季度的努力,最终把该公司的离职率降

到了 5%以内。

次品率问题

冰山模型在生产方面也有相应的应用。应用的时候,首先要把想要解决的事件列出来,再向下把事件相互关联起来,得到一种趋势和模式,最后透析产生这种趋势和模式的原因,从而逐步加深思维的深度。

案例

——次品率增长背后的系统——

某企业最近出现产品次品率问题(事件,把次

品率按照时间排序,发现次品率呈现震荡上扬的趋势

(模式,这个趋势至少反映了两股力量:一股是推

动成长的力量,说明次品率有逐渐恶化的态势,这是

一个增强回路;同时,次品率还存在阶段性降低的趋

势,说明企业采取了一些措施抑制次品率,但措施只

在一开始比较有效果,后来就不太管用了。(结构

冰山模型是一个能够帮助人们加深思考深度的工具,在实际应用过程中,通常会用图表方式来表达,这种图表也是一种基本工具,叫做行为模式图。

二、动态思考——环路图

1. 为何采取环形思考

动态思考又称为环形思考,是系统思考中一种比较有特色的工具和方法。

系统的一个重要特征是因果互动,即“有因必有果”,过去人们经常用鱼骨图、脑图等线性思考的方法研究事物,然而事情的结果迂回之后又会对问题产生一些影响,导致对策比问题更糟糕,因此必须采取环形思考。

环形思考的思维模式是基于因果的互动,主要工具有两类,一是因果循环图, 二是系统循环图。系统循环图是系统思考的“国际标准语言”。

2. 环形思考的应用

企业沟通不良的问题

很多企业都有沟通不良的问题,使用“列清单”“鱼刺图”等线性思考方式找出沟通不良的主要原因有:缺乏沟通技巧、权责不清、企业内人际关系复杂等。如果使用环形思考方式,就要从问题本身入手,首先思考问题可能产生的后果,如沟通不良会产生误会、加剧人际关系的复杂、使沟通不良的后果更加严峻等,所以,人际关系复杂与沟通不良互为因果,构成一个闭合回路。

从线性思考转化为环形思考其实很简单,就是从问题出发找到这个问题可能产生的各种结果,再寻找结果与问题之间的闭合回路。如果单纯地认为沟通不良是因为缺乏沟通技能造成的, 因而邀请老师给员工上沟通技巧的课程,不但不会解决问题, 还可能会使问题恶化。例如,一个学员上了沟通技巧的课程后, 知道了夸奖或批评不能直截了当,而应该迂回表达,但是当他想夸奖一个人漂亮时,迂回表达反而有可能让对方误以为他想表达的是自己很丑,这样就会使人际关系更加恶化。

员工工作压力大的问题

很多企业都会遇到员工工作压力大的问题,按照线性思维方法, 可以概括出员工压力大的原因有:人员素质不高,真正能干活的人不多;工作效率不高,经常因为开会或招待领导使工作受到干扰;工作量确实非常大,等等。如果使用环形思考方法,

工作压力大的直接后果是没有时间学习或者培养员工,从而导致人员水平普遍较低,这又直接导致工作效率和工作质量不高, 从而不得不返工和补救,进一步加大了工作量。

3. 环形思考的四个步骤

环形思考其实非常简单,只要做到四个“找”:

找问题

所谓找问题,即找到工作或生活中经常遇到的问题,作为分析对象。如果问题经常出现或者越来越严重,说明问题背后有增强回路;反之,一次性的问题背后就没有

回路。

找原因

所谓找原因,即找到问题产生的原因。在具体操作时,可以把问题写在一张纸的中间,在问题周围写上三到五条原因。

找结果

这个步骤非常重要,初学者一定要适应并重点体会,就是从问题出发,找问题可能产生的结果,先不用考虑产生的原因。

找回路

所谓找回路,即思考原因与结果之间有没有相互的连接和闭合的回路,如果有,就将其画出来。

4. 环形思考的关键点

第一,很多人习惯于找问题发生的原因,但不太习惯于从问题出发找结果,对于这种情况,一定要重点体会“找结果”,以增强对未来的预见性。

第二,要注意箭头的方向,箭头方向代表了特定的含义。在环形图中,箭头被定义为因果的互动,从原因指向结果,所以箭头的方向一定不能画反。

第三,在思考问题之间是否有相互关联时,可以从结果出发, 即思考这个结果对原因有没有影响,彼此之间是否有关联,如果有,就把关联的路径写出来,然后把类似的关联合并。第四,环形图只是一个辅助工具,不一定能帮助人们真正抓住关键,所以还要思考与这个问题相关的其他因素。

案例

——课堂互动(一——

关于到岗率低的问题,甲组学员代表总结为:

“很多企业人力资源部门都面临着岗率低的问题,关于这个问题,我们找了三个

原因:第一个是约见率低,就是没有约到很多候选人;第二个是薪酬竞争力低;第三个

是 HR 部门与用人部门对员工的评价角度不同。

“我先说一个闭环:到岗率低可能产生的结果之一就是生产力低下,企业发展速

度慢,企业利润率降低,在这种情况下,企业薪酬竞争力就比较低,从而导致到岗率

低。

“同时,利润率低还会产生一个结果,就是同行的竞争力弱、品牌影响力低,进而导致约见率低,这是第二个闭环。“ HR 部门招聘时更加关注员工的长期培养, 尤其

会重点考虑员工与企业文化的融合度,但由于到岗率低导致用人部门的工作量越来越大,用人部门就会把培养环节省略掉。两个部门的关注点不同,也会导致到岗率低。”

——课堂互动(二——

关于基层员工士气不高的问题,乙组学员的代表总结为:“我们讨论的问题是基层员工士气不高,从公司层和管理层共找到十几个原因。在公司层面,原因有以下几个:

“第一,基层员工士气不高会造成工作拖延,对组织目标实现

造成影响,给管理层的选拔造成混乱,进而导致管理层能力不够,这样,各项培训

制度以及员工的发展途径都会受损,使员工缺乏自我价值感,进一步造成员工士气不高;

“第二,组织目标混乱会影响公司利益,员工收入降低,如果工资不符合员工期望,也会造成员工士气不高;

“第三,组织目标不能实现,会使公司的发展愿景不明确,基层员工对公司的期望也不明确,影响员工士气;

“第四,组织目标不能实现,会造成员工对自己的发展前景不明确,导致员工士气不高。

“在管理层面,原因有以下几个:

“第一,如果管理层能力不够,公司内部会出现裙带关系等不公平现象,导致员工士气不高;

“第二,管理层能力不够,还会造成双方沟通不畅,导致员工士气不高;

“第三,管理层能力不够,基层员工的能力就难以得到提升, 基层员工工作成就感不强, 自我价值缺失, 导致员工士气不高。” 环路图只是一个帮助使用者把各因素间的关联找出来的工具, 需要使用者不断梳理和精简思路,抓住关键点,使条理更加清晰。使用环路图不一定能够保证使用者的思维是完全系统的,

究其原因在于:第一,使用者无法确认环路图中是否包含所有实体;第二,冰山模型与环形思考只是辅助,还需要结合其他思考。

有人认为,使用环形思考会使问题更加复杂,但实际上,能够讲清楚事情的相互关系,说明事情本身就是复杂的,而不是人为地使事情变得复杂。如果事情本身就很复杂,在分析时就需要进行提炼,该组合的组合、该删除的删除,萃取出问题的主要因素和回路。在一条回路上有很多事件相关联,无论哪个事件得到改善,整条回路上的事件就都会受到影响。

三、全面思考——实体关系图

1. 实体关系图的认知

系统思考的另一个重要原则是不遗漏重要的实体,否则就无法进行真正的系统思考。实体关系图是简化环路图的工具,可以帮助使用者扩大思考范围。对于事情比较复杂,原因、因素、结果比较多的情况,使用者画出实体关系图时,需要用不同线条组合的“束线器”把复杂的事件分类组合。

全面思考是应对本位主义的一个重要方法。人们都习惯把问题抛给别人,指责别人,如果使用全面思考,就要把自己也纳入事件本身中,把相关的实体都考虑到,这就涉及划清系统边界的问题。系统是环环相扣的,大系统中有小系统,一个企业内

部有不同的部门,部门之间有相互的合作,企业外部有合作伙伴、竞争对手、供应商、客户等,他们构成了一个更大的外部环境。在系统中,很多事件都是关联的,具体分析到哪个层次上非常重要,比如员工士气不高这个问题,如果联系到十八大、联合国等,很显然是不合适的,应该局限在一个比较微观的层次上,把公司范围作为思考的边界就是合适的。

划清边界和范围需要用到实体关系图。对于很多人把关系图画得杂乱无章的问题,精简原则包括:第一,勇于删除不太重要的内容;第二,合并非主要的线条;第三,相关联的实体要条理清晰、重点突出。这样就形成了实体关系图,它可以显示系统中主要实体(也叫做利益相关者以及他们之间的关键反馈关系。

2. 实体关系图的应用范例

医院系统实体关系图

图 2 医院系统实体关系图

如图 2所示,医院中有医生、护士、病人、采购人员等,与医院相关联的有卫生部、药店、社区医院、居民、设备供应商等, 研究医疗系统问题时不能遗漏这些重

要的实体。在实际生活中, 这种实体关系图不是很通用,可以将其与环型思考图或者系统循环图组合起来使用。

学习效果系统思考图

图 3 学习效果的系统思考图

如图 3所示,在学习转化系统概念中,首先找出与学习效果相关的四个实体:与学习者有关的部分,与老师有关的部分,与公司环境、公司领导有关的部分,与教学设计或组织者有关的部分。其次把关注的焦点放到问题的中心位置,分别思考每一个主要因素如何与问题相互关联,比如,学习者的学习热情与学习效果紧密相关,正如孔子所讲“学而时习之,不亦乐乎”, 学习热情高,效果自然就好,收到了好的效果,就会体会到学习的乐趣,进而更加愿意学习;学习热情一方面来自学习者自身的目标和动力,另一方面也与领导的支持有关,同时还会受到组织、环境、氛围的影响;学习效果与学习能力有关,也与老师讲授的内容是否符合学习者的需求有关,等等。最后找出学习效果不佳可能产生的后果,比如,影响学员的热情,学习

效果不好,大家就不愿意继续学习;学习效果不好,领导就不会支持;学员不热情,老师也就应付了事,等等。

由此可见,利用实体关系图分析问题是非常有效果的。矿难系统思考图

掌握了实体循环图,即使没有环路图也可以进行系统分析,如图 4所示,矿难分析用的就是多重原因图。

图 4 矿难系统思考图

中国是一个矿难频发的国家,搜集大量的公开资料之后,再基

于新闻报道对矿难的调查,可以梳理出与矿难相关的四类实体:一是矿工,很多矿难都是人为疏忽或者误操作导致的,有些煤矿工人素质能力差、安全意识差、疲劳作业;二是现场管理; 三是矿主,比如矿主是否重视安全设备投入、是否重视对员工的安全教育等;四是政府,比如与煤矿有关的政府监管部门。基于这个分析就可以找出矿难频发的多重原因, 可以看到, 图 4中没有回路,更像一个鱼骨图,矿难问题就是鱼头。

实际上,这四类实体之间也相互影响。例如,人们不愿意看到矿难,就会加强监管和现场管理,加大安全设施投入,进而减少或者防止矿难,形成一个闭环系统。

四、整体思考——系统循环图

1. 系统循环图的定义

系统循环图也叫因果回路图(Causal loop diagram,用因果关系链表示系统的结构。系统循环图是系统思考的基本工具, 是其他工具(仿真建模、存量流量图等的基础,应用范围非常广泛。

正如老子《道德经》中讲到的“反者道之动,弱者道之用”, 循环往复是“道”基本的运动,用来表现规律或者动态的特征, 因此需要找到回路来分析循环往复的事情。

2.

系统循环图的两类构成要素

事物都是循环往复的,这是复杂系统动态运作的基本规律。循环往复就是从每一个节点出发,最后都能回到自身,做出反馈。根据这个解释,在图 5中,左边是一个环,右边表示的是从 A 到 E 的两条路径,在本质上是线性的,不是环。

图 5 环形图与线性图

左侧的环中包括两类因素:一类是 A 、 B 、 C 、 D 、 E 等实体, 这些实体在系统循环图中被称为变量;另一类是箭头,在系统循环图中代表因果关系。由此可见,系统循环图有两个构成要素:变量和连接。

变量

变量是系统中的实体、属性、关键要素,可以相互影响。总体而言,确定变量的规则有:

第一,从感兴趣的地方入手,识别出变量。比如,在员工士气不高的问题中,士气就是一个变量,它可以有不同的状态,可高可低;在到岗率问题中,到岗率就是一个变量。

第二, 找到一个变量后, 考虑两个问题。一是“它将驱动什么” , 比如在员工士气不高的问题中,士气将驱动员工的工作积极性和工作效率,这就是第二个变量;二是“它的驱动力是什么”, 比如在员工士气不高的问题中,员工的实际收入与预期收入越是匹配,士气越高,所以,收入是驱动力之一。

第三,识别关键因素,不要穷究细枝末节,以免陷入混乱。对于细节性的东西,该合并的就合并,该精简的就精简。第四,保持一致性。比如,在金字塔原则中,要素之间是相互独立的,但加起来又正好符合一个整体。

第五,不要使用动词,尽量使用名词。

第六,不要使用“高”“低”“增长”“降低”等词。第七,不要害怕从未出现过的名词,对变量的定义要精准。比如,在员工士气不高的问题中,对收入的定义就有问题,因为收入既可以指公司收入也可以指员工收入,而且在这个问题中

真正要表达的是实际收入与预期的匹配度,而非员工收入的绝对值。

连接

定义变量之间的因果关系时需要用到箭头,箭头有特定的方向, 也叫极性, 表示因果之间是同向变化还是反向变化, 一般用“+” 或“-”表示,有时也用“ S ”或“ O ”表示。

同向变化。同向变化就像活塞运动,如果 A 驱动 B ,则 A 提高时 B 也提高,箭头由 A 指向 B ,并且是“+”; A 下降时 B 也下降,箭头由 A 指向 B ,并且还是“+”。很多人在此处容易误用为“-”,其实,“+”与“-”只表示变化是否同向, 与增加还是减少无关。

反向变化。反向变化就像跷跷板,如果 A 驱动 B ,则 A 增加时 B 就减少,箭头由A 指向 B ,并且是“-”; A 减少时 B 就增加,箭头由 A 指向 B ,也是“-”。

3. 系统循环图的绘制

案例

——绘制系统循环图的课堂互动——

讲师:“按照变量定义的标准要求规则和连接的基本要求,大家分组讨论,绘制一幅自己的系统循环图。”

学员代表:“中层员工积极性的影响因素有很多,用向下驱动的方向寻找结果,主要有三种:第一,中层积极性会影响整个团队的士气,团队士气与中层目标达成程度是相关的,并且是同向变化,中层目标达成度高,向上反馈后,高层会对中层的积极性做出有效评价,形成一个闭环;第二,中层积极性直接影响目标的达成度,中层积极性高,并且目标达成度高,公司的收入就会提高,再配上合理的分配机制,员工个人的收入也会提高,这也是一个同向的过程;第三,团队士气越高,员工忠诚度越高,人员流失率就会降低,生产力就会提高,进而使目标达成度提升。”

讲师:“这个组分析的是中层的积极性,找到了影响中层积极性的相关实体,如高层、底层员工、公司整体业务的业绩等, 几个关键指标选得不错,加减号也用得非常好。我看到后面几组也都使用实体关系图进行了束线梳理,这样既分析了各因素之间的相互影响,没有遗漏重要的实体,考虑到了其中的关联, 又避免了扯皮现象和本位主义,说明大家掌握了这种方法。” 由此可见,系统思考凝聚了集体的智慧,能让使用者把问题分析得更加清晰到位。对于个人来说,系统分析应用的是心理学

上的“投射技术”,让使用者把头脑中所想的投射出来,然后不断检验,从而改善自己的心智模式;对于团队来讲,需要有共同语言和共同工具,让大家真正成为一个整体。比如,企业投放广告时,投放力度越大,营业额就会越好,这是销售人员看到的一面;投放力度越大,成本也就越大,这是财务人员看到的一面。如果两方没有共同语言,不能有效沟通,就会产生矛盾与冲突。

对于初学者来说,用软件建模的难度比较大,很难进行客观地、完全定量地描述,使用系统循环图表达变量之间的关联就相对容易得多。

4. 系统循环图的用途

图 6 系统循环图的用途

如图 6所示,系统循环图有五大用途:

梳理个人思路

使用系统循环图能够清晰地知道系统中有多少实体以及他们之间的关系。

改善心智模式

系统循环图能让使用者认识到不同的逻辑或观点。彼得·圣吉把系统思考作为学习型组织建设的第五项修炼,因为它无论是对于共同愿景、对于个人自我超越还是对于团队学习、改善心智模式都有直接的促进和支撑作用,它有助于让使用者看到一个全景图,改变使用者从本位出发、归罪于外的思维模式。

睿智决策参考

系统循环图是睿智决策的参考。比如,企业投放广告时,通过系统循环图会发现投放广告是一把双刃剑,能够帮助决策者权衡利弊,做出睿智的决策。

团队共识交流

彼得·圣吉认为系统循环图是激发集体智慧的一种新语言,

因为每个人都是在一个整体的画面上进行交流,这样才能够一起思考,把不同人的想法凝聚起来,最后达成一个整体的图像。

激发集体智慧

系统循环图可以激发集体智慧。

考应用 实务指 南 基本模型出发，详细讲述了共同悲剧和 成长上限两大模型。通过学习本课程， 您将找到利用系统思考解决问题的一般 步骤，切实理清学习系统思考的思路。