邮件收发管理制度

公司邮件收发管理制度

1.目的为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，特制定本制度。

2.范围长春元丰汽车电控技术有限公司全体员工均属之。

3.定义

3.1邮件物品：指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、货物及其他货品等（大型设备的发送不在此列）。

4.职责

4.1综合管理部：负责公司邮件物品的收发管理。

4.2各部门：协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收。

5.作业内容

5.1邮件的签收与发送

5.1.1邮件的签收

5.1.1.1综合管理部在接收到外来邮件货品（特别是挂号信、纸包、包裹单、汇款单、货运单）时，要及时通知收件人到综合管理部当面签收。

5.1.1.2收件人要在＜邮件签收登记表＞上签名并详细登记接收时间，以备查验核对。

5.1.1.3收件人为公司名称，公司顾问人员及离职人员的，由综合管理部相关人员代签。

5.1.1.4除特殊情况外，如货品中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成货品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任。

5.1.1.5凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在综合管理部通知发出后，应随即到综合管理部领取邮单，并及时去邮局取款取件。如因个人缘故超期罚款，综合管理部概不负责。

5.2邮件的发送

5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写＜邮件发送审核表＞，须经部门负责人、综合管理部经理签字确认，并将需邮寄的货品包装好后交给综合管理部，由综合管理部统一安排邮寄。

5.2.2未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，综合管理部可拒绝受理，如需邮寄邮费自付。

5.2.3如收件人等信息不清楚或不完整，综合管理部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经综合管理部要求无效者，综合管理部有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理。

5.2.4综合管理部邮件负责人要认真在＜邮件发送登记表＞上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。

5.2.5寄送文件、资料、货物等邮件货品，原则上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、顺丰速递、中通邮件、申通邮件）进行邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部经理审批方可生效。

5.2.6综合管理部要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对。

5.2.7综合管理部每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题。

5.2.8公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账，一经查出，罚所赊邮费的 5 倍。

6.记录与表格

6.1 ＜邮件签收登记表＞

6.2＜邮件发送登记表＞

6.3＜邮件发送审核表＞

6.1邮件签收登记表

6.2邮件发送登记表

6.3邮件发送审核表

邮件发送审核表