人事档案管理办法

人事档案管理办法

第一条目的

为规范完善公司人事档案管理工作，逐步建立制度化、规范化的人事档案管理模式，

确保员工内部人事资料的准确性及完整性，强化基础管理，提高人力资源管理的工作效率，现对公司人事档案管理工作的要求、标准、流程进行规范，特制订本办法。

第二条适用范围

（一）本办法所称员工，系指本公司全体从业人员。

（二）临时性、短期性、季节性或特定性工作签订劳务合同的聘用员工管理有其它相关

文件的从约定，无则参照本办法执行。

（三）实习、见习人员管理有其它相关文件的从约定，无则参照本办法执行。

（四）劳务派遣人员管理有其它相关文件的从约定，无则参照本办法执行。

（五）本办法未列明的其它与本公司发生实质用工关系人员的管理有其他相关文件的从

约定，无则参照本办法执行。

第三条职责

（一）公司人力资源部负责编写，经公司总经理批准后发布实施。

（二）公司各部门积极配合，全面执行。

第四条名词解释

(一)人事档案：指公司为加强对员工的管理而收集整理的用于非商业用途的有关员工

基本信息以及在职情况等资料。

(二)人事文书档案：在人事管理中形成的以个人为单位，记述和反映员工个人经历、

德才表现的纸质文件资料，是公司人事管理书面痕迹记录。

(三)人事电子档案：为了实现对档案的长期保存、智能查询及科学管理而建立的电子

文档《员工名册》，以及必要的纸质文件资料的扫描文件等。

第五条人事档案建立及维护

（一）人事文书档案

1、人事文书档案收集：人事资料应在员工入职前收集齐全，并仔细验证相关原件，填写

《新员报到手续表》。为确保档案的真实与完整，同时在一定程度上防范用工风险，发现

人事资料不完整或缺失的，应及时向相关员工追索，对暂时无法提供的资料，由员工本人

提供申请说明，并在约定期限内补齐完毕（内容包括文件名称、约定期限、原因、承担责

任等要素），如在约定期限内未能补齐人事资料的，将视为不符合录用条件，解除用工关

系。

2、人事文书档案分类：人事档案文书资料分为基本档案、在职档案、离职档案三大类。

（1）基本档案

①新员入职档案资料主要包括：个人登记表、个人简历、拟录用通知书、新员报到手续

表、个人健康检查报告原件(工作所在城市二级甲等以上医院)、原单位离职证明/退工单原件、劳动手册/就业证原件、在校证明/毕业生就业推荐函原件、退休证复印件、身份证复印件、户口簿复印件（首页及本人页）或户籍证明原件、1寸及2寸半身免冠彩色照片各3张、居住证复印件、历年社保缴纳证明原件、公积金账号及所在地（须本人提供并签名）、公司指定工资卡复印件（须本人签名）等；

②证书证件档案资料：最高学历证书复印件、最高学位证书复印件、英语等级证书复印

件、计算机等级证书复印件、职称/聘任证书复印件、专业/职业/执业资格证书复印件等；（2）在职档案

①人事异动、考核、奖惩档案资料：职位/岗位说明书、职务任命文件、人事异动审批资

料、个人绩效考评资料、奖惩资料、社保申报(核定)表等；

②合同档案资料：

劳动关系员工：劳动合同、保密协议等；

劳务关系员工：劳务合同、保密协议等；

其他员工：应届毕业生协议、实习协议、见习协议等。

③培训档案资料：

内部培训资料、外部培训资料。

（3）离职档案：

离职档案资料是指在办理离职手续时需要填写、上交、归档的档案资料,包括:员工辞职申请表、离职交接清单、退工单/离职证明、解除合同协议书等。

3、人事文书档案维护：员工提供的所有个人信息发生变更的，应在一周内以书面形式提供

给人力资源部。因员工本人原因造成员工信息漏报、错报、瞒报或延误的，由员工本人承担一切后果。员工个人信息发生任何变动的，须在变动发生后5个工作日内凭有效书面资料对其文书档案信息进行补充更新或替换，确保信息的同步性。若发现档案袋有破损、编码不清等情况时，及时进行相关维护工作。

（二）人事电子档案

1、电子档案信息录入：员工入职（含劳动和劳务员工）3个工作日内应由专人负责及时将

其所有相关个人信息完整准确得完成初始录入。

电子档案根据在职、离职人员的类别划分，按入职时间顺序进行录入。电子档案具体录入项目及格式要求详见《员工名册》。

2、电子档案信息更新：员工个人信息发生任何变动的，须在变动发生3个工作日内凭有

效书面资料及时对其电子信息进行更新，确保信息的同步性。