日常办公巡查管理制度

日常办公巡查管理制度

一、总则

1、目的

为加强公司日常管理，严肃员工纪律，促进员工日常行为的规范化建设，营造良好的工作氛围，创造一个舒适、优美、和谐、整洁的工作环境，整体提升企业形象，特制订本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司全体员工。

二、日常巡查分类

日常巡查包括员工考勤巡查、日常行为规范巡查、仪容仪表巡查、服务规范巡查、办公场所环境巡查、开源节流巡查。

三、巡查内容

（一）考勤巡查

1、对于员工工作时间外出必须在《员工外出登记表》上做好相应的登记，注明外出时间、外出事由等各事项，外出需经部门负责人同意，签字确认，完善相关审批或请假手续，方可外出，每月月末由各部门将本月的外出登记进行汇总，报送至人事行政部进行考勤核对；

2、员工因特殊情况无法签到、签退的，应报部门领导同意后，由部门考勤人员登记，并报人事行政部备案；

3、若巡查过程中发现某员工不在岗的情况，则该员工必须要向人事主管说明不在岗的理由，是否完善相关的请假或外出手续；若不能说明不在岗的理由，则视为旷工，并按照《员工手册》的相关规定作出相应的缺勤处罚；

4、每个部门超过三分之一以上的人员调休，必须由部门负责人书面申请并附调休人员名单，报公司总经办审批后方可调休；

5、考勤巡查主要包括迟到、早退、溜班。

（1）迟到：上班未在规定时间内打卡者（指纹记录形式）视为迟到；

（2）早退：未经请假提前下班者视为早退；

（3）溜班：工作时间擅离岗位并未做任何登记者为溜班。

（二）员工日常行为规范巡查

1、工作时间内不准在工作场所内打闹嬉笑、大声喧哗、追逐嬉戏；

2、工作时间内不准在办公区域或办公室内抽烟，吸烟需到过道、阳台或是楼道处；

3、工作时间内不准将盒饭带到办公室内吃；

4、不准在工作时间内喝酒或酒后上班；

5、工作时间内不准在工作区域内睡觉；

6、不准在大庭广众之下相互大吵大闹，对别人恶语中伤、辱骂，恶化公司风气，搅乱正常工作秩序；

7、不准煽动斗殴或参与斗殴；

8、其他。

（三）仪容仪表巡查

1、着装必须整洁，举止大方，言语文明；

2、不准穿拖鞋和无袖上班；

3、上班时间内必须佩戴工作牌；

4、需穿工作服上班的部门员工必须在上班时间内穿工作服上班，工作服要保持整洁；

5、前台接待员须穿无花纹丝袜,袜口不外露；

6、前台接待员应淡妆打扮,不得浓妆艳抹,避免使用味道浓烈的化妆品、香水,不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰。

（四）服务规范巡查

1、行为要求

（1）就坐时姿态要端正,入坐要轻缓,上身要直,人体重心垂直向下,腰部挺起,手自然放在双膝上,双膝并拢，目光平视,面带微笑；

（2）不得在椅上前俯后仰摇腿跷脚，双手抱于胸前，跷二郎腿或半躺半坐；（3）不得趴在工作桌上,晃动桌椅，玩手机，脱鞋，伸懒腰，哼小调，打哈欠等行为。

（4）在工作场合与他人同行时,不得勾肩搭背,不得同行时嬉戏打闹；

（5）在指引方向时应将手臂伸直,手指并拢，手掌向上,自然伸向需指引的方向,

并注意对方是否已看清目标；

（6）在与客户进行交谈时，应使用礼貌用语；

（7）谈话时,手势不宜过多,幅度不宜过大；

（8）在与客户交谈中不许以任何借口顶撞讽刺用户；

（9）在与客户交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言；

（10）不讲有损公司形象的话；

（11）服务过程中实行“微笑服务”,须始终面带微笑,热情主动为用户服务；（12）耐心认真处理每一项服务工作,谦虚、和悦接受用户的评价,客户离去时,应面带微笑道别；

（13）严禁空岗,如确须离开前台时,须通知客服经理,待替岗人员到达前台后,方可离开。

2、接待要求

（1）接待来访人员时，应做到以下几点：

①对来访人员主动说:“您好,请问您需要帮助吗”；

②确认对方要求后,说“请稍等,我帮您找”并及时与被访人联系,并告诉对方“他马上来,请您先坐一下,好吗”；

③如果要找的人不在时,应礼貌地对对方说“对不起”；

④当来访人员离开时,应说:“欢迎您再来,再见！”

（2）接听电话时，应做到以下几点：

①铃响三声以内必须接听电话，认真倾听对方的电话事由；

②中途若遇急事需要暂时中断与对方通话时,应先征得对方同意,并表示感谢；③继续通话时,须向对方致歉；

④通话完毕,须等对方放下电话后,方可放下电话。

（3）拨打电话时，应做到以下几点：

①电话接通后，应首先向对方致以问候,如“您好”，并作自我介绍；

②整个通话过程必须使用敬语，将要传达的的事项交待清楚；

③通话完毕时，应说“谢谢您（麻烦您），再见”。

（五）办公场所环境巡查

办公场所环境包括公共区域和个人区域。

1、公共区域

公共区域包括办公室走道、会议室、培训室、楼道、展厅、前台、卫生间等，该区域的环境卫生由公司保洁负责清扫，公司所有员工具有保持和监督办公环境整洁的责任和义务，不可随意乱扔污物，公共区域的环境卫生应做到以下几点：（1）保持公共区域地面干净整洁、无赃物；

（2）保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明；

（3）保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁；

（4）保持卫生间、洗手池内无污垢、经常保持清洁；

（5）不准将物品堆放在走廊和过道上。

2、个人区域

个人区域包括各自部门的办公室区域以及所管辖的仓库等，由各自部门人员自行清扫，个人区域的环境卫生应做到以下几点：

（1）桌面只能摆放个人办公必须物品，其他物品应放在个人抽屉里面；（2）办公室公用物品如剪子、胶带、尺子等应摆放在整齐并放在固定工作区域，电脑键盘要保持干净；

（3）饮水机、打印机、传真机、电话、文件柜摆放要整齐，保持表面干挣整洁、无灰尘和废纸屑；

（4）办公室垃圾筐必须摆放到位，每日进行垃圾筐的清理；

（5）地面清洁无垃圾、污物、污迹，无烟蒂；

(6)无乱张贴或张贴不适合办公室的东西；

(7)玻璃干净明亮，门窗、窗台无灰尘；

（8）新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按照先进先出的程序予以清理；（9）各部门应制定各自部门的值日表，由当天值日生每天对部门内办公环境进行清扫，部门负责人负责监督和实施，由总经办不定期进行抽查。

(六)开源节源巡查

1、各部门应充分利用公司自动化网络办公，利用电子邮件等网络工具进行文件资料、信息等的传阅和处理，减少纸质文件的传递；

2、各部门工作中避免不必要的材料打印、复印，非重要文件复印或打印时尽量双面使用纸张，公司级文件可单页打印；

3、规范使用电话、传真机等公用通信设备，严禁使用办公室电话进行私聊，拨打与业务无关的电话，每月公布电话使用情况；

4、电脑主机、显示器、打印机、复印机、饮水机等办公设备长时间不用时应关闭电源，减少待机能耗；下班后要及时将办公室所有电器设备的电源切断；

5、各部门节约用电，在自然光线充足时，不得开照明灯；样板间和材料展厅做到“人走灯灭”，如未能及时杜绝，由所属部门监管，所以该部门必须加强营业时间内的巡场工作；

6、规范加班申请，如遇工作情况需要加班的，需先提前写加班申请报部门经理同意，尽量减少无谓的加班费用和调休的产生；

7、前台接待客用物质，须日采日清不得造成人为浪费。公司物资员工不得私拿私用，一经查实属内盗处理。

四、巡查方式

由公司综合部每天不定期对员工考勤、日常行为规范、仪容仪表、服务规范、办公场所环境、开源节流进行巡查，并将巡查发现的问题及时记录，以备处理。

五、处罚标准

（一）考勤巡查

员工迟到、早退、溜班的处罚标准严格按照《员工手册》的相关规定执行，具体规定如下：

1、迟到：员工当月迟到5分钟内，且当月累计不超过3次不处罚；迟到5-15分钟或超过3次的每迟到1次罚款10元；迟到在15分-30分钟以内者，罚款20元；

2、早退：未到下班时间而提前离岗者，即为早退；早退在15分钟以内者罚款20元，15-30分钟罚款30元；

3、未经请假不上班或假期结束未到岗且未续假的视为旷工；迟到、早退或私自离岗达到30分钟以上的视为旷工半天，旷工半天内（包括半天）按当日基本工资的2倍处罚，旷工1天按当日基本工资的3倍处罚。

（二）日常行为规范巡查

在巡查的过程中，若发现上述第三点第二条规定的情形之一，将对责任人进行通报处罚。

（三）仪容仪表巡查

在巡查的过程中，若发现上述第三点第三条规定的情形之一，将对责任人进行通报处罚。

（四）服务规范巡查

在巡查的过程中，若发现上述第三点第三条规定的情形之一，将对责任人进行通报处罚。

（五）办公场所环境巡查

1、定期对各部门的办公环境卫生进行巡查，并进行评比，按照公司《关于进行日常内务检查的通知》（综字〔2015〕43）文件规定的相关要求实施；

2、检查评比采用100分制，按检查所得的实际得分评出“优、良、差”三个等次，85分以上为“优”，70-85分为“良”，69分以下为“差”，连续三次检查评分结果为“差”的部门，将进行50元每次的乐捐。

（六）开源节流巡查

在巡查的过程中若发现铺张浪费的现象，将严格按照公司《开源节流管理制度》的相关规定进行处罚，具体如下：

1、办公室未关电脑及照明灯，每次每户乐捐50元/次，样板间及材料展厅由所属部门监管负责，下班后未关电源的乐捐200元/次；

2、所有处罚由综合部核实情况后（照片、证明人），经当事部门认可后开据乐捐单，乐捐款交财务。三日内未及时交款的，属拒交行为，由部门负责人承担相应处罚，双倍从工资中扣除。

四、附则

1、本制度由公司人事行政部负责解释，并修订完善，经总经办批准后执行。

2、本制度自公布之日起施行。

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颁发日期：二○一五年九月十二日