(档案管理)档案归档要求

档案归档要求

一、施工单位负责收集、整理各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工组织设计、技术交底、安全措施，建筑、安装的开、复工报告，拆迁安置、通道砍伐、青苗赔偿、线路跨越、图纸会检、安全文明施工实施细则及审批、输变电工程施工创优实施细则、强制性条文执行计划和实施文件、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、数码影像资料、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂合格证明文件、启动投运方案、调度命名、杆塔设计编号与运行编号、有关合同（协议）等文件材料。

负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设

计单位编制竣工图的依据，并对编制好的竣工图进行审核、组卷、移交。

负责对设备厂家移交的设备出厂质量证明文件材料进行统

一整理、组卷、移交。

按照档案管理要求，将上述文件材料全部整理、组卷、编目，自查后送监理单位和建设管理单位进行审核。审核合格后向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

二、条调试单位根据承担的工作任务，负责完成系统调试大纲、调试方案、措施、调试报告的编制和报审等。按照档案管理要求整理、组卷、编目，向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

归档范围、保管期限、归属与流向

一、在移交纸质文件的同时，应移交同步形成的电子文件，确保纸质文件和电子文件一一对应。电子档案录入“国家电网档案信息管理平台”离线录入端软件，并刻录成光盘移交。

二、项目文件的整理要求

（一）凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，要求以原件归档。

（二）合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。

（三）原材料及构件出厂证明、试验报告、复测报告，要求报告单、证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档。少量原材料出厂证明不能取得原件时，需供货商在复印件上盖鲜章，注明购买单位、数量、型号、（炉）批次、购买日期、经办人、原件留存处等信息。水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。

（四）外文（或少数民族文字）材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档；无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录

译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。（五）工程前期管理性文件材料的原件，应保存在档案形成单位，其他单位可以用副本或复印件归档。

（六）设计变更通知单、工程变更申请单等要求齐全、完整,且应做到一事一单，若一张变更单涉及多张不在同一卷册的图纸，应注明相应的施工图号。施工单位应对全部设计变更材料逐一进行审查核对，并分别加盖“已执行”或“未执行”图章。如整份变更材料已执行则在该变更材料标题处盖“已执行”章（见图1），未执行则盖“未执行”章。若一份变更材料中有部分条款未执行，则分别在已执行或未执行条款的条号处盖“已执行”或“未执行”章。

（七）施工质量处理缺陷报告，要求有闭环的详细记录（有调查报告、分析处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）。

三、项目文件的组卷要求

（一）组卷的原则，先按分类表进行类目划分，一般划分到四级类目，再在相同类目下进行组卷。若工程较小，分类号可以划分到三级类。

（二）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

（三）卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，保管期限从长。

（四）施工记录、隐蔽项目验收、质量检查及评定等施工文件应按单项工程或单位工程整理、组卷。

（五）设计文件应按设计阶段、专业整理、组卷。设备文件按工程项目、台件等组卷。

（六）管理性文件按问题、时间或项目依据整理、组卷。（七）竣工验收文件按时间或专题整理、组卷。

（八）建设项目文件、监理文件、施工技术文件可根据数量的多少组成一卷或多卷；竣工图按专业进行立卷。

四、内文件的排列要求

（一）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复文在前，请示文在后；转发文在前，被转发文在后；报审表在前，报审附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。（二）征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，按文件形成的规律排列，依次为征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等。（三）招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷，不中标的投标书不作为归档范围。

（四）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（五）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测、试验记录、评定、验收、证明等排列。

（六）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试

和运行维护等顺序排列。

（七）安装调试项目按专业、分项目排列、立卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开立卷。

（八）设备出厂技术资料排列顺序按设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单、设备说明书、维

护手册排列。

（九）竣工图按专业、图号排列。

（十）施工过程中产生的各种记录性、验评性文件应加封面和封底，封面注明项目名称、文件标题和形成单位、形成时间并加盖形成单位的公章。

五、卷的编目要求

（一）卷内文件页号的编写

卷内文件以件为单位进行页号编写，有书写内容的页面均应编写页号。每件文件的页号从“001”开始，正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸的页号编写在标题栏外右下角，卷内各文件之间不连续编页号。案卷内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。成套图样自成一卷的，原目录可代替卷内目录，但应编写页号；印刷成册的文件材料与其他文件材料组成一卷的，应排在其他文件材料之后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必新编写页号，可在备考表中注明总页数。

（三）卷内目录的编制

卷内目录排列在卷内文件首页之前，填写内容如下：

——序号：用阿拉伯数字从1 起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

——文件编号：填写文件材料文号或图样的图号，或设备代号；

——责任者：填写文件材料形成部门或主要责任者。有多个责任者时，选择一个主要责任者，加“等”；

——文件材料题名：填写文件材料全称；

——日期：填写文件材料的形成日期，格式如：2010.2.1；

——页数：填写每份文件材料的页数，格式如：15；

——备注：需要时填写。

（四）案卷封面的编制

案卷封面采用案卷内封面形式，放在卷内目录之前，填写内容如下：

——档号：依据《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9 大类）》填写，由目录代号、分类号和案卷号三组代码组成，各号之间用“－”分隔。目录代号由六位阿拉伯数字组成。线路工程（82、83、85），第一位数标识电压等级，第二至四位数标识同一电压等级下建设项目的顺序号，第五至六位

标识标段号，“00”表示未分标段，“01～99”表示第1 至99 标段；上述工程设备类（92、93、95）的目录代号，随其所属的建设项目编制。变电、换流站（所）工程（84、86），第一位数字标识电压等级，第二至四位数字标识同一电压等级下建设项目的顺序号，第五至六位数字标识工期号，“01”表示新建工程，“02～99”表示扩建工程；上述工程设备类（94、96）的目录号，随其所属的建设项目编制。目录代号由运行单位在项目正式开工后，竣工验收前通知各参建单。——案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。由项目名称+标段（划分了工程标段的填）+结构、部分、部件、阶段的名称内容组成。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

——立卷单位：填写组卷单位(部门)或项目负责部门。——起止日期：应填写卷内全部文件材料的形成最早至

最晚期（例如：2009.10.8－2010.2.1），如果日期只有一个

的也要标注起止日期（例如：2010.2.1－2010.2.1），竣工

图填写竣工图编制时日期。

——保管期限：依照附录中规定的保管期限填写。

——密级：填写卷内文件材料的最高密级，无密级则不填。（五）案卷脊背的编制

案卷脊背包括如下内容：保管期限、档号和案卷题名。档案的接收单位应根据本单位库存档案情况预先确定

目录代号（项目代号），并提前告知立卷单位，由立卷单位按要求填写案卷内封面和脊背的档号。

（六）卷内备考表的编制

卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，应注明卷内文件的总件数、总页数和不同载体文件的数量，并说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷日期、检查日期等；立卷人由负责立卷人签名，检查人由审核者签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。

互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，档号后应注明其载体形式并用括号括起。

六、卷的装订要求

文字材料必须按件装订，做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，边界小的文件在装订前要贴边，防止遮挡字迹。为便于查阅，卷内文件原则上以一个标题内容为一件来进行装订，不同文件不能装订在一起。图纸不装订。装订时要剔除金属物、塑料夹，案卷左右厚薄不一时，应在装订线一侧夹垫纸质物支托。一般采用棉线在左侧三孔一线装订，棉线装订打结于反面，装订长度为18 厘米，上下两孔距中孔9 厘米，装订线距页边2.5 厘米，装订结实、整齐、美观。对页数少的文件也可使用质量可靠的不锈钢钉装订。卷内除装订用不

锈钢钉外不能有其他金属物。

归档模板见川电办[2010]37号 79页---87页（竣工文件） 91页（竣工图）

92页---112页（厂家资料）竣工档案移交签证书见川电办[2010]37号 168页---173页