参观接待流程和指引(通用版)

xxx参观接待流程和指引

前言

[适用范围]：公司各部门

[规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。

xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)

1、接待来访前期确认工作

1.1、来访时间及宾客信息确认

1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。

1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。

1.1.3需要确认接待的地点。

1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）

1.1.5需要了解客户公司经营性质。

1.2、接待活动主题以及来访情况确认

1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。

1.2.2客户预期谈判的内容。

1.2.3明确此次来访带来的深远影响。

1.2.4根据上述确认此行活动的主题。

1.3、来访安排

1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。

1.3.2接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。

1.3.3会议安排

客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。

1.4、资料稿件准备确认

1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣传片、公司品牌宣传册、产品彩页等。

1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。

1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。

1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。

1.5、成立接待小组（详情参见附件二）

根据每次接待情况的不同，组建接待小组。

1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。

1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。

1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。

1.5.4各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）

2、接待来访前期准备工作

2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）

根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。

2.2、制定参观路线

2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。

2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。

2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。

2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。

2.3、公司整体布置（详情参见附表二）

2.3.1外部：

①欢迎横幅

②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）

③花篮/植物绿化

④KT版签名墙

⑤红地毯

（以上信息可以根据每次具体来访而定）

2.3.2内部：

①红地毯（按照参观区域布置红毯）

②植物/花盆装饰

③果盘/茶水/咖啡

2.3.3特殊：

①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。

②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。

③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。

（以上信息可以根据每次具体情况而定）

2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）

根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：

①接待小组提出一定诉求；

②行政部门制作预算报价呈批；

③行政部获批后进行采购；

④根据要求进行布置/装饰。

*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）

*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）

*特殊用品（机器设备等）

2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）

统一要求全体员工职业装接待。

2.6、人员安排（详情参见附表二）

2.6.1调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）

2.6.2各环节负责人

2.6.3礼仪人员

2.6.4其他人员

3、接待来访当日具体工作

3.1、车辆待命

根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。

3.1.1车辆等级：

①一级——高级接待

*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。

*高级轿车（奔驰、宝马等）。

②二级——中级接待

*中级商务车（别克商务、日产商务等）。

*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。

③三级——普通接待

*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。

*普通轿车/打车。

3.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。

3.2、设备调试

产品设备调试：

①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。

②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。

③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。

3.3、工作人员到位

①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。

②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。

③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。

3.4、领导会晤

①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。

②会晤期间，所有接待人员待命。

3.5、结束送行

①根据身份确定规格而定。

（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）

②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。

4、接待来访后期总结工作

4.1、电话回访、后期跟进

接待小组/具体项目组执行：

4.1.1接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。

4.1.2对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。

4.2、总结会议

4.2.1接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。

4.2.2总结并记录此次接待活动的利弊。

4.2.3成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。

4.3、总结整理资料留档

4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。

4.3.2相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。

5、特别注意事项（详情参见附件三）

6、保密原则特别申明

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

【结束语】

兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。

附件一xxx客户来访接待流程图

注：1为接待小组执行。

2、为必须执行的流程

附件二

xxx客户来访接待人员职责说明

一、接待接口人

1、处理接待信息

一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。

2、确定接待负责人

根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。

3、归档保存接待记录

接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。

每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。

4、资料维护

负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。

二、接待助理人

1、进行接待安排

①制定详细接待计划。

②确定来访的议题及来访时间、地点。

③明确双方与会人数、人员姓名、职位。

④作好接待日程安排及议程安排。

⑤与接待负责人确认此接待计划。

⑥礼品资料准备。

⑦会议准备。

⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。

2、接待工作记录/意见反馈

①填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。

②接待后组织会议，收集意见。

三、接待负责人

实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。

附件三

xxx客户来访接待注意事项

一、接待注意事项：

1、接机

①举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。

②客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。

③接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。

2、吃饭（根据情况选定餐厅）

饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。

3、酒店

根据客人需求和级别来订酒店。（三星——五星）具体方案由行政部制定。

二、特别注意事项

4、送礼

送礼；酒店是最好的地方。1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多的人就是送礼对象。2.三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的钱活动。

5、合影

这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。

6、必要摆放

在客户座位前应该有名牌，包括公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的书面资料等。

7、幻灯片

对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。

8、参观厂房

在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示（只展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。

9、反馈

在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。

附件四

xxx客户来访接待人员着装要求事项

一、男士：

1、衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。

2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表干净整洁。

二、女士：

1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（肉色/黑色）高跟

鞋（3—5公分适宜）。

2、换淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发）。

三、禁忌：

怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。

附件五

xxx客户来访接待参观指引

一、礼仪规范

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯

处伸右手示意。

8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。

二、商务接待中的座次安排

1、关于会议主席台座次的安排

1.1主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现1.4.1主席台人数为奇数时

1.4.2主席台人数为偶数时

2、关于宴席座次的安排

宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。

2.1中餐桌

2.2西餐桌

3、仪式的座次安排

签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。

4、关于乘车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

乘车座次安排

5、合影座次安排与主席台安排相同

附：会议座位安排

长条桌

注：A为上级领导，B为主方席沙发室

与外宾会谈

注：A为主方，B为客方

与上级领导座谈

注：A为上级领导，B为主方领导附表一