人事部操作手册

目录

第一章人事部职务结构表及制度 (1)

一、人事部组织架构 (3)

二、制度 (4)

第二章招聘管理 (7)

一、公司需求 (7)

二、面试 (8)

三、入职 (9)

四、试用期 (11)

第三章劳动关系管理 (14)

一、新员工转正 (14)

二、签订劳动合同 (15)

三、人员调动 (15)

四、员工晋升 (15)

五、员工离职 (16)

第四章培训系统管理 (19)

一、培训内容 (19)

二、培训计划 (19)

三、培训实施 (19)

四、培训评估 (20)

五、培训档案归档 (20)

第五章考勤规章制度管理 (21)

一、考勤监督管理 (21)

二、考勤记录管理 (21)

三、考勤制度 (22)

第六章员工福利管理 (25)

一、员工活动 (25)

二、节日活动 (25)

三、员工喜事礼金及困难关怀 (25)

四、医疗体检 (25)

第七章人事档案管理 (27)

一、员工资料备档 (27)

二、人事资料分类整理 (27)

三、人事档案归档与保管 (27)

第一章人事部职务结构表及制度一、人事部组织架构

二、制度

1、目的：为了规范公司的人力资源规划工作，根据公司发展环境，运用科学合理的方法，有效进行人力资源预测、投资和控制，并在此基础上制订岗位编制、人员配置、教育培训、薪资分配、职业发展、人力资源投资等方面的全局性计划，以确保公司战略发展目标的实现。

2、作用：

1）确保满足公司在经营发展过程中对人力资源的需求，获得并储备一定数量具备特定知识、技能的人员；

2）能够有效调整人员的分布状况，把人工成本控制在合理的支付范围内；

3）有助于调动员工积极性，建设训练有素、运作灵活的员工队伍，增强公司对未知环境的适应能力；

4）能够有效预测公司潜在的人员过剩或人力不足的问题，以便及时采取应对措施；

5）减少公司关键岗位、关键技术和关键环节对外部环境的依赖性。

3、原则：

1）适应原则

a.适应内外部环境：人力资源规划应充分考虑公司内外部环境因素以及这些因素的变化趋

势；

b.适应战略目标：人力资源规划应当同公司的战略发展目标相适应，确保二者相互协调、2）保障原则

a.人力资源规划工作应有效保证对公司人力资源的供给；

b.人力资源规划应能够保证公司和员工共同发展；

c.系统原则：人力资源规划要反映出人力资源的结构，使各类不同人才恰当地结合起来，

优势互补，实现组织的系统性功能。

4、人力资源规划内容

1）使用计划：人员晋升政策、晋升时间和轮换工作的岗位情况、人员情况、轮换时间；2）职业计划：骨干人员的使用和培养方案；

3）劳动关系计划：减少和预防劳动争议、改进劳动关系的目标和措施；

4）培训开发计划:培训对象、目的、内容、时间、地点、讲师等；

5）绩效与薪酬福利计划:个人及部门的绩效标准、衡量方法、薪酬结构、工资总额、工资关系、福利以及绩效与薪酬的对应关系等。

第二章招聘管理

一、公司需求

根据公司现有的编制及业务发展需求，协调、统计各职能部门的人员招聘需求，编制招聘计划。

1、部门提出人员短缺的申请：部门向人事专员索取《部门人员需求申请表》，填写后呈交人事部、

总经理审批；

2、人事专员发布/更新招聘信息。

3、专员收集简历（途径）：

1）南方人才网；

2）智联招聘网；

3）公司邮箱收到的简历；

4）相关人事推荐；

4、简历筛选过程：

1）专员对收集到的相关资料进行初步审核；

2）初步挑选出的应聘者资料转交用人部门审核通过后；

3）专员以电话或信函的方式告知他们前来公司参加面试，并将面试时间录入《招聘情况登记表》；

4）将预约简历复印到行政总监、用人部门总监及总经理并告知面试时间。

二、面试

1、安排会议室；

2、人事专员给予应聘者填写《面试登记表》；

2、通知部门总监面试（供需表：《面试登记表》、《部门面试考核表》、简历），技术人员还需准备好电脑以备机前考核；

3、考核通过后部门总监向总经理汇报，同时通知行政总监与员工谈薪酬事宜、确定员工上班时间（供需表：《薪酬洽谈表》）；

4、行政总监面试后，向总经理汇报相应情况；

5、总经理听取部门总监和行政总监的汇报，由人事专员引见与应聘者见面；

6、总经理最后落实录用；

三、入职

1、人事专员确定应聘者的上班时间后，人事专员告知部门总监/秘书安排座位，同时告知行政部

安排

电脑事宜；

2、员工入职需交文件：简历、毕业证复印件、身份证复印件（如有居住证复印件、小一寸彩照

的，也可一并交上），由人事专员安排填《员工资料登记表》、《员工守则》；

3、员工填完之后，人事专员将之前面试时的《面试登记表》、《部门面试考核表》一并整理齐全；

告知人事经理，人事经理向新员工简单介绍公司相关信息，引见其所在部门的经理，由所在部门经理安排其工作；

4、新员工申领相关办公用品；

5、人事专员将新员工上缴的资料录入电脑系统、归档并复印一份呈给总经理；

6、人事专员填写《新同事基本资料》并呈送到：董事、各部门总监；

7、人事专员填写《新同事报到隶属表》并打印给到行政总监，填归属哪个公司，并抄送财务一

份；

8、部门工作职责培训。

四、试用期

1、新进人员到人事部办理完相关报到手续后，进入试用期阶段，试用期为1～3个月。若用人部

门负责人认为有必要时，也可报请公司相关领导批准，将试用期酌情缩短；

2、用人部门对试用期内员工的表现进行考核鉴定，考核主要从其工作态度、工作能力、工作业

绩三个方面进行；

1）试用期内表现优异者，可申请提前转正，但试用期最短不得少于一个月；

2）试用期满且未达到公司的合格标准者，用人部门可根据实际情况决定延期转正或辞退；

3、每月1号与16号部门总监提交《员工试用期鉴定表》即《培训计划表》到人事部；

4、人事专员将《员工试用期鉴定表》呈交行政总监及总经理。

第三章劳动关系管理

一、新员工转正

1、每月第一周统计当月需要转正的员工，填写《员工转正情况统计表》，并打印交给行政总监；

2、将《员工转正/续约签合同审批表》抬头信息填好，并打印。由部门总监向总经理提及该部门

试用期员工即将转正事宜，再向人事部索取《员工转正/续约签合同审批表》，填写后交到人事部；

3、将《员工转正/续约签合同审批表》及该名转正员工的《员工试用期鉴定表》、《新同事基本资

料》用回形针装订好，交公司审批及签署意见。

4、公司通过试用期员工转正审批：

1）由人事部向主管部门说明转正时间；

2）打印劳动合同，一式两份，装订好并交到行政总监处；

3）将转正员工的档案，从“员工资料（试用期）”文件夹，移到所属部门正式员工文件夹内。

4）向财务提供转正员工的居住证复印件（非广州市户口提供）、身份证复印件、小一寸彩照，办理购买保险及住房公积金。

5、公司不通过试用期员工转正审批：

1）拒绝转正；

2）延长试用期。

二、签订劳动合同

1、每月第一周统计当月需要续签合同的员工，填写《员工合同到期情况统计表》，并打印；

2、将《员工转正/续约签合同审批表》抬头信息填好，并打印；

3、将《员工转正/续约签合同审批表》、《员工合同到期情况统计表》，交公司和各部门审批及签

署意见；

4、公司通过正式员工续签合同审批后，打印劳动合同，一式两份，装订好并交给行政总监。

三、人员调动

1、公司根据发展需要，商议决定调动人员名单；

2、正式发文出调动通知；

3、行政部根据座位调整更新座位表；

4、更新人事相关资料（如公司组织架构、员工档案归档、通讯录等相关资料）

四、员工晋升

1、部门主管/总监根据员工的工作表现向总经理提出晋升员工；

2、通过总经理批准后；

3、部门主管/总监向人事专员索取《员工晋升审批流程表》；

4、人事专员填其员工基本信息之后递交部门主管/总监；

5、部门主管/总监填写审批意见给予人事专员；

6、人事专员将文件呈交行政总监审批；

7、行政总监审批后呈总经理审批；

8、通过一段时间的考核与评估后公司做出决策与其员工谈晋升事宜。

五、员工离职

1、试用期员工离职：

1）提出申请

a、员工提前三天提出离职书面申请；

b、部门经理向总经理及人事部对该部门员工试用期工作表现情况向公司提出意见；

2）离职面谈

a、部门总监/经理与员工面谈；

b、部门总监/经理向人事部及总经理反映情况，行政总监与该员工面谈；

3）审批

a、人事专员将《离职审批交接单》交部门总监/经理填写审批意见；

b、人事专员将《离职审批交接单》上交行政总监、总经理审批；

4）办理离职手续

a、人事专员向部门确定交接情况并确定离职时间，再交行政部及财务部签名确认交接情

况；

b、员工签字正式离职；

c、将试用期离职员工电子档案归档到“离职员工资料”中；

d、将离职员工档案从“员工资料（试用期）”文件夹，移到“人事.试用期离职员工资料”

文件夹中；

5）员工离职当月工资于次月5号工资发放日发放。

2、员工申请离职：

1）提出申请

a、员工提前30天提交书面辞职书；

2）离职面谈

a、部门总监/经理与此员工面谈了解情况；

b、部门总监/经理向人事部及总经理反映情况，行政总监与该员工面谈；

3）审批

a、人事专员将《离职审批交接单》交部门总监/经理填写审批意见并确定该员工最后工作

日；

b、人事专员将《离职审批交接单》上交行政总监、总经理审批；

4）办理离职手续

a、人事专员到该部门与部门总监/经理做该员工交接手续；

b、人事专员办理员工的离职证明、解除劳动合同通知书或不续订劳动合同通知书；

c、人事专员再到行政部与财务部作出该员工的交接手续，负责人签名确认；

d、人事专员最后同离职员工交接相关资料及归还《广东省就业失业手册》；

e、员工签字取文件及资料正式离职；

f、将离职员工档案从所属部门正式员工文件夹，移到“人事.员工离职资料”文件夹中；

5）员工离职当月工资于次月5号工资发放日发放。

3、公司辞退员工：

1）提出申请

a、部门总监/经理对该部门员工工作表现情况向公司提出意见；

b、公司结合部门总监/经理意见以及员工签约情况做出决策，定出最后工作日；

c、总经理告知部门总监/经理决策结果；

2）离职面谈

a、行政总监与该员工面谈；

3）审批

a、人事专员将《离职审批交接单》交部门总监/经理填写审批意见；

b、人事专员将《离职审批交接单》上交行政总监、总经理审批；

4）办理离职手续

a、人事专员到该部门与部门总监/经理做该员工交接手续；

b、人事专员办理员工的离职证明、解聘劳动合同通知书或不续订劳动合同通知书；

c、人事专员再到行政部与财务部作出该员工的交接手续，负责人签名确认；

d、人事专员最后同离职员工交接相关资料及归还《广东省就业失业手册》；

e、员工签字取文件及资料正式离职；

f、将离职员工档案从所属部门正式员工文件夹，移到“人事.员工离职资料”文件夹中；

5）员工离职当月工资于次月5号工资发放日发放。

第四章培训系统管理

一、培训内容

1、入职培训。公司新入职人员均应进行职前教育，使新入职员工了解公司是企业文化、经营理念、公司发展历程、管理规范、经营业务等方面内容。新员工培训由各公司人事行政部门统一组织、实施和评估。

2、专业技能培训。根据实际工作需要，对员工进行小规模、灵活实用的针对某一专业领域的培训。

3、外聘培训。公司可根据需要组织专家进行培训。

二、培训计划

1、培训需求分析，制定年度培训计划。

2、组织各部门领导开会，根据各部门的工作需要讨论并确定下个月的月度培训计划。

三、培训实施

1、培训时间：每周五下午。（如遇特殊情况，则提前或暂停）

2、培训准备及工作分配：

四、培训评估

1、培训结束后，收集录音、录像、相片等相关资料，总结汇总培训结果及档案汇集。

2、开展评估工作，以判断培训是否取得预期的效果。

五、培训档案归档

1、建立公司的培训工作档案，包括演讲PPT内容、学员名单、课程记录表、课程反馈表、课程

总结表等。

2、建立员工培训档案，将员工接受培训的资料存档。

课程反馈表

课程记录表

课程总结表

第五章考勤管理

一、考勤监督管理

1、考勤纪律

1）上下班员工每天上下班、加班必须如实打卡。

2）上班时间若因非公事外出者，员工必须自觉打卡，违规者罚款200元/次。

3）上班时间因公出差者，出差前要如实打卡，并在出差登记表上做好相关登记。

4）上班无打卡者，按旷工半天处理，扣除半天总收入计算。

5）加班时用餐的或外出的员工，必须自觉如实打卡，不打卡者按2小时的用餐时间扣除加班

时间。

6）加班是直落的同事，必须由值班人员签字确认，否则按扣除2小时加班时间处理。

7）所有员工上下班须亲自打卡，员工不得代人或委托他人打卡或涂改打卡牌，若因代打卡或涂改打卡牌而未能如实记录迟到、早退、旷工和加班等情况者，代人或委托他人打卡都各罚款200元/次。

8）早上上班铃响后，不许在公司吃早餐；上班铃响后，未吃早餐的同事可以到公司指定地方吃早餐，但是用完早餐后才可打卡(也算迟到一次)，违规者罚款50元/次。

9）对严重违反考勤制度，经教育不改者，除按上述规定予以处罚外，还将视情节轻重给予警告、记过、辞退处理。

2、考勤监督

考勤员按规定监督员工打卡，发现违纪行为及时且如实地向上级领导反映

二、考勤记录管理

1、按规定认真、及时、准确地记录考勤情况；

2、妥善保管各种休假、请假凭证；

3、每周登记请假、迟到、加班等情况，汇总更新考勤报表。

4、每月将员工的考勤情况作汇总统计，更新年假表；

5、行政部负责员工的考勤统计工作，每月2号向各部门提供员工的出勤统计表，并向公司汇报。

6、行政部根据公司相关规定每月2号对全勤的员工实行奖励和违反纪律的员工实行处罚。

三、考勤制度

1、员工的作息时间

1）公司实行每天8小时工作制，周一至周五为正常工作日，周六、周日为公休日。

2）工作时间为：8：45～12：30, 14：00～18：15。

2、加班

1）技术人员加班不计算加班费，加班时间作为绩效考核标准。

2）非技术人员加班费的计算方式：

a、平时正常工作日（周一至周五）加班费是基本工资的倍；

b、正常休息日（周六、周日）加班费是基本工资的2倍；

c、国家法定节假日加班费是基本工资的3倍。

3、迟到

1）迟到：员工在上班时间后到班者为迟到；

2）迟到的相关处罚：

a、员工每个月有2次迟到不扣款，且迟到5分钟内，以外的均要罚款。

b、迟到时数＞30分钟，计算迟到一次，并且当事假处理；

c、迟到时数≥1个小时，当旷工半天处理；

d、员工迟到次数3～5次的，则从第3次起每次罚款30元（如员工A，月总迟到4次，

则罚（4-2）×30＝60元）；迟到次数6～8次的，则从第3次起每次罚款50元（如员

工B，月总迟到8次，则罚（8-2）×50＝300元）；迟到次数在9次或9次以上的，则

从第3次起每次罚款100元（如员工C，月总迟到12次，则罚（12-2）×100＝1000

元）。

e）主管总监迟到次数3～5次的，则从第3次起每次罚款100元；迟到次数在6次以上，则从第3次起每次罚款200元；

4、早退

1）早退：员工在工作时间内提前下班视为早退（除有请假单之外）。

2）早退相关处罚，按迟到的相关规定罚款。

5、旷工

1）以下情况按旷工处理：

a、未向公司请假不上班者；

b、未按规定申请外出，上司不知其去向者；

c、申请请假但未获批准而擅自休假者；

d、不服从公司或部门调动，擅自不到岗者；

e、假满无故不到岗者或续假未得到批准而不到岗者；

f、其他等同于旷工的行为。

2）旷工的处罚：

a、旷工不足半天的按扣除半天总收入计算；

b、旷工半天按扣除一天总收入计算；

c、旷工一天按扣除三天总收入计算；

d、旷工3日（含）做自动离职处理。

6、全勤

1）全勤：即全月无迟到、早退、请假、旷工及无违反考勤纪律的员工为全勤。

2）公司对全勤员工表彰和鼓励，给予100元全勤奖。

3）公司对违反纪律员工的现金扣款均全部发给全勤员工，具体实施的办法由行政部负责。

4）违纪员工所交的罚款须是现金，每月2号准时交到财务部。

7、请假

1）公司员工请假，需向相关领导和部门主管递交书面申请，如实填写《请假单》，得到审核后在行政专员处备案，否则不生效，假期满后或提前到位，请到部门主管和行政专员处销假，否则以旷工处理。

2）相关审批人员必须严格把关，保证员工请假的真实性，否则相关审批人员需承担相应的后果。

3）员工请假时必须提前办理手续并填写《请假单》；如因身体不适等紧急原因临时请假时，应在上班前联系部门主管告知原因，部门主管鉴定后答复员工，并要求员工事后补回请假单；如是到医院看病的员工，需出具医生证明或医院病历，返岗后补回相关手续及递交医生证明或医院病历，行政部备案作为计算考勤依据。

4）因特殊原因请假的员工，需得到部门主管和相关领导同意，否则以旷工处理。

5）部门主管请假需经总经理批准，如时间较长时，需要由董事批准，批准后到行政专员处备案，否则以旷工处理。

6）员工申请事假半天以内的，需由部门主管批准同意；请假1天以内的，由部门主管同意后需经行政总监批准；请假1天以上由总经理批准；请假七天或以上的由董事审核并批准，批准同意后，请假员工持有得到批准后的《请假单》向行政专员处备案，否则不生效。

7）请假的员工在本月将没有全勤奖。

8）请病、事假的员工在本月发放的工资中需扣除请假部分。

9）如果员工请假时间超过申请期限且无向公司及主管申请以至于影响到公司正常工作公司将视其自动离职。

10）申请病假、年休假及其他有薪假（婚假、看护假、产假、丧假）的员工在1天内，需由部门主管批准同意；请假2天以内的，由部门主管同意后需经行政总监批准；请假2天以上由总经理批准；请假七天或以上的由董事审核并批准，批准同意后，请假员工持有得到批准后的《请假单》向行政专员备案，否则不生效。

11）审批权限及流程一览表

审批权限表

第六章员工福利管理

一、员工活动

1、生日会

1）每个月的第一个周五下午17：30开始，提前借支；

2）提前写好员工生日卡，同事-总经理（填写祝福语）；

3）提前两天定蛋糕，当天买水果、零食；

4）17：15前准备好场地，摆放好蛋糕、水果、零食；

5）17：15-17：30（15分钟）发放生日卡给同事并拍照留念；

6）17：30生日会正式开始，全体员工一起参与其中，为寿星送上祝福，拍照留念；

7）将生日会照片整理归档。

2、体育活动：为了丰富员工业余生活、增强员工身体素质、营造良好的健身氛围，公司每周三