秘书实务案例精选

秘书实务案例精选案例1：

大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到了总经理的青睐，一再被提升，很快就做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做着文员。终于有一天王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。

总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说，“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说：“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市上去看看，今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种

价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！

面对着这一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。（选自易迈网络）

案例2

穆兰大学毕业后，在一家公司做秘书工作。一次，公司汪经理要到外地出差，穆兰为他预订了机票，是星期六上午11点的飞机。星期五的下午，穆兰拿到了机票，把它交给了汪经理。汪经理叮嘱穆兰说：“我晚上有个应酬，怕明天早上起晚了误事。我太太这几天回老家了，麻烦你明早8点以前给我打个电话叫醒我。”可是星期六早上当汪经理睁开眼睛的时候，已经是8点半了，不知为什么穆兰没有打电话来。汪经理急急忙忙赶往机场。到了机场以后，汪经理找不到机票，他才想起来昨天把机票放在办公室的抽屉里了。他赶快给穆兰打电话，想让她把机票取了送来，可是没想到穆兰的手机关机了。汪经理只好匆匆赶回办公室。等他取了票回到机场，已经错过了登机的时间，他只能改签下午的航班。而且这一变故还得通知接待方，免得对方到机场空跑一趟。汪经理出差回来后，问穆兰那天干什么去了，穆

兰说因为是星期六，所以早上起晚了，忘了叫汪经理起床这件事，也忘了开手机。

[简析]

穆兰在这件事上是有责任的。首先，她在交给汪经理机票的时候，应该提醒他马上把机票放进公文包。事实上，很多时候秘书需要负责整理上司出差的公文包，包括把所需文件清点好放进去，以及检查各种证件是否带齐。秘书穆兰忘记叫汪经理起床并且不开手机，是其工作责任心不强的表现。答应别人的事应该办到。即使是休息的日子，作为秘书，也要让上司随时能找到自己。更何况她知道那天是汪经理出发的日子，即使江经理没有和她联系，她也应该主动打电话去问一问是否顺利。

案例3

某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看

到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”

黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在哪里他受到了严厉的批评。

[简评]

黄科长为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，黄科长应执行和服从。但他却在这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。黄科长绕过主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我”意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是黄科长犯错误的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。他表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的成绩、荣誉置于工

作之上。没有当“无名英雄”的思想准备，是做不好秘书工作的。

案例4

秘书在人脉、信息等方面具有天然的职位优势，更容易得到上司的信赖和赏识，因而更容易实现“鲤鱼跳龙门”。事实上，很多秘书也踌躇满志，有强烈的上进心，他们积极主动，想多做些工作，多争取一些机会，但是，他们似乎找不着事做，不知道自己的机会在哪里，只有无奈地等待上司赐与自己机会，因此，很多秘书心里很苦闷，只好靠上网聊天等方式打发时间。那么，秘书应该如何在“打杂”过程中给自己创造机会呢？请看案例：

这天上午老总在开会，秘书小敏没什么事，像往常一样在网上浏览新闻，消磨时间。11点多，老总开完会出来，对小敏说自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同找出来。

“您坐飞机去吗？”小敏问。

“是的，打算乘星期一下午3点多的飞机。”老总说。

“那我帮您去订机票吧？”小敏主动地说。

“不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼去取一下就行。”老总说。于是，小敏只好怏怏地回到自己的办公室帮老总找出那两份合同。

老总在家她都感到无所事是，老总出差之后她会更无聊。很多朋友羡慕她工作轻松，但她于心不甘，北外的高材生，毕业3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也只是在“打杂”，找不到机会，看不见希望，想到这里，她暗叹一口气，又只好上网打发时间。

请思考：

1、小敏的问题出在哪里？

2、小敏应该怎么做才比较适当？

3、平时你遇到这类问题一般是怎样处理的？

案例5

现在很多秘书抱怨自己工作很杂，而且很累，尽管如此，可是在公司没什么地位，在老板心目中没什么“份量”，工资不比人家高不说，奖金还偏少，因此，工作马马虎虎，随便应付，对自己的要求越来越低。如果这样，秘书在老板心目中的“份量”就会更轻。那么，秘书应该怎样突破这种恶性循环，加重在上司心目中的“份量”呢？请看案例：

这是一家通讯辅助设备制造公司，这天老板终于得到了与本地移动通讯公司老总见面的机会，约好晚上一起吃饭。下午，老板就晚上见面的事与秘书商量工作。

“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，我原准备让研发部的刘奇今晚一起去，但他太书生气，不会喝酒。除开销售部的王涛，你看今晚还派谁去比较合适？”老板兴致盎然地征求秘书小玲的意见。

“对不起，我不太清楚，你是老板你定吧！”小玲诚恳地回答。

听小玲这么一说，老板兴致陡降，只好转移话题。他指着移动公司的宣传样本说：“这个上面的SP这两个英文字母，它到底是什么意思？”

“不好意思，我是学中文的，我也不知道这SP是什么意思。”

小玲实事求是地回答。

“好吧，你出去忙吧！”老板明显地不高兴。

请思考：

1、小玲的问题出在哪里？

2、小玲应该怎么做才比较适当？

3、平时你遇到这类问题一般是怎样处理的？

案例6

现在有很多秘书，总觉得自己每天端茶送水，跑进跑去，工作的技术含量太低，没什么意思，没什么前途，因而对工作缺乏热情，所以总是得过且过，一有机会就想换工作。那么，秘书工作真的是“技术含量低”吗？请看案例：

小娜是天津某高科技公司总裁秘书。公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午总裁正在召集各分公司负责人开

营销会议，公司财务总监刘总给小娜来电话了：“小娜，你好！我是财务部的刘志。”

“刘总，您好！”

“大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京某某证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。”

“老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你看可以吗？”

“谢谢！”对方放下电话。

总裁散会后，小娜马上把财务部刘总的意思告诉总裁。

总裁想了一会后反问小娜：“你看我有必要见这个马总吗？”

“？”小娜不知如何回答是好。

请思考：

1、小娜的问题出在哪里？

2、小娜应该怎么做才比较适当？

3、平时你遇到这类问题一般是怎样处理的？

案例7

某市委接到省委、省政府关于夏粮收购中不许向农民打白条的通知。市委办公室根据《通知》精神，以落实省里的指示为内容发了一个文件。由于事前没有与市政府办公室取得联系，结果市政办公室也发了一个同样内容的文件，而且对一些具体事项的口径与市委办公室的文件不完全一致，结果各县、区纷纷来电话询问：“该按谁家的文件办？”造成了政出多门，下级无所适从的局面。

[简评]

作为党委的办事机关和综合协调部门，应注意与各家班子之间协调一致，行文办事考虑要周全一些。这一案例中，市委办如果事先与市政府办取得联系，以两家联合下文或统一认识后以党委办的名义发文，就不致出现“撞车”的局面了。

案例8

一天早晨，某山区F县县长罗某要赶到行署参加一个会议，但他平时乘坐的汽车因机械故障无法开动。罗县长立即找县政府办公室调另一辆车。县政府办公室杨副主任情急之下将常务副县长方某乘坐的丰田轿车临时调给罗县长使用，他想：方副县长最近也不外出，先给县长用几天吧。没想到，这次调车竟捅了马蜂窝。杨副主任送走县长，刚回到办公室，正与冯主任研究当天的工作，就听到楼下院子里传来一阵斥责声：“为什么用我的车！是谁决定的？”

杨副主任一听，是方副县长的声音。

“这车我不坐，我不去了！”方副县长在大声嚷嚷。

冯、杨二位主任正欲下楼了解是怎么回事，秘书小沈匆匆跑来报告。

原来方副县长不巧今天也要到省城开扶贫工作会。头天晚上他没有告诉办公室，今早一到政府小车班，听说他乘坐的车临时调给了县

长，很不高兴，发了脾气，并拒绝乘坐给他改派的汽车，说省城的扶贫会他不参加了。

冯主任一听，感到问题严重，立即起身要去找方副县长解释，杨副主任拦住了他说：“要去我先去，你是办公室的第一把手，不宜首先出面，我先去向他解释，你随后晚一点来。”说完他先走了。

约过了10分钟，冯主任慢慢走到方副县长的办公室，听到杨副主任正与方副县长解释。

“我们头天晚上不知道您要去省城开会，今早上罗县长要车又很急，所以……

冯主任推门而入，看到坐在椅子上的方副县长的脸部表情已缓和了许多，知道杨副主任的工作已经奏效，就趁势再加一把火，来了一番自我批评：“方副县长，是我们的工作失误，影响了领导的工作，首先是这个主任要受批评，这个教训我们一定认真吸取。刚才临时调换的车如果您觉得不合适，我们再想法调，还可以到别的部门借，直到领导满意为止，您看……”

这么一来，方副县长倒有些不好意思了。

“行了，就坐这辆车去吧，这件事也不能全怪你们。”听了方副县长这句话，冯、杨二人才松了一口气。

结果，方副县长还是坐着政府办公室给他调换的车到省城开会去了。

[简评]

本案例中的方副县长因专车被换乘而大发雷霆，并因此声言不去开会，的确是令办公室的负责人非常头疼的事情，是一种精神压力。此类事件在办公室工作中时有所闻，而且协调起来难度很大，这是办公室所处处地位决定的。各级党政机关的办公室都是作为领导同志的下级服务部门和综合协调部门运转的，在领导面前不能发号施令，总是处于被动状态。F县政府办公室的冯、杨二位主任深知自身工作的性质。他们面对正在气头上而蛮不讲理的上司，采用的是冷处理的方法，而且注意留有回旋余地，不一竿子插到底。先由副主任出面，以防一开始就由冯主任介入，万一碰壁后失去继续做工作的空间。冯主任的话语也较含蓄，没有直接劝方副县长去开会，只是婉转地说一定要调换到领导满意的车为止，言下之意是：车，由办公室解决，会议你是一定要去参加的。这样做，既照顾了上级的面子，也达到了协调目的。

案例9

邮件门事件（解读：中外员工文化冲突）

如果你今天还不知道“史上最牛女秘书”是谁，或者你还没收到那封在网络上引起轩然大波的邮件，只能说明你不是那些著名外企中的一员。最近一周，从北京、上海到成都、广州、南京……全国所有知名外企都在疯狂转发一封来自EMC（全球最大的网络信息存储商，总部在美国）北京总部的电子邮件：EMC大中华区总裁陆纯初和他的高级女秘书因工作琐事发生激烈争吵，导致后者被迫离职。这起本该在企业内部消化的事件，却因牵起“老外和中国员工的文化障碍”的敏感话题，数天之内成为各大外企员工和网络舆论谈论的热点。

昨天上午，当事人瑞贝卡（秘书的英文名）无奈地告诉记者，“这件事传得太广，我都找不到工作了。”而面对记者的质询，EMC公司从美国发来的邮件却认为“该员工离职只是个人事件”。目前，该邮件仍在毫不停歇地转发中。

下班锁门引起总裁不满

4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。

陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。

秘书回了咄咄逼人的邮件

面对大中华区总裁的责备，一个小秘书应该怎样应对呢？一位曾在GE和甲骨文服务多年的资深人士告诉记者，正确的做法应该是，同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，语气注意要温婉有礼。同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明，坦承自己的错误并道歉。

但是瑞贝卡的做法大相径庭，并最终为她在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。两天后，她在邮件中回复说，“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”

本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（广州）、EMC（上海）”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。

邮件被数千人转发

昨天上午，记者打通瑞贝卡的电话，她已不愿回忆那两天的经历，

“这只是我和EMC之间的事，跟别人没关系”。可就在瑞贝卡回邮件后不久，这封“女秘书PK老板”的火爆邮件就被她的同事在全国外企中广泛转发。近一周内，该邮件被数千外企白领接收和转发，几乎每个人都不止一次收到过邮件，很多人还在邮件上留下诸如“真牛”、“解气”、“骂得好”之类的点评。其中流传最广的版本居然署名达1000多个，而这只是无数转发邮件中的一个而已。记者在邮件上找到了两位留有私人邮件的人士。黄小姐供职于IBM中国研究院。据她回忆，该邮件最早从公司同事的大学同学处转来，后来的来路也多为业务关系、大学同学等。张先生就职于GE北京总部，“我收到邮件比较早，当时就转给了成都和上海的大学同学，结果后来又从南京同学那里收回来了”。

从邮件的转发过程中，可以发现这样一个顺序：EMC-＞Microsft-＞MIC-＞HP-＞SAMSUNG-＞Honeywell-＞Thomson-＞Motorola-＞Nokia-＞GE……这些大名鼎鼎的外企大多为IT或电子类相关企业。

女秘书已离开公司

邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书，瑞贝卡也离开了公司。目前，EMC内部对此事噤若寒蝉，一些参与转发邮件的员工挨个儿被人事部门找去谈话。

尽管无论是邮件附加的个人点评还是BBS上的讨论，力挺瑞贝卡的声音都超过了八成，但外企人力资源部的管理层却并不买账。昨天早上，记者刚在电话中表明身份，瑞贝卡就明白了，“这事儿闹得太厉害，我已经找不到工作了”。她没有料到邮件会被转发出去，也没有料到目前的局面。

最后消息，EMC回应"邮件门"

“邮件门”对陆纯初有何影响？昨天晚上，陆纯初授意远在美国的EMC公司大中国区市场部经理吴薇给记者发来声明。这份外交措辞的声明表示，“最近这位北京员工的离职完全是一个个人行为和独立的事件，EMC中国区的员工都充满了信心与EMC一起取得更大的发展。”有IT业资深人士分析，像对大中华区总裁这种高管的评价，一般只有美国总部的总裁和总部人力资源部的主管才有发言权。

解读：中外员工文化冲突

陆纯初（Loke Soon Choo），男，新加坡人。EMC公司大中华区总裁，统管EMC在中国的所有运营业务。瑞贝卡是他的高级秘书。据悉，陆拥有新加坡大学工商管理学位，是名资深的IT专业人士，也曾出任IBM、西门子等知名国际企业的高管。在赴EMC履新之前，

他曾担任甲骨文大中华区总裁。

在网络舆论中，陆纯初和瑞贝卡之间到底是不是积怨已久成为人们乐于分析的一个话题。因为在外企的文化里，出于礼貌，中方职员在回复上司的英文邮件时，一般也应选择英文。

因此，瑞贝卡用中文回复英文邮件的做法被认为“是两种文化的故意对抗”。EMC新加坡公司的一位职员ROBIN在中国的一个IT论坛上说，“以一个总裁秘书的职业素养，不可能毫无背景就突然用中文回复这样尖锐的邮件。”昨天晚上，记者就此问题再次和她通话时，瑞贝卡显得更加小心，“我不会谈论这件事”。记者追问两人之前是否有宿怨，瑞贝卡的回答耐人寻味，“不要推断我和他的事，我根本不认识他”。

记者找到一位在邮件中留下地址的西门子的YANGQING小姐。YANGQING小姐曾在惠普工作过，她认为中西文化差异一直都存在。“以前我们这里发生过中国人越级告状的事，但德国派专人来处理的结果，还是中国人走人”。她认为，适应不同文化的管理方式应该是进入外企的中国人的必修课，“总之无论在哪里，都甭想和老板争论”。

专家解读邮件传遍全国现象

转发者过瘾仿佛在骂自己的老板。“每一个转发邮件的人内心都在欢喜，仿佛骂的是自己的老板”，知名企业文化研究专家孙虹钢昨天接受记者采访时说，这个秘书反应有点过激，她违反的是明规则而不是潜规则，“毕竟任何企业的游戏规则都是老板定的”。

瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。她违反的不是潜规则而是明规则。谁会要一个喜欢破坏明规则的人呢？一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中无人会接受。

这封邮件几天内传了好几千人，全国的外企圈子都知道了。这是为什么？“说白了，人们在职场中的心态不好，很多人都很郁闷。比如，工作不开心、才华得不到施展、上司没本事却要管自己、投入产出比不合理、和老板关系紧张……这时候，如果有人出来攻击老板，那一定是解气的。每个人在转发这个邮件的时候，说不定都在幻想着有一天骂自己的老板。”

秘书怎样处理这种事情呢？下面的处理方式你认同吗

一位曾在外资公司服务多年的资深人士告诉人们，正确的做法应该是，同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，