连锁药店组织机构和部门岗位职能设置说明完整版

XX药店连锁公司企业组织架构设计和部门职责设计完整版

北京XX连锁有限公司

2020年X月

目录

第1章连锁经营组织结构设计的程序 (6)

1.1 概述 (6)

1.2 连锁组织设计内容 (6)

1.3 组织机构设计的原则 (7)

第2章设计说明 (8)

2.1 连锁企业的组织框架 (8)

2.2 连锁组织设计因素分析 (8)

2.3 明确连锁经营企业的任务 (10)

2.4 工作分类 (10)

第3章连锁药店组织机构图 (12)

第4章连锁药店组织机构岗位职能设置 (13)

4.1 企业负责人岗位职责 (13)

4.2 店长岗位职责 (14)

4.3 质量负责人岗位职责 (15)

4.4 值班经理岗位职责 (17)

4.5 采购岗位职责 (19)

4.6 收货岗位职责 (20)

4.7 验收岗位职责 (21)

4.8 养护岗位职责 (22)

4.9 保管岗位职责 (24)

4.10 出库复核岗位职责 (25)

4.11 配送岗位职责 (26)

4.12 驻店药师岗位职责 (28)

4.13 处方审核岗位职责 (29)

4.14 调配岗位职责 (30)

4.15 营业员岗位职责 (31)

4.16 信息员岗位职责 (33)

4.17 行政人事岗位职责 (34)

4.18 物价员岗位职责 (36)

4.19 财务岗位职责 (37)

4.20 收银岗位职责 (38)

4.21 设备维修岗位职责 (39)

第5章业务流程设计 (41)

5.1 设计概述 (41)

5.2 新品引进流程 (42)

5.3 采购流程 (44)

5.4 收货、验收、上架流程 (46)

5.5 发票结算、供应商结款流程 (48)

5.6 采购退货流程 (49)

5.7 总部报损报溢流程 (50)

5.8 门店请货流程 (51)

5.10 门店收货流程 (53)

5.11 门店退仓流程 (54)

5.12 店间调拨流程 (55)

5.13 门店盘点流程 (56)

5.14 总部盘点流程 (57)

5.15 调进价流程 (58)

5.16 调配送架流程 (59)

5.17 门店零售价调整流程 (60)

第6章管理制度 (61)

6.1 编制手册的目的 (61)

6.2 人力资源部工作职责 (61)

6.3 名词解释 (66)

6.4 招聘、面试、录用管理制度 (67)

6.4.1 总则 (67)

6.4.2 招聘管理制度 (68)

6.4.3 面试管理制度 (73)

6.4.4 录用管理制度 (76)

6.5 试用期协议（门店） (82)

6.6 职能部门考勤管理制度 (84)

6.6.1 适用范围 (84)

6.6.2 作息时间 (84)

6.6.3 考勤规定 (85)

6.6.4 附则 (87)

6.7 休假管理制度 (87)

6.7.1 总则 (87)

6.7.2 请假程序及批假权限 (88)

6.7.3 假别及相关规定 (91)

6.8 人员内部调动管理办法 (93)

6.8.1 总则 (93)

6.8.2 内部调动原则 (94)

6.8.3 内部调动条件 (94)

6.8.4 调动申请提出 (94)

6.8.5 内部调动政策 (95)

6.8.6 外派执行流程 (95)

6.8.7 调岗执行流程 (97)

6.8.8 待岗执行流程 (98)

6.8.9 内部调动的审批权限 (98)

6.8.10 内部调动相关规定 (98)

6.8.11 附则 (99)

6.9 职业生涯规划体系之职能部门员工晋升规划 (99)

6.10 离职管理制度 (99)

6.10.1 总则 (99)

6.10.2 离职管理 (100)

6.11 聘用协议管理制度 (104)

6.11.2 政策 (104)

6.11.3 适用范围 (104)

6.11.4 合同签署权限 (105)

6.12 薪资管理制度 (105)

6.13 福利管理制度 (105)

6.13.1 总则 (105)

6.13.2 福利的种类 (105)

6.13.3 福利待遇标准 (106)

6.13.4 福利待遇的核发 (106)

6.13.5 附则 (106)

6.14 福利管理流程 (107)

6.14.1 总则 (107)

6.14.2 福利管理细则 (107)

6.15 绩效管理制度 (107)

6.15.1 员工销售业绩绩效 (107)

6.15.2 员工管理指标 (107)

6.15.3 年度绩效指标 (107)

6.16 档案管理制度 (108)

6.16.1 总则 (108)

6.16.2 员工档案分类 (108)

6.16.3 员工档案管理 (108)

6.16.4 相关单位的工作要求 (109)

6.16.5 材料及归档要求 (109)

6.16.6 档案保密规定 (110)

6.16.7 档案借阅规定 (110)

6.16.8 档案保存 (110)

6.16.9 附则 (111)

6.17 公司会议管理制度 (111)

6.17.1 指导思想 (111)

6.17.2 会议室使用规范 (111)

6.17.3 会前 (111)

6.17.4 会间 (112)

6.17.5 会后 (112)

6.17.6 会议记录 (112)

6.17.7 罚则 (113)

6.17.8 附则 (113)

6.18 计算机管理制度 (113)

6.18.1 总则 (113)

6.18.2 网络使用规则 (114)

6.18.3 罚则 (114)

6.18.4 附则 (115)

6.19 固定资产管理制度 (115)

6.19.1 总则 (115)

6.19.2 固定资产范围 (116)

6.20 办公用品管理制度 (116)

6.20.2 办公用品的费用预算 (117)

6.21 公司总部卫生管理制度 (118)

6.21.1 总则 (118)

6.21.2 总部办公区域的卫生管理 (118)

6.21.3 办公室内的卫生管理 (119)

6.21.4 奖罚规定 (120)

6.21.5 附则 (121)

6.22 连锁店考勤管理制度 (121)

6.22.1 适用范围 (121)

6.22.2 作息时间 (121)

6.22.3 考勤规定 (122)

6.23 试用期协议（连锁店） (122)

6.24 服务之星评选办法 (124)

6.24.1 指导思想 (124)

6.24.2 评选对象 (125)

6.24.3 评选奖项 (125)

6.24.4 评选办法和奖励 (125)

6.24.5 级别评定 (126)

6.25 职业生涯规划体系之连锁店员工晋升规划 (127)

6.25.1 总则 (127)

6.25.2 附则 (131)

6.26 会员卡管理内部附属规定 (132)

6.26.1 目的 (132)

6.26.2 适用范围 (132)

6.26.3 规定内容 (132)

6.26.4 举报受理 (133)

6.26.5 管理责任 (133)

6.26.6 附则 (133)

6.27 收银员操作补充规定 (133)

6.27.1 涉及无会员卡打折的规定 (133)

6.27.2 涉及让利（打折）商品的操作规定 (134)

6.27.3 管理责任 (135)

6.27.4 附则 (135)

第1章连锁经营组织结构设计的程序

1.1概述

连锁经营组织系统的确立是连锁企业发展的重要环节，良好的组织结构是连锁经营企业获得市场成功的必备条件之一。

一个企业是否表现出色，是否可持续发展，不是看企业的领导人多么伟大，最重要的是看企业的组织结构是否能让平凡的员工通过不平凡的努力，创造伟大的业绩。反之，则让优秀的员工做出平凡的业绩。

1＋1>2 还是1+1<2的原因

根本原因就是在于组织结构不同，要素组合在一起的方式不同，从而造成了要素间配合或协调关系的差异。

过去人们一直认为企业竞争的优势在于特定的资源或某种能力。

现在理论界开始关注组织内部结构和组织行为，提出企业核心竞争力不是特定的组织资源或能力，而是组织内部运行机制，它确保企业经营的不同方面得以协调，是各种资源得到有效整合而获取最大效应。

一些特殊的，难以完全模仿的能力，形成了组织竞争优势的来源。

连锁企业迅猛发展，就在于它赋予了企业一种完全不同于传统单店经营的组织机制，使得企业的人、才、物、信息等各种资源能够得到有效组合并充分发挥作用。

1.2连锁组织设计内容

组织结构是指一个组织内各构成要素以及它们之间的相互关系，主要涉及企业部门构成、基本的岗位设置、权责关系，业务流程、管理流程及企业内部协调与控制机制等。

其目的是帮助企业围绕其核心业务建立起强有力的组织管理体系。

1.3组织机构设计的原则

按照企业战略目标要求，建立合理的组织架构，包括管理层次和职能部门的建立；

按照业务性质进行分工，确定各个部门的职责范围；

按照所承担的职责赋予各个部门、各管理人员相应的权力；

明确上下级之间、个人之间的领导和协调关系，建立畅通的信息沟通渠道；

设计企业的业务流程、管理流程和相应的组织文化，以保证所建立的组织结构有效地运转。

根据企业内外部环境因素的变化，适时地调整组织结构。

第2章设计说明

2.1连锁企业的组织框架

基本框架：总部与门店

连锁总店是连锁企业的最高层组织，是连锁经营的指挥领导层，经营决策层和后勤服务层；

门店是连锁经营的基础，承担着具体实施的执行功能。

配送中心是连锁企业的物流机构，是连锁经营成功的保证

通过总部的标准化、专业化、集中化管理门店的作业单纯化、高效化。

2.2连锁组织设计因素分析

权变理论认为：强调不同的企业以及同一企业在不同的发展阶段上，都应根据特定的具体条件来选择和设计相应的组织结构。

影响组织结构的主要因素包括环境、战略、规模、技术等。

影响组织设计的各种因素关系图

1）连锁经营的环境

处于动荡多变的环境中的企业，其组织结构要有更好的弹性和适应性。

处于相对稳定环境中的企业，则通常要求组织较为正规和集权，即追求组织结构的刚性和稳定型。

百货药店一般采取分权组织；便利店、超级市场、快餐店的连锁采取更大程度的集权组织。

环境的不确定性除影响企业组织内部外，还影响企业与外部环境的关系。典型的属于与其他企业建立的战略联盟。

2）连锁企业战略

企业战略涵盖了一个企业的经营宗旨和市场定位，基本竞争战略和发展战略等一系列要素，每一要素都会对组织结构产生影响。

企业的宗旨决定了企业业务类型

连锁企业发展战略包括连锁经营形态和发展方向。

企业的连锁经营形态有直营、特许、自由连锁等三种形态，如何选择会直接影响企业的组织结构。如拓展部在直营中一般以开新店为主；在特许连锁中可以建新店，也可以吸收老店；在自由连锁中，自能吸收老店加入。

连锁企业发展的方向主要有多元化发展和专业化发展。

专业化发展的连锁组织机构通常采取集权的直线制形式，有利于控制和降低成本；

多样化发展的连锁企业组织结构通常采用分权的事业部制，有利于充分发挥各业务模块的积极性。

连锁企业不同的竞争战略对企业组织的集权程度、规范化程度、标准化程度、考核激励及组织文化有不同的要求。

3）连锁企业规模

包括数量规模和空间规模。

企业规模扩大直接增加了组织结构的复杂性，其表现在两个方

面：

一是分工细化，部门和岗位的数量增加，增大了协调的工作量；

二是管理层次也会增加，导致分权增多。

连锁企业所辐射的空间范围也对组织结构有直接的影响，一个区域性的连锁企业与全国性连锁企业或跨国连锁企业在组织结构上会有较大的不同。

4）经营技术

信息技术的运用，将企业从封闭的经营与管理带入整个社会的开放协同工作中，引起了整个产业从传统孤立到有机协同互动的变化。

信息技术的运用程度和方式不同，又会直接影响连锁企业内部组织结构的不同。

信息技术的应用将导致企业管理层次的减少而出现扁平化。

组织再造。当环境发生变化而原有的组织结构不再适应时，需要重新设计或重组变革，并采取有效的变革管理措施，使之顺利地过渡到一种新的状态。

2.3明确连锁经营企业的任务

药品器械采购、运输、配送、库存、标价、药品器械陈列；

门店维护、清洁、保卫；顾客调查、顾客接洽、顾客跟踪调查与处理顾客投诉；要事管理；

药品器械的维修与调换、处理收据与财务记录；

药品器械包装、退货、销售预测、预算等。

2.4工作分类

按功能划分，将工作在不同业务领域，如促销、采购、门店营运

等进行分类；

按产品划分，是以药品器械或服务为基础划分工作；

按地理划分，是以不同性质的商圈进行划分。

大型连锁经营企业对工作进行分类时可综合利用上述方法。

5、确定任务分工

由连锁经营企业独立完成

物流公司、制造商、顾客共同完成上述任务

各家共同分担相关任务

连锁企业内部的专业化分工

具体员工应从事的具体工作

6、组织定型

将类似工作合并为一个部门或门店，进而将不同部门、门店整合为一个有机的连锁经营企业组织。

区分不同的工作，并清楚地描述出来

明确工作之间的关系

确立组织的层次、结构及组织管理幅度

第3章 连锁药店组织机构图

注：质量管理／采购／销售岗位不得相互兼任

第4章连锁药店组织机构岗位职能设置

4.1企业负责人岗位职责

1、目的：明确企业负责人岗位职责，保证日常经营和质量体系的建立和完善，确保药品质量及群众用药安全有效。

2、适用范围：适用于企业负责人岗位。

3、责任人：企业负责人

4、内容：药圈会员分享

4.1企业负责人是企业药品质量的主要责任人，对企业所经营的药品质量负主要责任。

4.2 主动学习《中华人民共和国药品管理法》、《中华人民共和国药品管理法实施条例》、《药品经营质量管理规范》等与药品经营企业相关的法律、法规，并组织全体员工学习和贯彻，在质量第一的指导思想下进行经营管理，确保企业经营范围在依法核准的范围之内，所有经营活动符合国家法律法规的要求。

4.3负责企业日常管理，创造必要的物质、技术条件，使经营环境、储存条件达到药品的质量要求。

4.4合理设置并领导质量管理人员和店长，正确处理业务经营与药品质量管理工作的关系，把药品质量放在首位，积极支持并保证质量管理人员独立、客观、有效地行使职权，支持质量管理人员落实质量否决权。

4.5在经营中建立和不断完善质量管理体系和质量文件，负责公司岗位职责、质量管理制度、操作规程及其他重要文件的批准和颁发，监督实施质量管理制度并负责质量管理制度执行的考核工作。

4.6指导并监督员工严格按照GSP要求和质量管理文件要求规范药品经营行为，对存在的问题采取有效措施并进行整改，对在药品质量管理工作上做出成绩和违法违规的班组和人员进行奖惩。

4.7负责组织重大质量问题、质量事故的调查处理。

4.8营造和传播同仁堂文化和企业精神，促进维护和协调人际关系，加强团结，提高企业凝聚力。

4.9负责上级公司安排的其他工作。

4.2店长岗位职责

1、目的：明确店长岗位职责，保证公司药品质量和经营活动符合相关法律法规要求。

2、适用范围：适用于店长岗位。

3、责任人：店长

4、内容

4.1主动学习和贯彻《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律、法规以及公司质量管理制度，树立法律意识和质量意识。在质量第一的指导思想下进行经营管理，确保公司所有经营活动符合国家法律法规的要求。

4.2在企业负责人领导下，受企业负责人委托负责企业日常管理，对企业所经营的药品质量负领导责任。

4.3创造必要的物质、技术条件，使经营环境、储存条件达到药品的质量要求

4.4合理设置质量管理人员，正确处理业务经营与药品质量管理工作的关系，把药品质量放在首位，积极支持质量负责人的

工作，对质量负责人行使质量否决不得阻拦或设置障碍，保证行使质量否决权。

4.5确保公司按照依法批准的经营方式和经营范围经营药品，不得超范围经营。

4.6负责门店商品陈列、销售、服务、卫生、劳动纪律等日常管理工作

4.7积极听取质量负责人对质量管理的意见，对存在问题采取有效措施改进。

4.8组织有关人员定期对商品进行盘点，做到经营商品账货相符。

4.9重视顾客意见和投诉，协调相关部门及时采取有效方法进行改进。

4.10负责门店固定资产、设备设施、网络信息管理工作。

4.11负责门店安全工作，督促员工严格执行安全管理制度及有关防火、防盗、防抢、防骗的安全防范措施。

4.12负责门店收银管理工作，确保资金安全。

4.13负责店内药品广告的管理工作，对未经有关部门审核批准的广告，制止其张贴、发放。

4.14上级安排的其他工作。药圈会员分享

4.3质量负责人岗位职责

1、目的：明确质量负责人岗位职责，保证质量体系的建立和完善，确保药品质量及群众用药安全有效。

2、适用范围：适用于质量负责人岗位。

3、责任人：质量负责人

4、内容：药圈会员分享

4.1质量负责人具有执业药师资格并注册在本公司，不得兼职，不得有相关法律法规禁止从业的情形。

4.2认真学习和贯彻执行《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律、法规和政策，督促相关部门和岗位人员执行药品管理等法律法规及药品经营质量管理规范。

4.3负责建立起进、销、存和售后服务等经营活动全过程的质量保证体系，以此保证经营药品的质量。

4.4 负责组织制订质量管理制度、操作规程等质量管理文件，并指导、监督文件的执行。

4.5负责对供货单位及其销售人员资格证明的审核；负责对所采购药品合法性的审核。

4.6负责药品验收的管理工作，指导并监督药品采购、储存、陈列、销售等环节的质量管理工作。

4.7负责药品质量查询及质量信息管理，收集和分析药品质量信息并建立质量信息档案。

4.8负责药品质量投诉和质量事故的调查、处理及报告。

4.9负责不合格药品的确认及处理。

4.10负责假劣药品的报告工作以及药品不良反应的报告工作。

4.11负责开展员工对《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律、法规及公司质量管理制度、操作规程、药品专业知识等方面的教育或培训。

4.12负责计算机系统操作权限的审核、控制及质量管理基础数据的维护。

4.13负责组织计量器具的校准及检定工作，及时向所属辖区计量部门提出校准及检定申请，建立计量器具档案。

4.14指导并监督药学服务工作。

4.15负责建立公司所经营药品包含质量标准等内容的质量档案，做好各种质量台账和记录。

4.16对药品质量管理制度进行定期和不定期检查，落实制度的考核工作。

4.17负责门店药品广告宣传的监督及其他应当由质量负责人履行的职责。

4.18及时发现并制止质量方面的违章行为，有质量否决权：

（1）对验收不合格的药品进行否决；

（2）对储存、陈列、养护、销售等环节中发现的不合格药品进行否决；

（3）对公司不合规定的销售行为进行否决；

（4）对质量体系中不合理的职责、流程、文件进行否决；

（5）对不适合的储存环境、不专业的服务进行否决。

4.4值班经理岗位职责

1、目的：明确值班经理岗位职责，保证公司药品经营活动符合

相关法律法规要求。

2、适用范围：适用于值班经理/班长岗位。

3、责任人：值班经理/班长药圈会员分享

4、内容：

4.1 在店长领导下协助店长工作，当好参谋和助手。

4.2自觉执行《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律、法规及公司制订的各项质量管理制度。

4.3负责员工服务、礼仪及同仁堂文化等的培训和考核，督促职工严格落实服务规范，不断提高服务态度和服务质量。

4.4负责店内各种纠纷、投诉的处理工作，积极进行协调有关部门处理。

4.5协助店长做好门店安全工作，落实有关防火、防盗、防抢、防骗的安全防范措施。

4.6协助店长做好门店商品盘点，确保账货相符。

4.7负责当班期间员工仪容仪表、劳动纪律的检查，发现违反纪律和管理制度的问题，要及时批评、纠正并提出处理意见。

4.8负责员工日常工作流程的监督检查，保证店员在工作期间严格执行公司相关工作程序，避免发生售错药品、开错票、收错款等情况的发生。

4.9负责组织执行卫生管理制度以及日常卫生监督检查工作。

4.10及时检查顾客意见本、缺药登记本，对顾客反映

的意见及时回应和处理。

4.11执行店长安排的其他工作。

4.5采购岗位职责

1、目的：明确采购岗位职责，保证公司购进药品的合法性和质量可靠性。

2、适用范围：适用于采购岗位。

3、责任人：采购员

4、内容：

4.1药品采购员具有药学或医学、生物、化学等相关专业学历或者具有药学专业技术职称。中药饮片采购人员具有中药学中专以上学历或者具有中药学专业初级以上专业技术职称。

4.2认真学习和贯彻执行《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律、法规和政策，规范药品采购行为。严格按照公司采购管理制度、首营企业和首营品种管理制度等相关制度开展工作。

4.3合理设计库存结构，科学合理的制定采购计划。分析市场动态、结合库存现状及时组织货源，保证满足市场需求，保持合理的库存结构。

4.4购进前确定供货单位的合法资格、确定所购入药品的合法性、核实供货单位销售人员的合法资格同时索取相关资质进行审核

4.5了解供货单位的质量保证能力，参与对供货单位的质量保证体系考察。

4.6严格按照本公司的有关首营企业和首营品种的审批规程，经质量负责人、企业负责人批准后方可进货。

4.7禁止与非法药品经营单位发生业务联系，确保购进药品质量合格，价格公平合理。

4.8 严禁购进《中华人民共和国药品管理法》规定的假药、劣药以及按假药、劣药论处的药品。禁止购进国家规定不得零售的药品，如麻醉药品、第一类精神药品、终止妊娠药品、蛋白同化制剂、肽类激素（胰岛素除外）、药品类易制毒化学品、放射性药品、疫苗等。不得购进第二类精神药品、医疗用毒性药品。

4.9采购药品时，向供货单位索取发票。

4.10采购特殊管理的药品和国家有专门管理要求的药品，严格按照国家有关规定进行。

4.11按规定做好采购记录并妥善保存。

4.12收集药品质量信息，进行“择优选购”，并建立客户档案。参与药品采购的整体情况综合质量评审。

4.6收货岗位职责

1、目的：明确收货岗位职责，保证到货药品符合规定，票货相符。

2、适用范围：适用于收货岗位。

3、责任人：收货员

4、内容：

4.1认真贯彻执行《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等国家有关的法律、法规和本公司的质量管理