公司会议团队接待单

公司会议团队接待单
公司会议团队接待单

会议团队接待单预订号:

Convention Group Reservation Form RSVN NO.

□新预订□变更□取消

NEW RSVN AMENDMENT CANCELLATION 会议名称:会议日期:人数:

Group name Date No. of Pax

主办单位:联系人::

Company Contact person Tel

会务负责人::签单人:

Person in charge Tel Authorized Person

结算方式:

Payment

一、房间安排:

Room arrangement

备注:

Remarks

二、餐饮安排:

Meal Arrangement

用餐保证人数:早餐人午餐人晚餐人

Guaranteed No. of Pax Breakfast Pax Lunch Pax Dinner Pax

备注:

Remarks

三、会场安排:

Meeting room arranged

1.横幅:不需要□需要□价格RMB 元Banner No Yes Price

Content

2.白板、白板笔:不需要□需要□价格RMB 元

White board / marker: No Yes Price

3.指示牌:不需要□需要□容

Sign Board No Yes Content

4.录音:不需要□需要□价格RMB 元Recording No Yes Price

5.投影仪:不需要□需要□价格RMB 元Barco. No Yes Price

6.礼仪服务:不需要□需要□价格RMB 元Couteous Reception No Yes Price

Content

7.彩旗气球:不需要□需要□价格RMB 元

Flag & Balloon No Yes Price

Content

备注

Remarks

经办人:签署人:

Sales Person Authorized by

团队接待确认单

浪漫假日酒店团体活动接待确认单 尊敬的先生/女士: 感谢贵公司选择海安正通假日酒店作为此次活动的场地,为确保团队接待品 一、客房安排 二、会议安排 四、付款方式

友情提醒: 一、预定金及活动变更安排条款 ☆在落实活动安排并与酒店签订确认单后,请交付百分之十的预定金。 ☆酒店方面有权取消没用缴纳预定金的活动安排。 ☆如在活动举办日前不足四十八小时知会酒店活动做变更安排的,酒店将按活动预定标准收取全额费用。 ☆若遇政府大型接待等不可抗力,导致活动无法正常接待的,酒店不承担违约责任,但酒店有义务及时知会主办人活动接待变更信息,并退还全额预定金. 二、付款方式 ☆活动结束,结清预定金以外的全部款项(预定席位总金额及宴会产生的所有杂项费用),并请附上预定金收据. ☆如忘记附上预定金收据,则按活动的总费用如数付清,三日内凭预定金收据办理退款手续. 三、其它条款 ☆活动安排不再享受任何打折或其他优惠措施。 ☆备用席酒店只保证留用座位,菜品出品保证同预定席菜品同等价位标准,在此基础上存在的菜品出品差异敬请谅解。 ☆客房可在抵达日的14:00后办理入住手续,如需要在14:00之前使用客房,建议预订前一晚的房间以确保客人使用。如果当日实际用房数未达到保证间夜数,酒店将按照每晚保证间夜数收取房数。 ☆请爱护酒店公物,不要损坏酒店所提供的物品,否则照价赔偿,该赔偿金将作为杂项费用(以主办人确认为准)计入。 ☆除非事先征得酒店同意,否则店方有权拒绝由贵方或其承包商擅自在酒店内外张贴任何条幅、背景牌和指示牌或其他装饰。 ☆客人在店期间如有贵重物品请寄存酒店,如不寄存丢失酒店一概不负责。 ☆餐饮桌以上消费不含税金,如需要发票收取相应的税金。 ☆此确认单以酒店方代表和主办方代表签字并缴付预定金后生效。 四、增值服务 ☆酒店免费提供流动字幕、指示牌、签到台、桌卡。 ☆酒店可以给您准备鲜花、条幅、礼仪公司等配套服务 如您接受上述条款,请予签署,以示确认。真诚希望能为您提供最优质的服务,谨此致意! 主办方代表签署酒店经办人签署 酒店方代表确认

酒店旅游团体接待工作流程

酒店旅游团体接待工作流程 酒店旅游团体接待工作流程 一、预订和接待 1、预报与确认 (1)接到国内外旅行社传真或书信订房,先与预订部联系,了解要求订房日期是否能安排,然后交领导批示,汇报有关事宜。 (2)领导批示后,复传真或书信确认订房。 (3)确认传真、书信发出后,复印一份交预订部订房。 (4)把订房及批复的传真、书信房到该旅行社的档案中,同时要做工作记录,注意其订房的时间变更及人数增减,及时汇报并与预订部联系,通知变更情况。 2、准备工作 (1)按照对方订房单(机、车票,接送服务等)要求,与各部门联系落实。 (2)团队抵达前要检查房间是否按要求安排好,落实订餐,记录该团队进餐的地点。(3)检查机、车票及提出的要求是否落实。 (4)了解其准确的抵达时间,与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员,搞清有关接送及活动安排情况。 3接团 (1)团队抵达时,要与领队联系,了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求,同时落实该团队进餐时间,通知宴会部或餐厅。 (2)与行李组联系,迅速把该团的行李送到楼层、房间,记录领队的房号,以便随时联系。 二、与旅行社的书信、传真来往和签合同 1、书信 (1)接到书信后,要了解其内容,针对具体的情况,向领导汇报(特别是报价信)。 (2)复信写好后,要认真检查,交领导审阅认可后,盖上本不部门印章,复印一份留档,把原稿寄出。 2、传真 (1)接传真后,了解其内容,向领导汇报,请示处理的方法。 (2)复传真时,要注意检查电文,特别是报价传真,一定要审核价格是否准确,以防止出现漏洞。 3、合同 (1)草拟合同前,先要了解该年度(旺,淡季)的团体房价、餐价及散客价、回收率、(2)合同拟好后,先呈领导审阅,批复后送打字室打印。 (3)合同取回后要认真审核,确信准确无误后,盖本部门印章,呈领导签署。 (4)签后,复印一份存档,把签好的合同寄发(或让对方旅行社到馆签署)。 (5)收到签复合同后,在登记册上分类登记,复印一式三份,一份交预定,另两份交财务。 3、文件档案工作 (1)来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档,一些重要的文件要写出内容提要。(2)凡各人处理完的文件,一定要签署,以便查核。 (3)参加洽谈后,要及时缩写备忘录。

酒店团队接待操作程序标准范本

工作行为规范系列 酒店团队接待操作程序标 准 (标准、完整、实用、可修改)

编号:FS-QG-14888酒店团队接待操作程序标准 Hotel team reception procedure standard 说明:为规范化、制度化和统一化作业行为,使人员管理工作有章可循,提高工作效率和责任感、归属感,特此编写。 酒店市场营销部操作程序及标准 S&MSTANDARDOPERATIONPROCEDURE 程序与标准PROCEDURE 酒店团队接待操作程序与标准 编号REF.NO.YLCCH/S&M―04-007第1版/第0次修改 执行职位POSITIONRESPONSIBLE旅行社销售经理 涉及部门DEPT.CONCERNED前厅部、管家部、餐饮部、财务部 政策制定人PREPAREDBY 审批人APPROVEDBY 执行日期EFFECTIE 一、团队接待操作程序: 1、团队预订

(1)收取预订传真、信函,认真细致阅读。 (2)阅读订房传真、信函,理解正确。 (3)查清订房要求,如有超出本人权限的特殊要求,应向营销总监汇报。 (4)查清对方与我店是否已有协议。如有协议,而且对方的要求也符合协议条款,可按要求直接给予确认;如超出协议条款和本人权限,应经请示营销总监后与对方商量,达成一致后再予确认;如无协议,应在自己职权范围内与对方就价格、付款方式等进行协商,达成一致后再予确认;如对方要求超出本人权限,应向营销总监请示后再与对方协商,达成一致后再予确认。 (5)根据预订要求,查阅《会议/团队客情一览表》。 (6)与前厅部客房预订确认能否接受预订。 (7)24小时内填写《团队预定确认书》给予书面确认,确认内容全面正确,包括时间人数、用房数、国籍、价格、订餐人数、付款方式。 (8)准确无误填写《团队通知单》并提前一周将《团队通知单》发至前厅部客房预订等有关部门。

五星级大酒店会议团队接待培训

山东观唐温泉(国际)度假村会议接待手册 会议/团队操作程序与标准目录 一、营销部 1 -10 二、前厅部11-14 三、餐饮部15-21 四、工程部22-23 五、保安部24-27 六、财务部28 七、营销部会议工作流程图 八、前厅部会议工作流程图 十一、餐饮部会议工作流程图 十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

一、营销部: 程序标准 1、电话询价与报价1、接听客人询价电话 1)询问客人公司名称,辨别是否为老客户,是 本地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价 格政策报价。 2)如是老客户,了解酒店房型等设施可直接向 其报价。 3)如是新客户,对酒店不太熟悉,先简要根据 其需求,针对性地介绍一个酒店房间或会议室 的概况(突出特点),并向其推荐。 4)先让客人作合适的选择。 5)根据客人的选择,先向其初步报价。 2、做好客人议价 1)告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客 人发送传真告知会议的详细情况,然后我们 将根据会议当时酒店的入住情况等综合因 素,根据权限是否浮动。 2)恭维客人或客人的公司,向客人表达友好合 作的愿望。 3)主动为会议客户上门洽谈服务,带上一整套 规范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议,邀请客人来店参观现 场,再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 ●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方 式、存档,并请文员输入电脑,资料共享。 4、制作书面报价单 1)根据客人会议的日程及活动内容制作详细的 会议计划书及报价。 2)向客人发送书面报价单,上面注明提请客人 尽快确认,以便计划能顺利完成。 5、超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价,及时向部门经

团队接待操作程序与标准

一、团队接待操作程序: 1、团队预订 (1)收取预订传真、信函,认真细致阅读。 (2)阅读订房传真、信函,理解正确。 (3)查清订房要求,如有超出本人权限的特殊要求,应向营销总监汇报。 (4 )查清对方与我店是否已有协议。如有协议,而且对方的要求也符合协议条款,可按要求直接给予确认;如超出协议条款和本人权限,应经请示营销总监后与对方商量,达成一致后再予确认;如无协议,应在自己职权范围内与对方就价格、付款方式等进行协商,达成一致后再予确认;如对方要求超出本人权限,应向营销总监请示后再与对方协商,达成一致后再予确认。 (5)根据预订要求,查阅《会议/团队客情一览表》。 (6)与前厅部客房预订确认能否接受预订。 (7)24小时内填写《团队预定确认书》给予书面确认,确认内容全面正确,包括时间人数、用房数、国籍、价格、订餐人数、付款方式。 (8)准确无误填写《团队通知单》并提前一周将《团队通知单》发至前厅部客房预订等有关部门。 (9)将预订填入《会议/团队客情一览表》,供随时查阅。 (10)将通知单放入当月团队资料夹。 (11)将对方传真归入文件夹,及时转送财务部会计核算组。 2、团队更改与取消 (1)接收旅行社更改、取消通知,以书面形式为准。 (2)对照原计划进行比较,仔细找出修改内容,不得遗漏。 (3)如对变更无异议、重大更改,则立即给予确认;如有异议,则需打电话或发传真,

则于24小时之内与该社取得联系。 (4)如24小时内的团队取消,协商解决,酌情收取损失费,以求下次合作,共同发展。 (5)如该团计划已下发前厅部预订处,须立即向前厅部预订处下达《变更通知单》;如该团预订尚未下达,则在原计划相应处用醒目色笔进行改动。 (6)及时将资料归档。 3、团队接待 (1)团队到店前三小时,对照《团队通知单》仔细核对团队人数、用房数等情况。 (2)检查房间、钥匙等的准备工作是否到位。 (3)对有特殊要求的客人,应检查是否已按特殊要求做好各项安排。 (4)团队到店时,到前台与旅行社陪同及领队联系,互相交换名片,协助办理入住手续。 (5)协助总台接待人员的工作,落实团队用房、用餐及其他特殊事项。 (6)团队办理退房手续前15分钟到总台协助结帐,并确保团队客人已结清个人帐。 (7)送客人离店,与客人道别。 (8)团队退房后,将《团队预定确认书》、《团队通知单》归档,由部门文员按每季或每年进统计,登记在《会议/ 团队经营情况一览表》上。 二、团队接待的操作标准: 1、所有信息必须以书面的形式,要求准确、及时、签字。 2、订单的收取要及时,回复必须在24小时以内,确认必须与书面形式,并按类归档。 3、团队的确认、修改、取消必须第一时间与前厅部预订处联系。 4、与各相关部门的沟通必须以书面、签字确认的形式进行,并要求准确、及时。 5、旅行社销售经理必须全程跟踪团队的预订、变更、入住、退房全过程,及时反馈信息、解决问题,并填写《客户意见反馈表》。 6、须协助财务部做好结算工作。 7、尽量用姓氏称呼客人。(整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次)

研学团队接待流程

研学团队接待流程(接团前) (征求意见稿) 一、询价:快速、准确、报价合理、主题突出。主推一条,备选二条,根据客源地的距离不同在行程模版基础上微调行程计划。有明确时间、人数、课程要求的要提前预订。审核后发组团社。同时发一份电子版《研学旅行手册》、研学同行广告。有预订项目的要做好台帐登记。 二、跟单。注意跟单,隔三五日联系一次,有变化及时变更行程。 三、确认。确认清楚、要素齐全、责任明确,内容完整,使用标准研学确认件模版,做到八定:定餐、定导、定车、定票、定房、定教员、定教具、定场地。包括司陪房、特殊餐、礼品要求、酒水等。审核后发组团社。做好台帐登记。 四、建群。建立接待微信群,导游、总控、研学导师、组团社负责人同在一个群里方便沟通。确认件、行程单、相关课件发群里,各自按确认件的内容进行准备,计调要及时将细节要求告知相关人员。 五、准备。准备相关物资、器材、教案、方案等。 六、培训。组织培训。每团必须进行团前培训,由总控和研学导师组织,提要求,明确行程特点,讲解重点,安全防范重点。最后检查各项准备工作情况。

七、接团。在距景区1000米以外接团,车上讲解不少5分钟。按要求,介绍行程、自报家门(不能是真实姓名)、安全提示,景点简介,带动学生,感动校长和老师。 地接研学团队人员组成、责职分工(接团中) 一、每个研学团队设项目负责人(总控)1名。 主要职责: 1、负责整个团队的协调、控制和指挥; 2、负责对接、检查酒店、宾馆、车辆、教员、教具、场地、导游的落实; 3、负责处理应急事件; 4、负责物资准备、购票、结账; 5、负责导游服务质量评议表的收集和打分; 6、负责团队总结、讲评。 二、设教官(研学导师)1名(有课程和活动的团队必设)。主要职责: 1、负责团队拓展活动、课程的设计,编写教案、活动方案; 2、负责课程和活动的教员、物资、场地的准备; 3、负责与组团社负责人沟通前期准备情况,活动准备情况(课前准备的内容、晚会节目单等);

旅游团体接待工作程序

旅游团体接待工作程序 1. 预定和接待 (1)预报与确认 ①接到国内外旅行社传真或书信订房,先与预订部联系,了解要求订房日期是否能安排, 然后交领导批示,汇报有关事宜。 ②领导批示后,复传真或书信确认订房。 ③确认传真,书信发出后,复印一份交预定部订房。 ④把订房及批复的传真、书信放到该旅行社的档案中,同时要作工作记录,注意其订房 的时间变更及人数增减,及时汇报并与预定部联系,通知变更情况。 (2)准备工作 ①按照对方订房单(机、车票、接送服务等)要求,与各部门联系落实。 ②团队抵达前要检查房间是否按要求安排好;落实订餐,记录该团队进餐的地点。 ③检查机、车票及提出的要求是否落实。 ④了解其准确的抵达时间,与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员,搞清有关接送及活动安排情况。 (3)接团 ①团队抵达时,要与领队联系,了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求,同时落实该团进餐时间,通知宴会部或餐厅。 ②与行李组联系,迅速把该团的行李送到楼层、房间,记录领队的房号,以便随时联系。 2. 与旅行社的书信、传真来往和签订合同 (1)书信 ①接到书信后,要了解其内容,针对具体的情况,向领导汇报(特别是报价信)。 ②复信写好后,要认真检查,交领导审阅认可后,盖上本部门的印章,复印一份留档,把原稿寄出。 ⑵传真 ①接传真后,了解其内容,向领导汇报,请示处理的方法。

②复传真时,要注意检查电文,特别是报价传真,一定要审核价格是否准确,以防止出现漏洞。 ③复传真后,凡要求订房并需经领导确认的,要复印一份交预定部订房,然后存档。 ⑶合同 ①草拟合同前,先要了解该年度(旺、淡季)的团体房价、餐价,司陪房价、餐价及散客价、回扣率。 ②合同拟好后,先呈领导审阅,批复后送打字室打印。 ③合同取回后要认真审核,确信准确无误后,盖上本部印章,呈领导签署。 ④签后,复印一份存档,把签好的合同寄发(或让对方旅行社到馆签署)。 ⑤收到签复合同后,在登记册上分类登记,复印一式三份,一份交预定,另两份交财务。 3. 文件档案工作 (1)来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档,一些重要的文件要写出内容提要。 (2)凡各人处理完的文件,一定要签署,以便查核。 ⑶参加洽谈后,要及时编写备忘录。

会议接待程序

会议接待流程 一、销售部接待程序 1、及时与会务方负责人进行联络 (1)清楚了解会议性质(接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等)。 (2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡. 价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议,收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协

议,并依照协议收取相应的会议押金。 5、会议接待通知单 签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案。 6、会议接待 发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程 7、会议结账 会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助。 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受。 9、会议结束 会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。 二、前厅部接待程序 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到: 1、会议接待的前期工作 (1)熟悉、了解会议接待通知单的内容,包括会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情况、所需房间数量等。 (2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人

团队接待流程1

春游团队预订接待流程 为了提高团队接待服务质量,现将团队接待具体流程梳理如下,并对各个环节中我们现阶段可以改善的地方作简要分析,以提升公司品牌形象。 1.团队接待流程及各部门各岗位职责 1.1团队预定 由业务员与团队负责人(园长/校长、旅行社计调等等)联系沟通,提前告知对方开馆时间及表演时间。确定团队来馆日期、人数(预计)、团队类型、团队到达乐园时间(上午/下午,能确定几点到最好)等,并填写《团队预订单》,并由市场部经理签字。团队预订单一式三联,其中: ①白联(送行政人事部):通知全公司。如果团队来馆比较早,则通知全体员工提前上班等,做好接团充分准备。如技术部开灯、排风扇等,确保产品良好的展示效果和馆内空气新鲜;客服部团队接待工作安排;行政人事部负责后勤工作,便于安排司陪餐等。 ②红联(送财务):便于财务知晓和通知第2天在大厅售票员具体团队价格,结算账款等。 ③蓝联(送现场):便于现场人员相互告知,提前安排准备工作和人员安排等。 另外,再自填一联团队预定单:便于接团。此单不用部门经理签字,送西大门,直接交给乐园大门负责人留底即可。 1.2 团队接待 1.21团队入馆前: A.产品部:灯光、排风扇的开启,检查各展缸生物状态,确保良好的展示效果(无死鱼、展缸中无明显藻类杂生)。 B.客服部:营销员与团队负责人联系沟通好,将团队即将到达时间通知现场负责人,以便现场负责人及时安排接待工作:检查馆内灯光开启情况和放音设备的工作情况(如没有开启,及时通知产品部,放音设备提前开启,做好检查);讲解员准备好扩音器(确保扩音器电力充足),在大厅等侯;检票员在岗做好准备工作。 与团队负责人联系好后,营销员提前去西大门等侯团队,把团队预订单直接交给乐园大门负责人让团队入园。途中再次告知团队已进园,讲解员站在义乌海洋世界大门口等待。 营销人员把团队带到海洋世界广场,由一名讲解员主动与团队领队沟通。将入馆前注意事项告知团队:让团队排队,依次进馆;将馆内游览路线及表演内容、时间、地点等告知团队;提醒团队注意安全,不要伸手入缸,家长带好小孩,馆内禁止吸烟,注意卫生等。 营销员监督检票及处理其他突发情况,领队与检票员一起点人,并核对后签字。 1.22入馆后的接待: A.讲解员分批带领团队讲解鱼类知识、观看表演、参与互动。根据团队入馆时间自行安排好

酒店会议团队接待单

会议团队接待单 Convention Group Reservation Form □新预订□变更□取消NEW RSVN AMENDMENT CANCELLATION 会议名称:会议日期:人数: Group name Date No. of Pax 主办单位:联系人:电话: Company Contact person Tel 会务负责人:电话:签单人: Person in charge Tel Authorized Person 结算方式: Payment 一、房间安排: Room arrangement 客房类型Room Type 标准间 Standard Room 豪华间 Deluxe Room 豪华套间 Deluxe suite 备注 Remarks 数量 Quantity 价格 Room Rate 早餐 Breakfast 备注: Remarks 二、餐饮安排:Meal Arrangement 日期Date 地点 Place 人数 Pax 餐标 Rate 方式 Mode 用餐凭证 Proof 用餐保证人数:早餐人午餐人晚餐人Guaranteed No. of Pax Breakfast Pax Lunch Pax Dinner Pax 备注: Remarks 三、会场安排: Meeting room arranged

日期Date 时间 Time 地点 V enue 人数 Pax 价格 Rate 摆台 Decorate 会场布置 Fix up f or meeting 上午 Am 下午 Pm 1.横幅:不需要□需要□价格RMB元 Banner No Yes Price 内容 Content 2.白板、白板笔:不需要□需要□价格RMB元 White board / marker: No Yes Price 3.指示牌:不需要□需要□内容 Sign Board No Yes Content 4.录音:不需要□需要□价格RMB元 Recording No Yes Price 5.投影仪:不需要□需要□价格RMB元 Barco. No Yes Price 6.礼仪服务:不需要□需要□价格RMB元 Couteous Reception No Yes Price 备注 Remarks 经办人:签署人: Sales Person Authorized by 抄报:总经理办公室 抄送:人力资源部、餐饮部、财务部、客房部、前厅部、工程部、保安部 【本文档内容可以自由复制内容或自由编辑修改内容期待你的好评和关注,我们将会做得更好】

五星级大酒店会议团队接待方案

会议接待手册 会议/团队操作程序与标准目录 一、营销部 1 -10 二、前厅部 11-14 三、餐饮部 15-21 四、工程部 22-23 五、保安部 24-27 六、财务部 28 七、营销部会议工作流程图 八、前厅部会议工作流程图 十一、餐饮部会议工作流程图 十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

一、营销部: 程序标准 1、电话询价与报价1、接听客人询价电话 1)询问客人公司名称,辨别是否为老客户,是本 地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价格 政策报价。 2)如是老客户,了解酒店房型等设施可直接向其 报价。 3)如是新客户,对酒店不太熟悉,先简要根据其 需求,针对性地介绍一个酒店房间或会议室的 概况(突出特点),并向其推荐。 4)先让客人作合适的选择。 5)根据客人的选择,先向其初步报价。 2、做好客人议价 1)告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客 人发送传真告知会议的详细情况,然后我们 将根据会议当时酒店的入住情况等综合因 素,根据权限是否浮动。 2)恭维客人或客人的公司,向客人表达友好合作 的愿望。 3)主动为会议客户上门洽谈服务,带上一整套规 范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议,邀请客人来店参观现 场,再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 ●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方 式、存档,并请文员输入电脑,资料共享。 4、制作书面报价单 1)根据客人会议的日程及活动内容制作详细的 会议计划书及报价。 2)向客人发送书面报价单,上面注明提请客人尽 快确认,以便计划能顺利完成。 5、超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价,及时向部门经

同行团队接待协议确认书

同行团队接待协议确认书 TO: 旅行社: 经 理 Tel: Fax: 感谢您的信任与支持,现将贵社 团 人的行程报价确认给您(不详请来电) (一)行程(为确保接待质量,谨希望贵社能如实将承诺给游客的内容告之我社) 主要游览行程、景点参考 (二)接待标准及成本分解 A 成人综费: 房费: 元/人( 星标准)× 天= 元 餐费: 元/人/天( 早 正)= 元 车费: 元/人( 座 车) 其中: 门票: 元/人( ) 区间交通: 元 导服: 元/人 全陪: 元(凭证免费) 报价未含: B 代办费用: 1. 2.12岁以下儿童(身高不超过1.2米)不占床/硬卧 费用: (不含酒店早餐) 本团接待费用累计为: 元/人 已付费用: 未接费用: 合计: (三)结算价及付款方式约定 1.我方将按双方拟定合约执行,即: 2.出团前预付团款总额的______%,并将汇款单即时回传至我社,余款应当在团队离开前结清 3.散客出行前需结清全款,并将汇款单即时回传至我社(本社提供接待发票,大交通票据复印留底) 计调 电话 接待社 制单人

*本社全称: *开户行:帐号: *卡号户名:开户行:卡号: (四)友情提示和特别说明 为能更好地为贵社提供优质服务,请贵社提供游客名单表并告之全陪姓名手机本次接待单位应急电话,导游,手机举“”旗 ●一经双方盖章确认,我方将严格按照贵方的合理要求及行程标准执行; ●若因组团社未将变更的内容及时通知我社而造成损失或引起投诉(或承诺的团款未及时到达我社账上),组团社将承担一切责任; ●如遇人力不可抗拒因素所引起的游客滞留、无法完成正常行程,我方将按旅行社管理条例执行,并征得游客谅解、同意,所产生的费用由双方协商解决; ●凡双方盖章确认的行程单,均具有同等法律效力,不得无故退团、改期,望双方严格遵守接待协议; ●接传真后如无异议请签字盖章回传确认,以便操作。 组团社(盖章):接待社(盖章): 经办人:经办人: 日期: 日期:

会议组织流程标准

会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、 身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素, 会前筹备包括: 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期,为使会议有充分的准备,一般至少给 出2-8 周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表,会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是会议是否能够成功的关键,因此,议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的容包括:工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动,包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需 要的,哪些项目是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员:1、领导小组、2、筹备与接待人员3 、参加人员

1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调; 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排,为领导小组提供会议筹备的具体细节,提供备选方案,供领导决策,在会议过程中进行接待,并处理突发事件,因而也是承担会议成败重要责任的人员,一个会议通常是千头万绪的,筹备与接待人员是否有好的方案,考虑是否周全,会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作,首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备,接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质,树立强烈的责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象,每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识,保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次,如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施,包括酒店位置、菜单(品)、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等,为领导提供分析资料及使用建议,供届时领导选择。 在接到接待任务时,我们首先了解来宾的基本情况及要求,如:来宾人数、、性别、职务、职称、年龄、民族、信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等,这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料,提出接待规格和接待方式并制定接待方案,制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则,详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议(会见)、参观等各项活动,充分考虑

团体接待工作流程

1.了解来宾的基本情况。 包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。 2.制定接待方案。 将来宾情况和意图向有关领导报告,并根据对方意图和实际情况,拟出接待计划和日程安排的初步意见,一并报请领导批示。 3.准备资料和礼物。 如来宾要进行参观学习,则应根据对方的要求,事先安排好参观点,并通知有关部门或单位准备汇报材料,组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。 念品。应能体现名族特色和地方特色,有纪念意义但经济价值不必过高。

两次的正式晚宴,因此要事先根据接待规格和人数,确定宴请的时间、地点、席数和标准,点菜时要注意饮食禁忌。 接待活动中应根据实际工作需要,预先安排好接送车辆,确保出行顺利。 5.迎接来宾。 安排好来宾用车和接待工作用车。根据来宾的身份和抵达的日期、地点,安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。第一次见面,迎接时要准备好接站牌,竖起醒目的标志。客人到达时,迎接人员应主动上前握手问候,并作自我介绍,待双方自我介绍后,再陪同客人乘车前往住处或预定地点。 6.商议日程。 来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。 7.宴请。 秘书在宴请前应充分了解客人的风俗习惯,坦率地询问客人的喜好和禁忌,以便根据实际情况安排菜单。

8. 会见会谈 秘书应根据日程安排做好会见会谈的准备工作并提供现场服务,如布置会议室、排定座次、合影安排、发言材料、产品陈列、操作展示、茶水服务等。 来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道,负责介绍情况,安排采访对象谈话,并受领导委托对稿件进行把关。 9.陪同参观游览。 根据领导指示或来宾要求,作好游览风景区和名胜古迹的安排。 在条件许可的情况下,为来宾安排一些必要的文化娱乐活动,如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。 根据来宾要求,安排好体育活动,通知体育场馆作好场地、器材等准备,并安排陪同人员。 秘书应陪同、介绍,并负责交通、餐饮、联络等工作。 10. 互赠礼物 11. 欢送客人。 事先征询来宾意见,预订、预购返程车船或飞机票。来

团队接待计划确认单

Tel:Fax: TO:您好!旅行社,经理,您好 [replyview] 感谢您的支持与信任,先将贵社所需人团的行程报价传真给您,供参考,如有不详,望及时来电查询,谨希望组团社能如实将承诺给游客的标准及内容传真给我社,我方将鼎力支持,愿合作成功! 天数 主要游览行程、景点参考 餐标元/人天 住宿标准 早 中 晚 酒店 等级 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ 房费:____ 元/人×____天=_________元 车费:_____元/人(空调车/无空调)______正座 餐费:____ 元/人天(____早___正)含风味 门票:_____元/人 (门票分解____________________) 导服费;_____ 元/人累计①______ 元/人 其他费用

①区间交通费用/车次 ②代订返程航班/车次/费用 ③12岁以下儿童不沾硬卧费用 12岁以上儿童占硬卧费用 累计:_____ 元 合计:①+②=_______元/人 累计 成人综费_______元;小孩______元。 合计金额:_____元×____人+(小孩_____元+陪同_____元)=______元 备注 1、我方将按双方拟定合约执行,即:; 2、我方以双方盖章确认为准,我社游程结束返回时,我方凭游客质量反馈单、团队费用结算单传真给贵社处,如无严重问题,贵社必须内结清全款项,并将汇款单及时回传至我社,(便于我方核查团款); 3、请贵社出团前预算本团团款总额的80%,并将汇款单及时回传至我社,团队返回时我社凭游客质量反馈单、团队费用结算单传真给贵社,如无严重问题,贵社必须在一周内结清本团余款20%或当地现付余款20% 4、我社全称:开户行:帐号: ●一经双方盖章确认,我方将严格按照贵方的合理要求及行程标准执行,如有变动或调整我社将在出团前一周前以书面形式fax至贵社; ●如有遗漏或未经游客签字同意擅自变更行程、降低标准、减少景点而引起游客投诉所造成的一切损失均由我处承担; ●如遇组团社操作失误(或承诺的团款未及时到达我社帐上),未将变更的团队计划通知确认给我社而产生损失或引起团队投诉,组团社将承担一切责任,我社将尽力减少由此产生的

世界500强工作流程之 商务会议组织接待流程

世界500强工作流程之 商务会议组织接待流程 会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括: 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期,选在淡季的时候,大家相对不太忙,争取应参加会的人员都能够参加。为使会议有充分的准备,一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表,会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是会议是否能够成功的关键,因此,议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括:工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;

员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动,包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的,哪些项目是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。 XX公司年会议程(范文) 公司将于XX年X月X日举行年度会议,会议主要议程如下:1、分公司各项目部、部门汇报上一年度工作情况及下年度工作打算。 2、分公司副经理对各主管工作总结 3、通报2010年宣传工作情况 4、分公司总经理讲话 5、优秀员工表彰 XX办公室 XX年X月X日 传发 各主管副总、各部门负责人 三、会议的三类相关人员 年会通常有三类相关人员:1、领导小组、2、筹备与接待人员和3、参加人员。 1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调; 2、筹备与接待

前台接待入住操作程序

客房入住程序 一、散客入住接待程序 1.向客人问好!询问客人是否有先预订,如果没有要向介绍 我们度假村的房型及价格。一般根据客人到店人数为客人介绍房型及价格(从价格高的房型先介绍)。 2.客人确定入住房型后,请客人出示身份证做扫描【如果客 人忘记带身份证必须要求客人出示有效证件登记(如驾驶证,港澳通通行证,护照等有效)。】 3.跟客人收取押金(一般收取金额要比住房费用多出200 元),询问客人是付现金还是刷卡,如付现金,应该填好押金条,第二联给客人。 4.做房卡,写早餐劵。 5.将房卡、押金条(银行卡)、身份证交给客人,并告诉客 人房间怎么走及早餐用餐时间。 6.通知楼层人员客人入住房间,在订房表及大总管登记客人 信息并填写结算卡。 二、业主入住接待程序 1.向客人问好!询问客人是否有先预订,业主的姓名,所订 房型。 2.请客人出示身份证做扫描【如果客人忘记带身份证必须要 求客人出示有效证件登记(如驾驶证,港澳通通行证,护

照等有效)。】 3.跟客人收取业主劵(注意看业主劵的房型跟有效日期)和 押金,询问客人是付现金还是刷卡,如付现金,应该填好押金条,第二联给客人。 4.做房卡。 5.将房卡、押金条(银行卡)、身份证交给客人,并告诉客 人房间怎么走及早餐用餐时间。 6.通知楼层人员客人入住房间,在订房表及大总管登记客人 信息并填写结算卡。 三、团队入住接待程序 1.注意看清楚营销单所订房型,房型数量,抵达日期,抵达 人员数量,收款方式。 2.要随时都保持跟营销接单人和客房楼层人员保持有效的 沟通,确保团队到店后能顺利地入住。 3.在团队抵达前做好准备工作(如房卡,早餐劵等),以方便 团队抵达时能迅速办理好入住手续。 4.团队抵达时,向营销跟单人员或团队负责人员收取客人身 份证进行扫描登记(必要时收取押金)。 5.将房卡交给营销跟单负责人或团队负责人,由其为团队安 排房间。 6.通知楼层人员客人入住房间,在订房表及大总管登记客人 信息并填写结算卡。

公司会议团队接待单

会议团队接待单预订号: Convention Group Reservation Form RSVN NO. □新预订□变更□取消 NEW RSVN AMENDMENT CANCELLATION 会议名称:会议日期:人数: Group name Date No. of Pax 主办单位:联系人:: Company Contact person Tel 会务负责人::签单人: Person in charge Tel Authorized Person 结算方式: Payment 一、房间安排: Room arrangement

备注: Remarks 二、餐饮安排: Meal Arrangement 用餐保证人数:早餐人午餐人晚餐人 Guaranteed No. of Pax Breakfast Pax Lunch Pax Dinner Pax 备注: Remarks 三、会场安排: Meeting room arranged

1.横幅:不需要□需要□价格RMB 元Banner No Yes Price 容 Content 2.白板、白板笔:不需要□需要□价格RMB 元 White board / marker: No Yes Price 3.指示牌:不需要□需要□容 Sign Board No Yes Content 4.录音:不需要□需要□价格RMB 元Recording No Yes Price 5.投影仪:不需要□需要□价格RMB 元Barco. No Yes Price 6.礼仪服务:不需要□需要□价格RMB 元Couteous Reception No Yes Price 容 Content 7.彩旗气球:不需要□需要□价格RMB 元 Flag & Balloon No Yes Price 容 Content 备注 Remarks

团队房操作流程及注意事项

团队房操作流程及注意事项 团队登记操作服务标准 一、团队的定义 团队分旅游团、会议团和散客团。 1、旅游团:旅行社5个房间以上的成团。 2、会议团:用房数大于等于10间的且有会议和餐饮消费的。 3、纯会议团队,是指无用房有会议和餐饮消费的。 4、散客团:同行一批客人用房有3间以上并一起结帐 二、会前协调会 1、在会议团队或要求高度重视的大型团队(房间大于50间)入前1-3天,销售经理需要组织团队接待协调会。 2、会议内容要确保涉及到所有的要求,同时还要将团队负责人介绍给酒店参与此次接待的主要人员。 3、参与者:所有参与此次接待部门的部门经理。 4、需讨论的几点是:帐目要求、签字权限、后期(晚会)计划、最后决定参会人员人数、对用房间的要求、会场布置的要求、用餐的要求、报到要求等细节问题。 三、通知所有前厅部员工必须周知 1、预订部会在团队、会议到店的前一天把EO单分到前厅部的各个部门。大型会议(50间房间以上)、VIP团队、会议要提前三天或第一时间把EO单分到前厅部的各个部门 2、各班组负现人需将所有细节信息在班前例会中告知本班组员工。 3、相关班组的代班要仔细分配本班组相关接待人员的工作。 四、预定处事宜 1、预订部根据客人要求、客人喜好,到店时间安排正确的房型。 2、根据房间总量调整房间种类以考虑团队的特殊要求。 3、预订部要两次以上的检查电脑的行程安排,同时将特殊要求、离店信息、帐务信息等输入电脑备注。 4、再次检查团队接待细则以确定所有客人的要求予以完成并确定注意到每一个细节。 五、团队入住准备 (一)夜班准备 1、入住前一天的大夜班员工,仔细阅读预订处发过来的所有关于次日要到的团队和会议的EO单并与核对电脑录入是否准确,了解所有总台需要跟进的事项。 2、如有空房情况下要根据EO单上排房要求对次日团队进行排房并要制做房间的钥匙。 3、打印团队钥匙袋,内容:团名、房号、到达日期、离店日期

会议团队预订流程及接待方案

会议团队预订流程及接待方案 会议团队到场消费情况一般分为两种:一是经过外联拓展或主动上门联系并签订了《团队接待协议》的客源;二是临时到场即时需提供服务的会议团队客源。两种客源因到场时间的差异,形成接待流程的有所不同。 1、 会议团队预订流程 营销人员主动上门对目标客源进行拜访或与主动到店团队客源对接,通过商谈明确消费形式及内容,达成会议团队消费意向并签订《团队接待协议》。协议内容应明确如下内容:1、单位名称及抵离店时间;2、团队人数;3、三餐标准和酒水要求(确定用餐形式及菜品清单);4、住宿标准及需要房间数量;5、会议室地点及收费标准、会场布置、会标内容及规格尺寸、茶水服务和是否需要多媒体、话筒数量、鲜花、水果等;6、对娱乐项目的预订及消费标准;7、户外活动的内容及标准;8、团队签到具体安排;9、结账方式;10、会务组人员相关信息;11、其它特殊要求等。将签订的《团队接待协议》反馈至酒店前台进行登记,财务部和总经办备份。 临时到店即时需要提供服务的会议团队,在了解基本需求和结算方式后,直接进入接待程序,随后跟踪服务,以掌握团队其它消费需要。 2、 会议团队接待纲要 会议团队接待可分为前期、中期和后期三个时间段,不同时间段的工作重心有所不同,注意事项也随之变化。 (1) 前期接待准备 前台根据《团队接待协议》提前1至2天,与会议团队会务组取得联系进行协议再次确认,了解是否有其它要求,同时向相关部门发布书面接待通知,相关部门负责人在通知上签字确认。部门负责人根据通知,做好相关接待准备工作,对人员、物资、卫生、服务、安全等作出相应要求和安排(如餐厅接到通知后,前后堂应及时在班前会上作出具体人员安排、场地布置和原材料采购计划等准备事宜),在大堂设置签到台,并尽量协助签到工作。提前悬挂欢迎横幅或欢迎水牌,在道路节点、就餐区域、会议厅门口、娱乐场地设置指示牌,方便客人使用。 (二)接待工作展开 总经理、总经办、营销具体负责人对客户消费的每一个环节进行督导,现场指导,收集反馈意见,处理突发事件(如营销具体负责人要跟踪对接会务组人员,及时了解意见,掌握团队消费动向,查漏补缺,确保服务到位)。各部门要环环相扣,紧密联系,无缝对接,确保客户抵

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