行政助理工作交接单很全面

行政助理工作交接单很

全面

IMB standardization office【IMB 5AB- IMBK 08- IMB 2C】

工作交接清单

一.办公用品管理

1.月度申购统计：每月25日前统计各部门下月办公用品申购，由行政人力资源部统一下发月度申购计划表至各部门，28日前将各部门申购单收上，交由行政人力资源部经理进行一轮审核，再交由总经理审核签字，签字后对各部门申购单进行汇总由总经

理签字后交采购一份，联系办公伙伴送货，（注：交由采购的及本部门留存的为手写申购单，电子版申购单发给办公伙伴即可，不需打印）原则上每月1日前将办公用品

采购到位；

2入库：采购回的办公用品点数入库，填写入库单，同时更新电子版办公用品台账;

3.发放：采购回的办公用品可根据各部门申购情况联系部门负责人领取，并在出库单上签字，同时更新电子台账；

4.每月盘点：每月月底对办公用品进行出入库及库存盘点，数据制表，电子版发送给行政人力资源部经理和南总各一份，纸质签字版交由财务一份，余下一份本部门存档；

5.费用公示：每月月初（一般每月5日前需完成）统计各部门上个月零星办公用品及本月办公用品申购进行费用统计，排名公示，具体表格请参照办公用品费用公示表；

6.季度盘点：每季度与财务人员对办公用品库存进行盘点，统计数据，具体操作流程同每月盘点；

7.报销流程：月初办公用品送货完毕后，一般在月底与办公伙伴核对送货详单及对价，确认无误后办公伙伴开发票送至我处，按照正常报销程序，粘贴发票、入库单、货品详单、办公用品申购单，粘好后交有采购签字，然后有我处到财务开支票联系办公伙伴领取；

8.办公用品的临时发放，原则上无特殊情况签字笔、订书机、计算器等类用品没人限领一次，特殊情况需进行申请，且注意物品领用需以旧换新；

9.具体库存请见办公用品交接详单。

二、劳保用品管理

1.季度申购统计：每季度最后一个月月底统计各部门下季度劳保用品申购，操作同办公用品申购流程，由行政人力资源部经理进行一轮审核，再交由总经理审核签字，签字后对各部门申购单进行汇总经总经理签字后交采购购买，原则上月初5日前应将劳保用品采购到位；

2.入库：采购回的劳保用品经仓库点数办理入库手续后，统一领回入行政库房，填写入库单并更新劳保用品电子台账；

3.发放：根据各部门申购进行统一发放，填写出库单由各部门负责人签字，同时更新电子台账，定期查看各部门劳保用品领用情况，应根据实际用量注意领用数量的控制监管；

4.季度盘点：每季度与财务盘点库存，操作流程同办公用品季度盘点；

5．劳保用品的临时发放，领用需以旧换新；

6.具体库存请见劳保用品交接详单。

三、固定资产管理

1.统计：根据财务数据及实际情况盘点固定资产数量，进行统计并由使用人在固定资产卡签字存档，每个固定资产需贴固定资产标贴，同时建立固定资产的相关电子台账；

2.变更：离职等原因造成固定资产变更使用人的需办理固定资产的重新验收及签字手续，同时更新电子台账；

3.验收：办公类固定资产在300元以上的购买以后进行验收并填写资产验收报告交由财务部，行政人力资源部进行固定资产的增加办理手续，更新电子台账；

4.盘点：原则上每季度与财务进行固定资产的盘点，核对账目；

5.报废：办公类固定资产的报废申请及处理，具体表格等可联系财务部任经理；

四、快件收发管理

1.快件收发：每天早晚至少两次到门卫收发室领取快件，发放至收件人并登记签字；

2.快件邮寄：每天根据各部门快件邮寄需要联系快件公司取件，一般为申通快递，联系人林成，发件人员要按要求登记并经本部门领导审核签字，每次发件需要当时支付费用，申通每月月初统一开上月发票，邮局或顺丰需当时所要发票；

3.费用统计：每月月初对上月各部门快件邮寄情况进行统计并公示费用，详情可见快件邮寄费用统计表；

4.费用报销：每月月初报销上月快件费用，根据付款情况联系申通开上月发票；

5.存档：对快件邮寄单按月统一存档；

五、公交地铁卡管理

1.登记：负责公交地铁卡的借出归还及登记监督；

2.缴费充值：定期查询余额，并进行缴费充值；

六、介绍信开具

1.开具：负责对使用介绍信的人员进行开具介绍信，并进行登记；

2.存档：定期对介绍信存根存档；

七、档案室管理

1.档案的借出归还：负责档案的借出归还监督及登记；

2.存档：有存档需要的文件存档；

八、公章协助管理

1.开锁保险柜，保管保险柜钥匙；

2.监督公章使用；

3存档：定期对公章使用登记表进行存档；

九、食堂辅助管理

1.打印菜谱：每周根据厨师定制菜谱进行打印张贴，菜谱格式可参照菜谱模板；

2.验菜检斤：对购买回的菜品进行核对检斤；

3.食堂用具的盘点：不定期盘点食堂用具；

4、煤气验收及费用报销；

5、食堂成本核算：每月月底核算上月26日-本月25日的人均餐费，核算表格详见电子版费用核算；

十、通勤车协助管理

1.出勤记录：通勤车出勤的记录；

2.费用报销：每月月初报销上月通勤车费用，先与通勤司机佟哥核对上月费用，无误后索要发票报销；

3.油价调整的监督：每次柴油价格的下调或上调都需进行记录，上下幅度超过元时即商讨通勤费用的上涨或下调。

十一、各种费用的缴纳及发票开具：

水费、电费、蒸汽费、电话费费用的请款、缴纳、发票开具。

水费缴纳地点：开发区六号街胜科水务，带水费小票及发票即可缴纳；

电费缴纳地点：开发区电业局（地铁到开发大路站下车，乘坐111路公交车至张士果品批发市场下车前走500米即是），每月25前缴纳电费，先到电业局二楼找陈宏坤拿电费催交单，然后到一楼大厅缴费，每月26日以后带着缴费单及催交单到电业局一楼开增值税发票；

蒸汽费缴纳地点：开发区三号街，167终点站附近，带支票到三楼交费处缴纳；

联通电话费缴纳：可到任意联通营业厅缴费，每月可电话查询上月账户费用情况，根据费用金额财务请款缴费，网费为每月固定3000元，到联通营业厅直接说任意公司一部联通座机号即可；

电信座机话费缴纳地点：乘坐铁西二线到山东堡或鹏程花园下车，到电信营业厅缴费，电信为先缴费后消费模式，每月月初在网上查看各部门座机余额情况，不足58元的请款缴费，缴费同时打印各个座机上月发票，需要提供电信座机手机号，密码统一为147258.

十二、红头文件的存档

总裁办文件及沈阳公司文件的传阅、签字、归档，传阅签字表为电子版，每次使用自行打印，将传阅表和文件放至文件夹送交南总审批签字，根据南总选择的人员传阅范围进行传阅签字，签字完毕后登记电子台账存档。

十三、报纸领取发放

每天上午或中午到门卫领取报纸，中国医药报和健康报送至南总办公室各一份，剩余的两份及辽沈晚报送至大厅报夹处，并将之前的报纸取下带回。

十四、加油卡管理

定期根据加油卡余额进行情况充值，充值地点为迎宾路中国石油加油站，可乘坐地铁至迎宾路站下车北走500米，支票充值需送支票后7天左右再至加油站确认，三张加油卡密码为210114，每次公司车辆加油需与司机同去，并记录加油及充值金额等信息，详见加油卡使用情况表。每月25后至迎宾路加油站开具加油增值发票。

十五、行政类文件的修改及撰写

十六、各种证件的年检办理：如营业执照、组织机构代码证等，年检时间可查看证件，一般为每年的3-6月；

十七、钥匙管理：办公楼所有钥匙在行政人力资源部办公柜中间抽屉，每个钥匙有注明具体的房间号，各部门有需要钥匙借用的需进行监督使用，钥匙领取的要进行领用登记。

十八、其他临时性工作

十九、重要物品交接详单：

档案室钥匙：5把

保险柜钥匙：3把

办公柜钥匙：3把

别克车钥匙：1把

金杯海狮车钥匙：1把

抽屉钥匙：1把

4楼仓库钥匙：1把

中国石油加油卡：3张

公交卡：3张

地铁卡：3张

另：每天下班前注意检查保险柜是否已锁，