论当代秘书的基本素养

《传承》２００８年第２期

“秘书”一词由来已久，涵义亦颇多。此词源于拉丁文ＳｅｅｖｅｔＶｉｕｓ，其意是可靠的职员。我国古代，“秘书”指宫廷中的藏书，班固的《汉书》曾提到“御史掌秘书”、“刘歆校秘书”，这就是指图书典籍，后来其义逐渐演化为管理宫中藏书的官吏。欧美一些国家的高级秘书则相当于长官。我国现阶段，“秘书”主要指在领导身边，从事直接为领导服务，承办文书、会务及其它交办事务的助理性、参谋性的工作人员。尽管不同种类秘书的工作侧重点不同，但基本工作是相同的，秘书所具有的基本素养是一致的。秘书是直接为领导服务的参谋和助手，秘书素质的高低、工作质量的好坏对领导的工作有着直接影响。因此，当代合格的秘书人才必须具备以下基本素养：

一、具有深厚的政治理论素养和良好的职业道德修养

讲政治是秘书首先具备的基本素质。讲政治就是坚持正确的政治方向，坚决贯彻执行党的路线、方针和政策，在思想上、行动上与党中央保持一致，自觉维护党中央和各级党委、政府的权威。秘书具备一定的政治理论修养，才能干好工作，为领导把好关口、服好务。否则，就会被一些肮脏腐朽的思想所腐蚀，被别有用心的人所利用，以致陷入违法乱纪的罪恶深渊。作为秘书，应切实加强自身的政治理论学习，不断增强自身的政治理论修养。当代秘书面临的是新世纪竞争激烈的国际大环境和改革开放深入的国内新形势，具有政治辨别力、政治敏锐性和政治观察力，以及较高的政策水平，才能从政治上把握和处理问题，才能在大是大非问题上保持清醒头脑，保证党的路线、方针、政策和上级的各项指示在本单位得到正确、全面、认真地贯彻落实。做到政治坚定，需要正确的理论为基础，必须认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。

秘书的职业道德水平对领导的工作影响很大，若不把“德”放在首位，即便有“满腹经纶”、“张良之才”，也不算是合格的秘书。秘书经常拟稿，但自己不著名；经常组织会议，但自己不上主席台；节假日应与家人共享，但自己还要值班，等等。秘书的“德”是领导形象的“补充”、行政效率的“折射”和自身素养的“反映”，这就要求秘书更要认识到自身工作的重要性。秘书应具备以下工作作风：第一，实事求是，行事正派。实事求是是秘书工作的准则之一，要说实话、办实事、认真调查研究，如实向领导和上级单位反映情况，敢于坚持真理。对于领导的正确指示，坚决贯彻执行，对于错误的意见要坦诚地提出自己的看法，不随声附和，时刻保持清醒的头脑，不能利用自己岗

位的特殊性去谋取私利。第二，团结协作，平易近人。秘书负责信息提供、工作协调、文件处理和日常事务等，难免要和各种人打交道，秘书要与人为善，以诚待人，既要坚持原则，又要注意工作方法，要有容人之量，争取各方面的支持与协作，创造良好的工作环境和氛围，为领导提供优质的服务，从而做好本职工作。第三，忠于职守，不计名利。为领导服务、辅助领导做好工作是秘书的职责。秘书常为了一个材料、一件事情加班加点，而工作成绩以单位或领导的名义体现，尤其是在市场经济的形势下，秘书要摆正位置，保持平和心态，运用自己的智慧提高工作效率，把工作做好。

二、具有娴熟的文字处理能力和较强的当代办公技能

具备较高的公文写作能力和娴熟的写作技巧，同时具有操作现代办公自动化设备的技能，这些都是秘书的业务基本功。秘书要能处理指导性强、层次高、分量重的文字材料，同时还要能处理领导临时交办的突击性材料。对于秘书来说，会写各种公文是秘书写作的首要环节，而如何写好，讲究文采、重视技法就尤为重要。１９５８年１月毛泽东制定的《工作方法六十条》（草案），讲“中央和地方党委的工作方法”。［１］（Ｐ４５－４６）但其中多处涉及到写文的问题。如第三十七条讲“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”又说：“准确性属于概念，判断和推理问题，这些都是逻辑问题。”［１］（Ｐ６１）第三十二条讲“材料和观点互不联系。这是很坏的方法，只提出一大堆材料，不提出自己的观点，不说明赞成什么，反对什么，这种方法更坏。”［１］（Ｐ５８）观点和材料应统一，否则文章或文件当然不具有鲜明性。毛泽东在讲党委会工作方法的文章中还大篇幅地谈论写作，可见对写文的重视程度，至今仍有启迪作用。公文在政治、经济、文化生活中发挥着重大作用，秘书要认识到公文写作的社会价值，加大研究力度，平时就要加强写作训练，提高写作水平，增强文字处理能力。作为一名高素质的秘书，除了掌握丰富的写作知识和娴熟的写作技巧外，还应具备“换位”思考的能力，“换位”思考就是站在领导和全局的角度考虑问题。一名高层次的秘书要有一定的领导者的素质，具有敏锐观察事物的能力和战略眼光，透过复杂现象准确捕捉有价值的信息，为领导机关服务。此外，分析概括能力也很重要，即运用科学的世界观和方法论系统分析问题，从现象中提炼出新思想、新观点的能力。这种能力的培养有赖于政治修养和理论修养的逐步提升，同时也与知识面和平时占有资料多少有关。因此，秘书要注意知识量的积累，扩大知识面，读书要有

论当代秘书的基本素养

宋勇栾英梅

（广西师范大学，广西桂林５４１００４）

［摘要］秘书人才必须具备以下基本素养：深厚的政治理论素养和良好的职业道德修养，娴熟的文字处理能力和较强的当代办公技能，全面的综合能力和灵活的协调能力，健康的身体和健全的心理素质既要思维敏捷。

［关键词］秘书当代素养

管理

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一定的深度和广度，从而有一个质的提高，切实提高自己的办文能力。

当代秘书还要具备现代办公的技能，以适应高效率工作的需要。自从第一台电子计算机ＥＮＩＡＣ在１９４６年诞生，迄今五六十年人类社会就跨入了一个崭新的信息时代，信息的传递和处理已是浑然一体，不可分割。企业、机关要提高工作效率，秘书就要掌握现代化的信息传递与处理技术。办公自动化则是把计算机技术、现代通讯技术、系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量庞大、无规律的业务活动处理电子化、机械化和自动化。秘书工作搞好办公自动化建设是新技术发展的必然趋势，它能使信息加工处理、传递等各环节的时间大大缩短，减少信息的积压、堵塞，有效地提高工作效率，同时还能精简机构，节省开支，减少错误，避免扯皮现象的发生。拥有计算机、传真机、复印机、电脑电话、电传机、远程电子会议设备等全套设备的办公室正加快普及，新时期的秘书需熟练掌握这些设备的操作。

三、具有全面的综合能力和灵活的协调能力

秘书的社会接触面较广，交往的层次较多，需具备一定的综合协调能力。秘书要处理好与领导的关系、与同事及上下属单位的关系、与群众的关系、与亲朋的关系。其中，关键要处理好与领导之间的关系。秘书与领导的关系是助手与首长的关系，这决定处于被领导地位的秘书必须听从领导指挥，忠实地按领导指示行事，把自己的公务活动严格限定在领导指定的范围之内，不得自行其是。领导的指示具有严肃性和权威性，秘书要不折不扣地忠实执行，要围绕领导的活动，积极开展工作，下大气力帮助领导抓出成效来。秘书应学会从被动中求主动，善于观察、掌握领导者的性格、作风等主观个性，便于主动配合，形成工作上的默契，但这不等于盲目服从、曲意逢迎。秘书有参与决策的职能，在决策的过程中，要敢于反映领导同志尚未意识到的或者认识不完善的客观情况和问题，实际工作中要以党的路线、方针、政策为行为的准则，一旦遇到领导做出不妥的决定或者明显失误时，秘书应出于公心，予以提醒或建议，切不可为博得领导的欢心而迎合屈从。

通常情况下，秘书在工作中要注意摆正自己的位置。在工作方法上，既要会“搬岔道”，又要会“弹钢琴”。“搬岔道”就是分解矛盾，“弹钢琴”就是综合调节。秘书要搞好服务，又不给领导帮倒忙，应遵循以下原则：一要按规定办事。秘书在执行过程中可以结合实际情况予以实施，但决不能过分和出格，否则，看上去是为领导着想，实际是给领导帮倒忙。二要多请示、多汇报。遇到规定不明或自己拿不准的事，应及时向领导汇报，请作定夺，切勿自作主张。秘书不经领导授权，不可私用领导名义办事或回复问题。三要做好思想工作。群众因切身问题得到解决，请秘书代向领导表达他们的一点“心意”。对这种情况，要把好关口，多做说服教育，请他们尊重领导、理解领导。四要严格要求自己。秘书不掌权，但接近权力渠道，如不严格要求自己就会损害领导者的形象，务必保持严于律己、谦虚谨慎的工作作风。五是既要干好参与决策、组织协调等重要公

务，又要细致扎实地干好每一件日常琐事，要有不怕麻烦的耐心。

从某种意义上讲，秘书是“杂家”，上自领导决策，下到衣食住行，找不到主的难办事要管，踢皮球的棘手事也要管。因此，秘书要文武兼备、粗细结合，大事干得了，小事也要耐心做。古曰：“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂”。秘书要取两者之长，做到“大事不糊涂，小事能谨慎”。无论大、小事，确保办一件成一件。此外，秘书还要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调，还要搞好各种人际关系的协调等。

四、具有健康的身体和健全的心理素质

由于工作岗位的特殊需要，秘书面临着很大的竞争考验，因而要保持良好的心理和身体素质。在心理上，秘书要能够顽强自信、理智冷静、宽怀大度、自我调节。一个人的心理作用是巨大的，它影响人们的工作情绪和生活态度。如果心理不健全，就会产生各种对工作不利的情绪，影响到工作的顺利进行，秘书人员要格外重视心理承受力的训练。秘书所负责的事务通常杂乱多，面对的压力大，一个良好的心理素质能使秘书对工作充满信心，增强工作的劲头。秘书要经常锻炼，保持身体强健、精力旺盛，能经得起偶尔连续作战、昼夜轮战的考验。“身体是革命的本钱”。一名秘书只有保证健康的身体，才能经得起巨大的工作压力，才能跟上高效率的工作节奏。尤其陪同领导外出调查工作或访问的时候，跟随的秘书事无巨细都要过问负责，为保证领导的安全和工作有条不紊地开展，要经常通宵达旦地工作，一个好身体才能完成这些繁琐的事情。因而，秘书要保证体魄健全、精力充沛。

总之，秘书是单位机关公共关系的中枢，是领导的参谋和助手，负责大量重要而又繁琐的工作。一名优秀的秘书应谦虚谨慎、埋头务实，又要有远见卓识和富有创造性，善于出谋划策；要有杂家的博学和有政治家的风度；是领导的得力助手，也是领导的诤友，具有这些素质和能力的人员才称得上优秀的秘书。

［参考文献］

［１］建国以来毛泽东文稿（第七册）［Ｍ］．北京：中央文献出版社，１９９２．

［２］李秀芹．秘书学新论［Ｍ］．北京：中国文联出版社，１９９９．［３］山东省写作学会．写作研究论文集［Ｍ］青岛：青岛海洋大学出版社，１９９８．

［４］杨颖、马波．大学应用写作［Ｍ］．北京：作家出版社，２００１．［５］李敏、仲瑞敏．档案管理学［Ｍ］．济南：山东省地图出版社，２０００．

［６］孙荣、徐红．行政学原理［Ｍ］上海：复旦大学出版社，２００３．

［作者简介］１．宋勇（１９８２－），男，山东长岛人，广西师范大学政行学院２００６级哲学硕士研究生；２．栾英梅（１９８２－），女，山东莱阳人，广西师范大学教育科学学院２００６级课程与教学论硕士研究生。

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