某公司行政管理制度

公司行政管理制度

一、总则

为了规范南京宏创地质勘查技术服务有限公司（以下简称“公司”）的人员招聘、考勤、假期、印章、证照等管理工作，规范化管理工作，提升管理效率，特制定本制度。

二、招聘、用工、离职管理

1、招聘

各部门根据实际业务需求，提出正式的员工需求申请。填写《招聘申请表》，详列拟聘职位的招聘原因、职责范围和资历要求，并报综合部审核。

拟选人员填写《应聘人员登记表》，一般需经过二次面谈。面谈层次及步骤如下：

拟来人员经批准聘用后，综合部负责通知其到岗上班。

2、入职

综合部办理入职手续：

（1）缴验下列证件:

①本人最近免冠2寸彩色照片两张。

②身份证、学历证明等原件及复印件。

③《本市或外来人员就业登记证》（有过工作经历的需经南京市劳动部门失业登记后方有效）。

④前一单位终止（解除）劳动关系证明（应届毕业生提供“推荐书”及“成绩单”原件）。

⑤社保卡原件及复印件。

⑥体检报告（体检费用凭票公司报销）。

⑦居住证（外地员工提供）。

（2）与新员工签署《劳动合同》，特殊岗位需要签订保密协议。

（3）公司为每位员工建立人事档案。员工所提供的资料必须准确、真实，任何伪造、虚假证照均属于弄虚作假行为，均应承担包括法律责任在内的一切责任，公司保留追究的权利。员工技术档案建立执行程序文件HCDK-CX-14-2017 B0《人员培训与管理程序》。

（4）任何已填报的个人资料需要更新时，必须提供更新的凭据。若有变更事项（如学历、住址、婚姻、子女等）涉及劳动人事/公安司法/民政部门的，需提供相应部门证照复印件送交综合部作相应的更改记录。对弄虚作假者，一经核实，公司有权解除劳动关系，并不作任何补偿。

3、入职培训

（1）由综合部定期组织新员工培训，培训内容包括：公司介绍、公司各项管理制度，包括安全、人事等。

（2）部门安排介绍部门情况及工作要求，介绍其岗位职责与工作说明。

（3）不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企业文化、各部门职能与关系等方面的培训。

4、转正

按岗位不同，普通员工3个月试用期，部门经理级别原则与普通员工相同。急需或特别优秀人才可一人一议，酌情缩短试用期。

新员工试用期届满前时，由综合部安排转正评估。员工对自己在试用期内的工作进行自评，由部门经理对其进行评估。部门经理的评估结果将对该员工转正起到决定性的作用。

部门经理、总监、副总经理等转正评估，由总经理对其进行评估。

5、转岗

因机构调整或业务需要，或为符合员工工作能力和发展意向，公司可安排员工调岗。

6、离职

（1）辞职

员工辞职需提前一个月提交辞职信（试用期提前三天）经核准后，在所属部门办理以下离职手续，未能向公司提出足够的时间或没办妥交接手续，擅自离职者，一律作旷工处理。

（2）解聘

解聘按国家相关规定执行。

（3）自动离职

凡无故擅自旷工三天以上者，均作自动离职论，不予结算任何工资、福利。

（4）离职手续的办理

①收到辞职信一个月内安排离职面谈。

②由部门经理确定最后工作日并通知该员工于该日前往综合部办理离职手续。

③离职员工必须填写《员工离职交接表》，在限期内按规定办妥离职手续，未办离职手续自行离职者，由此产生的一切责任由其本人承担，且公司保留追偿损失的权利。

④综合部根据《员工离职交接表》，结算工资。

7、用工监督与检查

综合部对各部门用工管理情况进行监督、检查，杜绝非法用工和不规范用工行为。对于违反规定擅自用工和有不规范用工行为的，一经发现，必须立即纠正。

三、考勤管理

公司的工作时间为：8:30-17:30，双休，节假日执行国家规定。

综合部负责公司各部门考勤的统计监督检查等管理工作。

1、迟到、早退和旷工的界定

（1）上班时间已到而未到岗者为迟到。

（2）下班时间未到而提前离岗者为早退。

（3）工作时间凡发生下列情况之一的，以旷工处理：

①未经请假，或请假未批准，或假满未经续假而擅自不到岗；

②用不当手段骗取、涂改、伪造休假证明；

③不服从工作调整，经教育仍不到岗；

④打架斗殴，违纪致伤造成休息；

⑤员工迟到、早退的时间累计计算，当月累计达2小时且不足4小时者，按旷工半日计算；当月累计达4小时及以上者，按旷工1日计算。

2、违反考勤制度的有关规定及处理

严格执行考勤制度，如发现弄虚作假、袒护、包庇、谎报考勤的，扣发部门负责人当月50%绩效工资。

（1）员工当月旷工3天以内的，按实际旷工天数扣发工资、满勤奖、补贴，扣发当月绩效工资；当年连续旷工3天及以上的，扣发当月全部工资。当年连续旷工3天及以上的，或累计旷工5天及以上的员工，为严重违反单位劳动纪律，解除其劳动合同。

（2）当月每迟到或早退1次，扣绩效工资20元；当月迟到或早退累计达到5次以上（含5次），扣发当月绩效工资。

3、加班管理

（1）加班申请与备案

公司员工加班前，需本人填报《加班申请单》，填写预计加班时间、加班原因及工作内容等，经部门负责人审批，并到综合部备案。

加班时间要按照工作内容严格控制，加班时间应如实计算，综合部需要对加班时间进行监督和评估。

有下列情况之一者，不认定为加班：

①非公司安排、在工作时间之外到岗的。

②员工在休息日参加公司组织的政治和文化活动的。

③员工在休息日参加培训和会议的。工作时间之外，接待客户的。（2）加班待遇

员工工作日延时加点和双休日、节假日加班后，有发放加班工资和安排调休两种方式，二者选其一。

①调休：员工可累计计算调休时间，每次调休最多不超过3个（含3个）工作日，调休应在加班后1年内进行。调休前需本人填报《调休申请单》，申请审批后方可调休。

②加班工资

日基本工资标准按照月工资除以21.75计算。

四、假期管理

1、假期与待遇

假期包括：事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、计划生育假、带薪年休假、工伤假。

事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、计划生育假和工伤假假期按自然天数连续计算。公司实行带薪年休假制度。

法定节假日具体休息时间按国家规定执行。

（1）事假

①员工有事必须在工作时间亲自处理的，应事先办理请假手续，批准后方可休假。

②员工当月请事假一次不得超过3天；当年累计不得超过10天，超过后不再准假。员工请假不满1日的以小时计算，按月累计，累积满8小时的按请假1日计算。

③事假期间工资待遇。

岗位工资和工资内补贴：按照当月请事假的天数扣除。

3天及以内，月绩效工资按比例扣发：请事假1天，扣发月绩效工资的30%；请事假2天，扣发月绩效工资的60%；请事假3天，扣发月绩效工资的80%；

当月请事假3天以上，扣发当月绩效工资，扣发缺勤月预兑现绩效工资。

加班未享受加班费用的，可以用于调休冲抵事假。

（2）病假

①员工患病或非因工负伤，需要停止工作诊治医疗的，应请病假。

②请病假应提供盖医院公章和主治医师印章的病休证明材料（住院治疗的须有《住院通知单》和相关病历证明）和看病的病历、药费单据。请病假3个工作日内若不能出据医院病假证明和看病的病历、药费单据的，按旷工处理。

凡弄虚作假，开假证明病休的，一经查实，按旷工处理。

③病假的医疗期。医疗期是指员工因患病或非因工负伤停止工作治病休息的时限。病假工资或疾病救济费可以低于当地最低工资标准支付，但不能低于最低工资标准的80％。

医疗期根据实际工作年限给予最长2个月时限，连续病休2个月以上的，病愈恢复健康后，应提交医疗机构出据的可工作的证明，方可重新上岗工作，并有3个月试工期。医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由公司另行安排的工作的，可以解除劳动合同。

凡员工因酗酒、打架斗殴导致受伤或生病而请假的，不按病假办理。

④病假期间工资待遇。当月累计病假5天及以内，基本工资和岗位标准不变，月绩效工资按缺勤工作日的天数扣发；当月请病假5天以上，基本工资和岗位标准不变，午餐补贴和通讯补贴按缺勤工作日的天数扣发，不发放当月绩效工资及满勤奖，不发放预兑现缺勤月的绩效工资。

（3）婚假

员工在职期间本人符合国家和地方政府的婚姻规定登记结婚，持结婚证明书，给予婚假3天。原则上婚假从结婚登记之日起1年内有效，且须连续一次性休完。符合规定的婚假期间计发工资。

（4）丧假

员工直系亲属不幸逝世，可申请3天有薪恩恤假。直系亲属是指：配偶、子女、父母、兄弟姐妹、祖父母、外祖父母、配偶父母。

（5）产假

①已婚女员工在计划指标内生育时，产前、产后连续计算产假。顺产产假60天，难产时增加假期15天，生育多胞胎的，每多生育一胎增加假期5天。

②已婚男员工，其配偶在计划生育指标内生育时，可享护理假5天，但必须提交本人结婚证及女方准生证及小孩出生证明等证明材料并提前办理休假申请手续。

（6）带薪年休假

带薪年休假时间

①员工连续工作1年以上的，可以享受带薪年休假。

②员工累计工作已满1年不满10年的，每年休假5天；员工累计工作已满10年不满20年的，每年休假10天；员工累计工作已满20年的，每年休假15天；休假期不包括公休假日和法定节假日。

③带薪年休假在1个年度内可以集中安排，也可以分段安排，不跨年度安排。

④下列情况下不享受带薪年休假：

A. 员工当年请事假累计20天以上的；

B. 累计工作满2年不满10年的员工，请病假累计2个月以上的；

C. 累计工作满10年不满20年的员工，请病假累计3个月以上的；

D. 累计工作满20年以上的员工，请病假累计4个月以上的。

（7）工伤假

按照国家及所属地方《工伤保险条例》等相关规定执行。

2、请假手续与审批权限

假期的申请、审批手续

（1）员工享受各种休假时需事前提交休假申请，获得领导批准后方可休假。

（2）除年假、事假外，其余假期均为因国家或公司规定的可休假事由，并需提交相关证明才可准许按相应种类进行休假的假期。没有相关规定的事由或无法提交相关证明的请假时优先按年假计算，如年假已经使用完毕，可按事假计算。

（3）由于特殊的突发原因，员工需要休假而无法预先办理正常审批手续时，本人应事前用电话方式向部门经理请假，并征得其口头批准。上班后应于当日迅速持有关证明办理补假手续。

假期审批权限

（1）所有假期的审批，必须先由领导批准，一次请假期限在1天以下的，由所属部门负责人批准即可。

（2）一次请假期限在一天以上的，除上述批准人批准外，还需总经理批准，并报综合部备案。

五、证照管理

1、证照范围

证照包括：营业执照正副本(三证合一)、开户许可证、CMA资质证书、体系证书等。

2、管理分工

营业执照正副本由公司综合部负责变更、保管及年检；开户许可证等与财务、税务有关的证照由综合部负责办理、保管（包括新办和变更）、年检（或年度申报）。CMA纸质证书、体系证书由综合部归口管理，实验室协助办理申报、监督审核、扩项认证等。

3、借用要求

借用人借用证照复印件的，综合部应在复印件上载明证照复印件的用途，并载明“再次复印无效”。

借用人借用证照原件前应向综合部提交《证照借用单》。《证照借用单》中应写明借用证照的名称、日期、用途，需领导签名确认。凡借用证照原件，原则上应在借出之日起3个工作日内归还，若不能及时归还的，应向综合部说明情况，综合部应负责跟踪督促借用人归还证照原件。

六、印章使用管理

1、印章管理范围

公司的印章主要包括公司公章、专项业务章（合同章、发票章、检验章等）、法人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。

2、印章的刻制

公司印章的刻制均须报公司总经理审批。法人名章、公章，由综合部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经南京市公安局备案。

3、印章的启用

新印章要做好戳记，并统一在综合部留样保存，以便备查。新印章启用前应由综合部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。

4、印章的使用范围

（1）公司公章的使用范围主要为：

①公司对外签发的文件。

②公司与相关单位联合签发的文件。

③由公司出具的证明及有关材料。

④公司对外提供的发票报告。

⑤公司章程、协议。

⑥员工调动。

⑦员工的任免聘用。

⑧协议（合同）资金担保承诺书。

公司合同专用章的使用范围主要为：

①对外投资、合资、合作协议。

②各类经济、技术合同等。

（2）公司法人名章主要用于需加盖私章的合同、发票及报表、人事任免等各类文件。

（3）发票专用章主要用于货币结算等相关业务。

（4）检测专用章主要用于公司出具的检测报告。

（5）公司各部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。

5、印章的使用

（1）综合部应做好印章的使用登记台帐。

（2）严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由综合部经理及总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

（3）私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由综合部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。

（4）任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。

（5）对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经综合部审批后，方可盖章。

6、印章的保管

（1）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

（2）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。

（3）印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。

7、公司印章的停用

有下列情况，印章须停用。

（1）公司名称变动。

（2）印章使用损坏。

（3）印章遗失或被窃，声明作废。

七、合同管理

综合部负责公司合同的归口管理。

对于公司作为乙方的技术服务类合同，执行程序文件HCDK/CX-2017 B/O《要求、标书和合同评审程序》。

对于公司作为甲方的采购类合同：

一类为检测服务外包合同，执行程序文件HCDK-CX-04-2017 B0《检测工作的分包管理程序》。

二类为设备、物质采购合同。

综合部应做好合同的归口统计工作。其中技术服务类合同，业务人员负责汇总，设备、物质采购合同综合部负责汇总。

八、采购管理

办公用品由综合部统一采购，各部门每月25日提交申请；

实验室生产所需供应品采购执行程序文件HCDK-CX-05-2017 B0《外部支持服务和供应品管理程序》。

九、报表管理

各部门每周五12：00前按时上报总经理:内容要求体现每周的工作情况、总结分析以及下周工作计划等。

招聘申请表

应聘人员信息登记表

员工转正评估表

员工离职交接表

加班申请审批表

注：1、此加班单全部填写完毕后交到综合部，综合部人员依据加班申请单进行核实、备案；

2、申请也可在企业微信中提交。

调休申请单

员工请假申请单