文件和资料控制程序9个记录表格汇总

文件及记录控制程序(完整版)

文件及记录控制程序※※※※※※※※※此文件未经批准﹐不准复印※※※※※※※※※※1.0目的确保与质量体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序2.0范围适用于本公司与质量体系相关的内部及外来文件、所有同体系相关的质量记录。

3.0权责本程序由文控中心制定及管理，相关人员配合执行。

4.0定义4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明。

4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。

4.3作业指导书:为执行品质要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。

4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。

4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。

5.0内容5.1文件的分类：A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。

B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；二级文件为程序文件;三级文件为作业指导书；四级文件为表单、记录、资料等。

5.2文件与资料编号方法说明。

A.质量手册的编号为QM-001。

B.程序文件的编号为QP-□□□。

代表宏旭日用制品；QP代表程序文件；□□□代表文件的流水顺序号。

C.作业指导书的编号为WI-（□□）-□□□。

WI代表作业指导书；其后的三个□代表文件流水号；括号中“（□□）”为可选取项，代表部门。

D.外来文件的编号以原有编号为准。

如无原有编号，其编号为QE□□□□□□□。

QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。

YP-014文件资料和记录管制程序

(5)管理体系之相关记录
(6)品质/HSF目标和环境目标
(7)标准（国家、行业、公司的产品和体系标准）
(8)"外来文件"指的是所有由客户或相关机构提供的文件,包括但不局限于以下之内容:
a.客户的产品图样;
b.客户的制作规范;
c.客户的电脑辅助设计(CAD)档案(磁带或软盘);
d.客户的工程变更通知(ECN);
2.0适用范围：
本程序适用于公司管理体系内与ISO9001、ISO 14001、QC080000：2005标准有关的所有文件、资料、及相关记录（包括适当范围的外来文件），主要有以下九类：
(1)品质/HSF手册
(2)环境手册
(3)二合一程序文件
(4)标准规范（含生产的作业指导书、仪器.设备操作说明、检验规范、环境/HSF管理指导书等）
5.6.2以下几种情况也需填写《文件资料申请表》，经部门主管或经理核准后，向文控中心申请分发（或更换）。
1、有产品委外加工，文件/资料需外发时
2、遗失：必须先以连络单的形式写清楚原因，交主管及经理审核并决定，是否处罚或重新分发，如重新分发，遗失后的文件/资料后续如有找到，应及时交文控中心作废。
3、烂旧：文控中心收回旧文件作废处理。
文件资料和记录管制程序
文件编号:YP-014
版本:D3
页数：8页
制订部门:品保部
制订人:
制订日期:2011-11-21
核准/日期
审核/日期
文件发行章
文件修改记录
编号
修改版本
修改页数
修改内容描述
修改人
核Байду номын сангаас人
生效日期
YP-014
A/0
/

文件和资料控制程序(9个记录表格)

况选择是否需要。 6.3 文件标准格式： 6.3.1 封面按“RS-A0-001”（附件一）格式制作； 6.3.2 发放范围及修改记录按“RS-A0-002”（附件二）格式制作； 6.3.3 正文页按“RS-A0-003”（附件三）格式制作，并统一编排页次。 6.4 文件制订、修订、废止 6.4.1 文件制订：
A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容，确定文件版次号，联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批，审批权限见第四条；
B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并纳入下次新版修订内容之一。
70保存期限71封面标准格式???????????rsa0001二年72发放范围及修改记录标准格式????rsa0002二年73正文标准格式???????????rsa0003二年74文件制修订申请表?????????rsa0004二年75文件废止申请表??????????rsa0005二年76文件收发记录表??????????rsa0006二年77受控文件最新版一览表???????rsa0007二年78受控文件遗失报告表????????rsa0009二年编制审核批准日期a0文件编号hjop001998081封面标准格式附录一82发放范围及修改记录标准格式附录二83正文标准格式附录三84文件制修订申请表附录四文件废止申请表附录五86文件收发记录表附录六受控文件最新版一览表附录七88文件销毁申请表附录八受控文件遗失报告表附录九编制审核批准日期记录编号
6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列） A) 首版一律为：文件版次号：A0 或格式版次：A0 B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订，版本号：A2；…… C) 所有文件修改 5 次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）

文件及记录控制程序

1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。

2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。

3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。

3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。

3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。

3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。

3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。

4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。

4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。

4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。

4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。

4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。

4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。

4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。

4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。

5、文件控制流程图6 过程要点描述。

文件控制程序含表格

文献控制程序（IATF16949/ISO9001-/ISO14001）1.0目的1.1 为了规范公司的文献管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文献或资料的符合性、适宜性和有效性，避免作废文献或资料的非预期使用，特拟制本程序。

2.0合用范畴2.1 公司全部与产品或服务有关的管理体系文献、资料、图纸、电子文档等，涉及外来文献。

3.0定义3.1一级文献：手册类文献。

该类文献是针对某项管理而制订的大纲性、根本性文献。

3.2二级文献：程序类文献。

该类文献是针对某项管理和作业而规定的工作过程和次序，它是对手册类文献的支持。

3.3三级文献：分技术文献、管理规定、外来文献三类。

技术文献含工位作业指导书、工艺参数、检查原则、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文献引出的作业指导、各部门制订的规章、规定、制度类。

外来文献含各类公司同意采用的国际、国家、部级、行业、地方的原则、法律法规和客户或供应商提供的文献等。

3.4四级文献：统计、表格、联系单等。

3.5外发文献：指公司向客户、供应商或者其它单位发放的公司内部使用的文献。

4.0重要职责与权限4.1总经理：负责质量手册的审核和同意。

4.2管理者代表：负责手册编制、程序文献、外来文献和外发管理类文献的同意。

4.3行政部：负责公司文献的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文献管理工作进行稽核与监督。

4.4各职能部门：负责各部门程序文献的编制，及三级、四级文献的编制和审批。

4.5各部门文员负责本部门的文献管理，文献管理应根据本部门的文献特点对其进行定时整顿和归档，归档后的文献应选择适宜的方式对其进行分类、标记和保管，方便于查阅。

5.0作业流程图（参考附件）6.0流程内容6.1文献的拟制、会签、审核与核准6.1.1文献编写规定。

6.1.1.1受控文献的格式不作统一规定，但必须包含下列内容：文献名、文献编号、文献版本、生效日期、制订人、审核人、同意人。

实验室文件和资料控制程序(含表格)(参照模板)

文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。

2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。

3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。

4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。

4．1．2第二级文件：程序文件。

4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。

4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。

4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。

4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。

4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。

其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。

4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。

4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。

文件控制程序

文件控制程序1 目的为确保公司内部管理体系文件受控，使文件的建立、批准、发放、保存、修改、更新遵循一定的程序，以确保各使用部门的文件其编制、审批及使用状态等得到及时、有效、准确的识别和管理,特制定本标准。

2 范围本控制程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格、记录及外部文件的控制（包括电子版）。

3 职责3.1 综合办负责本程序文件的组织实施，负责公司体系文件信息的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制，统一规划公司记录的保存权责与期限规定。

3.2 各部门：负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的控制。

3.3 各级别体系文件编审批职责和权限见下图：4 程序内容4.1 文件的分类4.1.1公司管理体系文件分为四类：a)手册（包括方针、目标）；b)程序文件；c)制度文件（包括规章制度、作业规范、操作规程、标准等）；d)记录表单。

4.1.2 其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的计划、设计输出文件或其他标准、规范等。

记录可以纸质、电子介质、传真及其它任何可以承载的介质的形式存在。

4.2 文件的编号规则与分发号4.2.1 手册、程序文件、作业文件、记录的具体编号，文件分发号的具体排序由综合办统一编制。

4.2.2 文件版本号规定：从A/0开始依次向下表示版本号，数字表示修改状态。

至A/9则变为B/0开始。

如A/0，A/1，A/2，A/3......A/9，B/0，B/1......，依此类推。

当体系文件遇到大的变动，改动超过3处，则直接由A版变为B版，并从B/0开始。

换版后，原版本文件作废，换发新版本。

4.2.3 体系手册编号说明CMKJ/SC-2019（CMKJ公司名称初美科技 SC手册 2019发布时间）。

4.2.4 程序文件编号说明CMKJ/CX-**-2019（CMKJ公司名称初美科技 CX程序文件 **程序文件序号（01-0*） 2019发布时间）。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。

2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。

3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。

3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。

4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。

5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。

文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。

职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。

质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。

5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。

记录的职能代号同文件的编号标准。

5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。

5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。

一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。

文件和记录控制程序

1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。

2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。

3.0 职责3.1文件和记录的制（修）订，由质量部专人负责。

3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等，由质量专人管理。

3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。

4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类，本公司的文件和记录分为：QM —质量手册； QP —程序文件； WI —工作规范；FM —记录、表格； W —外来文件； T —技术文件。

5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号：流水号T类文件资料按以下规定编号：本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号：本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码：文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为：AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为：AC-W-XX，如有则采用原来的编号。

流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。

5.2.2 FM类文件：各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管，使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行，同时在其后加版次识别（如：AC-QP-01-FM01A），如有更改则以A、B、C等类推。

5.2.3 WI类文件编号部门代码如下：总经理01；管理者代表02；销售部03；；采购部04；质检部06；生产部07。

5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后，按下表所列职责进行审核，批准后交综合部统一编号发布。

5.3.2 文件的修订（更改）由原制订单位负责，填写《文件更改申请表》，经审核、批准后，交质量部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。

5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示，第一次发行为A版，第二次B版，依此类推。

QP-1文件和资料控制程序

浙江xx汽配制造有限公司文件编号HF/QP-1-ZH状态C/0发行日期2009/10/1 文件名称文件和资料控制程序第1页共5页1 目的：对与质量体系有关的所有文件和资料进行控制，以确保各有关场所使用文件的适用性和有效性。

2 适用范围：本程序适用于与质量体系运行相关的所有文件和资料（包括适当范围的外来文件）的批准、分发、更改、审核、保管等一系列控制过程。

3 职责：3.1 文控中心负责质量体系文件和资料的控制。

3.2 技术部负责技术文件（图纸、标准、技术规范等）的设计制作、存档，移交文控中心。

3.2 文控中心负责技术文件（图纸、标准、技术规范等）的管理、发放和控制。

3.3 各部门负责分发到的文件和资料的控制和管理。

3.4 物控部负责外协用图纸的发放。

4 工作程序：4.1文件和资料的分类及编号：4.1.1文件和资料按性质分为“受控”和“非受控”两种。

受控文件加盖“受控”印章，并注明受控编号（所有与质量有关的文件和资料均受控）。

4.1.2文件和资料分类浙江xx 汽配制造有限公司文件编号 HF/QP-1-ZH状态 C/0 发行日期2009/10/1文件和资料内部文件和资料外来文件和资料作业指导书质量手册技术标准、规范顾客工程规范管理文件程序文件技术文件4.1.3文件和资料编号原则：具体见《质量体系文件编号规定》。

4.1.4文件版本及修改状态说明：a.文件版本用大写英文字母表示：A、B、C……依次类推；b.修改状态用数字表示：0、1、2……依次类推；c.当修改状态至9后，文件升版；d.当遇下述情况时，文件直接升版：①组织机构有大的调整；②依据的质量体系标准发生变化；3.1文件的批准发布4.2.1文件的发布流程：文件类别发布流程拟制审核批准质量手册推行小组管理者代表总经理程序文件归口部门管理者代表总经理作业指导书管理文件职能部门管理者代表总经理技术文件技术部技术部技术部部长外来文件和资料技术标准、规范由文控中心管理顾客工程规范由文控中心管理4.2.2批准后的原件均需上交文控中心，由文控中心统一管理。

资料分析控制程序(附完整表格)

文件编号版本号修订号页码1.目的:为对公司运行ISO9001质量管理体系所产生的资料进行分析，找出运行体系的薄弱点，并予以改善，控制好生产过程和产品质量，使客户满意，特制定本程序。

2.适用范围:本程序适用于本厂来料、成品、生产、销售、服务过程中各种资料的统计与分析过程。

3.定义:(无)4.职责:4.1 总经理/副总经理/管理者代表负责确定需要统计分析的资料，审核有关资料分析的结果及相关对策。

4.2 质量管理部4.2.1 负责有关产品质量方面的数据分析。

4.2.2 确定资料分析过程中所需要的统计技术，并对使用者进行培训。

4.2.3 指导分析生产过程中的有关统计图表。

4.3 门窗厂4.3.1 负责对生产过程中所产生的有关资料进行分析。

4.4 销售部4.4.1 负责客户满意度的统计分析。

4.5 相关部门4.5.1 负责与本部门相关的数据收集和分析。

5.内容: 5.1 数据来源5.1.1 与客户有关的数据，如客户投诉、客户满意度。

5.1.2 与产品要求符合性有关的数据，如检验记录、品质异常单。

5.1.3 过程和产品的特征及趋势的数据。

5.1.4 与供应商有关的数据，交货及时率、来料合格率等。

5.1.5 其他信息，如员工建议等。

5.2 数据收集收集的数据资料的形式包括：书面资料、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式。

至少包括以下内容：5.2.1 有关产品质量方面的资料由质量管理部负责收集、整理与分析。

批准(日期) 总经办技术支持部质量管理部研发部系统销售部管理者代表QP-QA-23A 编制(日期)(日期)文件分发范围审核1/2文件类型二级程序文件资料分析控制程序1编制部门质量管理部。

文件控制程序及记录表01

有限公司版本/次:01/01 SHG/EP-01-2022规范公司文件管理，对本公司文件进行控制，确保各部门在质量、环境管理体系运行和各项工作中使用有效合用的最新版本。

合用于公司质量、环境管理体系文件的管理和控制，包括外来文件。

3.1 管理类文件：管理文件指用于企业内部部门间及企业与外部信息往来的文件。

包括上级文件、上报文件、下发文件、会议记要、合同协议、暂时性规定、内外公函及文件、部门请示、任务书、责任书、计划书、调研、汇报、方案和可研报告及其它；管理制度指提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件。

包括财务管理、销售管理、物资管理、生产管理、人力资源管理、技术管理、设备管理、行政后勤、环境、质量等方面的文件(如手册、程叙文件)。

3.2 技术类文件：主要分设计文件和工艺文件两大类,包括外来文件。

设计文件包括产品规格书、产品图、零件图等；工艺文件包括工艺技术、工艺装备、检验文件、采购文件、计量试验等。

3.3 外来文件：为支持质量、环境管理体系运行的外来信息及其承载媒体，包括客户提供的产品标识、技术参数的技术文件和图样、引用的法律法规标准等。

4.1 行政部负责管理类文件的编号发放、回收的控制。

4.2 技术部负责技术类文件的编号发放、回收的控制。

4.3 各部门负责职责范围内文件的编拟、申请编号、审核、会签及使用；并对本部门得到的所有文件的宣传、贯彻、执行、保管，保证在用文件是有效版本。

5.1 文件的分类5.1.1 企业文件共分三个层次：第一层次文件是质量手册、环境手册(它对企业的管理体系进行了综合描述，规定了组织的管理体系)；第二层次文件是管理程序；第三层次文件是作业标准、管理制度、管理方案等具体指导作业、检查的文件。

外来文件，普通其最终将被纳入第三层文件进行控制。

记录是特殊的文件，阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据，记录的控制按《记录控制程序》执行。

5.1.2 文件分类的识别由编制者(外来文件由接收者)作出，由管理者代表最后确认。

文件管理控制程序(IATF16949)

******有限公司程叙文件编号：版次：A/0批准日期：2022-06- 10第 1 页，共13 页文件管理控制程序编制：审批：实施1修改记录版本号描述修订日期修订人生效日期 2022 年 06 月 10 日页码第 2 页共 12 页程叙文件文件管理控制程序文件类别文件名称1 目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。

2 合用范围本程序合用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。

3 定义3.1 文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程叙文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件；第四层次：形成文件的记录。

外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。

主要包括：国际标准、国标、行标、相关方(客户或者供应商)提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。

3.2 文件要素：指文件必须具备的基本信息,如: 文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。

3.3 受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。

3.4 非受控文件：指受控范围之外的文件。

3.6 合用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。

如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。

3.6 标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。

如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部份的规范性,以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。

3.7 其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。

4 职责4.1 质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。

文件及记录控制程序

修订日期修订记录修订内容页次版本受控文件章制定核准审核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号文件版本生效日期页码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。

二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。

四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。

文件控制程序记录表格

序号
文件柜号
抽屉号
卷宗号
文件名称
存档号
入库时间
复印登记表
日期
部门
复印内容
纸型及数量
签字
B5
A4
A3
文件控制程序记录表格
收文登记表
序号
来文编号
收文日期
来文单位
文件名称
收文人
存档编号
发文登记表
序号
发文日期
发文编号
文件名称
收文单位
发文人
收文人
接收日期
文件传阅表
来文单位
来文编号
文件名称
一体化处理意见：
各
部
门
阅
文
情
况
传阅部门
签名
收文时间
退文时间
备注签：
档案借阅登记表
文件名称
文件编号
文件起止页
存档编号
借阅用途
借阅期限
200年月日至200年月日
借阅人
归还时间
部门经理
一体化经理
总经理(借阅秘密文件时)
档案管理人签字
档案借阅登记表
文件名称
文件编号
文件起止页
存档编号
借阅用途
借阅期限
200年月日至200年月日
借阅人
归还时间
部门经理
一体化经理
总经理(借阅秘密文件时)
档案管理人签字
档案（资料）入库目录

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。

文件和记录控制程序(含表格)

文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。

4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。

相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。

4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。

4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。

若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。

4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。

4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。