高校教材采购管理信息系统

高校教材采购管理信息系统

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2017年9月修订

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第1章现行系统概述 ..................................................................错误！未定义书签。

1.2组织结构分析 (4)

1.3 现行系统运行状况分析 (4)

第2章系统需求分析 (6)

2.1 系统目标与需求分析 (6)

2.2 系统开发的可行性研究 (6)

2.2.2经济可行性研究 (6)

2.2.3. 社会可行性研究 (7)

第3章结构化系统分析 (8)

3.1 系统业务流程分析 (8)

3.2 数据流程分析 (10)

3.3数据字典 (14)

第4章结构化系统设计 (24)

4.1系统总体结构设计 (24)

4.2 数据库设计 (24)

4.3代码设计 (28)

4.4 输入输出设计 (29)

4.5信息系统安全设计 (31)

第5章系统实施 (32)

5.1系统实施 (32)

5.1.1系统编程 (32)

5.1.2系统调试与试运行 (32)

5.2系统运行管理制度 (33)

5.2.1信息系统故障解决要求 (33)

5.2.2机房管理 (34)

5.3系统维护 (34)

5.3.1信息系统维护的主要要求 (34)

5.3.2网络基础设施维护 (34)

5.3.3应用系统维护 (35)

5.3.4数据维护 (35)

第6章结束语 (36)

第1章现行系统概述

1.1开发背景

教材是学生必不可少的学习工具，随着高校的扩招，对教材的需求量大幅度增加。就教材采购而言，现行的纯手工管理方式和文档系统管理方式在管理质量和管理效率上，从根本上无法适应日益增长的学生群体。但随着计算机科学的发展与进步，计算机技术不管在管理效率还是在管理质量上都逐步显示出了它的先进性，创造性和高效性。并且计算机管理在人力、物力等资源方面都比以前的管理模式要有大的节省。教材采购管理系统采用计算机管理模式，运用计算机技术对原有教材采购的管理方式进行升级优化，使之更好的适应当今复杂的教育环境，提高教育管理质量！

1.2组织结构分析

组织结构分析是学校实施，运行和管理采购管理计划的基础，不合适的组织结构设计会影响教材采购管理信息系统作用的发挥。完善本系统共需要4个部门进行参与，包括财务部、教材管理部、技术部、采购部，其组织结构图如图所示。

1.3

提前的预定，使得一些教材版本在这个期间发生变化后，不能及时更新。较典型的是法律专业教材，部门法立法变化频繁，必然使得教材更新，这种提前的购买必然使得学生到手的教材无法跟上这种变化。甚至发生过这样的事情，一些书店为清理库存，将一些都再版了的教材的初版本发给我们，这种大跨度的采购时间

严重影响了教学内容的更新、影响正常的教学秩序。

另外随着高校改革不断深化，专业调整力度加大，出现了教材无法与相应的专业匹配的局面。由于大部分高校教师选用教材灵活，若缺乏学校的统一把控，易导致选用教材与课程不相适应、将粗编滥造的教材流入课堂等，影响课堂授课效果、教学的平稳运行和人才培养的质量。

为了不让教材采购时间过长，学校能都对教材进行统一的安排和分配，需要一套适合本学校的教材采购的管理信息系统，引用现代化计算机操作平台，改变工作理念，适应这种高效性的工作方式。

第2章系统需求分析

2.1 系统目标与需求分析

本系统的开发充分利用计算机信息技术，使教材管理信息系统在正常的运行中对教材预定，库存，采购等进行管理，及时了解各个环节的信息变动，有利于提高教材管理的效率。通过建立一个计算机管理信息系统，使高校教材征订，采购工作更加系统化，规范化，从而达到提高管理工作效率的目标。

本系统仅考虑高校教材采购内部网络的功能需求，即围绕教材采购的基本需求，如教材的预订、教材的征订、出入库及费用管理。对繁杂的教材管理工作进行人性化，信息化，自动化管理。

本系统需要完成的功能任务主要有：

（1）信息管理：主要实现对学生信息，教师信息，管理员信息以及供应商信息的管理。比如：添加，修改，删除等。

（2）教材管理：主要实现对教材信息管理以及教材征订信息的管理，比如对教材信息的添加，修改，删除等或者对教材征订采购信息的添加，修改，删除等信息管理。

（3）库存管理：主要实现对教材的出入库管理及出库发放情况的信息化管理，比如添加，修改教材入库信息等。

（4）费用管理:主要实现对教材对应的供应商费用的管理，比如根据相关条件进行费用查询，打印，生成报表等。

2.2 系统开发的可行性研究

2.2.1技术可行性研究

就技术力量来说，该学期，我们小组各成员已经学习了管理信息系统，开发语言并且对网络技术和操作系统也有系统的了解，有些成员熟悉计算机原理，能解决常见的硬件故障和硬件选择。目前，教材管理信息系统已得到了大量应用，有许多可供参考的成功系统。本系统开发语言采用VB，数据库采用Access,从技术角度考虑，此信息系统开发可行。

2.2.2经济可行性研究

目标系统开发需求比较低，加上具有成熟的软硬件环境，所以在软硬件的支出上十分有限。而且，目标系统并不是十分的复杂，开发的周期较短，人员经济

支出有限。当系统开发完实际运行后，将很大程度上提高计算机的功能，在为使用者带来便利的同时，也为系统的进一步推广创造了条件。这带来的经济回报将远超过支出，并且最重要的一点是该软件的开发可以给我们对系统的开发有个全面的认识。从经济角度考虑，此信息系统开发可行。

2.2.

3. 社会可行性研究

高校教材采购管理信息系统是一个应用较广的软件，把高校教材的预定，审批，采购，费用等繁重的工作交给计算机来处理，实现管理工作的信息化，可以大大减轻工作人员的负担，节省大量人力，物力。所以比较适合一般的高校使用，有很强的使用价值，可以进一步进行软件的推广应用，符合社会需求。

实现管理工作的信息化基于以上三方面的分析，本系统的开发是可行的。

第3章结构化系统分析

3.1 系统业务流程分析

1.信息系统的业务流程

教师填写教材需求计划表，向院系负责人审批，审批通过后，将汇总的需求表送至库存查询，筛选出库存没有的教材形成最后的缺书单，送至采购部采购。库存处理完毕后，形成入库单，并进行教材结算。最后把结算后的报表送给财务处开发票，送给教务处，发领书单发放图书。

图3-1 信息系统的业务流程图

2.库存管理的业务流程

信息管理员向学生征求、统计好教材需求单交给仓库管理员，经仓库管理员盘点库存后，得出教材采购单交给采购员，采购员采购教材后将入库单交给仓库管理员，然后教材入库，并将教材分类得出库存报表交给信息管理员，为信息管理员通知各院系领书做准备。

图3-2 库存管理的业务流程图

3.采购管理的业务流程

采购部获得采购总单，编制采购计划，经过审批后，采购部根据购书单向供应商购书，供应商交货验收，合格后申请入库，不合格进行退货。将合格后的采购财务报表，交给采财部进行财务结算，汇总后交给信息管理部门。

图3-3 库存管理的业务流程图

3.2 数据流程分析

1.教材采购管理信息系统顶层数据流程图

该数据流图包括四个外部实体：教师、信息管理系统、教材管理系统、采购员；教材需求单是该系统主要的输入数据流库存报表单是该系统主要的输出数据流。

教材需

求

(F6)

图3-4 教材采购管理信息系统顶层数据流程图

2.教材采购管理信息系统第一层数据流程图

包含三个主要的数据处理过程：信息管理（p1）、库存管理（p2）、采购管理（p3）；涉及的外部实体与顶层DFD相同，包含信息管理员、仓库管理员、采购员；数据存储包括教材需求信息（D1）订单计划（D2）、书籍入库信息（D3）;数据流包括教材需求单信息、库存信息。

图3-5 教材管理信息系统第一层数据流程图

3.“P1库存管理子系统”数据处理过程展开的第二层数据流程图

将第一层数据流程图的数据处理过程库存管理（p1）进一步分解，画出“p1库存管理子系统“展开的第二层数据流程图，如图所示。该数据流图主要包括5个处理过程：库存调拨（P1.1）库存盘点（P1.2）报损报溢（P1.3）库存盘点（P1.4）库存报警（P1.5）信息管理员将需求信息（F14）传递给库存调拨部门(P1.1)生成库存调拨信息(D6)和整理库存信息(D5)传递给库存盘点(P1.4)小组库存盘点

员经过库存盘点分别生成教材损益信息(F27)和订单计划(D2)分别发送至报损报溢(P1.2)小组和采购部门，采购部门进书完成后讲将书籍入库信息(D3)传递(D3)给库存盘点(P1.4)小组然后传递给库存信息，教材分发（P1.3）小组提取到书籍信息传递给发书员和理货员分别进行教材的分发与查询统计。

图3-6 “P1库存管理子系统”数据处理过程展开的第二层数据流程图

4.“P2信息管理子系统”数据处理过程展开的第二层数据流程图

将第一层数据流图的数据处理过程：信息管理、采购管理、库存管理进行进一步分解，画出第二层数据流图，该图是以第一层数据流图中的信息处理过程“信息管理子系统”，画出系统的第二层数据流图。

该数据流图包括4个处理过程。分别为：需求审核（P2.1）、报表编排（P2.2）、发放管理(P2.3)、信息整理汇总(P2.4).教师提供需求信息（F3），给需求审核小组，经过整合然后将教材需求信息汇总（F14）提供给报表编排小组，将所有信息经过编排整理，整合出教材需求信息(D9)和缺书通知(D7)，新书到达明细(D8)发放管理小组提取新书到达明细信息经整理后，通知给教师和发书员领书发书，信息整理汇总小组（P2.4）提取教材需求信息（D9）和缺书通知信息（D7）经整合向库存部门发送教材需求信息（F3）调拨教材。

图3-7 “P2信息管理子系统”数据处理过程展开的第二层数据流程图

5.“P3采购管理子系统”数据处理过程展开的第二层数据流程图

仓库管理员将订单信息(F3)交给计划管理(P3.1)绘制采购单交给供应商；供应商将教材交给物资采购与质量检查（P3.2）小组，相关人员员进行质量检查并将未通过的退书单（D12）发送给供应商；同时采购员将书籍入库信息（F39）交给仓库管理员。采购财务小组（P3.4）由采购订单制订采购账单并将其交给采购财务部，将财务信息交给信息管理部门。

图3-8 “P3采购管理子系统”数据处理过程展开的第二层数据流程图3.3数据字典

本系统的数据字典如表3-1~表3-6

表3-1 数据元素条目

表3-2 数据结构列表