进销存系统项目说明

实业公司

供应链系统及销售管理系统

项目定义

供应链系统（共四期）

项目组成员：

组长：吴培全

副组长：赵伟

组员：张庆辉、任鸿秋、余登龙

价格：

共计5万元，分四期，每期价值1.25万元。

流程描述：

1、入库：采购部根据销售订单和生产计划制定采购计划，供应商根据采购订单送货，原材料到厂后，材料核算员根据司机持有的送货单同采购员核对采购价格和运费，由采购员在库存系统中录入并打印一式六联的入库单。入库单要选择供应商，选择供应商后自动引用当前价格。若引用采购系统中的采购订单生成入库单，则直接引用相应信息，不用选择供应商，不用输入价格。材料价格与运费价格都采用统一管理，对应到供应商与运输单位，专人审核，在入库时直接引用。入库单上要有部门，比如采购一部、二部等；还要有采购员。由于部门和人员可能经常变动，要考虑部门和人员的可用与不可用两种状态，只有当前状态为可用的部门和人员可以使用，不可用状态的部门和人员只保存于历史纪录中。制单时，如果选择的仓库启用了批号管理，则一定要录入批次号，否则不准许入库。司机拿“入库单“到质检部进行质检，质量合格后方可入库。司机拿“入库单”送原材料到仓库，仓库按实物查收，若实物与入库单不一致，数量不一致的以实收数量为准，品种若不在入库单内则拒收。仓库保管员对入库单进行审核，主要审核请入数量，按照实际数量收料并在入库单中“实收数量”中填写清楚，审核之后将引起库存和价格的变动。最终由财务对价格等信息进行稽核。当财务稽核时发现价格等信息不对时，要通知制单人进行红冲处理，数量做入库的负数。只有仓库审核之后才算是真正的入库，此时才算是业务真正的发生，才会引起出库价格的变动。

2、出库：由车间核算员根据限额领料单来制作出库单，填入物料明细和请领数量。车间下料班凭此出库单，到仓库领料。领料时，仓库原材料管理员录入实领数量，然后车间对实领数量进行审核，审核通过后由财务对价格等信息进行稽核。限额领料单不必打印，仅供生成出库单时参照，一张限额领料单可以生成多张出库单，出库单上要包含加工的产品的信息，其中单价根据移动加权平均生成。由车间对出库单进行审核，确认实领数领后，原材料保管员向车间发料。由财务对出库单上的数量、价格进行稽核。当财务稽核时发现价格不对时进行红冲处理，数量做出库的负数。车间下料完成后，需要将余料退回仓库，不应以入库的方式处理，应做出库单，出库数量以负数处理。价格规定为领料时的出库价格的50%。选择仓库时，可以将料头物料集中放在虚拟的“料头库”中，这样可以方便以后查找和统计料头信息。由车间生成出库单，然后由仓库管理员进行审核，重复出库流程。

一、供应链系统一期（时间：2006-10-01至2006-11-31）

需求描述：

实现基础数据的管理，包括用户管理、权限控制、供应商管理、价格管理、计量单位转换、部门人员管理、仓库管理、库位管理、入库来源管理、出库用途管理、结算方式管理、物料类别管理、物料编码管理、仓库物料管理、库位初始管理。实现出入库的业务处理及其库存查询、物料需求查询、物料购入统计和物料领用统计查询。

功能描述：

1、系统管理

1.1 用户管理

实现对用户的进行增、删、改、查。

1.2 权限管理

对用户操作权限的设置，包括功能权限和仓库权限，功能权限时各个功能模块及其按钮的操作权限，仓库权限是指是否能查看某个仓库的物料信息。

2、基础数据管理

2.2 供应商管理

实现对物料供应商的管理，可以对供应商进行分类管理，资质管理。

2.3 价格管理

实现对不同物料、不同供应商的价格管理，并具有审核功能，在入库时自动引用审核通过的价格。保证价格的真实有效。

2.4 计量单位转换

定义计量单位之间的转换规则，实现同一物料不同计量单位的统一。

2.5 部门人员管理

对业务部门和人员的统一管理，实现一处录入、处处使用。

2.6 仓库管理

定义物料存放的地理位置，可以灵活设置仓库是否启用库位和批次管理。

2.7 库位管理

定义同一仓库下不同物料的具体存放位置。只有启用了库位管理的仓库才能设置库位。

2.8 入库来源管理

入库来源的定义，做入库时可以指定入库来源。

2.9 出库用途管理

出库用途的定义，做出库时可以指定出库方式。

2.10 结算方式管理

与供应商的结算方式的定义。

2.11 物料类别管理

定义物料的分类。包括原材料、辅料等。

2.12 物料编码管理

定义物料的基本属性，包括编码、名称、规格型号、计量单位、单重等基本属性。其中物料编码是唯一，不可在系统中重复录入。

2.13 仓库物料管理

实现对物料存放地点的规范。

2.14 库位初始管理

对期初物料数量、单价的维护。

3、日常处理

3.1 入库管理

实现物料入库信息的管理，包括制单、质检、审核、稽核功能，每一步骤都有严格的权限控制，每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。保证了数据的安全性和共享性。每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。

3.2 出库管理

实现物料出库信息的管理，包括制单、审核、稽核功能，每一步骤都有严格的权限控制，每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。保证了数据的安全性和共享性。每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。

4.统计查询

4.1 批次号对应查询

查询供应商批次号与内部批次号的对应关系。

4.2 物料库存统计查询

按照各种条件查询实际库存量和根据限额领料单生成理论库存量，方便采购和生产计划的制定。报表样式如下图：

4.3 物料需求统计查询

根据生产计划来查询物料的需求信息。报表样式如下图：

4.4 物料购入统计查询

按照各种条件来查询物料的购入情况，可以设置物料类别、入库仓库、入库来源、供应

商、物料编码、名称、规格，日期等查询条件进行组合查询。报表样式如下图：

4.5 物料领用统计查询

按照各种条件来查询物料的领用情况，可以设置物料类别、出库用途、物料编码、名称、规格、部门、领用车间、产品批次、日期等查询条件进行组合查询。报表样式如下图：

二、供应链系统二期（时间：2007-02-01至2007-02-28）

需求描述：

实现月结和年结的处理，库龄分析，入库查询、库存数量金额统计、车间领料情况汇总等几个统计查询。

功能描述：

1、期末处理

1.1月结

每月月底或下月月初进行本月的单据的冻结。月结后月份将不能进行任何出入库操作，只有上个月进行月结后才能进行本月的出入库操作。

1.2年结

年底进行下一年度帐套的初始化工作，包括数据库创建、基础数据的初始，期初物料初始等。

4、统计查询

4.1、入库管理查询

4.3、库存数量金额统计

4.3、车间领料情况汇总

三、供应链系统三期（时间：2007-04-01至2007-04-15）

需求描述：

1、实现发票管理与发票核销，与财务接口，应付帐款管理，暂估处理，帐龄分析，相关报表与查询。盘点管理。

2、发票管理

实现供应商开具发票的统一管理，方便发票的查询和核销。将收到的发票录入到系统中，方便以后的查找和对入库单的核销。

3 、发票核销

根据发票来核销入库单。核销的时候可以根据入库单来进行整张入库单的核销，也可以根据物料明细进行分别核销。核销过程中产生的金额差异将在本月领用的物料中进行分摊。

发票核销的同时，生成财务记帐凭证，实现财务业务一体化。

功能描述：

1、期末处理

1.1月结

每月月底或下月月初进行本月的单据的冻结。月结后月份将不能进行任何出、入库的操作，只有上个月进行月结后才能进行本月的出入库操作。

1.2年结

年底进行下一年度帐套的初始化工作，包括数据库创建、基础数据的初始，期初物料初始等。

2、库龄分析

查询物料的库龄，可以提高物料的使用率。

3、帐龄分析

查询应付帐款的帐龄。

4、报表统计

包含入库管理查询、库存数量金额统计、车间领料情况汇总等几个统计查询。

四、供应链系统四期（时间：2007-04-15至2007-04-23）

1、采购计划

根据销售计划、生产计划以及库存，来生成采购计划，采购计划要经过审核，生成的采购计划在制作入库单时可以直接引用采购计划。

销售管理系统（共四期）

项目组成员：

组长：吴培全

副组长：赵伟

组员：张庆辉、姜莹、余登龙

价格：

共计5万元，分四期，每期价值1.25万元。

流程描述：

1、入库流程描述：

车间产品完工后，喷漆班班长通知质检人员检验

产品合格后，喷漆班班长通知车间核算员录制“入库单”并打印（一式五联：车间、仓库、销售统计、质检、财务）

质检人员在“入库单”上签字，并在系统中审核，留单据一联

产品同“入库单”一起送到仓库，仓库管理员核对数量，并在系统中审核，留单据两联，另一联转销售统计

喷漆班班长将剩余单据转车间核算员，车间核算员转一联到财务，财务接到单据后在系统中稽核。

入库单据在仓库管理员审核前出现错误，车间核算员可以修改后在打印并执行剩余程序。

入库单据在仓库管理员审核后出现错误，车间核算员进行冲红处理，仓库管理员审核，冲红的单据仍执行入库程序

入库单从录制到仓库审核必须在第二天上午9点前完成。

2、退库流程描述：

退库指从仓库退到车间。返修的产品要走入库的负数，“单据格式为退库单、是入库的负数。”

生产制造部向车间下达返修的计划的同时，转一份计划到仓库管理员。

车间安排好返修计划后，返修人员到仓库领取产品时，由仓库统计员（吴昌芹）录制单据并打印，仓库管理员签字发货，车间返修人员在单据上接收，最后由仓库管理员在系统中审核。

仓库管理员把单据转相应的部门。财务接到单据后稽核。

退库单一式四联：车间、仓库、销售统计、财务）

3、销售出库流程描述：

a、本地库的销售出库：

仓库管理员接到发货指令，仓库统计员（代业务员）录制销售出库单。

车辆调度员根据重量安排车辆。

仓库装车，仓库管理员审核后，业务员持“出库单”到财务送单、交钱并盖章出门。如果是主机厂的货物则执行下一步。

主机厂接到货后在单据中签字接收并返回。

出库单一式七联：仓库、销售统计、财务、主机厂、业务员、回单、出门证

b、配件部销售出库流程：

配件内勤员（王立栋）录制“销售出库单”，单价为选入，不能够手工录入，送仓库配货。

车辆调度员安排车辆、仓库管理员点数发货并在系统中审核。

司机持单到财务盖章出门

出库单一式七联：仓库、销售统计、财务、主机厂、业务员（王立栋）、回单、出门证

c、异地库的销售出库（开发票）：

业务员统计回单明细后，以书面形式（见下表）列出开发票的编码、图号、数量、单价、金额，签字后传真或送达销售统计员。

销售统计员录制异地库的“出库单”，并审核。用途为“销售出库”。转一联到财务。

销售统计员根据异地库的“出库单”开出发票，财务根据发票和异地库的“出库单”在ERP系统中稽核。

4、移库出库流程描述：

移库主要指产成品在各本地库和各异地库之间的转移。

仓库管理员接到发货指令，仓库统计员（代业务员）录制移库出库单。

车辆调度员根据重量安排车辆。

仓库装车，仓库管理员审核后，司机持“出库单”到财务送单、盖章出门。

主机厂接到货后在单据中签字接收并返回。

出库单一式七联：仓库、销售统计、财务、主机厂、业务员、回单、出门证

5、销售退货流程描述：

销售退货是指发出的货物已经开出了发票，退货厂家要给我公司开具发票、或不开发票但直接冲减应收帐款。

业务员在退货前将明细报销售经理同意退货后，通知物流信息部车辆调度员安排车辆退货。

货物退回我公司后，业务员（提供明细‘见推库责任追查报告’并同仓库管理员一起落实确切的数量，由仓库管理员签字后）书面通知销售统计员录制“销售出库单”，数量为负数（系统不能自动将数据经异地库转移到本地库中，原路返回）。打印后由业务员转仓库管理员，仓库管理员（赵玲）负责审核。

仓库管理员按照实物录制“退货单”（用途为移库退货、诸城要先退到‘诸城本地库’在退到‘产成品本地库’），打印并转业务员。

业务员持单据找质检检验并由质管部签字、技术中心副主任签字、销售经理签字手续后转仓库管理员。

仓库管理员点数接收并签字审核，并转财务、销售统计、业务员各一联，自留一联。

6、移库退货流程描述：

移库退货是指发到主机厂的货物还没有开发票（不论有没有使用）直接退回了我公司。

业务员在退货前将明细报销售经理同意退货后，通知物流信息部车辆调度员安排车辆退货。

货物退回我公司后，业务员通知质检检验并到仓库办理手续

仓库按照实际接收的货物，仓库统计员（代业务员）录制“移库出库单”，业务员持单走质管部签字、技术中心副主任签字、销售经理签字手续后转仓库管理员。

仓库管理员签字审核，并转财务、销售统计、业务员各一联，自留一联。

7、调拨流程描述：

产成品在入库时，都指定了所属部门和所属人员。如果产成品要改变部门或人员时，即会发生调拨。调拨主要指部门之间、人员之间的产成品调拨。

业务员有销售其他业务员所归属的产品时，通知对方并在同意后

由仓库保管员录入调拨单。

业务员持单到销售经理处签字并由销售经理在系统中审核即可。

8、销售价格的管理流程：

a、主机厂产品销售价格的审批流程：

业务员将主机厂产品的新价格以书面形式签字后，先后经片区经理、销售经理、经营副经理、财务中心副经理、实业公司总经理批准后留财务、业务员、销售统计各一份。

销售统计接到审批后的价格表后，在ERP系统中录制并转财务，财务对其价格进行审核，审核后方可录制“销售出库单”和开发票

b、配件部产品销售价格的审批流程：

实业公司对配件部销售的产品按照材质规定出最低结算价格，实业公司与配件部在月底统一进行结算

配件部业务员在销售产品之前，对销售价格进行核定，如果系统中没有此种价格存在，必须走审批手续（可以直接在ERP中运行）

配件部业务员在系统中进行价格录入，销售统计进行审核，审核的依据是不得低于实业公司给出的最低价，如果低于最低价，必须由配件部经理进行审核后方可。

9、诸城汽车厂产品出入库流程：

系统中增加自制半成品库和诸城本地库

车间完成的产品，如果是成品（喷完漆合格、工序完成）。则入库到“产成品本地库”，仓库管理员审核，发货单录制选用“移库单”（从“产成品本地库”移到“诸城本地库”）。

车间完工的产品，如果是半成品（没喷漆或没组装、工序没完成），则入库到“自制半成品库”，车间安排专人审核，入库单就作为出门证直接发货，“自制半成品库”由车间进行管理，物流信息部作为车间的一个物流运输商进行操作。

诸城分厂车间在产品完工后录制手工“入库单”，返回我公司后由车间核算员代录“入库单”（用途是“自制”、仓库为“诸城本地库”）。如果诸城分厂车间可以登陆ERP系统后，此步操作由车间完成仓库审核。

诸城分厂车间在产品发货到主机厂后（手工单操作），手工单返回我公司后由仓库（吴昌芹）制“出库单”（用途为移库、从“诸城本地库”移到“诸城异地库”），仓库管理员审核。如

果诸城分厂车间可以登陆ERP系统后，此步操作由业务员完成仓库审核。

10、对出库、退货系统的要求：

出库单在系统中带有重量，但打印中不体现，方便租赁车辆

本地、异地仓库在统计报表中带有价格（售价）和金额，月末统计中要有每个主机厂、每个部门的库存重量和金额

出库和退货要有车号、司机、目的地和物流商，月末统计表中要体现出每个车、每个司机和各物流商运输的吨位，并要知道各个目的地运输量的大小

出库单上方式还要体现出“其他出库、盘赢出库、外协出库”等方式。入库单的方式要有“盘赢入库、外协入库、其他入库”等方式。

月末要出具每个产品的及时率、完成率和总的及时率、完成率。

及时率=当月及时入库的重量/当月要求入库的计划重量

完成率=当月入库的重量/当月要求入库的计划重量。

入库的及时性：在限额领料单上的“要求入库日期”或生产计划中“要求的入库日期”时间内此种产品的“入库单”得到审核就算做及时入库。

一、销售管理系统一期（时间：2006-12-01至2007-01-31）

需求描述：

实现基础数据的管理，包括用户管理、权限控制、供应商管理、价格管理、部门人员管理、仓库管理、库位管理、入库来源管理、出库用途管理、结算方式管理、产品类别管理、产品编码管理、、库位初始管理。实现出入、库，移库和调拨的业务处理及其库存查询、日报表、周报表、日报表、主机厂报表、主机厂资金占用报表。

功能描述：

1、系统管理

1.1 用户管理

实现对用户的进行增、删、改、查。

1.2 权限管理

对用户操作权限的设置，包括功能权限和仓库权限，功能权限时各个功能模块及其按钮的操作权限，仓库权限是指是否能查看某个仓库的物料信息。

2、基础数据管理

2.2 客户管理

实现对客户的精细管理，包括客户分类和资质。

2.3 价格管理

实现对不同产品、不同客户、不同时间段的价格管理，价格要经过审批才能生效，在出库时自动引用生效的价格。保证价格的真实有效。

2.5 部门人员管理

对业务部门和人员的统一管理。

2.6 仓库管理

定义产品存放的地理位置，定义仓库是否启用库位和批次管理，可以区分本地库和异地库。

2.7 库位管理

定义同一仓库下不同产品的具体存放位置，只有启用了库位的仓库才能设置库位。2.8 入库来源管理

入库来源的定义，做入库时可以直接作为参照来引用。

2.9 出库用途管理

出库用途的定义，做出库时可以直接作为参照来引用。

2.10 结算方式管理

与客户的结算方式的定义。

2.11 产品类别管理

定义产品的分类，方便对产品的区分。

2.12 产品编码管理

定义产品的基本属性，包括产品编码、产品名称、产品图号、计量单位、单重等信息。

2.13 库位初始管理

期初时对产品的数量、单价、主机厂、部门、业务员的维护。

3、日常处理

3.1 入库管理

实现产品入库的管理，包括制单、质检、审核、稽核等功能，每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。保证了数据的安全性和共享性。每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。

3.2 出库管理

实现产品出库的管理，包括制单、质检、审核、稽核等功能，只有在退货时才有质检功能。每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。保证了数据的安全性和共享性。每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。

3.3 移库管理

实现产品移库的管理，包括制单、质检、审核、稽核等功能，只有在从异地库移至本地库时才有质检功能。每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。保证了数据的安全性和共享性。每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位移库单据。

3.4 调拨管理

实现产品在部门、人员、主机厂之间的调拨管理，包括制单、审核等功能，只有在从每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。保证了数据的安全性和共享性。每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位调拨单据。

4、查询统计

4.1 产品库存统计查询

统计不同部门、业务员、主机厂的库存产品信息。如下图：

4.2 日报表

时时查询每日的入库重量、发货重量、本地库存重量、异地库存重量、销售收入、回款及应收帐款。报表样式如下图：

4.3 周报表

时时查询已经定义的某月的每一周的入库重量、发货重量、本地库存重量、异地库存重量、

4.4 月报表

时时查询全年每一月的入库重量、发货重量、本地库存重量、异地库存重量、销售收入、回款及应收帐款。报表样式如下图：

4.5 主机厂报表

时时查询各个主机厂当前的入库重量、发货重量、本地库存重量、异地库存重量、销售收入、回款及应收帐款，并按照部门进行汇总。报表样式如下图：

4.6 主机厂资金占用报表

二、销售管理系统二期（时间：2007-02-01至2007-02-28）

需求描述：

实现库龄分析，包括产成品库龄汇总和主机厂库龄汇总。月结和年结。

1、产成品库龄汇总表

查询产成品的库龄, 报表样式如下图：

2、主机厂库龄汇总表

查询各个主机厂的库龄，报表样式如下图：

3、期末处理

3.1月结

每月月底或下月月初进行本月的单据的冻结。月结后月份将不能进行任何出、入库，移库和调拨的操作，只有上个月进行月结后才能进行本月的出入库操作。

3.2年结

年底进行下一年度帐套的初始化工作，包括数据库创建、基础数据的初始，期初产品初始等。

三、销售管理系统三期（时间：2007-03-20至2007-04-20）

需求描述：

实现发票管理、发票核销，应付管理，及其帐龄分析。

1、发票管理

根据主机厂的开票清单，来录制发票，实现与发票接口的衔接，要在发票系统的密文破解完成的基础上才能够进行。

2、发票核销

根据发票来核销出库单，可以核销整张出库单，也可以根据出库单的具体明细来分别核销。

3、帐龄分析

根据应付信息，进行帐龄分析。

四、销售管理系统四期（时间：2007-04-21至2007-04-30）

需求描述：

实现销售计划的管理，包含销售计划制定，查询，审核等功能。

1、销售计划

销售计划的制定，查询。做入库时可以直接引用销售计划，生成入库单。