(管理知识)管理公司系统管理员岗位说明书

4.管理公司系统管理员岗位说明书

四、系统管理员操作规程

1.1 工作目标：准确录入系统数据、管理系统。

1.2 工作范围：屋村管理收费系统。

1.3 操作规程：

⑴录入物业管理费计费日期，具体操作如下：

先在系统中选中，将售楼部下发的通启上面注明物业管理费计费日期录入到系统中，保存即可。

⑵委托银行自动转帐付款缴费，具体操作如下：

在“业务数据管理”中选择“交款账户管理”的中“交费方式”选择“银行”，“交费人”填入协议缴费人的名称，“银行帐号”填上协议上的帐号。如图所示

⑶提供有偿服务时，先由屋村下达服务单，然后操作，待服务完成后，屋村输入服务单并核对整理，将其中一联服务单送给财务签收，由财务进行审核。具体操作如下：

先在选中服务单中项目，然后在

输入收费月份提取，核对每条记录是否与屋村移交上来的服务单相一致，如有问题，致电屋村修改，核对无误即可。

⑷提供固定服务费，屋村一般都会有业主提供固定服务费，主要有花园护理和清洁两种。屋村跟业主签订固定服务协议，每月交给财务签收，然后根据协议进行审核。具体操作如下：

先在系统中“数据资料查询”中选择“个人资料查询”、输入协议上的路址编号，然后选择“固服协议”

出现以上界面之后，核对固服协议，如有问题，只待你屋村修改，核对无误即可。

⑸每月初，审核全部的基本资料完毕之后（包括收费日期、账号资料、服务单、固服协议等）开始进行基本计算。具体操作如下：

先在系统中选择“收费计算”中下拉的“基本计算”输入收费月份

，然后确定，再按，系统中便会产生当前收费月份的各个项目相对应的费用。

同时每次系统计算的各个收费项目都需要核对：选择“收费资料查询”之后

，里面包含各个收费项目，输入收费时间，按，就可以显示当前收费时间，显示如下：

，与之前系统中的的收费项目数据进行核对，核对无误之后便可

以生成总表处理，在系统中的输入当前收费月份，按，便会产生每个路址相对应的费用，此时总表的合计数是零，按，此时总表的合计数便可以出来。

注意：总表一经生成之后就不能再作修改，因此一定要核对正确。

⑹每月，公司会于15号和30号对业主的各项费用进行银行扣费，（具体扣费时间可由各盘根据实际确定）以减少业主前来我部缴纳现金所造成的不便。超过一个月的期限，会按管理费每日千分之五计算滞纳金。具体操作如下：

在系统中选择如下，进入界面之后，按，再按，选择保存类型和命名的相应的文件名，

，打开该文件，显示全部有银行帐号并且未交现金的路址，业主，交费人、金额等相关资料，核对无误后，按银行要求制成电子表格，然后打印后盖上公章，一式两份，并保存一份电子版于U盘，再将纸质资料和电子版交到银行中进行扣费。

⑺扣费完毕后，将银行扣费后的结果在系统中作相应核对处理，具体操作如下：

在处理中，对扣费不成功的路址在

一栏中去掉“√在输入路址，按，

便会产生相应路址的收费记录，核对是否与发票上内容相一致，无误后，输入开票日期，

再按，再在选择“现金”，在

输入当前发票的开票日期，再按，便会产生刚才发票上相应的收费记录，

一栏输入当前发票号码，再按即可。

（注意：每天业主缴交的现金所开出的发票，必须及时入数）

⑻每月15号扣费完毕后，制作欠费报表给屋村，以便及时通知因为主与20号第二次扣费之前存入足够的钱进行扣费。每月20号左右填制“屋村扣费系统统计表”，并发电子版到顺碧统计部，然后再报送纸质报表。

⑼月末，从系统里提取所有现金票据的总金额，与会计核对账上所有收取业主现金的费用总金额，以确保下月生成总表的正确性。