现场签证、洽商记录的正确使用

工程变更、洽商记录、现场签证的正确使用在工程建设中，由于工程变更、洽商记录、现场签证这三项文件资料，通常都会产生导致工程造价增减的效果，但一些造价人员却未对其区别对待，工程资料人员也经常忽视三者的使用条件和范围，最终给工程结算、竣工审计带来了较大不确定性。下面就这三者在实际工程建设中的使用谈点看法。

工程变更

工程变更指的是针对已经正式投入生产的产品所构成的零件进行的变更。在工程项目实施过程中，按照合同约定的程序对部分或全部工程在材料、工艺、功能、构造、尺寸、技术指标、工程数量及施工方法等方面作出的改变。根据合同规定，工程变更的提出需要发包人向承包人发出变更指令，提供变更的相应图纸及其说明等资料，因此可以确定工程变更的提出者应该是发包方；但是在实际工程中，设计单位、监理单位、甚至施工单位也可能成为设计变更的提出者。参照实际工程建设，我们认为导致工程变更主要有以下原因：首先，是发包方直接提出对工程建设的变更，这可能包括变更内容的任意一方面，比如建筑物的外貌、造型，功能区的分割，项目的增减等等，直接体现了发包方自己的意愿。在此过程中，设计、监理、施工等参建单位必须积极提供技术或者劳务方面的服务支持。其次，是设计单位对原施工图纸和设计文件中所表达的设计标准状态的改变和修改，包含由于设计工作本身的漏项、错误等原因而修改、补充原设计的技术资料。最后，是施工单位在合同履行期间，对工程设计、施工、工

艺等方面及发现设计文件失误或者错误的问题提出工程变更建议。变更建议应以书面形式向监理工程师提出，同时抄送发包人，详细说明变更的原因、变更方案及合同价格的增减情况。但必须经发包人审核批准，并在下达变更指令后才能生效。

洽商记录

洽商记录是指在施工过程中，为了协调解决某些具体事务如施工程序、施工顺序、工作协调、工期调整、材料调配等，由业主、承包商双方签认(有时也需要监理方签认)的文件，或者在合同履行过程中，对于并非自己的过错，而是应由对方或者第三方承担责任的情况造成的实际损失而向对方提出经济补偿和(或)工期顺延的要求。

洽商记录的费用及责任归属，相对发包方无主管部门或监管部门的(在此主要是指非政府性投资的建设工程)，其费用及责任按照洽商记录内容进行归属即可，对于相对发包方有上级主管部门或监管部门的(在此主要是指政府性投资或者以政府性投资为主的建设工程)需以洽商记录内容为参考，在依法依规的情况下进行费用及责任的划分。洽商记录中违法违规及不合理的内容都不被认可，所以在政府投融资或者政府投融资的建设项目中，洽商记录的提出各方一定要在对洽商内容认为合理、合规、合法的情况下进行会签。

现场签证

现场签证是指现场实际发生的，可能不留存的实体或非实体项目，可能是由于设计变更的要求或洽商记录发生的，也可能是合同内容与现场实际有所差异的，包括零星用工量、零星用机械量、设计变更或工

程洽商所引致返工量、合同外新增零星工程量的确认，有时也包括一些工程索赔，经业主、监理方、承包方三方代表现场进行签字证明后形成的书面文件。

现场签证应翔实、准确，签字、盖章齐全，日期与设计变更、洽商记录、会议纪要等有关资料相呼应。需要注明签证事项、工程量计算公式、计算单价、计算依据、材料名称、材料规格、材料单位用量、材料结算单价等内容。还应该注意搜集相关的实物、影像资料等，作为现场签证的辅助证明材料，以利于工程结算和竣工审计。笔者认为，现场签证仅是承发包双方签署的关于事项的证明文件，不应将签证费用单列为工程价款的一部分，否则易造成混乱。签证的作用应是作为工程变更和洽商记录中事项的证明和索赔的依据。

总体来说，工程变更是对原设计文件的补充和完善；洽商记录是对施工合同的完善和补充，有时也作为设计文件的补充；现场签证是证明施工单位已经按照设计变更、洽商记录的要求施工完毕且其结果符合设计变更、洽商记录的相应要求；同时现场签证也证明了发生在设计文件和施工合同承包范围以外的项目已经按照发包方要求或客观情况完工。工程变更、洽商记录、现场签证的正确使用，有助于项目资料的整理，项目结算的顺畅，把承发包方结算的不确定性降到最低点，减少纠纷的发生。