总经办部门职能及岗位职责
总经办部门职能及岗位职责一、总经办行政组织结构图
二、总经办部门职能
1.会议管理:安排会议场地、时间及登记,会议材料准备、分发,通知参会人员,到会人员签到及
各项准备工作。
2.档案管理:文件、通知、申请、报告、信函起草,上级签署的文件,图书、影像资料的收集、整
理、归档、借阅等管理工作。
3.文件打印、收发管理:对各类来文进行登记、送递、跟踪去向、督办,并及时回收;对各类发文
的登记、存档;对各部门快递的统一收发、登记、管理工作;对各部门打印、复印文件的登记、管理工作。
4.文件的呈递、下发:对需总经理签发的文件,先按规范进行审核,然后打/复印、呈递、总经理
审核后下发。
5.来人来访、电话管理:来人、来访、来电人员的接待、登记,转相关部门处理。
6.对内、外关系联络:负责公司对内、外关系的联系。
7.办公用品的管理:办公用品的申报、统计、采购、入库、、发放以及库存管理。
8.固定资产的管理:为确保各种设备及公共设施的正常运转,协助财务部定期对固定资产进行登记、
盘点及核销工作。
9.企业文化、宣传管理:公司网站等信息的更新、企业文化的宣传、良好公司的形象等。
10.QQ内部交流群管理:内部交流群的日常管理工作。
11.车辆管理:对于公司公务用车的登记、协调、管理工作。
12.其它管理:员工订餐、饮用水、报刊资料等管理。
13.协调、督办管理:协助总经理对各部门关系的协调、沟通及各项管理的执行、督办。
14.负责《员工手册》及各项行政管理规章制度、流程的建立、完善、实施。
15.考勤管理:负责各部门考勤的收集、统计及考勤管理制度的落实。
16.卫生环境管理:卫生保持清洁、物品摆放整齐、礼貌待人、公共场所勿大声渲哗等。
17.宿舍管理:负责宿舍的日常管理工作。(员工进出、备品登记)
18.水电安全管理:保障水电的正常运转,各部门发现故障、违规及时向总经办上报,由总经办联系物业处理。
19.门窗安全管理:保障正常上班时间,各部门负责钥匙的员工要提前上岗。(总经办备案)。
20.负责总经理交办的其他亊項。
1、办公室主任岗位职责:
1)协助上级完成董事长行政事务性工作及后勤保障安全管理工作。
2)指挥部门日常工作,制定部门工作计划。
3)检查督导本部门工作人员工作。
4)编制部门费用预算及控制部门开支(按员工手册执行)。
5)对部门下属各类申请有审批权(按员工手册执行)。
6)对部门直接下属有聘用、考核、免职、奖惩建议权。
7)负责总经理日常日程的安排,(文件的起草、拟写)。
8)公司对内、外的联系。
9)负责各类文件的分类呈送,总经理阅批并转送相关部门处理。
10)负责总经理相关文件的登记、发放、传递、催办、归档工作。
11)负责监督执行公司各项行政管理规章制度、流程的完善、优化、实施。
12)负责总经理办公会议、其他会议的组织工作和会议纪录的整理、呈递审核、发布。
13)协助总经理作好各项管理的督促、检查、落实、贯彻、执行。
14)协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见及建议。
15)在总经理的领导下,承上启下、协调平行各部门间的关系,做好总经理的参谋助手。
16)完成总经理临时交办的其他工作。
3、1103前台岗位职责