Access重要知识点

1.1 数据库基础知识数据库基础知识

1、数据库有关的概念：

a、数据：是指描述事物的符号记录。

b、数据库：是存储在计算机存储设备中的、结构化的相关数据的集合。注意两点：其一是数据库不仅包括描述事物的数据本身，而且包括相关事物之间的关系。其二是数据库中的数据具有集成与共享的特点，即数据库集中了各种应用的数据，进行统一的构造与存储，而使它们可被不同应用程序所使用。简称DB(Database)。

c、数据库管理系统：是指位于用户与操作系统之间的、方便用户管理与组织数据库的一种数据库管理软件，简称为DBMS(Database Management System)。

d、数据库应用系统：是指在数据库系统资源的基础上、针对某一类应用而开发出来的应用软件。如大家都熟悉的教务管理系统。

e、数据库系统：由数据库、数据库管理系统、数据库管理员、硬件平台和软件平台5 个部分所组成。简称为DBS(Database System)。注意：数据库系统的核心是数据库管理系统。

2、数据库系统的特点：

a、实现数据共享，减少数据冗余。这是数据库的基本特征。

b、采用特定的数据模型。

c、具有较高的数据独立性。

d、有统一的数据控制功能。

3、数据模型：

数据库应用系统就是将现实世界映射到计算机中的结果。为了简化这个映射过程，引入了数据模型。数据模型是从现实世界到计算机世界的一个中间层次，其不仅能方便地描述数据本身，而且能正确地反映出数据之间存在的整体逻辑关系。

所有的数据库系统都是基于某一种数据模型的。传统的数据模型有层次模型、网状模型和关系模型三种。其中的层次模型是用树形结构来表示数据以及数据之间的关系；网状模型是用无向图来表示数据以及数之间的关系；而关系模型是用二维表格来表示数据以及数据之间的关系。关系模型与层次模型、网状模型的本质区别在于数据描述的一致性、模型概念的单一性。

4、实体间联系及种类：

在数据模型中，将现实世界中客观存在的事物称之间实体。通常需要描述出现实世界中存在的实体、实体的属性及实体之间的关系。

实体之间的对应关系称之为联系，反映了现实世界事物之间的相互关联。通常分为：

a、一对一联系：如居民信息与户口信息，即一个居民信息对应着一个户口信息，并且一

个户口信息也只对应着一个居民信息。

b、一对多联系或多对一联系：注意两个实体前后的顺序关系。

一对多联系：如班级信息与学生信息。

c、多对多联系：如学生信息与课程信息。

即一个学生可以选修多门课程，并且一门课程可被多个学生选修。

1.2 关系数据库关系数据库

1、关系数据模型的基本基本概念

a、关系：一个关系就是一个二维表，每个关系有一个关系名。

b、元组：二维表中的一行，称之为一个元组或一条记录，代表一个实体的数据。

c、属性：二维表中的一列，称之为一个属性或个字段，代表一个实体某一方面的信息。

d、域：属性或字段的取值范围。

e、主关键字：其值不能重复或空，能够唯一地标识表中的一条记录。

f、外部关键字：如果表中的一个字段不是本表的主关键字，而是另个一个表的主关键字和候选关键字，则称之为外部关键字。

2、关系的基本特征：

a、每个属性必须是不可分割的数据单元。

b、在同一个关系中不能出现相同的属性名。

c、在一个关系中元组的次序无关紧要。

d、在一个关系中列的次序无关紧要。

3、传统的集合运算：

对于两个元组结构相同的关系，可对他们进行并、差和交集合运算。设置有关系R1 和R2，运算后的结果为R3。

a、并集运算：是由属于这两个关系的元组组成的集合。记为R3=R1 ∪R2。

b、交集运算：是由既属于R1 同时又属于R2 的元组组成的集合。记为R3=R1 ∩R2。

c、差集运算：是由属于R1 但不属于R2 的元组组成的集合。记为R3=R1-R2。

4、专门的关系运算：

a、选择运算：从关系中找出满足给定条件的元组的操作。如从教师表中找出所有职称为教授有教师。

b、投影运算：从关系模式中指定若干属性组成新的关系。如从教师表中查询教师信息，

并显示编号、姓名、职称三个字段。注意：经过投影运算可以得到一个新的关系，其关系模式所包含的属性个数往往比原关系少，或者属性的排列顺序不同。

c、联接运算：是将两个关系模式拼接成一个更宽的关系模式，生成的新关系中包含满足联接条件的元组。是多表查询的基础。

d、自然联接：是一种特殊的联接运算，其联接条件是两字段值是否对应相等。注意：自然联接是去掉重复属性的等值联接。是多表查询的基础。

注意：选择和投影运算的操作对象只是一个表，相当于对一个二维表进行切割；页联接运算需要两个表作为操作对象。

1.3 数据库设计基础数据库设计基础

1、数据库设计原则：

a、关系数据库的设计应遵从概念单一化”一事一地”的原则。即一个表中只能包含一个主题的信息。

b、避免在表之间出现重复字段。即表之间不应有冗余的数据。

c、表中的字段必须是原始数据和基本数据元素。即字段中不能再包含子字段。

d、用外部关键字保证有关联的表之间的联系。

2、数据库设计的过程：

数据库设计过程包含有5 步：需求分析、确定需要的表、确定所需字段、确定关系、设计求精。其中需求分析中又包含信息需求、处理需求、安全性和完整性需求。

3、确定字段的原则：

a、每个字段直接和表的实体相关。即表中包含的信息都应该属于同一主题。

b、以最小的逻辑单位存储信息。即字段中不能再包含子字段。

c、表中的字段必须是原始数据。即不要包含需要推导或计算的数据。

d、确定主关键字字段。

4、表之间关联的实现：

a、对于一对一的关联：实现时，可以在两个表中使用同样的主关键字字段。

b、对于一对多的关联：实现时，可以将一方的主关键字作为多方的外部关键字。即一方的表为主表，而多方的表为从表。

c、对于多对多的关联：实现时，需要创建一个关联表，将两个多对多分成两个一对多的关联。所创建的第三个表中的主关键字是两个表中主关键字的组合，称之为组合主键，此表也称之为钮带表。

2.1 创建数据库创建数据库

2.1.1 数据库设计的步骤数据库设计的步骤

1、数据库设计的5 个步骤：

分析创建数据库的目的、确定数据库中的表、确定表中的字段、确定主关键字、确定表之间的关系。

2、在确定表时，要注意两点：

a、每个表应该只包含关于一个主题的信息。

b、表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。

3、在确定表中的字段时，要注意两点：

a、每个表所包含的信息都应该属于同一个主题。

b、表中一要包含需要推导工计算的数据，一定要以最小逻辑部分作为字段来保存。例职如学生信息是应该使用出生日期而不应该使用年龄字段。

4、字段名称命名的规则，要注意三点：

a、字段名长度为1~64 个字符。

b、字段名可以包含字母、汉字、数据、空格和其他字符。

c、字段名不以包含句号(.)、惊叹号(!)、方括号([])和重音符号(')。

5、确定主键字时，应注意三点：

a、表中应该设置一个字段为主关键字，以唯一地标识表中的每条记录。

b、主关键字可以是一个字段，可以是一组字段。

c、主关键字段中的数据不能是重复值和空值。

2.2 建立表建立表

2.2.1 access 数据类型数据类型

1、access 中提供有数据类型：

access 中共提供了10 种不同的数据类型，以决定字段中所能存放何种类型的数据。分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE 对象、超级链接和查阅向导。

2、文本类型和备注类型的特征：

a) 文本类型字段中能存放任何字符组成的信息。

b) 默认大小是50 个字符，最大能存放255 个字符，能通过字段大小属性对其大小进行修改。

c) 对于指定的大小，存放中文汉字与英文字母的个数都是一样的。

d) 备注类型字段中存放的也是文本数据，但其字符个数可达64000 个。

e) 能对文本类型字段进行排序和索引，但对备注类型字段不能。

3、数字类型的特征：

a) 数字类型字段中存放的数据只能是数值型的。

b) 可以通过字段大小来设置具体大小的数值，但其默认是double 型的。

4、日期/时间类型的特征：

a) 可以用来存放日期、时间或日期时间的组合值。

b) 默认的日期格式为:yyyy-mm-dd；时间格式为：hh:mm:ss；日期时间组合：yyyy-mm-dd hh:mm:ss 。

c) 其空间大小是固定的，为8 个字节的存储空间。

5、货币类型的特征：

a) 是数字类型的特殊类型，等价于双精度的数字类型。

b) 在显示货币类型的数据时，会自动显示美元符号和千位分隔符，并添加两位小数。

6、自动编号类型的特征：

a) 自动编号类型是种特殊的长整型的数字类型，每次向表中添加新记录时，会自动产生一个唯一的长整数。

b) 自动编号类型一旦被指定，就会永久地与记录连接，即其值只会递增的规律产生。删除表中的记录时，不会对自动编号型字段造成任何影响，aceess 不会对表中自动编号型字段重新编号。

c) 在数据表视图中，一能对自动编号型字段人为地指定数值或修改其数值。

d) 每个表中只能包含一个自动编号型字段，并且占有4 个字节的空间。

e) 自动编号类型的字段一般用来作为表的主关键字。

7、是/否类型的特征：

a) 只能存放是否两个的数值。

b) 在access 中，是否表示成True/False 或者-1/0 两种形式。

8、OLE 类型的特征：

a) 能用来保存如word 文档、Excel 表格、图片、声音或其他二进制的数据。

b) 对于存放的数据，有两种保存方式：链接或嵌入。每个嵌入对象都存放在数据库中，而每个链接对象只存放于最初的文件中。

2.2.2 建立表结构建立表结构

1、access 中创建表的三种方式：

通过输入数据创建表(即在数据表视图中创建表)、使用表设计器创建表(即在设计视图中创建表)、使用向导创建表三种方式。

2、表设计视图的基本结构：

表的设计视图分为上下两部分。上半部分是字段输入区，从左至右分别为字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。下半部分是字段属性区，以设置字段的相应属性值。

此外项中，字段选定器是用来选择某一字段的，而其余四项是作来输入相应信息的，字段名称列、数据类型列、字段属性区必须填入或选择相应的值，但说明列可填可不填。3、数据表视图与设计视图的区别：

表是由表结构和表内容两部分构成的。数据表视图对应于表的内容，而设计视图对应于表的结构。这是一般人的认识。

数据表视图除能操纵表的内容外，还能操纵表的结构。例如在创建表的方式中，就可以使用数据表来创建表。

在数据表视图中，可以增加字段、删除字段、修改字段名称，但是不能修改字的数据类型与属性值。Access 能根据用户输入的数据而自动选择适当的数据类型，字段属性都设置为相应的默认值。要修改字段的数据类型或属性值，必须在设计视图中进行。

2.2.3 向表中输入数据向表中输入数据

1、可获取的外部数据的注意点：

a) 在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。

b) 在access 中可以导入的表类型包括：access 数据库中的表、Excel、Louts 和DBase 或FoxPro 等数据库应用程序所创建的表，以及HTML 文件等。

c) 在导入数据过程中，可以决定是将数据追加到已存在现表中，还时创建一个新表以保存数据。

2、导入与链接的区别：

a) 在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。

b) 导入方式是将外部数据的副本复制到当前access 数据库中，此之后，Access 数据库中的内容与外部数据之间就没有了任何关系。即外部数据发生变化时，不会影响到数据库中的数据；反之，当数据库中的数据发生变化时，也不会影响到外部数据。

c) 链接方式是在外部数据与数据库中的字段建立一种关联，以便可以通过数据库来使用外部的数据。但此时，数据还是保存在其原文件中，Access 数据库中并没有保存这数据。因此，通过数据库或外部来修改数据，本质上是一回事。

2.2.4 字段属性的设置字段属性的设置

1、设置字段大小属性：

a) 字段大小可以控制字段使用的空间大小，只适用于文本或数字型的字段。

b) 对于文本型的字段，其值的范围是从0 至255，默认值是50。

c) 对于数字型的字段，可选择字节、整数、长整数、单精度数、双精度数五种。

2、设置显示格式属性：

a) 格式属性决定数据的打印方式和屏幕显示方式。

b) 不同的数据类型，其格式选择各不相同。

c) 格式不会影响到表中的数据，仅影响数据的显示方式。

3、设置默认值属性：

a) 设置默认值后，当往表中添加新记录时，access 会将这个默认值插入到相应的字段中。

b) 用户既可以直接使用此默认值，也可以输入新的值来替代这个默认值。

c) 在设置默认值时，默认值必须与字段的数据类型相匹配。

4、设置有效性文件属性：

a) 有效性文本是一个条件表达式，仅当输入的值使此条件为真时，系统才接收新值，否则拒绝，并可以通过有效性文本给出适当的提示信息。

b) 有效性规则能够检查错误的输入或者不符合逻辑的输入。

5、设置输入掩码属性：

a) 输入掩码的功能：保证数据输入格式的一致性，或者检查输入时的错误。

b) 输入掩码只为文本和日期/时间类型字段提供了向导，对于其他类型的字段要用户自己输入。

c) 常用的字符所代表的含义：

1) 0 表示必须输入一个数字(0-9)，而9 表示可选输入一个数字(0-9)。

2) L 表示必须输入一个字母(a-z)，而?表示可选输入一个字母(a-z)。

3) A 表示必须输入一个字母或数字，而a 表示可选输入一个字母或数字。

4) &表示必须输入一个字符或空格，而C 表示可选输入一个字符或空格。

5) <表示将所有的字符转换成小写，而>表示将所有的字符转换成大写。

外部关键字也称为外键，用来反映两个表之间的依赖关系。有外键存在时，必定先存在一个相应的主键。主

键所在的表称之为主表，外键所在的表称之为从表，从表中的数据依据外键对应的值来说明其依赖于主表中的哪

条记录。

5.外部关键字

外键实现了主表与从表之间的依赖关系，也就是说有参照完整性约束关系，即主表约束从表，从表也反过来约束主表。

主表对从表的约束：外键的取值只能是两种情况：要么为空，要么必须是主表中存在的值。

从表对主表的约束：当主表中某条记录被从表中的记录引用了时，此时不能删除主表中的此条记录，也不能修改此条记录对应的主键值。

2.3 操作表操作表

1、查找时使用的通配符：

当表中的数据特别多时，可以使用查询数据操作来快速地找到所需要的数据。可以使用通配符来实现模糊查找，常用的通配符有：

a、* 表示通配任何个数的字符。

b、？表示通配任何单个字母的字符。

c、# 表示通配任何单个数字字符。

d、[ ] 表示通配中括号内的任何单个字符。如：[abcd]=[a-d]，代表是a、b、c、d 四个字符之一。

e、! 用户在中括号内，表示通配任何不在括号之内的字符。

注意：在使用通配符搜索星号、问号、数字号码、左方括号和减号时，必须将搜索的符号放在方括号内。

2、空值与空字符串

a) 如果某字段中沿未存储数据，则称此字段的值为空。空值是表示目前还没有值，字段中允许使用null值来说明一个字段里的信息目前还无法得到。

b) 空字符串是用双引号括起来的空字符串(即””)，且双引号中间没有空格。这种字符串的长度为0。

3、排序规则：

a) 英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序为A-Z，降序为Z-A 。

b) 中文按拼音字母的顺序排序，升序为A-Z，降序为Z-A 。

c) 数字按数字的大小排序，升序为从小到大，降序为从大到小。

d) 日期和时间字段，按日期的先后顺序排充。

注意：

a) 对于文本型的字段，若其内容是数字时，access 将其视为字符串进行排序，是按其ASCII 值的大小来排序的。引时，”5”会比”15”大，因为5 的ASCII 值比1 的ASCII 值大。

b) 按升序排列字段时，空值对应的记录排在第一条。

c) 类型类型为备注、超级链接或OLE 对象的字段不能排序。

4、按多字段排序：

a) 按多个字段排序时，Access 首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当第一个字段具在相同的值时，Access 再按照第二个字段进行排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好序为止。

b) 选择多个排序依据的字段进行排序时，必须注意字段的先后顺序。Access 先对最左边的字段进行排序，然后依此从左到右进行排序。

c) 在数据表视图中进行多列排序时，多个列必须相邻，并且只能都按同一种次序进行排序。

d) 如果想按不相邻的多列或多列按不同的顺序进行排序时，必须使用高级筛选/排序窗口。

3.1 认识查询认识查询

1、查询的分类：

a、查询分成：选择查询、交叉表查询、参数查询、操作查询和SQL 查询共5 类。

b、选择查询既可以按指定的查询准则从一个或多个表中获取数据，也可以对数据进行分组与总计运算处理。查询的结果是一组数据记录，称为动态集。

c、交叉表查询是利用表中的行和列来对数据进行统计。而参数查询是利用对话框来提示用户输入准则的查询。

d、操作查询是对查询找出来的数据进行编辑操作，又分成：生成表查询、删除查询、更新查询和追加查询四类。

2、准则中可用的数据：

在查询准则中，可用数值数据、字符串数据、日期/时间数据、是/否数据以及字段的内容等等数据。其中字符串数据用双引号(“”)括起，日期数据用双井号(##)括起，是/否数据用True 或False 表示，字段的内容用双中括号([])括起。

3、特殊运算符(重要)：

a、in 运算符：用于指定一个字段值的列表，列表中的任意一个值都可与查询的字段相匹配。即是否是指定列表中的值之一。如：[姓名] in(“张三”,”李四”)，表示为姓名为张三的或姓名为李四的。用表达式表示为：[姓名]=”张三”or [姓名]=”李四”。

b、between 运算符：用于指定一个字段的范围。如：[年龄] between 18 and 24，表示是年龄大于或等于18，并且年龄小于或等于24。用表达式表示为：[年龄]>=18 and [年龄]<=24。

c 、like 运算符：用于指定查找文本字段的字符模式。用”?”表示一个任意的字符；用”*”表示一个或多个任意的字符；用”#”表示一个任意的数字；用”[]”表示一个中括号中指定字符列表之一。如：[姓名] like “[王李]*”，表示是姓王或姓李的人。

4、数值函数：

a、abs(数值)：求数值的绝对值。

b、int(数值)和fix(数值) (重要)：都是用来求数值的整数部分。当数值为正数时，两都的结果相同；但当数值为负数时，int返回小于或等于参数值的第一个负数，而fix 返回大于或等于参数值的第一个负数。如：

int(3.9)=fix(3.9)=3，但int(-3.9)= -4 而fix(-3.9)= -3。

c、sqr(数值)：返回数值的平方根。如sqr(9)=3。

d、Rnd()：返回一个0~1 之间的一个单精度数。

e、Sgn(数值)：返回数值的符号。正数返回1，负数返回-1，0 返回0。

5、字符函数(重要)：

a、inStr([开始位置,]母字符串，子字符串)：返回子字符串第一次在母字符串中出现的位置。如没有开始位置，则是指从第一个字符开始(即从1 开始)。如：inStr(“98765”,”65”)=4。如在母字符串中找不到，则返回0。

b、len(字符串)：返回字符串中字符的个数。

c、left(字符串,字符个数)：从字符串的左边起截取指定个数的字符。Right(字符串,字符个数)：从字符串的右边起截取指定个数的字符。Mid(字符串，开始的位置[，字符个数])：从字符串的指定位置起截取指定个数的字符，如省略第三个参数，则表示一直截取到最后一个。例如：left(“计算机等级考试”,3)=”计算机”，Right(“计算机等级考试”,4)=”等级考试”，Mid(“计算机等级考试”,4)=“等级考试”。

d、space(数值)：返回指定数值的空格字符串。

6、日期函数(重要)：

a、Date()：表示系统当前的日期；Time()：表示系统当前的时间；Now()：表示系统当前的日期和时间。

b、Year( 日期)：返回指定日期中的年数；Month( 日期)：返回指定日期中的月数；Day( 日期)：返回指定日期中的天数；Weekday( 日期)：返回指定日期中的星期数，星期日为1。

3.2 创建创建SQL 查询（很重要）

SQL 查询的基础：

SQL 查询提用户使用SQL 语句直接创建的一种查询。从本质上讲，access 中的所有查询都可以认为是一个SQL 查询，原因是所有的查询都是以SQL 语句语句为基础来实现查询功能的。

这部分内容希望大家重点掌握，包括课堂上边讲得一些例子，仔细的揣摩和体会！！！