office办公软件基础知识讲解

office办公软件基础知识讲解

Word 2003基础知识讲解

1．Word在文字排版中的应用

在Word中不仅可以输入和编辑文字，还可以随心所欲地进行排版。在Word中插入图片和表格后，可以将图片、表格与文字进行混排，从而使文档更丰富、更有序。

在工作、生活和学习中，Word的编辑与排版功能如下：

在工作中，可以用Word来编辑与排版登记表、宣传单、人事档案、招标书、投标书、提案、说明书、报告、通知、协议、合同、会议记录和传真等。

1．Word在文字排版中的应用

在生活中，可以用Word来编辑与排版书信、名片、备忘录、请柬、邀请函和贺卡等。

在学习上，可以用Word来编辑与排版日记、作文、板报、教学大纲、试卷、成绩通知书、个人简历和毕业论文等。

2．Word 2003的操作窗口

双击桌面上的Word快捷图标，启动Word 2003，进入其操作窗口。Word 2003的操作窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、文档编辑区、任务窗格和状态栏等部分组成。

1）标题栏

标题栏位于Word 2003窗口的最顶端，包括程序控制按钮、文件名、程序名以及3个窗口控制按钮，即【最小化】按钮、【最大化】按钮（或【向下还原】按钮）和【关闭】按钮。2）菜单栏

菜单栏位于标题栏下方，包括9个菜单、1个【键入需要帮助的问题】下拉列表框和1个【关闭窗口】按钮。

2）菜单栏

菜单栏中各项的含义如下。

菜单：在各个菜单的下拉菜单中显示了最常用和最近使用过的命令。若下拉菜单的下端有标志，则表示该菜单中还有隐藏的命令未完全显示出来，单击标志或将鼠标光标在标志上停留片刻即可显示出隐藏的命令。

2）菜单栏

【键入需要帮助的问题】下拉列表框：使用该下拉列表框可以方便地查找相关的帮助信息。只需输入关键词，然后按【Enter】键即可打开与该关键词相关的帮助主题列表，单击所需的帮助主题即可打开帮助窗口并显示该主题的相关内容。

【关闭窗口】按钮：该按钮用于关闭Word文档。它与标题栏上的【关闭】按钮的不同之处在于：单击该按钮只关闭当前文档而不退出Word应用程序，而单击标题栏上的【关闭】按

钮将退出Word应用程序。

3）工具栏

工具栏位于菜单栏下方，其中包括多个按钮和一些下拉列表框，它们实际上是一些常用命令的快捷方式，可以方便用户快速执行所需的命令。

根据实际需要，可以将某些工具栏显示出来或者隐藏起来。显示或隐藏工具栏的方法有以下两种：选择【视图】→【工具栏】命令，在弹出的子菜单中选择相应的菜单命令即可显示或隐藏其对应的工具栏。

3）工具栏

用鼠标右键单击显示在屏幕上的任意工具栏，在弹出的快捷菜单中选择相应的菜单命令即可显示或隐藏其对应的工具栏。

4）文档编辑区

文档编辑区是Word 2003操作窗口中最大的区域，输入、编辑和排版文档等操作过程都将在该区

域中显示出来。文档编辑区包括水平标尺、垂直标尺、垂直滚动条、水平滚动条、视图切换按钮和文档控制按钮等。

4）文档编辑区

文档编辑区中各项的含义如下。

水平标尺和垂直标尺：用于在编辑文档时确定各种浮动型对象的位置。

水平滚动条和垂直滚动条：用鼠标光标按住垂直滚动条或水平滚动条不放进行拖动可以查看未显示出来的文档内容。

视图切换按钮：用于在普通视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图和阅读版式视图5种文档显示方式之间进行切换。文档编辑一般在页面视图中进行，它也是Word的默认视图。

文档控制按钮：主要用于查找、替换和定位等操作。

5）任务窗格

任务窗格会根据用户的操作需求自动出现在Word 2003窗口右侧，其中集成了多个常用命令，可以让用户随时获取所需的工具，有效地控制Word 2003的工作方式，从而大幅度提高工作效率。Word 2003中包括【新建文档】、【剪贴板】、【搜索结果】、【剪贴画】和【样式和格式】等14个任务窗格，单击任务窗格右上角的按钮，在弹出的下拉菜单中选择某个命令即可切换到相应的任务窗格中。

6）状态栏

状态栏位于窗口底端，用于显示文档当前页的页码、文档的当前页数与总页数、光标插入点的位置以及一些编辑文档的控制按钮。

3．Word 2003的文档视图

为了满足不同场合的需要，Word 2003提供了普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和阅读版式视图5种视图模式。在不同的模式下，可以按不同的方式显示文档，并能利用一些视图的特殊功能对文档进行管理。

1）普通视图

单击文档编辑区左下角的【普通视图】按钮或选择【视图】→【普通】命令即可切换到普通视图中。

在普通视图中可以输入、编辑、排版和设置文本格式，也可以显示文本格式，但简化了页面的布局，不显示页边距、页眉和页脚、页面背景以及非嵌入版式的对象，只适用于编辑一般性的文档。2）Web版式视图

单击文档编辑区左下角的【Web版式视图】按钮或选择【视图】→【Web版式】命令即可切换到Web版式视图中。

Web版式视图显示了文档在Web浏览器中观看时的外观，无论文档有多少内容，它都会将文档显示为不带分页符的一页长文档，而且，其中的文本和表格会随窗口的缩放而自动换行，以适应窗口的大小。

2）Web版式视图

如果原文档中包含页面背景图片，那么切换到Web版式视图后将无法正确显示背景。此时，可以选择【格式】→【背景】→【无填充颜色】命令将背景取消，以免影响文档的阅读性。

3）页面视图

单击文档编辑区左下角的【页面视图】按钮或选择【视图】→【页面】命令即可切换到页面视图中。

在页面视图显示模式下可以看到文本、图片和其他对象的实际位置，与打印出来的效果一样。在该视图模式中可以编辑页眉和页脚、调整页边距、设置分栏以及处理图形对象等。

4）大纲视图

单击文档编辑区左下角的【大纲视图】按钮或选择【视图】→【大纲】命令即可切换到大纲

视图中。

大纲视图简化了文本格式的设置，用缩进文档标题的形式表示标题在文档结构中的级别，将编辑重点放在文档的结构上。在该视图模式中可以方便地调整和组织文档的大纲结构。

5）阅读版式视图

单击文档编辑区左下角的【阅读版式】按钮或选择【视图】→【阅读版式】命令即可切换到阅读版式视图中。

阅读版式视图是Word 2003中新增的视图模式。在该视图模式中，将隐藏除【阅读版式】和【审阅】工具栏以外的所有工具栏，以书籍的形式显示文档内容，从而增加文档的可读性。

4．使用Office助手

在Word中进行操作时，如果遇到不明白的问题，可以求助于帮助系统，获取解决相关问题的详细信息。

1）显示和隐藏Office助手

首次启动Word 2003时，屏幕上会显示一个Office助手。若没有显示该助手，可选择【帮助】→【显示Office助手】命令将其显示出来。在Office助手上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【隐藏】命令即可隐藏Office助手。

2）查找帮助信息

使用Office助手查找帮助信息的具体操作步骤如下：

1）单击Office助手，在其上面显示出【请问您要做什么？】提示框，在其文本框中输入要查找信息的关键词，然后单击按钮，在【搜索结果】任务窗格中将列出与关键词相关的帮助主题。

2）单击需要查看的主题，在打开的窗口中列出了相关的详细说明。

知识分享-计算机知识－办公软件（基础知识）

计算机知识－办公软件（基础知识）

★Office2000包括：文字处理(Word )、电子表格处理(Excel)、演示文稿制作(PowerPoint)、数据库应用(Access)、住处的组织和管理(Outlook)、网面的制作

FrontPage)和图形图像处理(PhotoDraw)。

★Office2000中文版针新增功能有：中文断词、添加汉语拼音、中文校对、

简繁体转换等。

★2000窗口包括：标题栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏、标尺栏、文档编辑区、滚动条和视图按钮等部分组成。

★创建新文档的方法：依次选择“六件/新建”，“新建”对话框中选中“空

白文档”后单击“确定”按钮。

★打开已存盘的文档：可以通过“文件”菜单中的“打开”命令（或“常用工具栏”上的“打开”按钮）来打开。

★文字插入：在WORD中，只需的将插入点移动的文档中的指定位置，新键入的文字便可插入点之后。移动插入点既可采用将鼠标指针移到指定位置单击的方法，也可使用键盘上的下下左右箭头键来移动插入点。

★文本的选定：在WORD2000中几乎所有的操作都应事先选定相应的工作对象，被的内容以反色的方式显示（变为“黑快”）。

★文本的删除：要删除光标后的一个字符，可直接按一下“Delete”键；要删除光标前一个字符可按一下“Backspace”键；要删除选定的全部内容，可在选定后，再按“Delete”或“Backspace”键。

★文本的复制和移动：对象的复制和移动是文档编辑中经常性的工作，在WORD在实现复制和移动都有十分方便快捷。复制和移动的方法基本相同，主要有“直接拖放”和“使用剪贴板”两种方法。

★移动：先选定要移动的内容，把鼠标指向选定的内容，按下鼠标左键拖动到指定的位置再放开鼠标即可，这种方法称为直接拖放法。另一种方法是，先选定要移动的内容，单击常用工具栏上的“剪切”按钮，然后把插入点移动到目标位置，再单击“粘贴”按钮来完成移动操作。

★复制：先选定要复制的内容，把鼠标指向选定的内容，按住Ctrl键，按下鼠标左键拖动到指定的位置放开鼠标即可；也可以先选定要复制的内容，单击常用工具栏上的“复制”按扭，然后把插入点移动到目标位置，单击“粘贴”按

钮来完成复制操作。

★恢复或重复操作：使用“恢复”命令可以恢复上一次的操作，如字符输入、删除、格式设置等。如果在“恢复”了一个操作后，又决定不取消上次的操作，可以使用“重复”命令。要恢复对文字或对象所做的修改，可以选择“编辑”

菜单中的“恢复”命令，或者直接单击工具栏上的“恢复”按钮。要重复对文字或对象所做的修改，可以选择“编辑”菜单中的“重复”命令，也可直接单击工

具栏上的“重复”按钮。

★查找与替换操作：查找字符：在文档中可以从当前插入点开始查找指定的文字和字符。查找时先选择“编辑”菜单中的“查找”命令，弹出“查找”对话框，在其中的“查找字串”框中键入要查找的文本，选择一种查找方式，单击“查找下一个”按钮，查找到的文本将以反白方式显示。要继续查找下一个，可再单击“查找下一个”按钮。查找操作是从插入点的位置开始，如果查找到文件头或文件尾，则弹出一个提示框显示查找结束。如果查找不到所需要找的文本对象，也会弹出类似的提示框。查找且替换字符：在文档中可以从当前插入点开始，用一串新字符替换原有的字符。查找且替换时先选择“编辑”菜单中的“替换”命令，系统将弹出“替换”对话框，在“查找字串”框中键入要替换的字符串，在“替换字串”框中键入替换成的字符串。选择“查找方式”与前面的“查找字符”的查找方式相同。替换操作完毕后，单击“关闭”按钮结束替换操作。

★利用标尺进行段落格式化：在WORD的窗口中，有一个标尺栏。在这个“标尺”上面有四个缩进标记。即首行缩进（拖动该标记，控制段落中第一行第一个字的起始位置）、悬挂缩进（拖动该标记，控制段落中首行以外的其他行的起始位置）、左缩进（拖动该标记，控制段落左边界缩进的位置）、右缩进（拖动该标记，控制段落右边界缩进的位置），只需利用鼠标直接拖放标尺的按钮即

可完成的操作。

★制表符有4种对齐方式：左对齐、居中、右对齐、小数点对齐。

★页面设置对话框包括：“页边距”“纸型”“纸张来源”“版式”和“文

档网格”五张选项卡组成。

★分页：当文字或图形充满一页时，WORD会自动分页。手工强制分页的方法很简单，只需将插入点移到要分页的位置，单击“插入”菜单，选择其中的“分隔符”命令。从“分隔符”对话框中选择“分隔符类型”中的“分页符”单选框，单击“确定”按扭，便可在当前插入点强制分页，并将插入点移到新的一

页。

★插入表格：打开“表格”菜单，选择“插入”选项中的“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行，单击“确定”按钮，所需表格就插入到文档中了。插入表格不可使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格。

★绘制表格：单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，鼠标的形状好像是一支笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上了条斜线。还可用这支笔在表格中添加横线和竖线

来拆分单元格。

★插入行、列、单元格：把光标定位在一个单元格里，在“表格”菜单里“插入”选项中选“行”“列”或者“单元格”选项，就会相应的插入行、列、单元格；或者选取一个单元格，单击表格工具栏上“插入表格”按钮右边的箭头，在下拉菜单中选取“插入单元格”，也可以选手选择插入一行或一列单元格。

★调整整个表格大小：把鼠标放在表格右下角的一个小正方形上，鼠标就变成了一个拖动的标记，按下左键拖动鼠标，就可以改变整个表格的大小了，拖动的同时，表格中的单元格的大小也随之调整。

★调整行列宽度：将光标移动到表格边框线上，待光标开头变成双箭头后，