文书与档案工作概述.ppt
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《文书档案管理》PPT课件
5
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
文书工作与档案管理9243364页PPT
❖ 13、利用者应在指定场所阅览档案，所调档案只限本人阅览，不得转 借他人阅览、擅自抄录、拍照、摄像、复制。
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
文书档案管理课件(PPT 56页)
案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列 顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机 构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与 年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对 应，不重，不空，不漏。
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
56
THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
9
2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
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5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
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THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
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5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
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2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
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文书与档案幻灯片
文书与档案管理
主讲教师：彭文虎
1
课程简介
《文书工作与档案管理》是文秘专业的主 干课程之一，是由《文书学》与《档案管 理学》的有关内容整合而成。本课程以培 养应用型和操作型秘书人才为基本目标， 通过基础理论知识的讲授和相关技能的训 练，使学生掌握公文处理、档案管理的业 务知识和基本操作技能，提高实际应用能 力，具备在机关、企事业单位文书、档案 部门从事文档管理工作的基本业务素质。
• 文件：其内涵与文书相同，在公务文书的具体语
境中“文件” 一词既可以指公文，也可以指其他 事务文书。二者的区别在于文书是所有书面材料 的总称，是集合概念，属不可数名词；而文件既 可指所有的书面材料，也可指单份的书面材料， 属可数名词。
14
思考：既然说 公务文书是各个机 关处理日常公务不 可缺少的一种手段， 那么，是不是说， 事无巨细，凡是要 处理公务都要办文， 文件越多越好呢？
13
3、文书、公文、文件
• 文书：包括公务文书和私人文书。公务文书指社
会的合法组织在其公务活动中形成的纸质文字材 料和非纸质信息材料，它包括公文和其他事务文 书。私人文书主要指个人、家庭、家族、在社会 交往活动中为处理私人事务而形成的文书。
• 公文：指党政机关、企事业单位、群众团体等合
法社会组织在处理公务活动中所形成的、具有法 定效力和规范体式的书面材料。
• 狭义：以纸为介质；广义：包括新介质材料
• 概括地说，文书就是指行为主体在社会实践活动中，为了
一定的目的（记载、公布、凭证、传递信息等）而形成的 具有特定格式的文字材料（信息材料）。
8
• 文书是国家机构、社会组织或个人在社会
活动中，为了一定的目的而形成并使用，
具有应用性的和特定格式的文字材料。
主讲教师：彭文虎
1
课程简介
《文书工作与档案管理》是文秘专业的主 干课程之一，是由《文书学》与《档案管 理学》的有关内容整合而成。本课程以培 养应用型和操作型秘书人才为基本目标， 通过基础理论知识的讲授和相关技能的训 练，使学生掌握公文处理、档案管理的业 务知识和基本操作技能，提高实际应用能 力，具备在机关、企事业单位文书、档案 部门从事文档管理工作的基本业务素质。
• 文件：其内涵与文书相同，在公务文书的具体语
境中“文件” 一词既可以指公文，也可以指其他 事务文书。二者的区别在于文书是所有书面材料 的总称，是集合概念，属不可数名词；而文件既 可指所有的书面材料，也可指单份的书面材料， 属可数名词。
14
思考：既然说 公务文书是各个机 关处理日常公务不 可缺少的一种手段， 那么，是不是说， 事无巨细，凡是要 处理公务都要办文， 文件越多越好呢？
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3、文书、公文、文件
• 文书：包括公务文书和私人文书。公务文书指社
会的合法组织在其公务活动中形成的纸质文字材 料和非纸质信息材料，它包括公文和其他事务文 书。私人文书主要指个人、家庭、家族、在社会 交往活动中为处理私人事务而形成的文书。
• 公文：指党政机关、企事业单位、群众团体等合
法社会组织在处理公务活动中所形成的、具有法 定效力和规范体式的书面材料。
• 狭义：以纸为介质；广义：包括新介质材料
• 概括地说，文书就是指行为主体在社会实践活动中，为了
一定的目的（记载、公布、凭证、传递信息等）而形成的 具有特定格式的文字材料（信息材料）。
8
• 文书是国家机构、社会组织或个人在社会
活动中，为了一定的目的而形成并使用，
具有应用性的和特定格式的文字材料。
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别
文书档案管理讲义PPT课件( 43页)
档案分类
熠晖公司档案分类
1、文书档案 2、人事档案 3、经营档案（营销、采购、运输 4、财务档案 5、生产档案（基建、设备、产品）
档案归档
• 职责分工
•
文书档案（各部门）
• 人事档案（人事行政部）
• 经营档案（营销部、矿产资源部、采购 部、综合部）
• 财务档案（财务部、审计督察部）
• 生产档案（生产部、企划部）
•
9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。
•
10、没人能让我输，除非我不想赢！
•
11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。
•
12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。
•
13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。
•
14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。
档案管理
熠晖集团人事行政部
提纲
一、档案定义 二、档案归档
档案定义
•
中国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断
的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年 1月1日实施的《中华人民共和国档案法》诞生，才对 档案的定义有了一个比较一致的认识基础。
• 该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社 会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、
•
8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。
•
9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。
•
10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。
•
文书工作与档案管理课件第一章文书概述
促进公文写作的规范化。
正确选用文种 的意义
使文件得到及时妥善的处理。
维护公文的严肃性、权威性和有效 性。
文件的种类选用
1.
文种选用 规 则
根据发文目的选择文种
2.
3. 4.
根据行文关系选择文种
根据发文机关的权限选择文种
根据国家的有关规定选择文种
文件的稿本
定稿 正本
草稿 副本 不同文字的稿本
文件生命周期理论
2. 建立文件生命周期理论的依据
文件价值形态及其有规律的转化。
文件从形成到销毁或者转化为档案永久保 存是一个完整的生命过程，在这一过程中， 文件的价值形态不断地出现规律性的变化， 处在不同运动阶段的文件具有不同的价值 形态和功用，需要采取不同的管理原则和 管理方法。
3. 核心内容 •文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程； •价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；
谢谢各位
教你写字
下面是赠送的PPT模板不需要朋友可以 下载后编辑删除！！谢谢！！
感恩 父母
天 冷 时 ， 是 他 们 给 你 送 来 温 暖
有时，他们会对 我们发火
感恩父母 感谢你们 把我带到了这个世界 感谢你们 给了我自由的空气 感谢你们 谆谆的教导 殷殷的嘱托 我长大了 而你们却老了 谁言寸草心 报得三春晖 我会向你们献上一片诚挚 的孝心 祝你们永远健康
2．对电子文件生命周期阶段的划分。
3．对电子文件各阶段文件对应关系的理 解。
（二）对文件管理的启示
对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想
对现有文件、档案管理制度进行协调 对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整合
OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，微软的OFFICE 套件就是用于办公。
正确选用文种 的意义
使文件得到及时妥善的处理。
维护公文的严肃性、权威性和有效 性。
文件的种类选用
1.
文种选用 规 则
根据发文目的选择文种
2.
3. 4.
根据行文关系选择文种
根据发文机关的权限选择文种
根据国家的有关规定选择文种
文件的稿本
定稿 正本
草稿 副本 不同文字的稿本
文件生命周期理论
2. 建立文件生命周期理论的依据
文件价值形态及其有规律的转化。
文件从形成到销毁或者转化为档案永久保 存是一个完整的生命过程，在这一过程中， 文件的价值形态不断地出现规律性的变化， 处在不同运动阶段的文件具有不同的价值 形态和功用，需要采取不同的管理原则和 管理方法。
3. 核心内容 •文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程； •价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；
谢谢各位
教你写字
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感恩 父母
天 冷 时 ， 是 他 们 给 你 送 来 温 暖
有时，他们会对 我们发火
感恩父母 感谢你们 把我带到了这个世界 感谢你们 给了我自由的空气 感谢你们 谆谆的教导 殷殷的嘱托 我长大了 而你们却老了 谁言寸草心 报得三春晖 我会向你们献上一片诚挚 的孝心 祝你们永远健康
2．对电子文件生命周期阶段的划分。
3．对电子文件各阶段文件对应关系的理 解。
（二）对文件管理的启示
对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想
对现有文件、档案管理制度进行协调 对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整合
OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，微软的OFFICE 套件就是用于办公。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作
传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。