活动策划标准化执行方案(附模板)

标准化活动策划执行方案

一、活动策划方案框架简述

活动策划及执行标准化流程，可细分为活动策划与活动执行两阶段。活动策划阶段需明确基本活动要素，具体包括活动背景及意义、活动目的、活动时间、活动形式、人员规模及活动预算。结合上述要素完成活动策划书拟稿，同时与协办单位共同探讨，修改及上报审核。方案审核确认后，落实活动执行阶段人员分工，进入活动执行阶段。

活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹，后勤管理五个方面。根据明确人员分工，确认各个阶段时间关键节点并按计划执行，直至活动结束复盘完成。工作流程图如下：

二、活动策划执行工作说明

活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹，后勤管理五个方面。各方面执行阶段工作详细说明如下：

（一）人员统筹

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人员统筹主要工作在活动前期筹备过程中进行。

主要包括以下几个方面：

1.演讲嘉宾确认。根据活动主题及内容，结合行

业内嘉宾的活跃领域及主要业务，定位活动拟邀请演

讲嘉宾。提前通过邮件、电话等形式发送邀请函，经

沟通后确认最终演讲人员。

2.参会来宾邀请。确认拟邀请参会领导、嘉宾名

单，于活动前适合时间发出参会邀请。活动临近阶段，活动临近是进行参会嘉宾再次确认。

3.参会人员统计。通过各渠道报名进度反馈，统

计已报名人员信息；结合活动内容及规模，对参会人

员名额进行动态调控。

4.整合人员清单。制作参会人员统筹表，包括到

场嘉宾（演讲嘉宾、参会嘉宾）、报名人员、会议及

会务保障人员（主持人、媒体、司机、摄影摄像，赞

助商等）基本信息，确保顺利对接。活动临近，再次

确认。

（二）内容统筹

内容策划主要在活动前期筹备。具体涉及以下方面：

1.确定活动形式。结合活动目的、时间安排，规模等要素选取合适的活动形式。常见活动形式包含主题演讲、研讨会、报告会、论坛、圆桌论坛等形式。

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2．分享内容制定。结合活动主题，活动形式，观众群体定位，与演讲人沟通确认演讲主题，提前获取演讲内容大纲。内容确认无误整合后，可留存用于活动宣传工作。

3. 梳理内容流程。活动主题与活动形式确认后，梳理内容流程。准备主持人串讲词，设计活动互动环节（现场提问，抽奖等）。

4.提前整理文案。活动可提前准备的文案：领导致辞稿，嘉宾演讲稿，主持人台本等。

（三）宣传统筹

活动前期筹备。

活动前期宣传工作采取线上线下联动形式进行。

1.线上宣传工作。线上通过公众号，微博等新媒体进行发布。依据筹备进度，分期逐条发布内容。可发布主题：

—活动预热：活动主题、嘉宾简介、活动形式预告

`

—活动资讯：报名公告，活动时间地点等

—活动公告：正式活动议程，演讲主题及大纲等

—活动亮点：针对参会群体受众设定参会福利

—会员特色：考虑增加会员专享模块，资源分层

—辅助工作：会议须知，注意事项等

···

（以上主题可根据具体活动内容增减调整）

2.线下宣传工作。前期主要为设计及制作活动当天需要的宣传海报、易拉宝、横幅等宣传材料。实物材料的制作需紧密与宣传文案及内容配套，同时需考虑供应商对接及产品质量问题。

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活动进行当天

1.记录并整理嘉宾发言、互动、采访内容要点。

2.做好现场文字、图片、视频素材收集。

3.准备文字通稿、媒体新闻稿等。

活动结束后期

1.第一时间发布现场内容、精彩瞬间等动态

2.提炼内容精华，整理有价值资料并及时分享。

3.建立交流群，为参会人员搭建互动交流平台。（

（四）场务统筹

场务统筹主要涉及场地预定，道具准备、会场布置、设备调试等方面。

1.场地筛选预定。根据已确定的活动形式及参会人员规模，提前开始场地联系，筛选及预定。

2.道具准备布置。整合活动当天可能涉及到的道具并罗列清单。并于会前进行会场布置。

道具参考:

—签到处：签到桌、纸笔、名片收集盒等

—演讲席：论坛桌椅、桌卡、绿植、鲜花

—功能区：指示牌、引导牌（入场、茶歇、卫生间）

、

—观众席：活动手册、水、互动道具（提问卡、手牌）—工作人员识别标识（工牌，贴纸）等。

···

3.会场设备调试。活动前至现场进行设备调试工作。主要涉及显示、音响、麦克风、摄影摄像调试。（五）后勤管理

后勤管理主要涵盖贵宾保障、食宿交通、产品采购三部分。

1.贵宾保障。贵宾参会，需落实贵宾参会的食宿交通接待事项。考虑活动全程是否需要专人接待等问题。

2.食宿交通。多日活动，来宾与参会人员的餐饭

预定。发布会场周边住宿地图引导。

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3.产品采购。产品采购包含提前预定或采买茶歇

点心。参会来宾互动环节奖品，纪念品准备。场务道具采购等。

三、活动结束复盘与补充说明

活动完全结束后协会内部组织复盘工作。提炼可复制经验，总结可改善空间，形成优化循环。复盘方向提炼：

—活动从设计到执行全程闪光点有哪些

—活动在执行各个阶段明显的问题是什么,如何改进

—意料之外的惊喜收获与经验教训

···

补充一点，本方案概述了活动策划标准化流程要点，供参考使用。考虑到不同性质活动的特点及差异，活动实施阶段细节及侧重会有所不同。后续根据每场活动举办复盘情况，可持续添加完善，最终形成成熟体系。

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附件清单

附件1：活动策划书模板

附件2：活动预算表

附件3：活动时间倒排及人员分工表

附件4：参会嘉宾名录

附件5：报名统计/现场签到表

附件6：活动复盘总结表

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附件1：活动策划书模板

关于举办“XXX”活动的方案

一、活动背景/目的

二、活动信息

（一）活动名称

（二）活动时间

（三）活动地点

（四）人数规模

&

（五）组织机构

（六）参会人员

三、活动内容

四、日程安排

五、媒体宣传

六、经费预算

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…

附件2：活动预算表

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附件3：活动时间倒排及人员分工表

)

附件4：参会嘉宾名录

&

附件5：报名统计/现场签到表

附件6：活动复盘总结表