机关公文写作需要注意的问题

一、公文写作是一项非常重要的工作

这个问题大家可能有很深的体会，我这里只说三句话：第一句，公文是推动工作的重要手段。邓小平同志说：“笔杆子，枪杆子，革命要靠两杆子。”“拿笔杆子是实行领导的主要方法，领导同志要学会拿笔杆。开会是一种领导方法，是必需的，但到会的人总是少数，即使做个大报告，也只有几万人听。个别谈话也是一种领导方法，但只能是‘个别’。实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出来传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法，这是毛主席告诉我们的。”第二句，公文文书在行政管理过程中具有法定效力。第三句，公文是党政机关之间进行工作联系的纽带与桥梁。

曾经有一位领导同志讲：从某种意义上讲，机关工作就是搞文字工作，无论上情下达，下情上报，交流情况，推广经验，都离不开公文。做机关工作必须过文字关，过不了关，就请离开机关。

二、提高公文写作水平的基本途径。

（一）积攒“下锅米”。俗话说：“巧妇难为无米之炊”。把它借用到公文写作中，“巧妇”即公文起草者，“米”就是平日积累的有用资料。起草公文材料时的文思泉涌，源于平时的学习与积累。谁学习得多、积累得好，谁起草公文材料就省时省力。公文写作不是“有感而发、为己立言”，也就是说，公文姓公，不管你想写不想写，有感没有感，都得按时拿出来。如果平时没有积累，遇有紧急任务恐怕难以胜任，甚至会误事。因此，作为机关文字工作者，平时应特别注意有关资料的积累。

首先是素材的积累。这里所说的素材特指公文起草中可能会用到的资料。积累公文写作素材，要做生活的有心人，学会观察与思考，时刻关注国内外形势的发展变化，关注市委、市政府和局党委的中心工作，关注领导同志的重要活动和重要讲话，关注群众反映的热点问题，等等，特别是对领导同志的讲话要深人思考、仔细领会。有关文件中往往是具体的规定和要求，而领导讲话里就文件的源起、来历、产生过程以及当时的形势等等权威准确的判断。要及时把自己的所见、所闻、所想和所感记载下来，形成文字素材，或将有关书籍、报纸、杂志上的有用资料裁剪下来，并分门别类地粘贴在专门的本子上。久而久之，聚腋成裘，这些就装满了你素材的仓库，起草公文时就不愁没有“下锅米”了。

其次是论述的积累。在公文材料起草过程中，有时要对某些问题进行论述，现编现写，费时费力，有时还论述不完整、不到位。如果平时有这方面的积累，一旦要论述某个问题时，就会很方便。比如，要论述那些“年年岁岁花相似”反复讲的有关抓落实、提高机关效能、加强作风建设、工作创新等话题，如果参照有关论述资料，并结合新的形势、新的任务和新的实践，恰到好处地加以改造，就可以收到“岁岁年年人不同”的效果。

再次是语言的积累。文字工作者必须重视语言积累，在大量的阅读中多积累一些脍炙人口的名言警句、生动鲜活的群众语言等，如能在公文起草中恰当引用，就会使我们的公文材料增色不少。

（二）学做“模仿秀”。南宋著名理学家朱熹说：“古人作文作诗，多是模仿前人而作之，盖学之既久，自然纯熟。”当代著名作家茅盾认为：“模仿是学习的最初形式。”学习绘画要求临摹，学习书法要求临帖，同样地，初学公文写作也离不开仿写。先是对句子的仿写，在公文写作过程中，参考优秀公文的某个句式或句子进行模仿、改写。然后进行“片断”模仿，即对一些公文范文中的某一段或几段进行仿写。最后，便是对全文的模仿，包括对立意构思、谋篇布局、段落结构、开头结尾、过渡照应、句式表达等方面，进行全方位的仿写。即使是起草难度较大的领导人讲话稿，也是可以模仿的。一般说，领导人讲话稿往往在开始部分讲意义、谈认识，统一思想，讲增强紧迫感和责任感。在中间部分，根据上级指示要求和该项工作的实际，有针对性地提出若干条意见，这往往要涉及到指导思想、工作任务、方法步骤等内容。在最后部分，要总括全文要旨，或提出要求，或提出保障性措施等。在具体起草时，可以多找一些类似问题的领导讲话稿学习参考，以便开启思路，触类旁通。不过要注意，作为公文初学者，学习借鉴范文进行仿写或改写，是可以理解的，也是允许的。但如果仅仅停留在这个阶段，每次动笔都模仿，不仿就不会写，那就成问题了。这好比小孩学步，开始时可以借助学步车走路，但长大后必须独立行走。

这里举两个“模仿”失败的例子：

第一个例子：

2008年9月9日，四川省巴中市人民政府办公室何政签批了一个内部明电，内容是关于2008年中秋节放假安排的通知，结果在网上引起一片哗然。

通知内容如下内容：

各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区商贸园、工业园管委会：

根据《四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知》安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。

有一个县上的工作人员收到这个通知就打电话问，明明是中秋节的放假通知，最后要怎么确保人民群众度过一个祥和平安的端午节？尽管一看就知道是写错了，但作为一级政府的文件出这样的错误，实在不应该，严重地影响了政府的形象。

现在的网络很厉害，出错的放假通知图片很快就出现在网页上，非常醒目，影响很坏。最后经巴中市委常委会研究决定，对该市政府办公室主任何政停职反省，市政府办公室及时召开会议，对1名综合科科长、2名副科长作出免职的处理决定。据了解，被停职的办公室主任何政上任才1个多月，而遭免职的科长有的还是工作了多年的老同志，为了3个字丢了官。

第二个例子：

2009年3月4日在“中国消防在线”网站上，署名“张建华”的稿件标题为《漯河市政法委书记：防火监督是预防火灾的前沿阵地》；3月13日，署名“刘铁柱”的稿件标题为《开封市副市长：消防工作也是派出所的“主业”》，两篇各千余字文章，竟有800字雷同，不同的是，“漯河市政法委书记”换成了“开封市副市长”，在“开封市副市长”的讲话中竟有“构建和谐平安漯河”字眼，因此被网友戏称为“开封指导漯河工作”。后来经过记者调查了解，开封市副市长并没有参加文章中提到的会议，其本人对发表的文章并不知情。据说，这篇文章是由开封市消防支队一名外聘的文职人员从网上抄袭而来，并署上其主管领导“刘铁柱”的名字发表。

（三）勤练“手中笔”。“常看胸中有本，常写笔下生花。”写作水平的提高是一个长期的过程，不可能一蹴而就。关键要养成一个勤于练笔的习惯，平时勤写、勤练，积极参与公文材料的写作，不要怕苦怕累，不要“见了材料就躲”，也不要想着一口吃个胖子。初学者不妨先从“火柴盒”、“豆腐块”写起，从整理会议记录、撰写工作通知等做起。这些结构简单、篇幅短小的文章写好了，再逐步向工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文件拓展。也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、课题论文等非规范化、非模式化的文件拓展。亦可先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展，以发挥自身优势，增强写作信心。勤于练笔、善于总结、臻于完善，写作就会如春起之苗，不见其长，日有所增。就会以日积月累之功，达水到渠成之效，才能做到厚积薄发。

（四）蛋里“挑骨头”。一般理解，“鸡蛋里挑骨头”与“吹毛求疵”是同义语，比喻条件过于苛刻，故意挑剔毛病，寻找差错。如果用这种态度对待他人是不可取的，但用来对待自己的作品还是有可取之处的。古人云：“文章不能一做便佳，须频改之方入妙耳”。从这个意义上说，公文是“三分写、七分改”。有的同志对自己写的公文材料，不敢拿出来，不想让人改，或固执己见，或怕人笑话，或怕人挑刺。须知，公文材料拿出来讨论，几乎没有不遇到“横挑鼻子竖挑眼”的时候，越是初学者，这种情况越多。公文材料中那些不太成熟、不太高明甚至有毛病的地方，经别人留情或不留情的指点，就会转化为自己的经验和财富，也有益于提高公文材料的质量。因此，对别人挑刺，哪怕是“鸡蛋里挑骨头”，我们也应该感到高兴，表示感谢。这里，关键是要放得下架子，谦虚一点，耳根软一点，切不可自以为是。此外，对别人修改后的底稿，千万不要扔掉或束之高阁，要仔细揣摸、领悟其中的道理。

三、公文写作应具备的素质

（一）要善于学习。一个人文章写得好坏，在很大程度上取决于读书的多与寡。“读书百遍，其义自见。”科研人员曾经做过一项研究，他们从森林中挖出一棵完整的大树，让人意想不到的是，大树蜿蜒曲折的根系竟是树冠所占空间的两倍。大树依靠深广的根系从土壤中汲取养分，进而枝繁叶茂，傲然而立。学习也是这个道理。要认真学习党的路线方针政策、法律法规及报刊重要言论，加强理论修养，提高政策水平；学习优秀作品，有意识地选读一些范文，阅读上级的重要文件、领导讲话稿及内部资料，了解公文的基本格式、构成要素、语言特点、版式字体等基本知识；了解本地本单位工作，学习本职业务知识，汲取营养；多学哲学，运用发展的、联系的、全面的、系统的观点和方法分析思考问题。

（二）要勤于思考。思考是学习之要。提高能力，光读书不行，读死书、死读书，最终可能读书死。有一名名言：“读书不思考，等于吃饭不消化。”一个善于思考的人、习惯思考的人，往往

不会因循守旧，不会迷信书本，不会盲从他人。遇到问题时，多问几个“是什么”、“为什么”、“怎么办”。从事公文写作工作，更需要一种勤于思考的精神。因为深邃透彻的观点、闪光发亮的思想往往来自于深思熟虑之后。行文前，须凝神静思、考虑周详，把自己的思想、掌握的素材转化成系统性的书面语言。这样，写出的文章才能有理论的深度、全局的高度，才能有指导性和生命力。

（三）要吃苦耐劳。吃苦耐劳是我们应当具备的重要品质。工作中，大凡受到领导重视、得到同事尊重、取得一定成绩的同志，莫不是那些扎扎实实、勤勤恳恳、兢兢业业的实干苦干者。作风浮夸、眼高手低、好高骛远的人，可能一时得志，但很难有长久的作为。将吃苦耐劳精神落实到工作中，沉下心来，扎扎实实、踏踏实实干好本职工作，就一定能够干出成绩，干出水平，收获事业的成功和人生的幸福。