正航软件导航者共用资料

正航软件导航者共用资料

1、功能介绍

共用资料是指在使用ERP系统时需要维护的基础资料，例如：部门资料、人员资料、产品资料、客户/供应商资料、会计科目及银行资料等。为确保资料的一致性及准确性，在使用ERP系统的交易单据之前，必须将企业目前基础资料整理完整，录入到系统中。

后续的日常使用中，若有增加新的基础资料，也需要及时地录入到系统中。便于各岗位的操作人员在使用系统时，可以取用到完整的基础资料。

1.1本节学习导读

希望您在学习本节的过程中能思考并解答以下问题：

1、共用资料主要包含了哪些内容？

2、各基础资料分别由什么部门维护？

3、基础资料的建立要按照怎样的先后顺序？

4、如何在系统中记录开帐时的期初信息，如产品期初库存，以及客户、供应商的期初

帐款等？

1.2系统流程

系统上线前，必须建立和维护共用资料。根据不同部门的职能划分，具体分工准备的基础资料如下表：

在基础资料的建立过程中，有些基础资料的建立是互相关联的。例如：在建立人员资料之前，必须先建立好部门资料。才能在人员资料中设定此人员归属于哪一个部门。在建立产品资料前，必须建立好产品的类别以及仓库资料。所以在您建立基础资料前，要先了解一下资料的建立顺序。根据不同的顺序，分步骤建立，系统流程如下：

1.3 各单据应用

1.3.1 部门设定

在企业管理中，会按照岗位及职能的不同划分不同的部门。各部门有较明确的分工，各尽其责，协调合作。在系统中，也需要对企业的相关部门进行记录。在建立系统的部门资料时，可以根据企业的组织架构图作为依据。

对此单据总结如下：

a)单据用途：用于设定公司各部门明细，在各单据上可记录交易发生的对应部门。

b)使用人员：人事部人员。

c)审核人员：建议由人事部主管审核。

d)后续影响：若未设定部门资料，后续的学历和人员资料将无法设定，在单据应用

上也将无法区分所对应的部门。

1.3.2 人员资料

人员是企业最基本的组成部分，各个岗位都有不同的人员负责。在系统中，需要对企业的相关人员进行记录。在系统中建立人员资料时，可以根据人员的人事档案，作为建立

的依据。

人员资料用于记录实务中的人员基本资料。那么在建立人员资料时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、实务中，企业的人员非常多，管理起来会比较困难，那么在系统中可以如何解决？

——选择所属部门，按部门管理。

2、企业一般都会和员工签订劳动合同，那么在系统中如何管理呢？

——在“其它资料”页签中，记录合同的起始日期和终止日期，以及合同期。

通过以上学习，我们对生产计划单做如下总结：

a)单据用途：用于录入公司各人员明细资料，包括各业务、采购、财务、人事、生

产等人员。

b)使用人员：人事部人员。

c)审核人员：人事部主管。

d)后续影响：若未设定人员资料，后续的客户，供应商资料将无法设定，也无法记

录对应的业务人员及采购人员。新增单据时，也选择不到对应的人员，导致无法登打业务单据。

1.3.3 会计科目

在企业管理中，会计核算的目的是真实反映企业的经营状况。会计要素只是对会计核算对象的基本分类，如果用其进行核算仍显得粗略。会计科目是对会计要素的具体内容进行分类核算的项目，也是记帐凭证上必须要使用的内容。之前若财务是手工作帐，没有使用会计科目编码，那么在使用财务系统时，要先将各会计科目的编码制定好。

在使用会计科目之前，系统已有预设好的科目总类及科目类别，若企业的实际情况与预设的种类有不同时，可以在系统中进行相应的修改。

在建立会计科目资料时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、设定会计科目时要注意其对应的科目总类及科目类别；

2、不同类别的会计科目的余额方向不同，要注意设置。

对此单据总结如下：

a)单据用途：此步骤极为重要，详细规划科目编码后，再进行此项设定作业。

b)使用人员：财务部人员。

c)审核人员：财务部主管。

d)后续影响：财务记帐凭证及财务报表。

1.3.4 系统参数设定

在系统上线前，要先规划好系统参数，以适应本企业的应用。

点选菜单栏上的“设定---系统设定”，如下图：

设置界面如下图：

系统参数设定用于规划系统上线前，对于各单据的控制。那么在设定时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、在系统中如何设定公司资料？

——在“公司明细”页签，设定公司的明细资料。

2、如何设定小数位数，日期格式呢？

——在“格式设定”页签，设定年制格式、日期格式，以及数量、重量、材积等小数位数。

3、实务中，企业的交易单位和计量单位不同时，在系统中如何设定？

——在“基础设定”页签中，选择是否“使用多单位”。还有成本核算方式、是否启用序号管理和分销管理，是否允许零库存出库，以及相关的单据控制等，并选择企业的开帐日期，和一些常用设定。

通过以上学习，我们对系统参数设置做如下总结：

a)单据用途：主要用于设定公司明细资料及各单据共用的控制。

b)使用人员：各部门主管。

c)后续影响：影响全系统所有单据的控制，参数设定前要与企业的业务部、采购部、

财务部、生产部等各部门讨论数量的位数、单价金额位数、成本计算方式等各项内容。一旦系统开始使用之后，则不应再修改参数，以免造成各数据的差异。

1.3.5 仓库设定

在企业管理中，不同性质、不同属性、不同用途的产品，存放的物理位置也将不同。可以根据产品的实际存放位置，建立仓库资料。

对此单据总结如下：

a)单据用途：主要用于管理库存中各仓库的产品的存放地点，还需设定哪些操作人员

可以调用该仓库。

b)使用人员：仓库人员。

c)审核人员：仓库主管。

d)后续影响：未设定仓库资料时，无法建立产品的期初库存量，在登打库存系统的各

项交易单据时，也无法记录产品出入库对应的仓库。

1.3.6 计量单位设定

在企业管理中，对于产品的管理，可能会有不同的计量单位，如果企业的客户比较多，而且客户方的使用单位不同时，还会有不同的交易单位。在设定各个产品的计量单位时，必须考虑两个方面，库存管理，即产品出入库所使用的计量单位，以及财务核算此产品

库存单位成本的单位。库存与财务管理的单位必须统一。

对此单据总结如下：

a)单据用途：用于设定各成品，半成品，原材料的库存单位以及交易单位。

b)使用人员：仓库、业务、采购部人员。

c)审核人员：仓库、业务、采购部各主管

d)后续影响：新增产品资料资料时，必须设定计量单位。

1.3.7 产品类别设定

企业的产品可能会有非常多，企业可以根据产品的性质、属性和用途，作为建立产品类别的依据进行分类，以便查询和管理。还可以对类别进行更深入的细分，产品大类再细分为小类，并设定类别之间的从属关系。如某陶瓷公司的产品可分为餐具、茶具等，而

餐具又可以分为盘子、碟子和碗等。

产品类别用于记录实务中的产品分类。那么在建立产品类别时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、企业的产品需要根据产品的性质、属性、用途来管理，那么在系统中可以如何解决？

——根据不同性质、不同属性、不同用途，设定好类别名称。

通过以上学习，我们对产品类别做如下总结：

a)单据用途：主要用于将产品依不同性质分门别类，以便查询和管理，并依产品类别

设定单据传输至财务系统时使用的各会计科目。

b)使用人员：仓库、业务、采购部人员。

c)审核人员：仓库、业务、采购部主管。

d)后续影响：未设定此资料，则新增产品资料时无法对产品进行归类，查找数据将很

不方便。

1.3.8 产品传输组设定

采购、销售、库存、进出口等系统中的交易资料，都要传输到财务系统，传输前要事先

设定单据传输到财务系统时，预设使用的各个会计科目。

产品传输组用于记录实务中的交易单据传输财务时所取用的会计科目。那么在建立产品传输组时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、财务人员需要把采购、销售、库存中的交易单据制作成记帐凭证，在系统中可以使

用财务传输功能产生记帐凭证，那么系统如何知道各项产品的交易单据传输到财务要使用哪个会计科目呢？

——在产品传输组中，设定好存货、委托代销、销售收入和成本、赠品费用、其他收入、费用和成本所对应的会计科目。

通过以上学习，我们对产品类别做如下总结：

a)单据用途：主要用于设定单据传输到财务系统时所使用的各会计科目。

b)使用人员：财务人员。

c)审核人员：财务部主管。

d)后续影响：未设定此资料，将无法正确传输凭证。交易单据传输财务时，也无法带

出预设的会计科目。

1.3.9 产品资料

产品也是企业运营中最重要的要素之一，在产品管理上，必须要明确记录产品的类别、

品名规格、价格等相关属性。在系统中，可通过产品资料来记录产品的相关信息。

产品资料用于记录实务中的产品明细资料。那么在建立产品资料时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、每项产品在系统中都必须有唯一的产品编码用于记录。

2、在登打交易单据时，想要快速的查找产品，在系统中要如何设定？

——产品除了拥有正式的品名外，由于用户的习惯、行业规定等原因，还会有一些简称、别名、代号。为了方便查找与记录产品，用户可在“助记码”处设定产品简称、别名或代号，后续在单据上可以根据此助记码进行模糊查询。

3、产品对于不同的包装方式或不同的客户交易时，会有不同的单位，不同客户又有不

同的销售价格，在系统中如何实现？

——启用“多单位”管理后，在“单位/售价”页签中，设定不同单位与基本单位的换算关系，并根据不同的单位设定不同的售价等级。

4、实务中，客户下达订单时，会取用客户自身的产品编号，此时，企业就需要将该产

品的原厂编号与企业的产品编号对应，以便和客户或供应商对帐，也方便登打单据时，输入产品的原厂编号时，可以自动带出产品编号，那么在系统中可以如何解决？

——在“设定---原厂产品设定”中，选择相应的供应商或客户，并对应其原厂编号。

5、某些产品需要有“有效日期”的限制，或需要追踪产品的质量情况时，在系统中如

何解决？

——使用批号管理。设定产品的批号，和有效日期。

6、实务中，企业一般会与供应商或客户建立长期合作的关系，比如购买某一产品时，

首先会考虑向固定供应此产品的供应商购买，只有此供应商无货时，才考虑向其他供应商购买。在下达采购订单后，供应商需要时间备货，在系统中应该如何设置？

——在“基本资料”页签，登打此产品的“主供应商”，并根据供应商的备货时间和企业的实际情况，设置采购提前期，以免影响生产和出货。

7、如果在“产品名称”栏位中，因为长度限制，无法反映产品的特性，或者需要针对

此产品做特别说明时，在系统中如何解决？

——在“产品描述”页签，登打产品说明。如：主板，需要特别说明“芯片组：Intel 915G；支持CPU类型：P4/C4 LGA775；CPU插槽类型：775；支持内存类型：DDR+DDR2；

硬盘接口标准：ATA100/133/SATA150”。

8、如果需要查询产品向哪些供应商做过询价，并快速查看供应商信息，在系统中如何

解决？

——在“功能---询价查询”中，可以看到产品的询价记录。把光标定位在“供应商编号”栏位，使用穿透式查询功能键---“F3”，可直接打开供应商资料。

9、在企业实务中，为避免紧急缺料或生产多耗料，或者是为了应付一些紧急订单所预

留的产品库存量。

——在“存量明细信息”页签，按不同的仓库设定安全存量。设置产品在各仓库中的备用数量，即最低应维持的库存量。

10、产品的成本在系统中如何管理？

——产品的成本分为：衡量某个阶段产品成本标准的单位成本-标准成本，以及产品实际的成本-现行平均成本。在系统中需要由成本会计人员输入开帐时产品的标准成本，平均成本。

通过以上学习，我们对产品资料做如下总结：

a)单据用途：主要用于设定成品，半成品，原材料的基本信息。

b)使用人员：仓库人员。

c)审核人员：仓库主管。

d)后续影响：此资料非常重要，未设定将导致后续的交易单据都无法登打，财务人员

也无法做帐。

1.3.10 客户类别设定

在企业管理中，一般会对客户进行分类管理，例如A级客户、B级客户……或是客户类别为经销商、直销客户等，企业根据客户的不同性质，分门别类管理，也有利于业务资料的管理分类，以及报表分析。

对此单据总结如下：

a)单据用途：将客户依不同性质分门别类，以便查询。

b)使用人员：业务部人员。

c)审核人员：业务部主管。

d)后续影响：未设定客户类别，后续就无法对客户进行分门别类的管理。

1.3.11 客户资料

客户资料是企业销售管理的重点，业务人员必须掌握好客户的有效信息。

客户资料用于记录客户的基本资料。那么在建立客户资料时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、每个客户应该有唯一的客户编号用以记录；

2、如果客户是属于公司的长期客户或大客户，在设定的价格上还有一定的优惠，在系

统中如何解决？

——在“销售信息”页签中，“售价等级”取用“产品资料”中所设定好的售价等级，并在“折数”栏位，设定相应的折数。

3、企业为了防止坏帐产生，或客户货款拖延太多，时间过久，需要设定一个允许客户

欠款的额度，当超额度时不可以与该客户继续进行交易，在系统中如何解决？

——在“收款信息”页签中，设定客户的“帐款额度”，系统将自动计算剩余额度。

在输入交易单据时，系统可以对客户的信用额度进行控管。

4、如果客户是集团性质的公司，销货对象和收款对象，不一定相同，如销货给子公司，

向母公司收款，在系统中如何解决？

——在“帐款归属”中，设定好收款对象。

5、如何查看与客户的历史交易情况？

——“功能---历史交易查询”。

6、与某些客户交易时，客户下达需求时使用的是自己公司的产品编码，而本企业在产

品管理上也有自已的编码，那要如何处理呢？

——可以在“设定---原厂产品设定”中，设定与此客户交易的产品，客户所使用的

原厂编码。或是在“产品资料”中设定各产品所对应的客户原厂产品。

通过以上学习，我们对客户资料做如下总结：

a)单据用途：主要用于设定客户资料明细，并记录与该客户的交易情况。

b)使用人员：业务部人员。

c)审核人员：业务部主管。

d)后续影响：若未设定此功能，后续的销售系列单据都无法登打。

e)若是潜在客户，则要设定为潜在客户，否则后续业务报价时，就无法对潜在客户进

行报价。

1.3.12 供应商资料

在企业管理中，采购人员要记录所有供货厂商的资料，不同类别的产品，供应商有可能不同，即使是同一个产品也有可能有多个供应商可供选择，在系统中可用供应商资料来记录供应商的详细信息。

供应商资料用于记录供应商的基本资料。那么在建立供应商资料时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、每个供应商应该有唯一的供应商编号用来记录；

2、实务中，如果供应商是集团性质的公司，供货对象和付款对象，不一定相同，如向

子公司购买，付款给母公司，在系统中如何解决？

——在“帐款归属”中，设定好付款对象。

3、如何查看与供应商的历史交易情况？

——“功能---历史交易查询”。

4、如何查看与供应商发生过交易的产品原厂编号？

——在“设定---原厂产品”中，可以查看到在“产品资料”中所设定的原厂产品编号。

通过以上学习，我们对供应商做如下总结：

a)单据用途：主要用于设定供应商资料明细，并记录与该供应商的供货情况。

b)使用人员：采购部人员。

c)审核人员：采购部主管。

d)后续影响：若未设定此功能，后续的进货系列单据都无法登打。

1.3.13 产品期初库存量

在企业管理中，企业都会对产品做年初或年终盘点，各项产品也会定期做实物盘点，用于核对产品的实际库存数量与帐面数据的差异，并及时做出相应的调整。在系统上线前，也需要对全部产品做盘点，盘点后的实际产品库存量，作为产品期初库存量，以保证后续产品存量的准确性。

使用系统后，在产品资料设定的“产品期初设定”功能中，记录各产品在各仓库的期初存量信息。

产品期初库存量用于记录产品上线前的企业的存量信息。那么在建立产品期初库存量时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、在系统中，如何产品期初库存量？

——在“产品资料”的“产品期初设定”中，设定产品的期初库存量。

2、为什么产品期初设定按钮是灰色的，无法点击？

——该产品使用了批号管理，必须进入“期初批号设定”中，登打产品期初库存量。

3、产品的期初存量在开帐时必须盘点确认好实际的库存量，并录入到系统中，一旦执

行了“成本结算精灵”后，期初存量就无法修改了。若是期初存量发生错误，则必须要执行“成本反月结”，或者使用调整单对库存进行调整。

通过以上学习，我们对产品期初存量做如下总结：

a)单据用途：用于设定产品的期初库存。

b)使用人员：仓库人员。

c)审核人员：仓库主管。

d)后续影响：请务必先在公司内部做过大盘点后，再将盘点后的产品库存量，做为期

初库存量录入，以保证后续产品存量的准确性。

1.3.14 期初帐款

开帐时企业与客户、供应商之前的帐款可能未结算完毕。在系统上线前，要先维护好客户、供应商的期初帐款。由于客户期初帐款和供应商期初帐款的设定相同，就以客户期初帐款的设定为例来说明。

1、实务中，财务部建立的客户期初帐款与系统的对应关系

->对应客户资料中的期初帐款设定。

客户期初帐款用于记录实务中客户期初帐款情况。那么在建立客户资料时，我们该注意哪些重点内容呢？

1、在系统中，如何设定客户期初帐款？

——在“客户资料”的“期初帐款设定”中设定客户期初帐款。注意：要将开帐日期前的客户"期末预收款"及"期末应收款"，做为客户的"期初预收款"及"期初应收款"录入系统。

2、为什么在期初帐款设定中，无法登打客户期初库帐款？

——已经做过初始化了。必须取消初始化，如果登打了相关单据，还要先删除。或者执行过“成本结算精灵”，必须先执行“成本反月结”。

通过以上学习，我们对期帐款做如下总结：