档案管理细则

档案管理细则

第一章总则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条公司级档案管理范围，由公司档案室专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

1．公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

2．公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

3．财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表等）；

4．政府、项目批文、合同；

5．公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

6．工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

7．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；

8．公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

9．公司有效证件、印章；

10．具有法律效力及保存价值的文件；

11．公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第二条

部门档案管理范围，由各部门指定兼职文书管理，于每年末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司档案室管理。部门级档案文件如下：

1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；

2．部门例会会议纪要；

3．各部门与其相关业务单位函件管理；

4．招投标文件管理；

6．仪器、设备维修保养资料；

7．客户、特约商家资料及信息管理；

8．公司的媒体宣传资料、销售报表；

9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

第三章公司档案管理体制

第三条

公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由档案室负责主体档案的管理，并对机关各部门、直属单位的档案管理工作进行督促和指导。

第四条根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责收集并保存，并定期向公司档案室移交保管。

第六条档案管理部门及负责人

1．公司档案管理部门为办公室；

2．公司立档单位为机关各部门及各直属单位；

3．档案管理责任人：档案管理员、各部门兼职文书。

4．各部门均应指定兼职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第七条各部门兼职文书的职责

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集保存，每年末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3．承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作。第四章档案管理、归档文件整理

第八条各部门以公司名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由办公室文员制作副本发文、登记、原件存档，档案室备案。

第十条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

第十一条归档时限

各部门兼职文书就文件归档工作应做到每月进行。做归档前将资料分类，应做到及时处理，切忌拖拉积压。

第十二条归档文件的整理

1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2．归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。

3．归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。

4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

5．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件

之间的密切联系并进行系统的排列。

6．整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

7．归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

8．案卷整理的幅面应以A4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于

A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。

9．归档文件一律不得使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。

10．归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11．存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

12．文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。

第十三条归档文件的移交

1．接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明移交时间,

交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。

2．移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。

第十四条档案的保管

1．防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

2．档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

3．每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第五章档案名称、编号

第十八条档案编号原则

1．公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。

3．每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。

4．档号的表示方式如下：九鼎公司abcccc-de-00 -00

1)“九鼎公司”表示文档归属公司名称，即全宗号

2)“ab”表示文档归属部门名称，即类别号。如：党群类、行政类、经营类、生产技术类等等。

3)“cccc”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2005。

4)“de”表示保管期限。如：永久、定期。

6)“00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。

5．新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。

6．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

7．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

第六章档案的编目与装盒

第十九条

归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、责任者、页数、日期等项目(见附件4)

第二十条档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写，请将卷内目录放在卷首。

第二十一条装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。

第二十二条

装盒完毕后，填写《档案盒盒脊》。填写时须加盖专用印章，字迹工整、要素齐全。

第二十三条不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。

第二十四条档案盒的背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含

案件的分类编号及名称，以便查档。

第七章档案的鉴定与保管期限

第二十五条档案的鉴定。

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。

第二十六条档案的保管期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特者之外，一般为分永久、定期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。

1．长期保存：

1) 公司章程；

2) 股东名册；

4) 董事会及股东会纪录；

5) 财务报表；

6) 政府机关核准文件；

7) 不动产所有权及其他债权凭证；

8) 工程设计图；

9) 其他经核定须永久保存的文书。

10) 预算、决算书类；

11) 会计凭证；

12) 事业计划资料；

13) 期满或解除之合约；

2．二年保存：

1) 结案后无长期保存必要者。

2) 一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件

第八章档案密级

第二十七条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。

1．“绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。

2．“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3．“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4．“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第九章档案借阅、利用工作

第二十八条

部门经理及以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须在规定时日内归还。

第二十九条

各部门其它员工因业务需要对档案材料进行借阅或利用的，须一律填写《档案调阅审批单》并经部门负责人和分管领导签字许可后，方可借阅档案。

第三十条如需借阅公司财务、合同等资料必须经总经理批准许可。第三十一条档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

第三十二条借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。

第三十三条

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十六条依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第三十七条政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

第十章档案的销毁

第三十八条

对已失效的档案，经公司鉴定小组认真鉴定，编制销毁清册，销毁清

册经分管领导批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。

第四十条公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十一章附则

第四十二条本办法由档案室解释、补充，由公司总经理批准颁行。