采购管理-订单跟踪制度规范(20200807031001).pdf

订单跟踪制度规范

1订单跟踪工作规范

第1条目的

为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。

第2条审批权限

1.采购总监及总经理负责审批元以上的订单处理工作。

2.采购经理负责审批元以下的订单处理工作。

第2章采购跟单总体要求

第3条跟踪过程

订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。

第4条跟踪要求

1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。

2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。

第5条处理审批

采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。

第6条行为规范

跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。

第3章订单跟踪处理规范

第7条订单分类汇总

1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。“订单信息汇总表”如下所示。

订单信息汇总表

序号订单号供应商下单日期交货日期备注

2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。

第8条订单执行情况跟踪

1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。

2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。

第9条企业取消采购订单的处理

1.原则上，采购部不能取消订单。如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。

2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。

(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。

(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。

(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。

3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。采购专员应将合法取

消订单的证明依据汇总整理并存档。

第10条供应商取消订单的处理

如因某种原因，供应商取消企业已发出的订单，采购部应按照以下程序处理。

1.采购部选择新的供应商进行采购或采购替代品，采购程序应参照企业《采购

管理制度》执行。

2.采购部及时通知需求部门，做好应急措施。

3.采购部联系供应商，要求其赔偿企业人力、时间损失以及其他经济损失。

第11条交货延迟的处理

1.采购专员未能按时、按量采购所需物资，并影响请购部门正常经营活动的，

须填写“采购交货延迟检讨表”，说明原因及跟进情况。

2.供应商未能如期交货的，采购专员应及时同供应商取得联系，了解其未能如

期交货的原因，并与其协商处理对策。

(1)采购专员首先应在合同到期后的固定时间发送“催货通知单”。

(2)催货后无回应的，采购专员应亲自致电供应商，了解供应商的相关情况。

(3)供应商在催货后一周内仍未交货的，采购专员应将具体情况上报采购经理。

3. 交货延迟次以上的，采购专员提请采购经理派驻厂人员到场监管或更换供应商。

第12条交货提前的处理

1.供应商提前交货会导致库存增加、流动资金周转率下降，所以采购专员不能

放松对交货提前的管理。

2.供应商未按照采购订单规定而提前送货的，采购专员应按照以下规范操作。(1)A 类物资允许提前交货日，B类物资允许提前交货日，C类物资不允许提前

交货。企业ABC类物资分类方法如下表所示。

物资分类表

类别标准物资品种

A类物资占用企业70%成本，实际数量为20%的物

资

B类物资介于A类和C类物资之间

C类物资占用企业10%成本，实际数量超过50%的

物资

（2）供应商本年度提前交货（）次以上的，不得提前交货。采购专员应与供应商随时沟通，确定交货时间。

第13条弹性处理

1.如果企业客户提前订单交期或变更生产计划，企业应与供应商联系，进行弹性处理。

2.弹性处理应按照以下程序操作。

（1）采购专员接到生产部门或销售部门的弹性处理信息。

（2）采购专员马上联系供应商，了解供应商生产进度。

（3）根据客户订单提前时间，与供应商协商加快生产进度，必要时可根据上级领导审批的处理意见提高采购价格或采取其他鼓励供应商的措施。

第14条档案储存

1.采购专员应将供应商名片、报价单、合同等资料分类归档以备查。

2.采购专员应及时更新采购订单跟踪信息，将其录入采购部订单跟踪信息库。

3.采购专员自购物资的价格信息必须每日录入采购部价格信息库。

第15条其他情况处理

1.合同上明确规定的条款，甲乙双方如有违反，均按合同规定进行处理。

2.合同以及本规范未规定的异常情况处理规范。

（1）采购专员及时将订单异常情况上报采购经理或采购总监。

（2）采购经理或采购总监将审批后的处理意见反馈至采购专员，采购专员负责具体执行。

第4章附则

第16条本规范由采购部制定，解释权归采购部所有。

第17条本规范经总经理审批后生效，修改、废止时亦同。

2 订单状态跟踪管理制度

企业制定订单状态跟踪管理制度，旨在规范订单状态跟踪管理工作，提高订单跟踪效率，确保采购活动的顺利进行。

订单状态跟踪管理制度

第1章总则

第1条目的

为了以下目的，特制定本制度。

1.促进采购合同或订单的正常执行。

2.满足企业物资需求，保持合理的库存量，确保企业生产经营活动正常进行。

第2条适用范围

本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单的全过程工作。

第3条职责分工

采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数量及交期等进行订单跟踪工作。

第4条采购订单跟踪的基本要求

1.适当的交货时间。

2.适当的交货质量。

3.适当的交货地点。

4.适当的交货数量及适当的交货价格。

第2章订单跟踪管理程序

第5条跟踪订单接受情况

向供应商下订单之后，采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。

1.在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单，所以采购专员应要求供应商在接受订单后及时向企业提供接受回执。

2.在供应商难以十分符合本企业的采购要求时，采购专员应改变价格、质量、交期等条件，在满足企业基本要求的基础上，与供应商进行充分沟通，达成共识。

3.若供应商拒单，采购专员可以另选其他供应商。采购专员应注意及时将与供应商签订的订单进行存单，以备查。

第6条跟踪订单处理情况

1.采购专员审核订单无误后将订单发给供应商，并要求供应商签字回传。订单审核的要求包括以下三点。

(1)熟悉订购的物资，确认名称、规格型号、数量、价格，确认质量标准。

(2)确认物资需求量，制定订单说明书。

(3)交期等要求表达清楚。

2.供应商接受订单后，采购专员应及时跟踪供应商的订单处理情况，查看并确

定供应商是否及时根据订单安排生产或安排出货。

第7条供应商备料过程监控

1.采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程，确保其按计划执行相关工作。

2.采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈，需中途变更的应立即解决，不可延误时间。

第8条供应商生产过程跟踪

订单物资需求紧急或需求减少时，采购专员应加强对供应商生产过程的跟踪工作。

1.当订单物资需求紧急时，采购专员应立即与供应商协商，必要时可协助供应商解决疑难问题，确保物资的准时交付。

2.当物资滞销，市场对订单物资需求减少时，采购专员需尽快与供应商沟通，减少物资产量，或者与供应商协商是否可以延缓交货，必要时可以弥补供应商的损失。

第9条采购跟单催货

1.跟单催货是一种为了使供应商在规定的时间内送达物资而采取的措施。跟单催货可以保证采购物资在规定时间内供应，还能够有效控制库存量。

2.采购专员在跟单催货作业时，可采用以下六种方法，如下表所示。

订单催促方法一览表

跟催方法具体说明

订单跟催联单

法

◆将订单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催

统计

法

◆将订单统计成报表，提前一定时间进行跟催

定期跟催◆于每周固定时间将要跟催的订单整理好，打印成报表，

统一进行定期跟催

运用“物资跟催表”◆通过“物资跟催表”可掌握供料状况，明确跟催对象，确保进料

运用物资跟催箱◆在采购部办公室内设置1个物资跟催箱，在跟催箱里规

划32格，前31格对应每个月的天数（30或31天），第

32格是急件处理格

运用计算机跟催◆根据订单及验收单的资料，采购管理信息系统可以提供

供应商采购单明细、物资采购单明细、制造批号单备料完

整性、采购订单物资采购进度信息

运用颜色管制

卡◆按采购日期顺序放入卡栏内：逾期放入黄栏，由采购专员跟催；紧急用料放入红栏，由采购主管跟催

管理跟催管制

板◆以颜色显示供应商各月交货状态，如期交货用绿色，应进而未进用黄色，紧急用料用红色

3.如果供应商没有按时交货，采购专员应该采取以下措施。

(1)联系供应商以获得确切的交货时间，及时通知需求部门准确的到货时间。

(2)咨询技术人员、材料工程师等，了解有无可替代材料。

(3)如果供应商交货超期或所交物资质量差，而且短期内无法改善的，采购部应该寻求其他供应货源或实施紧急采购作业。

第10条供应商交货跟踪

采购部需严格对订单交付过程进行跟踪，确保物资质量满足企业要求。

1.供应商送货上门时，采购专员应会同质量管理部、仓储部等部门在现场按照订单对物资的数量、单价、外观、质量等进行核查确认，核查合格后方可办理入库。

2.企业在供应商处提货时，需先要求供应商将“提货通知单”传真给采购专员，采购专员及时联系运输部等相关部门对物资进行点收，并组织装车提货。提货过程中，采购专员应详细记录物资情况，作为付款结算的依据。

第11条供应商交货后跟踪

1.在所采购的物资交付使用后，采购专员应要求请购部门对物资做相应的标识，并对物资的后续使用状况进行跟踪和记录。

2.采购专员应根据订单交付情况，及时按照规定的支付条款对供应商进行付款，并联系财务部办理结算业务。

3.如果物资在使用过程中出现质量问题，采购专员应根据可追溯性标记查找物资来源，并及时联系供应商解决。遇重大质量问题需报采购经理进行协调和处理。

第3章附则

第12条本制度由采购部制定，解释权归采购部所有。

第13条本制度经总经理审批后生效，修改、废止时亦同。

3 订单异常处理管理制度

订单异常包括交期异常、品质异常、下单异常、弹性处理以及突发异常五类。

由于这五类订单异常发生的原因以及处理措施不完全相同，企业应制定订单异

常处理管理制度，规范订单异常的处理。

订单异常处理管理制度

第1章总则

第1条目的

为规范订单异常的处理过程，对异常订单进行及时有效的处理，特制定本制

度。

第2条适用范围

本制度适用于采购部的异常订单处理工作。

第3条管理职责

1.采购部负责及时有效地将异常信息传递给请购部门，以便企业及时调整生产

计划，并与供应商积极协商处理异常情况。

2.请购部门负责协助采购部解决订单异常情况，根据需求及时调整订单。

第4条术语解释

1.本制度所称“交期异常”，是指物资交期延后或交货数量变更，无法满足生产需要。

2.本制度所称“品质异常”，是指供应商在生产中发现的品质异常以及验收人

员发现的品质异常。

3.本制度所称“下单异常”，是指由于采购专员的主观因素导致的订单下发异常。

4.本制度所称“弹性处理”，是指原订单客户要求提前交期或变更交付计划等

导致的采购异常。

5.本制度所称“突发异常”，是指发生不可抗拒的外力因素(如地震、火灾等)或市场原材料严重紧缺等突发情况。

第2章交期异常的处理

第5条交期异常情况获取

1.采购专员需在下单后及时跟踪订单情况，及时获取订单交货进度。

2.采购专员一般通过以下两种途径获取交期异常信息。

(1)供应商电话通知。

(2)物资交期自行排查。

第6条交期异常反馈

采购专员得知异常后，应及时向采购经理和请购部门反馈信息，以便及时进行

补救或调整。

第7条交期异常的处理措施

1.采购专员需要采取积极措施，尽量挽回损失。

2.采购专员可以采取以下三类措施。

(1)采用跟催法催交物资。

(2)变更采购订单。

(3)替换供应商。

第8条评估交期异常造成的损失

1.采购部应积极联络相关部门评估损失费用。

2.采购部应视情况向供应商进行索赔。

(1)经确认，如交期异常因发生重大事故或灾害(如严重火灾、地震等)或市场原材料严重短缺而引起，企业可视情况追究供应商部分责任或不追究责任。

(2)如交期异常的原因属供应商可控制的因素，如企业停工待料、浪费工时等，

采购专员应以“供应商扣款通知单”的形式通知供应商进行相应的赔偿。

第3章品质异常的处理

第9条品质异常反馈

1.供应商发现品质异常且无法自行解决时，应以书面形式将问题反馈给相应的

采购专员。

2.供应商交货时，相关质量管理人员发现采购物资不符合采购要求的，应及时

通知采购专员。

3.采购专员接到品质异常反馈后，要及时反馈给采购经理，请示解决办法。

第10条处理措施

1.由采购经理和请购部门协商能否进行特采，必要时由采购专员召集请购部门

到供应商生产现场协助解决异常。

2.供应商交货品质异常的相关处理参照企业《退换货管理制度》执行。

第11条评估品质异常造成的损失

如采购物资因品质问题返工或被拒收，影响本企业正常生产的，采购部应组织

相关部门评估损失费用，并可视具体情况向供应商索赔。

第4章下单异常的处理

第12条下单异常反馈

采购专员如发现订单等相关单据没能及时下发，应立即联系采购部下单人员，

并将具体情况反馈给采购经理。

第13条下单异常处理

1.如果采购部下错订单，采购专员应与供应商协商能否撤单，尽可能避免呆废料，同时下达正确的订单。

2.如不能撤单，采购部应与相关部门沟通能否将订单进行内部消化，并把信息上报采购经理。

3.如不能撤单又无法内部消化，产生的损失费用由责任部门承担，并按企业相关规章制度对责任部门进行惩罚。

第5章弹性处理的管理

第14条弹性处理反馈

1.采购专员获得弹性处理反馈时，应及时联系供应商协商处理。

2.需要弹性处理的情况。

(1)应客户要求交期提前。

(2)生产计划由于各种情况发生改变。

第15条弹性处理措施

1.与供应商协商，加紧赶工。必要时可提高采购价格，确保供应商及时供应物资。

2.如果供应商确实不能按期交货，采购专员应采取选择替代产品、寻找其他供应商等措施。

第6章突发异常的处理

第16条突发异常处理办法

1.出现突发异常时，采购专员应及时向采购经理汇报，并通过多种渠道了解市场行情、短缺周期等信息，推测采购能否满足正常生产需要。

2.如突发异常影响生产，采购专员需向请购部门确认是否通过高价调拨现货或采用其他能够减少企业损失的方式进行采购。

第7章附则

第17条本制度由采购部草拟，经总经理审批后正式实施。

第18条本制度自下发之日起生效。

4 供应商分级跟踪管理制度

为了有效增强采购订单跟踪效果，提高订单跟踪效率，特制定本制度。

供应商分级跟踪管理制度

第1章总则

第1条目的

为了以下目的，特制定本制度。

1.对供应商供应情况进行分级，选择合适的采购订单跟踪策略。

2.提高采购订单跟踪效率。

第2条适应范围

本制度适应于对供应商供应情况分级、采购订单跟踪策略制定与执行等工作的管理。

第2章供应商分级

第3条供应商供应情况评价因素

供应商供应情况评价因素主要包括以下内容。

1.供应商所属行业以及所属行业基本情况。

2.供应商供应记录。

3.供应商地理位置。

第4条供应商行业评价

1.供应商所属行业竞争激烈的得3分，竞争较激烈的得2分，无较大竞争的得1分。

2.竞争激烈的行业一般近于完全竞争行业，行业内存在的供应商较多；无较大

竞争的行业一般近于垄断行业，存在的有效供应商较少。

3.供应商的评价分值越低，其讨价还价能力越强。对于这类供应商，企业较难

寻找到替代供应商，应进行重点维护。

第5条供应商供应评价

1.采购部填写“供应商交货基本状况一览表”，对供应商的交货情况进行分

析、评估。为供应商交货情况评分。

供应商交货基本状况一览表

交货批数合格批数特采批数退货批数交货评分供应商名

称

2.采购部根据供应商交货情况优劣对其进行交货评分，分值范围为1~3分。分值越高代表供货情况越好。

第6条供应商地皮位置评价

1.供应商与企业同属一个地区的，评分为3分。

2.国内供应商与企业不属于同一地区的，评分2分。

3.国际供应商的评分为1分。

第7条供应商分级评定

1.采购专员将供应商三项评分相加，得出每个供应商的评分。

2.供应商的评价分数越低，采购专员越应该重点跟踪管理。

(1)供应商评分为3~4分的为重点跟踪供应商。此类供应商的特点是：具有垄断优势、供应情况差且地理位置远。

(2)供应商评分在5~7分的为重点跟踪供应商。此类供应商的特点是：地位较高、供应情况较好、地理位置较远。

(3)供应商评分在8~9分的为重要合作伙伴。此类供应商的特点是：易于获得、供应情况较好、地理位置较近。

第3章采购订单分类

第8条采购订单分类指标

采购订单分类指标有以下两个。

1.订单总额。

2.订单物资类别。

第9条采购订单分类

采购订单分类结果如下表所示。

采购订单分类一览表

物资分类订单总额高于元订单总额低于元

采购A类物资重点跟踪订单重要跟踪订单

采购B、C类物资重要跟踪订单普通跟踪订单

备注：A类物资是指在企业总成本中占70 以上，但实际数量少于20 的物资；C类物资是指在企业总成本中占10 ，但实际数量超过50 的物资；B类物资是指两大指标介于A类与C类物资之间的物资。

第4章供应商分级跟踪

第10条选择跟踪策略

1.采购专员应根据供应商类别，有区别的实施跟踪管理，根据每一笔采购订单

分类选择跟踪策略。

2.采购专员应绘制“跟踪策略决策表”以确定跟踪策略。“跟踪策略决策表”

如下表所示。

跟踪策略决策表

重点跟踪供应商重要跟踪供应商重要合作伙伴

供应商类别

订单类别

重点跟踪订单逐笔跟踪重点订单跟踪重点订单跟踪

重要跟踪订单逐笔跟踪定期抽查跟踪不定期抽查跟踪普通跟踪订单定期抽查跟踪不定期抽查跟踪可不跟踪

第11条执行跟踪策略

1.采购专员汇总采购订单后，按照跟踪策略将采购订单分类。

2.需要逐笔跟踪的采购订单，采购专员要每日记录采购订单状态。

3.需要定期抽查跟踪的采购订单，采购专员要每日抽取份订单，跟踪记录执行情况。

4.需要不定期抽查跟踪的采购订单，采购专员可根据工作量随时抽查，记录订

单状态。

第12条修改供应商评级

1.对于按时或提前交货的供应商，企业应给与一定的奖励，如给予比较优厚的

付款条件等。

2.企业应每半年根据供应商供应情况，对供应商重新分级。分级时，应将供应

商奖惩记录做为重要的评价依据。

第5章附则

第13条本制度有采购部草拟，经总经理批审后正式实施。第14条本制度自下发之日起生效。