督办工作管理办法
XX投资有限公司
督办工作管理办法
第一章总则
第一条为提高XX 投资有限公司(以下统称XX 公司)办事
效率,实现督办工作规范化、程序化,特制定本办法。
第二条督办工作是指XX 公司办公室(以下统称办公室)对
工作任务承办单位(部门)的各类工作执行、办理情况,进行专项
监督、检查、催办的工作。
第三条督办工作内容:
(一)上级单位重大决策、重要会议决议、决定和重要工作部
署需集团公司贯彻落实以及对XX 公司有关问题做出的重要指示、
批示和交办事项。
(二)XX 公司年度工作报告以及董事会、总经办、领导班子会、专题工作会议决定的重大事项、重要工作部署和议决事项。
(三)XX公司领导重要批示、指示以及交办事项落。
(四)下属单位向XX 公司上报的重要请示,涉及XX 全局
工作开展需跟踪落实的。
(五)XX 公司内外单位及个人通过公函、新闻媒体、电
报、电话、来信来访与本单位联系、反应、揭发、批评、商议事项
需答复的。
(六)需要督办的其他事项。
第二章督办工作职责
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第四条分管办公室工作的XX 公司领导负责XX 公司督
办工作的管理和领导,对需办理的重要事项做出批示。
第五条办公室是督办工作的职能部门,负责督办工作。
(一)负责督办事项的督促检查和组织协调,参与重大批办件的督办。
(二)负责对督办事项的信息反馈,及时向领导提供有参考价值的建议。
(三)XX 公司决策及会议确定的需要督办的事项,由办公室分解立项,明确主管领导、牵头单位(部门)、协办单位(部门)、责任人和完成时限。因特殊情况不能办结的要向主管领导说明原因,并提出补救措施。
(四)负责督办事项的总结和对下属单位的督办业务指导。第六条办公室督办人员负责督办工作的具体实施:
1.监督检查承办单位(部门)承办事项办理结果。
2.对已到时限或将到时限尚未办结的事项进行督办。
3.定期向公司领导汇报督办情况,重要工作及时汇报。
4.督办工作的记录归档。
第七条各单位(部门)负责人负责督办本单位(部门)承办的重要事项。
第八条督办事项涉及两个以上单位(部门)的,由牵头单位(部门)组织协调处理并提交处理结果;督办事项的牵头单位(部门)负责将办结的材料整理立卷,需要归档的交由办公室归档。
第九条未经XX 公司领导授权,办公室及督办人员不得擅自处理问题,也不得代替职能部门的工作。
第十条对督办事项办理不力的单位(部门)和个人,追究承- 2 -
办单位(部门)及相关人员的责任。
第三章督办工作程序
第十一条转入督办程序的重大事项确认:
(一)已在OA 公文处理的公文,属一般性业务往来或职能部
门业务范围的,由收发文秘书根据来文的要求以及办结时限进行口
头和电话催办。涉及XX 公司全局工作的重要来文,由办公室负责
人根据XX 公司领导指示以及重大事项督办范围确认后转督办人员
进入重大事项督办程序。
(二)未进入OA 公文处理的签报及其他纸质材料,在XX 公
司领导批示后,转入办公室登记备案。如需进入重大事项督办程
序,由办公室负责人确认后转督办人员办理。
(三)上级单位和XX 公司领导口头批示的需督办事项,经办
公室负责人确认,由督办人员做好登记后进入重大事项督办程序。
第十二条督办工作包括拟办、立项、承办、检查催办、延期
处理、办理情况反馈、审核反馈报告和归档八个环节。
(一)拟办:在确认转入重大事项督办后,办公室要及时提
出拟办意见。拟办意见包括明确承办单位(部门)、办理时限和
工作要求等。其中重大和复杂事项,在提出初步拟办意见后,应
征求有关方面的意见,在承办单位(部门)认可的情况下,并报XX 公司分管领导审定。拟办意见要做到任务量化、时限具体化、责任
明确化。
(二)立项:办理意见确定后,即可登记立项。立项坚持一
事一项的基本原则,一个工作部署或一项决策,立为一项。立项时
要登记编号,督办人员应按拟办要求认真填写《督办事项登记表》
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(见附件1),以备存查。
(三)承办:办公室采取发《督办通知书》(见附件2 )的形式,把督查事项交有关单位(部门)承办。
相关单位(部门)接受督查任务后,应按照要求迅速组织实施。对非本单位(部门)职责范围的承办任务,必须在2 个工作日内及时报告并由办公室进行协调。
(四)检查催办:办公室应根据办理时限要求,采取电话催办、现场督办、会议督办、上门催办等方式进行督查,及时了解进展情况,检查督办事项的完成情况,对未按期完成的督查事项进行催办,督促承办单位(部门)及时办理。对影响全局的重大事项,集中力量督查、督办;对紧急事项,及时督查、跟踪督办;对全年性的工作,可分阶段督查、督办。对承办事项,办理落实确有困难需要协调的,由办公室负责协调,确需报请分管领导协调的事项报请分管领导,以促成问题尽快解决。
(五)延期处理:对情况特殊需要延长办理时间的督查事
项,承办单位(部门)必须在规定的事项完成期限届满前,及时提出延期申请。
延期申请应写明申请延期的原因和预计完成时间,并报告工作进展情况,报办公室初审,初审后根据具体情况批复申请人或转报分管领导审批。对承办单位(部门)报送的延期申请,分管领导或办公室应在2 个工作日内(自接到延期申请之日起算,节假日顺延)审核批复,在批复时,应明确具体完成时间。
(六)办理情况反馈:在工作任务完成后,承办单位(部
门)应形成办理情况报告。办理情况报告既要反映贯彻落实的做法、经验及成效,更要反映落实过程中遇到的困难、问题及原因,
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并提出解决问题的意见和建议。
1.对XX 公司重要会议、重要文件的贯彻落实情况及时报
送。如有明确报送时限的,按时限要求报送;如未明确报送时限
的,要于会议结束、文件印发之日起 1 个月内报送初步贯彻落实情况,6 个月内报送深入贯彻落实情况;会议、文件要求上半年、年
底报送的,分别于当年6月20 日、12 月20 日前报送。
2.XX 公司董事会决议落实情况,原则上在决议签署后1
个月内向办公室报送初步办理情况,后续情况每半年报送一次。
3.如办公室另有督办通知书的,按督办通知要求报送。督办
事项形成的文件、资料必须齐全,办理情况报告加盖承办单位(部门)公章。
(七)审核反馈报告:对承办单位(部门)报送的办结报告
按程序进行审核:先由办公室进行初审。办公室根据具体情况和权限,对承办单位(部门)报送的办结报告及相关材料进行审核,做
出退办、办结的处理意见并报分管领导审核;分管领导签署审核意
见后,办公室应根据领导意见进行退办或办结归档处理。对退办的
事项,分管领导或办公室应写明退办的原因和退办事项完成的期
限。
(八)归档:督查事项办结后,应将各种有关的文字材料包
括领导批示、办结报告、检查反馈等,整理归档。
第四章督办工作的基本要求
第十三条领导负责。承办单位(部门)负责人要责成本单位(部门)按照XX 公司领导指示组织完成被督查工作,及时请示,
定期汇报。
第十四条相互协助。涉及多个单位(部门)和多人承办的事
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项各自负责办理,并由牵头单位(部门)和牵头负责人协调综合。
第十五条讲求实效。督办检查工作要狠抓落实,注重实效,切实防止敷衍塞责现象出现。
第十六条注重时限。所有督办检查事项都要及时办理,按时完成,不得相互推诿和拖拉延误,做到事事有着落,件件有回音。
(一)对督办检查事项的办理,凡明确规定时限的,要按照要求的内容和时限及时办理。
(二)对领导批示需要督办落实的事项,急件当日完成,一般情况3 个工作日内办结,平件5 个工作日内办结,其他事项的办结时间视情况定。
(三)对有特殊要求的事项,要特事特办,及时报告办理结果。
(四)情况特殊需要延长时间的,要及时向领导汇报原因和办理进展情况。
第十七条定期通报。为推动督办工作的开展和督办事项的落实,建立督办工作通报制度,办公室应定期对督办工作开展情况和督办事项处理情况进行通报。其中董事会决议落实情况每半年通报1 次;XX 公司领导班子会以及其他重要会议、
重要文件精神的贯彻落实情况,每季度通报1次;XX公司领导指示交办事项办理情况,每月通报1次;XX公司年度工作要点的贯彻落实、重大专项活动的贯彻落实情况适时通报。
第十八条注意保密。根据督办事项内容,对需要保密的事宜,在办理过程中,控制在一定范围内知晓。
第十九条奖惩规定。XX公司绩效管理委员会要把重大事项落实情况纳入年度绩效考评体系,并作为重要考核内容之一。办公室要
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认真行使问责权。对督办中发现不认真履行职责、工作落实不到
位、不配合督办工作的责任单位(部门)和责任人,在一定范围内
进行通报批评。
第五章附则
第二十条本办法适用于XX公司和XX公司下属各单位。
第二十一条本办法由XX公司负责解释。
第二十二条本办法自印发之日起执行。原《XX投资有限公司
督办工作制度》同时废止。
附件:1.督办事项登记表
2.XX投资有限公司督办工作通知书
3.督办催(退)办单
4.XX投资有限公司督办工作流程图
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