原材料采购管理制度

原材料采购管理制度

原材料采购管理制度为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益、特制定本制度。定价管理流程分采购、验收、仓管、发放四个环节，针对各店面的实际情况，具体切实做好采购工作。

第一条基本原则

,(廉洁自律，严格供应商选择、评价、甄选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请;

,(严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本;

,(加强采购的事前管理，建立完善的物品价格信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量;

,(所有采购, 必须事前获得批准，未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需按《紧急采购管理流程》要求进行采购;

,(凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中办理采购，可以核定物品项目，通知各申购部门提出请购，然后集中办理采购;

,(采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商;

,(科学、客观、认真地进行收货质量检查;

第二条供货商的确定原则

1(初选供货商:要深入细致的进行市场考察，同类物品找出三家以上有代表性的供货商进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源、价格、质量极其目前的供货状况。

2(试用供货商:对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。

3(确定供货商:在使用两个月的基础上，由总仓、财务部、营运部组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。

4(签订供货合同:确定供货商后，由总仓与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过三个月。供货合同一式三联:一份供应商;一份财务部;一份店面。合同应确定定价时间、货物的质量要求等。

5(供货商的更换与续用:在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。

第三条市场调查原则

1(由总仓、财务人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。

2(调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、台风天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。

3(调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚

持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商

品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。

4(除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。

5(调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。

6(零星物品的调查由总仓总监或委托其他人(采购人员除外)实施。

第四条采购的定价原则

1. 设立询价员:由出品部、总仓、财务部各选派至少一名成员组成，每月14日、29日分两次入市场询价，在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。

2. 蔬菜定价程序:在每月14日、29日凌晨由出品部、总仓、财务部各选派至少一名成员到各大批发市场进行询价，但在14日、29日前一至两天由出品部和总仓两个部门各选派至少一名成员至各大批发市场进行询价，采购部对各大零售市场进行询价，财务在此期间对批发市场和零售市场进行不定期询价。所有成员通过前期签字的询价调查结果作为定价讨论依据，在每月15日、30日早上在公司会议室由出品部、总仓、财务部组织(参与询价人员、部门主管)召开定价讨论会后确定各原材料价格。由总仓、出品部、财务部一起根据市场调查所定下的决议结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总仓与

供货商签订定价协议，最后总仓签字以书面形式告知采购、财务执行并将确认执行价格文件下发到各店。 3.其他产品临时涨价程序:

(1)临时(市场因素，突发性)涨价。供货商必须严格按照总仓规定的条款书面申请调价。于当日上午10:00前交到指定地点(总仓)。总仓在收到供货商申请调价单后，和财务、出品部。安排人员去市场核实价格并确定价格。在3---7个工作日给予乙方回复。在总仓、供货商双方达成一致的情况下。(在总仓不同意涨价的情况下，供货商不得私自调价。如供货商强硬执行自方的供货价格，总仓有权对供货商进行罚款和解除合约)。总仓会在双方约定时间内通知所属门店，是否执行新的价格。

(2)临时(市场因素，突发性)降价。如市场同类货物价格下调，供货商本着长期合作，薄利多销的经营法则。应主动自行下调货物价格，总仓会不定时指派公司专职部门，对市场价格进行调查。当发现某个产品市场价格下调3天以上(含3天)，总仓有权要求供货商执行新的价格(总仓、供货商双方共同协商新的价格、不能高于或平于市场价)。总仓会在双方约定时间内通知所属门店，执行新的价格。

4. 价格管理原则:对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下:

(1) 干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%。

(2) 低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。

(3) 零星物品的价格不得高于市场零售价的5%

(4) 鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%

(5) 蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%。价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%。

5( 春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。

第五条审购程序

(一) 耗用物品的审购程序

1、对于经常性项目的采购应由所需部门每月固定时间定期报计划，申购单一式三联(采购员、仓管员、财务部各一联)。写明所需物品的品种、数量、规格等，经总经理审批后，

交由采购部门办理。

2、需临时采购的零星低值物品由所需部门填写申购单，经部门负责人同意后方可办理。

3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的大件物品(3000元以上)由总经理在申购单写明，限时购买。

(二) 自购菜品的申购程序

1、需货部门根据库存和使用情况填写申购物品清单，申购单一式三联(采购员、仓管员、财务部各一联)，由部门负责人签字后，交采购部门办理。

2、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以书面形式通知采购人员进货。

(三) 供货商送货的申购程序:

1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字后，大件物品经总经理审批后，交采购部门办理。

2、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管，不需填写申购单。

3、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。

第六条采购数量的确定原则

为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。

(一) 鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。

1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。

2、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。

(二) 库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等)的采购数量。

1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。

2、库存量上下限的计算公式:

最低库存量=每日需用量×发货天数

最高库存量=每日需用量×15天

第七条:货物的验收原则

(一) 验收的质量标准:

根据本公司制定的《采购物资质量标准》进行验收

(二) 验收的数量标准:

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量据实进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

(三) 验收人员:

采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。

(四) 验收时间:

每日上午9:30---10:00 下午16:30——17:00.

(五) 验收程序:

1、由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收商品物资的数量。入库单、验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单

或验收单一式三联(采购员或供货商、仓管员、财务部各一联)。

2、对不符合《采购物资质量标准》和数量超过“申购单”的商品物资(菜品)，使用部门有权拒绝收货。

第八条仓库管理

(一)负责入库货物的验收，保管及发放工作。

(二)货物入库

1、认真验收，查核货物的数量、质量、保存有效期等。符合要求的方能入库。

2、开出入库验收单

3、及时登记帐卡，每天结出数量合计数，并录入电脑。

(三)库存保管

1、合理利用仓库条件，分门别类保管好各类货品。

2、做到先进先出、防止积压变质。

3、设“慢流动表”，凡是库存超过100天，都要上“黑名单”，上报部门负责人。

(四)发放管理

1、直入厨房:以收货验收后直接入厨房的鲜活食品、蔬菜等，凭经厨师长签字的“收货单”数量标准直拔。

2 、仓库发放，厨房各班组必须填写领货单，经厨师长签字认可后出货，店面大堂经店长签字同意后出货。

第九条采购事项

1、采购人员应严格按照“申购单”所列商品物资(菜品)的数量和《采购物资质量标准》以及有关定价原则进行采购。在采购过程中，因市场行情发生变化，而影响采购数量和质量的，要及时与所购商品物资的使用部门联系，征得同意后方可购买。

2、在采购过程中，自购鲜活食品、蔬菜时，应逐笔填写所购菜品的数量、单价和金额，(预制已列明菜品的一式二联的采购清单，采购人员自留一份，财务结

账一份)。菜品要分别堆放装运，以便领货。鲜活及易碎菜品要轻拿轻放，严禁挤压，以免影响菜品质量。冷藏肉品注意保鲜。

3、对商品物资(菜品)的退货和积压商品的处理，采购部门有积极协助处理的义务。

4、对采购过程中发生的非正常损失(采购数量与收货数量差异过大)，须单独列明并说明原因，报总经理批准方可报账。

5、采购部工作职责:i、建立供应厂商与价格记录;ii、采购方式设定及市场行情调查;iii、询价、比价、议价、订购工作;iv、送货进度控制与督促;v、来货质量、数量异常处理;vi、付款整理、审查;vii、提交采购工作报告。采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表:(1)本月采购货物的类别与比例;(2)本月因采购质量不符存在退货的次数;(3)本月各供应商供货的金额及分布情况;

(4)询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况;(5)供应商送货效率;(6)各供应商存的问题及改进建议;(7)采购中存在的问题及改进建议;(8)与各部门勾通，协调解决处理的问题分析。

6、采购人员职责:采购人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、

保质、保量地做好采购工作。必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的

各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在采购工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。

第十条其他

(一) 本制度由本公司制定、解释和修改。

(二) 本制度自颁布之日起施行。

以上个人建议总仓:程风 2012、12、28