SP1101安全管理体系文件控制程序

安全管理体系文件控制程序

1 目的和适用范围

1.1 本程序规定了控制公司安全管理体系文件的要求和方法，确保与安全管理体系有关的所有场所，使用到与之相关的现行有效的文件。

1.2 本程序适用于与安全管理体系有关的所有文件的控制。

2定义和缩写

本程序采用公司《安全管理手册》的有关定义和缩写。

体系文件，指公司安全管理手册、程序文件、须知文件等。

3 职责

3.1 总经理负责安全管理手册、安全管理程序文件的批准。

3.2 指定人员负责对安全管理手册、安全管理程序文件的审核，及其它与安全管理体系有关文件的审阅。

3.3 主管领导负责对分管职能部门形成的安全管理程序文件的审阅，及其它与安全管理体系有关文件的审批。

3.4 体系办公室负责公司安全管理体系文件结构的策划和调整，组织相关部门编写和修改安全管理体系文件；负责安全管理手册的编写与修改；负责SP1101TDC-A《安全管理体系文件清单》的编制，确定文件发放范围和数量；负责牵头组织对外来文件和资料的识别、跟踪、收集和监督工作；负责公司安全管理体系文件适用性的管理。

3.5 总经理办公室负责公司安全管理体系文件的印制、发放和归档。

3.6 相关部门负责本职能范围内的安全管理体系文件的编写、审核和修改；向体系办公室提出对安全管理体系文件修改的建议；本职能范围内外来文件和资料的跟踪、收集和管理；提出对需纳入安全管理体系内的外来文件和资料的建议；按安全管理体系文件清单保持本部门持有文件的有效性；负责对所属船舶的监督与指导。

3.7相关部门和船舶依据SP1101TDC-A《安全管理体系文件清单》保持持有的安全管理体系文件的有效性；负责向体系办公室提出对安全管理体系文件修改的建议；并进行外来文件和资料信息反馈。

4 工作程序

4.1 文件的分类

4.1.1 内部文件，包括：安全管理手册、程序文件、规定、办法、

须知、岗位职责、各类日志、航行计划、施工图纸、信件、传真、船岸往来文书、报告、报表、表格、相关记录等；

4.1.2 外来文件和资料，包括：海图、航海出版物、航海通告；海事组织的公约、规则、标准、指南；海运行业组织的规则、标准、指南等有关的技术资料和管理软件；

4.1.3 当外来文件和资料纳入公司安全管理体系文件,即为内部文件；

4.2 文件的编写

4.2.1 安全管理手册，由总经理办公室进行编写；

4.2.2 安全管理体系程序文件, 由体系办公室组织相关职能部门，按职能划分负责编写；

4.2.3 与公司安全管理体系有关的其它文件，由相关职能部门按职能划分负责编写；

4.2.4 对需纳入公司安全管理体系文件的外来文件和资料，由相关职能部门负责转发文件的编写；

4.2.5 公司安全管理体系《有效文件清单》，由体系办公室负责编写。

4.3 文件的评审与批准

4.3.1总经理办公室将安全管理手册、安全管理体系程序文件，交相关职能部门进行评审会签，并将文件评审意见报告体系办公室；

4.3.2 总经理办公室组织相关职能部门按评审意见进行修改后，由报主管领导审核，总经理批准后按3.5执行；

4.3.3 相关职能部门编写的与安全管理体系有关的其它文件，由编写部门组织相关职能部门和执行单位的代表进行评审，并做好评审记录，再根据评审意见综合考虑和修改后，由部门负责人审阅，送体系办公室会签，交指定人员审核，报主管领导批准后按3.5执行；

4.3.4安全管理体系文件清单，由体系办公室负责人进行审核，由指定人员批准。

4.4 文件的标识

4.4.1 SMS文件发布或修改时，应确保文件首页发布日期、生效日期、文件编号、版本状态、页次等信息的有效性；

4.4.2 SMS文件页眉处应标明文件编码、文件名称、页码，在页脚应标明单位名称、版本号和生效日期。

4.5 文件的接收登记和阅办

4.5.1 总经理办公室负责对收到的外来文件和资料进行登记，并组织传阅；

4.5.2 对需纳入公司安全管理体系内的外来文件和资料，经相关职能部门负责人签署意见后, 送体系办公室、指定人员、主管领导阅审；

4.5.3 公司、船舶对外来文件和资料要进行接收登记，并将最新信息向体系办公室反馈。

4.6 外来文件和资料文件的印制及发放

4.6.1 经审核批准的安全管理体系文件，由总经理办公室统一印制；

4.6.2 对转发的外来文件和资料，不能自行印制的，由文件转发部门按照公司SP1101TDC-A《安全管理体系文件清单》进行订购，交总经理办公室发放；

4.6.3 办公室按照SP1101TDC-A《安全管理体系文件清单》，统一将文件发放到相关部门、船舶；

4.6.4 办公室按照SP1101TDC-A《安全管理体系文件清单》，负责对所属船舶进行文件的转发；

4.6.5在纸质文件发放时，填写SP1101TDC-D《文件发放登记表》；非纸质文件发放时，可通过公司船岸系统等网络信息传递系统进行，收发情况以网络记录为准。

4.7 文件的修改

4.7.1 相关部门、船舶，在执行文件过程中发现问题，内审、外审及自查中发现的不符合规定情况，经评估需修改体系文件应向体系办公室提出书面修改建议，由体系办公室及时做出回应；

4.7.2 原编写部门需要对文件进行修改时，应填写SP1101TDC-C《文件修改建议表》，经本部门负责人同意签字后交体系办公室；

4.7.3 体系办公室收到文件修改建议后，签署意见，报指定人员和主管领导审批同意后实施修改；

4.7.4 文件的修改由原编写部门负责实施。如需要其它部门修改时，原文件编写部门应提供原文件编写依据的背景资料；

4.7.5 对安全管理手册、安全管理体系程序文件的修改，在文件上应以版本、修改状态作为标识。在对手册及文件同一版本的第一次修改时对修改内容用加粗黑体字标明，第二次修改用斜体字标明，第三次修改用下划线标明。如还需对手册及文件进行修改的或更改面较大的，应予以换版。在文件的显著位置显示“文件修改纪录”，以便使文件持有者容易识别文件的更改内容和生效日期；

4.7.6 对其他文件的修改，以新版的规定或以原文件补充规定的形式修订；

4.7.7 其他文件的修改编写、会签、评审、批准仍按本程序的4.2、4.3执行。

4.7.8 文件修改后由体系办负责通知公司岸基部门和船舶进行相应的换页等工作，并下发SP1101TDC-G《文件修改汇总表》，公司部门和船舶按照文件修改情况组织本单位人员进行学习培训并记录。

4.8 文件的管理和销毁

4.8.1 相关部门、船舶，应按照职能范围对外来文件和资料进行跟踪、识别，将信息传递给体系办公室；

4.8.2 相关部门、船舶，应指定专人对接收到的文件及时进行登记和管理；

4.8.3 安全管理体系文件的使用者应妥善保管持有的文件，直到换版或报废；

4.8.4 如文件遗失，应填写SP1101TDC-B《文件申领单》，向总经理办公室申领，同时说明原因；

4.8.5 对涉及人员变动，应做好安全管理体系文件的移交；

4.8.6 相关部门、船舶，收到新版的文件后，应及时将失效的文件撤除销毁，并做好销毁记录；

4.8.7 作废或过期文件需要保留时，应在明显处标识“作废”或“过期”字样；

4.8.8 SP1101TDC-A《安全管理体系文件清单》的更新，由体系办公室编写，相关部门负责提供职能范围内的最新文件目录，由主管领导审阅，报指定人员批准；

4.8.9 每次安全管理体系内部审核后，审核组长应组织对安全管理体系文件的适宜性、可操作性进行评价；

4.8.10 每年由指定人员根据海事局外审和部门、船舶提出的文件修改建议，组织部门、船舶代表，对文件进行评审，根据结果，由文件编写部门进行必要的修改。

5 保管和归档

5.1 文件持有者应妥善保管持有的文件，直到换版或废止。

5.2 到期需归档的文件，交档案室归档保存。

6 附录

6.1 SP1101TDC-A《安全管理体系文件清单》

6.2 SP1101TDC-B《文件申领单》

6.3 SP1101TDC-C《文件修改建议表》6.4 SP1101TDC-D《文件发放登记表》6.5 SP1101TDC-E《文件销毁记录表》6.6 SP1101TDC-F《文件控制流程图》6.7 SP1101TDC-G《文件修改汇总表》6.8 SP1101TDC-H《文件评审会签表》

SP1101TDC-A 安全管理体系文件清单

序号文

件

编

号

文

件

名

称

编

制

部

门

文件持有部门（持有人）

编制人：审核人：审批人：

SP1101TDC-B

文件申领单

申领

部

申领时间

门/

船舶

序号申领文件编号申领文件名称份数

申领原因：

部门/船舶负责人：年

月日

体系办公室审核意见：

负责人：年月日

总经理办公室意见：文件发放人签

字：

负责人：年月日年月日

SP1101TDC-C

文件修改建议表

建议部门文件编号

文件名称版本

建议修改内容和理由：

建议部门负责人：年月日体系办公室意见：

负责人：年月日

指定人员意见：

年月日主管领导意见：

年月日

承办文件修改部门负责人：

文件发放登记表

序号

发放部

门/船舶

发放时

间

发放文

件编号

发放文件名

称

份数

领取

人签

字

文件销毁记录表

部

销毁时间

门/

船舶

序号销毁文件编号销毁文件名称份数销毁原因：

部门/船舶负责人：年月日

文件控制流程图SP1101TDC-F

开始

外来文件收录

内部文件制订提出

文件分办

文件草拟

文件会签

领导审阅

文件审核

是

是否颁发？

否

通过否？

是

文件批准

通过否？

否

是

文件编号

文件发放及签收登记

文件使用和管理

是

是否修改？

否

是否换页或换版？

是

文件换页或换版

否

是

文件作废处理

是否作废？

否

结束

文件归档

文件修改汇总表

原因备注序号章节原文描述更改后描

述

编制：审核：指定人员：

年月日

文件评审会签表

文件

编号

名称

评审

评审日期

主持

人

参加评审人员：

1、评审目的：

2、评审范围：

3、评审依据：

4、文件评审综述和结论：

评审意见签字参加评审

部门

批签栏指定人员：总经理：