受控文件制定管理规程

受控状态：受控

根据公司相关文件管理规定，车间对受控文件的制定、修订办法规定如下：

一、文件类

按实际生产需要，将受控文件分为三类：

1、管理制度类（SMP）

2、操作规程类（SOP）

3、控制标准类（QB）

二、文件制定形式

1、管理制度类和操作规程类

SWP（SOP）－□A－□B－□C

A：《药用辅料生产质量管理规范》的内容简称：

人员（RY）、厂房（CF）、设备（SB）、物料（WL）、卫生（WS）、验证（YZ）、文件（WJ）、生产（SC）、质量（ZL）、销售（XS）、自检（ZJ）

B：《药用辅料生产质量管理规范》内容分类序号

01－87

C：顺序号

2、标准类

根据国家标准形式，建立企业控制标准：QB/HY－□A－□B－□C QB/HY：企业标准/恒源

A：顺序号

B：版本号

C：年号

三、文件版本

1、形式：以年号为版本号，在各文件页上标识，生产场所全部文件为最新版本文件。

2、版本升级：根据实际生产工作需要，由车间提出升级申请，或因国家相关规定变动等原因，由公司下发文件通知，进行版本升级。

四、文件修订

1、SOP文件：由生产、质量部门组织实施。

2、SMP文件：由办公室组织实施。

3、QB文件：由质量部门组织实施。

文件修订由组织部门负责，相关工序提出修订申请，提供理论数据或相关论证报告，确定相关责任，最后由组织部门审核、报分管经理批准实施。

五、其它相关规定按公司有关制度执行。

技术资料管理办法

技术资料管理办法第一章总则第一条根据《铁路科学技术档案管理规则》和相关技术资料管理办法，结合公司标准化管理文件，特制定本办法。第二条技术资料是工程管理、施工、科研等各项工作的成果反映。完整准确的技术资料是组织和指导施工、验工计价、进行质量追溯、编制竣工文件和施工技术总结的重要依据。第三条技术资料管理的范围主要包括： 1. 设计施工图、说明书及附表资料，变更设计等设计资料； 2.施工规范、验收标准； 3.承包合同的投标书，施工承包合同及补充文件（答疑）； 4.施工组织设计、创优规划、工程日志、作业指导书、技术交底等； 5.上级和建设、监理单位对工程施工的指令、通知、文件； 6．在施工过程中形成的试验、测量以及检验批记录、分部、分项、单位工程质量验收等相关资料。第二章管理机构第四条兰渝铁路LYS-11标段三分部技术资料管理实行项目部、工区、项目队三级管理机制。按照“六位一体”要求，项目部、工区、项目队建立技术资料保证体系，确保工程施工一流、技术资料管理一流的目标，实现技术资料管理的标准化。第五条项目部负责全标段技术资料的协调管理和指导工作,项目部工程部为

归口管理单位。第六条项目部应由一名工程师分工管理技术资料，工区、项目队设置专人管理技术资料，项目队管理机构领导层中明确由总工程师主管技术资料工作。按照相关法规、标准和公司的相关要求，推行技术资料管理标准化；技术资料管理人员要保持稳定，保证技术资料的完整性、准确性和连续性。第三章管理职责第七条项目部职责严格执行国家和铁道部有关法规和工程建设强制性标准，依据批准的设计文件组织工程建设。组织工区和项目队共同确定施工过程中的内业资料的填写标准、份数和相关要求，统一全线施工内业表格，对全线技术资料管理进行指导、检查、监督、考核。第八条项目队职责 1．参加项目部组织的各种内业会议，及时传达会议要求并执行； 2．制定技术资料管理规划，编制技术资料管理办法； 3．组织技术资料管理人员和技术人员认真学习相关标准、规范和管理办法，提高技术资料的编制、管理水平； 4．定期、不定期进行项目内的技术资料的检查，并就检查的内容进行交流，制定相应措施，确保技术资料数字填写准确、真实、完整、整洁且签字齐全，确保可追溯性； 5．协调各部门的接口工作，确保技术资料对应统一； 6．开展本单位的技术资料的监督检查。第四章管理制度

数据安全管理办法

数据安全管理办法为保护公司重要经营数据安全，结合各部门实际情况及保密需求，制定本规定。一、结合公司实际硬件配置情况，公司目前实行双硬盘数据加密共享备份机制。二、数据加密共享备份以部门为单位，备份所需的专用硬盘安装于部门负责人的电脑上。总监及以上人员配备专用移动硬盘存放日常重要文件。三、专用硬盘的安装及使用 1、公司在各部门负责人的台式电脑上安装500G大容量硬盘，该硬盘仅用于备份部门重要数据。 2、信息技术员将在安装数据备份专用硬盘的计算机上以部门内每个员工的姓名拼音建立帐户，设置初始密码，并在专用数据备份硬盘上建立一个以员工姓名命名的文件夹。 3、员工在备份资料时应及时请部门负责人更改初始密码。 4、部门负责人有权限查看和使用部门内所有员工的备份资料，员工仅有权限查看和使用个人备份的资料（信息技术员已在设置备份时设置完成此项功能）。

5、员工可通过远程共享访问部门经理的计算机，将欲备份的文件拷贝到个人姓名的文件夹里。 6、数据备份操作说明：主要操作内容涉及三部分：（1）部门负责人修改密码操作；（2）员工备份数据操作；（3）部门负责人查看备份文件夹内的资料。操作一：部门经理修改员工帐号密码步骤（1）在桌面我的电脑图标点右键，选择管理，打开。如图：（2）展开本地用户和组，点击用户，右侧会显示所有用户名。（3）找到在欲修改密码的用户名，点右键，选择设置密码，会提示如图，点继续。

（4）如下图，输入新的密码，点确定，即完成密码修改。操作二：员工备份数据的步骤（1）以财务部阎旭升为例，在个人电脑上上打开网上邻居—查看工作组计算机，找到部门经理姚滢的电脑，双击打开，会提示如图：（2）输入用户名/密码，并勾选记住我的密码，以后就不用再输入密码（注意1：非本部门员工在访问共享文档时，也会提示输入用

受控文件管理制度(20200515184933)

………………………………… .公司文件编号LDH-XZ-101 版本版次A/0文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度`生效日期编制：复核：批准：一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。二、文件的编制：所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上）版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

生产技术管理办法文件

华丰煤矿生产技术管理办法为进一步推动我矿煤炭生产技术管理工作的协调健康发展，强化技术管理，规范技术行为，明确各级工程技术人员岗位职责，提高工程技术人员责任心，及时掌握矿井技术管理现状，全面落实上级各项技术文件、规定，保证矿井的长治久安，根据矿井实际，特制定本办法。一、技术管理制度 1、技术例会制度（1）为保证技术工作的顺利开展，矿定期召开技术例会，会议具体要求见表1。（2）会议组织者要提前确定会议研究内容，由负责人提出初步技术方案，供与会人员研究、落实。（3）各类技术会议要形成纪要，明确各项工作负责人、完成时间、质量要求及验收人、验收办法、考核要求。（4）对会议安排的技术工作，各级技术人员要根据要求按质按量完成。如果在落实过程中确实有困难，负责人要在会议上提出，共同研究落实方案。 2、技术业务复命制（1）各专业副总、主任工程师、业务科长对总工程师安排的技术工作实行24 小时复命制。（2）各技术岗位在接到直接上级的命令后，即安排任务、落实文件、会议部署、临时性技术工作等，不论任务完成与否，在规定的期限之内均要向下达命令者进行书面或当面回复。（3）当在执行命令过程中遇到困难，采取措施后仍无法在规定期限内完成时，也要复命，并说明原因。 4）各专业副总、主任工程师、业务科长在接到总工程师安排的技术工作后，要在规定的时间内组织有关部门和技术人员进行研究落实，制定方案，采取措施，保证工作落实到位，提高

复命质量。（5）各技术岗位对矿外的技术服务、技术咨询，必须经过总工程师批准。 3、技术会议纪要制度（1）对主要技术会议执行会议纪要制度。（2）会议纪要单位要认真记录会议内容，及时下发会议纪要，各有关单位严格落实会议内容。（3）主要会议及纪要单位： ①技术例会，生产部矿建设计组，机电设计组配合 ②接续例会，生产部矿建组 ③防冲会，技术工程部 ④防火专业会，通防技术部 ⑤防治水专业会，生产部地质组 ⑥顶板分析会，生产部采煤组 ⑦技术事故分析会，主要相关专业业务组 ⑧方案设计平衡会，矿建方案由矿建设计组负责，机电方案由机电设计组负责 ⑨系统改造及专题会议根据业务情况以会议安排为准。（4）会后24 小时内要形成纪要初稿，报会议主持人审阅，终稿后签发。会议纪要要统一编号并妥善保存，作为资料备查。（5）会议纪要要明确各项工作负责人、完成时间、完成标准等，便于考核落实。（6）对下发的会议纪要要进行严格的考核验收，并及时通报考核结果。 4、技术动态汇报制度（1）为及时全面掌握现场的技术动态，在全矿各专业执行技术动态汇报制度。（2）各专业副总工程师及业务科长每周定期向总工程师进行技术业务汇报，以发邮件为汇报方式。

文件拷贝和共享等的管理规定

文件拷贝、保存、删除和共享规定为了防止病毒感染，影响整个公司电脑系统和网络正常运作，同时为规范文件的存储、软件的安装、做好客户资料保密工作，最重要的就是便于客户文件资料的管理和查询、配合公司设备信息做好电脑的保养工作。为适用于开普图文快印店铺的管理，大客户文件、固定客户文件及客户明确要求保存的文件按此规定执行，其他文件打完后，任务完成客户已验收，立即删除。开普图文快印店铺的电脑上设置共享文件盘，为方便店铺电脑管理和维护特制定以下条例，希望所有员工参与管理和共同遵守： 1、每台电脑上C盘为系统盘，D盘为软件盘，E盘为客户临时资料盘，F盘为客户资料存储盘，G盘为资料盘，另注F盘、G盘设置为共享盘。为保护公司电脑不被病毒感染，任何人在未经经理同意的情况下，任何人不得共享其他文件或分区目录。 2、F盘、G盘中的文件，除上传者本人外，其他任何人不能删除任何文件。 3、F盘中为大客户、固定客户的文件夹命名格式为***公司名（学校名称）****文件分类（如文档、宣传页、易拉宝等）***文件（文件名称上应标明文件内容、日期，格式如：开普图文营销宣传页2012.2.13）。另注：每个电脑的F盘均单独列出一个“名片”的文件夹，所有定稿名片的矢量版（CDR或PSD格式）应放入该文件夹，以便查找。 4、如客户没有特殊要求，由我公司设计的版面均不能删除，保存到相应的文件夹中，若客户为散户，则将文件存储到F盘“其他客户资料”文件夹中。 5、QQ或邮箱接收文件的管理。应将文件接收到E盘临时资料存储盘中，并且建立以日期命名的文件夹，里面再建立以客户名称命

名的文件夹，文件夹内除了保存客户发送的文件之外，还应该保留QQ交谈记录及制作要求，客户联系方式的WORD文件。 6、制作文件的保存。每天工作结束前或交接班前，每位技术人员应整理自己制作过的文件，将有必要保存的文件存储到相应的文件夹中。将没有存储价值的文件留到E盘临时文件盘的当天日期的文件夹里，一周后整理文件时，可将其删除。 7、公司移动磁盘上文件的管理：移动磁盘由设计人员和后期制作人员共同保管和保密，员工取件如需要带盘到客户处拷贝文件，应先将磁盘清空，避免将其他客户资料或内部资料泄露。严禁共享C 盘。 8、设计素材放到G盘，并对名片、易拉宝、展板、暗纹背景等进行分类保存。 9、公司可定期对设计材料、素材等进行整理，刻成光盘，以留备份。为方便查找文件，设计人员每周对自己设计的所有文件进行整理，将客户定稿文件拷贝到4号电脑上进行保存。 10、文件的拷贝：在拷贝客户文件时或打印移动盘里的文件时，先对U盘、移动磁盘等进行病毒查杀。没有病毒再打开。如有病毒应立即进行病毒查杀。查杀后再打开。 11、每个电脑应安装病毒查杀和安全防护软件，并定期进行系统维护，清理系统垃圾等。

文件资料有效控制制度

文件资料有效控制制度 1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）

如何制定工厂各项规章制度--受控文件管理

如何制定工厂（公司）的各项规章制度——受控文件管理制度 1.0目的为健全、完善公司各部门对与质量管理体系有关的受控文件和资料得到统一及规范化管理，并得到有效的管制；确保使用部门能妥善保管受控文件，确保使用场所得到充分的、适宜的和有效的文件，特制定本制度。 2.0范围 2.1本制度适用于公司各类受控文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、表单、技术文件，检验标准、管理文件、外来文件、技术资料）的编号、登记、复制、发放、更改、接收、传阅、建档、归档、存档（保存）、整理、借阅/查阅、回收等管理； 2.2本制度适用于公司受控文件的丢失、故意破坏、私自占有、私自复印、作废文件的遗留处罚等管理规定。 2.3本制度不适用于财务账目、人事档案、此类文件资料由各主管部门负责管制。 3.0定义无 4.0职责 4.1 文控中心负责内部受控文件、外来文件的接收、登记、保管； 4.2文控中心负责与质量管理体系有关的受控文件正本的接收、副本的分发、回收、建档、归档、标识等管理。 4.3 各部门负责对文控中心下发的受控文件副本进行使用、妥善保管、传阅、归档、标识以及作废文件的交回管理。 4.4 工程部负责对顾客要求变更的技术文件进行更改，并将核准后的相关产品图纸与工艺文件交给文控中心，文控文员负责分发、回收管理。

4.5 文控中心按文件类别对新增文件进行编号，并登记、分发按编制部门提出的发放单位及份数进行分发。 4.6 文件的更改、申请作废由编制单位提出，经批准后的《文件更改单》与文件一并交给文控中心进行编号、登记。 4.7 设备部将设备资料、使用维护说明书交给文控中心进行管理。 5.0 工作程序 5.1顾客文件（图纸、技术资料、技术标准等）由营业部接收，工程部负责处理后交文控中心登记、保管、发放。 5.2各部门如因工作需要使用顾客文件，先由部门使用人员填写《工作联络单》经部门主管审核、（副）管理者代表批准同意后由文控文员复制、登记、发放、并定期回收。 5.3工程部编制的工艺文件、作业指导书、检验标准以及技术管理文件需提交文控中心编号、标准化；并经审核、批准后交文控中心登记、分发、保管。 5.4 各部门编制的各类管理标准、作业规范等文件，需由文控中心编号经过标准化审签和批准后，交文控中心登记、分发、保管。 5.5 设备部将公司购置设备的资料及使用维护说明书整理交由文控中心保管仅供借阅。 5.6 各部门编制的文件交文控中心分发时应提出发放的单位，由文控中心对文件进行受控发放。 5.7 各部门编制的文件如需修订、更改，需填写《文件更改单》，经部门主管审核、文控中心同意、（副）管理者代表批准后，文件持有部门方可对文件进行更改，更改后的文件经审核、标准化、批准后交给文控中心管制，并对其分发，同时将旧版文件回收。 5.8 顾客文件的更改通知，由营业部负责接收后传工程部，工程部视情提出更改意见。 5.9 各部门所编制的各类文件在交文控中心时，应一并提交文件内容一致的电子文档。 5.10 各部门如因工作需要需采购行业标准、国家标准或技术参考资料，应向文控中心提出申请，由文控中心填写《请购单》交由物控采购部购买。文控中心对购回的标准进行登记、发放或借阅。 5.11 如因工作需要启用作废文件、资料、需经主管副总批准后，由文控中心复制，限期区域使用，用后立即交回文控中心。

技术文件管理规定

1.目的为使公司的技术文件得到有效控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。 2.范围本制度适用于公司所有技术文件的管理。 3.技术文件内容及编码原则技术文件是指用于产品实现的相应技术文件；文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。 4.职责 4.1技术质量部负责技术文件的归口管理。负责内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅的管理；负责外来技术文件的识别、转换、发放和归档。 4.2各部门负责对技术文件的接收、使用、保管。 4.3操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，有责任保管好自己所用的技术文件。 4.4车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置。保证技术件不丢失、不损坏、干净整洁。 5.技术文件管理内容 5.1编制技术文件的基本要求 5.1.1凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续，外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。 5.1.2 收到顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量有关的技术文件后，技术部要在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定以上文件的详细的实施方法、实施日期及实施要求，由技术部长批准，及时将

顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。 5.1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版； 5.1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效的传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。 5.1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中(excel公式)，防止产生前后不一致的情况发生。 5.1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。 5.2 技术文件的签署人及其职责 5.2.1 设计/编制——由授权职能部门的设计人或编制人签署，并对技术文件的完整性、正确性、统一性、先进性、良好的工艺性和经济性负责。 5.2.2审核——由设计/编制单位负责人或分管负责人对技术文件是否符合国家法律、法规、顾客要求、相关标准和使用要求进行综合审查后签署，对其完整性、正确性、统一性负责。 5.2.3会签——由相关部门委托有经验的专业人员对技术文件是否满足相应专业要求的可行性予以审查并签署。 5.2.4 批准——直接用于产品生产过程的技术文件以及厂内有关部门需共同遵照执行的技术文件由技术部长（或被授权人）签署，并对技术文件负总的责任。文件发布后，使用部门在执行中或相关人员在检查，发现有问题需更改时应及时反馈，技术部接到反馈后应及时更改相应技术文件并再次批准。 5.3受控标识

文件共享管理办法(2)

文件共享管理办法(2) -标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

修改记录 NO 修订版本修改内容摘要修改人修改日期生效日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 文件共享管理办法文件编号：I-WI-IT-0018 版本：V1.0 制定日期：2011-08-01 修订日期：生效日期：2011-12-09 部门签名日期编制信息安全部黄志勇2011-08-01确认审核信息安全部梁继清2011-12-09会审批准信息中心张伟刚2011-12-09

1.目的为了规划好网络共享平台，充分利用网络资源，特指定本办法。 2.范围本制度适用于公司全体员工。 3.定义 3.1.准入：指符合公司计算机安全策略的公司或外来办公人员电脑接入英威腾网络的动作。 3.2.离线：指公司计算机因异动、回收、报废等退出英威腾网络；外来办公人员作业结束离开公司网络的动作。 4.角色与职责 4.1.信息中心：负责制定公司计算机准入安全策略；审核并记录计算机的准入及离线情况；为准入或离线人员提供技术支持服务。 4.2.用户：负责配合信息中心人员做好计算机的准入及离线的管理工作。 5.流程图无 6.管理办法细则 6.1.申请管理 6.1.1.申请部门提出申请，注明需要创建文件夹名称，并加上需要访问人员的权限。 6.1.2.申请部门第一负责人核实后，提交给IT部负责人审核。

6.1.3.IT部负责人需与申请部门负责人确认申请人的权限内容。 6.1.4.IT部负责人与申请部门负责人确认无误后，提交给网络管理员技术实现。 6.2.使用管理 6.2.1.各部门人员使用共享文件夹，未经部门领导同意，不得随意修改、删除、复制、打印文件夹里面的文件。 6.2.2.禁止存放私人文件在共享文件夹里面。 6.2.3.各部门定期检查共享文件夹，不必要存放在服务器上的文件及时清理。 6.2.4.各部门人员存放文件到共享文件夹里，应注意存放路径以及目录，存放文件必须与文件夹目录相对应。 6.2.5.设置权限时文件夹路径不超过两层。 6.3.维护管理 6.3.1.申请开通创建文件夹共享后，由网络管理员根据审阅后的文件在文件服务器上根据相应的目录创建共享文件夹。 6.3.2.个人申请开通访问权限，网络管理员根据审阅后的文件在文件服务器上开通申请人的权限。 6.3.3.开通访问权限后，各部门人员必须更改网络管理员提供的密码，防止密码泄露，更改密码登录http://192.168.1.3/password上面修改。 6.3.4.网络管理员不得私自更改访问人员的权限，不得在共享文件夹内创建、修改、删除、复制以及打印文件夹内的文件。 6.3.5.请各部门认真贯彻公司信息保密制度，严格控制好信息文件流通。

技术文件的管理制度

技术文件的管理制度 1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。 2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。 3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。 4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。 5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。 6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。 8.质量记录的`借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。 9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。 10.各类质量记录由各部门指定专人手机、分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。 11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

外点文件服务器共享作业规范

作业流程文件名称：外点文件服务器共享作业规范文件编号：文件版本：1.0 制定单位：资讯处机密等级：一般发行日期：目录

1.目的 (3) 2.适用范围 (4) 3.权责 (4) 4.定义 (4) 5.作业内容 (4) 5.1.系统要求 (4) 5.2.设定步骤.......................................... 错误！未定义书签。 6.相关文件 (18) 7.附件 (19) 版本历史

审核记录 1.目的标准化外点文件服务器管理,规范外点文件服务器共享及配额管理。

2.适用范围适用于集团外点分公司及工厂。 3.权责由集团总部资讯处负责编写及更新。 4.定义无 5.作业内容 5.1.系统要求 5.1.1.系统准备: 5.1.1.1.文件服务器操作系统:Windows 2003 R2(因需做配额管理) 5.1.1.2.逻辑分区:C盘及D盘,C盘用于系统分区,D盘用于共享文件夹存放分区 5.1.2.安装组件: 5.1.2.1.打开控制面板→添加或删除程序→添加/删除Windows组件→管理和监视工具（如下图所示）。双击进去后，在文件服务器管理和文件服务器资源管理器前面打勾。（如下图所示）选中后点击下一步，安装完毕后点完成。

可通过控制面板中的管理工具打开（如上图）桌面图标如下图所示。

5.2.共享文件夹建立 5.2.1.首先在服务器上D盘根目录下建立共享文件夹,用于本单位的统一的共享平台（如下图） 5.2.2.打开共享文件夹属性,将”共享”访问设置为相应的GROUP（如淮安总厂所有员工）,权限完全控制。具体权限在各部门的文件夹里的”安全”里面做。

文件发放控制管理流程

文件发放控制管理流程一、本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对外文件的有效控制。二、适用范围：适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、业务关联单位、顾客发文、内部执行制度的审批和控制工作。三、职责 1、各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的起草和报批工作。责任人：部门负责人。 2、行政人事部负责对公开文件的审核和控制。责任人：行政人事总监 3、公司总裁负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发文的审批。四、相关定义 1、对外文件：代表本公司、与本公司产品活动相关的文件。对客户、代理商提供参照标准、要求的文件。 2、旧版文件：即文件修改以前的原稿及复印件。 3、新版文件:经过修改后定稿文件。 4、电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的。五、相关流程规定 1、文件规定各部门文件制作人或负责人按照以下格式制订好所需文件后交行政人事部。责任人：部门负责人基本格式如下：公司LOGO，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，内容用5号宋体字。行政人事部对文件格式、文件内容规范性进行定稿确认,并对文件进行编号。公司内部发文编号规则：部门名称简拼并大写-XXX。责任部门：行政人事部将定稿的文件发至各相关部门。责任部门：行政人事部如有未按规定格式制作的文件，行政人事部不予以收发。 2、文件编制文件内容编写要求文件名称编制要求定稿）修订定稿）文件内容确定由发起部门负责人采用会议或邮件形式对文件内容进行讨论及修改； 3、文件审核各部门负责人负责本部门起草本部门制度文件审核；行政人事部负责审批。

GJB产品图样和技术文件管理办法

江苏力福特随车起重机股份有限公司Q QMS-A版作业文件 QG/LIFT F01-2008 产品图样和技术文件管理办法发放编号：受控状态：修改状态：编制：审核：批准：生效日期：年月日

产品图样和技术文件管理办法 1 目的明确技术图样与文件的编制、签署、更改及标准化等内容，对（电子版）技术图样与文件,进行有效的控制,。 2 适用范围适用于产品图样、工艺图样、设计文件和工艺文件的管理。 3 职责产品图样及技术文件由专职人员进行管理。 4.产品及技术文件编制和管理 4.1 术语和定义 a.车辆类别代号表明车辆所属分类的代号。 b.主参数代号表明车辆主要特性的代号。 c.产品序号表示主参数代号相同的车辆的投产顺序号。 4.2整车产品型号的构成整车产品型号由企业名称代号、车辆类别代号、主参数代号、产品序号和专用汽车分类代号组成。 a.随车起重运输车随车起重运输车型号标记如下： FT 5 ××× J SQ ×× 企业自定代号：（表示起重机最大额定起升质量）；用途特征号：（表示随车起重运输车）；结构特征代号：（表示起重举升车）；产品序号：（原车型为0；其余为 1、2、3…）；主参数：（表示车的总质量）；车辆类别代号：（表示专用车）；企业名称代号：（表示公司）。标记示例：LIFT5261JSQ10 表示公司生产的整车总质量为26吨、最大额定起重量

为10吨的随车起重运输车，产品序号为1。 b.液压起重机型号的构成液压起重机产品型号由用途特征号、最大起重量、臂的结构形式、设计顺序、臂的节数、副臂及副臂的节数组成。液压起重机产品型号标记如下： S Q 3 Z A 2 (T) J 2 副臂伸缩的节数（用数字表示1、2、3…）；折叠副臂（用字母“J”表示）；特殊行业专用起重机（用字母T表示）；液压伸缩臂的节数（用数字表示1、2、3…）；设计顺序（用字母表示：A、B、C…）；臂的结构形式（“S”表示伸缩臂，“Z”表示折叠臂；“F”表示折叠臂）；最大起重量（用数字表示单位：吨；非随车起重机表示最大工作幅度及起重量）；用途特征号（SQ表示随车起重机；GKD表示港口起重机；CD表示船舶起重机；）。标记示例： _____ SQ3.2SA1 表示最大起重量为3.2 吨的伸缩臂式液压起重机，其中该产品为第一次设计（基本型）的伸缩臂的节数为一节。 _____ SQ6.3ZB2 表示最大起重量为6.3吨的折叠臂式液压起重机，其中该产品为第二次设计（该进型），伸缩臂的节数为2节。 _____ GKD1015 表示港口液压起重机，最大工作幅度10米，最大起重量1500kg。 4.3产品图号编制规则 a.产品图号采用隶属编号规则，前半部分表示产品型号(底盘改制号、附件型号,通用件型号,客户定制产品型号等,其中客户定制产品型号的编制由科技部负责人统一编制,确保不重复的原则即可)，后部分表示隶属编号，每位采用两位（通用件三位）阿拉伯数字表示，部件之前用点隔开，零件之前用短横杠隔开。其中附件包括如下内容:泵架总成、油泵总成、副梁总成、卷杨机构总成(专指折叠臂产品使用的)、附加支腿总成、

共享文件管理规范

共享文件管理规范 Document number：BGCG-0857-BTDO-0089-2022

修订记录条款号修改条款或修改内容摘要修订人版本/状态修改日期旧版新版制订审核批准日期日期日期

1、目的为了合理有效、安全便捷的使用文件共享平台，充分利用网络资源，特制订本管理规范。 2、适用范围本规范适用于耀阳科技所有部门和员工。 3.职责信息管理部：负责管理和配置访问共享平台的账号和密码，为准入或离线人员提供技术支持服务。用户：负责配合信息管理部人员做好计算机的准入及离线的管理工作。 4、定义准入：指符合公司计算机安全策略的人员电脑接入文件共享平台的动作。离线：指公司计算机因异动、回收、报废等退出文件共享平台，或者是人员离职、申请退出共享文件平台的动作。 5、内容申请管理申请部门通过钉钉《IT申请单》提出申请，注明需要创建文件夹或访问已有文件夹名称，以及访问人员权限时读取还是写入。申请部门主管核实后，提交给信息管理部负责人审核，抄送运维工程师。审批完成后，由运维工程师实施。新员工入职，有配备电脑的，信息管理部会配置域账号，设置访问部门共享文件和公共文件。由于部门间协作，需要访问其他部门的共享文件，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---运维工程师实施。如果涉及绝密、机密、秘密等重要文件，需总经办审批，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---总经办审批---运维工程师实施。使用管理、各部门人员使用共享文件夹，不得随意修改、删除、复制、打印文件夹里面的文件。随着管理要求的提高，后续计划上文档管理系统，将对每个文件的操作权限进行严格控制，并会留下操作记录，一旦出现安全问题，将有记录可查，做到事前预防，事中控制，事后追查。、各部门定期检查共享文件夹，不必要存放在服务器上的文件每3个月清理一次。

技术文件管理制度

技术文件管理制度编制：审核：

批准：技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。三、职权和职责 1.技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术部项目负责人负责编制，技术部审核，由技术副总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术副总经理审核，由技术总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术部总监审核报总经理批准。四、管理标准和管理要求

1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类 1）法律法规及标准性文件： a.相关的法律法规； b.国家规定的产品标准及有关管理标准； c.相关的质量标准； 2）作业类文件： a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书； b.工序制量表及制量控制点一览表； c.产品使用说明书； d.公司内所有设备使用说明书； e.各种明细表； 3）管理类文件；公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等。

受控文件管理制度

一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。二、文件的编制：所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为L代表刘，D 代表德，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上）版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过， 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

五、文件的修改： 1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。 2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决定，确实不可行时，方可修改。 3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的文件收回，并加盖更改章封存。

文件控制管理规范

文件控制管理规范 1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下： 2.术语： 2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）； 2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。 2.3各类型文件含义： 2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。） 2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作要求&规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。 2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体系的第四阶文件。

受控文件管理规定

管理文件受控文件管理规定

1 目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。 2 适用范围适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。 3职责 3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理； 3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理； 3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。 4管理要求 4.1受控文件的发放 4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。 4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。 4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定：

4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。 4.2 受控文件的保管与使用 4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。 4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。 4.3 受控文件的复制 4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。 4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。 4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。 4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。 4.4 受控文件的更改与收回 4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。 4.4.2 受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。 4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。 4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。 4.4.5 作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时