秘书人员的综合素质

秘书人员的综合素质

“秘”，按《说文解字》的解释，为不可测之意，“神”也。“秘书”一词最早出现在汉代，那时指宫中秘藏之书。如，据《汉书·叙传》记载：“游博学有俊才，与刘向校秘书”。《晋书·荀勖传》：“得汲郡众中古文竹书，诏勖撰次之，以为中经，列在秘书。”这里讲的“秘书”，都是指宫中秘藏之书。而后，“秘书”一词逐渐由指物发展到指人，即指国家机关的一种官职。东汉桓帝时，开始设“秘书监”，相当于国家的图书馆长。继而《后汉书·马融传》提到“典校秘书”。魏晋南北朝设“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”，均指一类文官的职称。南北朝的梁代设“秘书省”，开始作为国家的行政机构，并为历代封建王朝所沿袭(关于我国古代秘书史的情况，后面还要专章讲述)。总之，“秘书”一词在我国古代多是指掌握文史图籍的官员，如唐代的“秘书郎”分掌“经、史、子、集”四部书等。在我国社会主义制度下，随着观实生活的巨大变化，“秘书”一词有了新的含义，它指的是社会主义国家行政干部的一种职务名称，而且它的工作涵义和内容要远比古代丰富得多。

秘书是领导的参谋和助手。其主要职责是协助领导综合情况，沟通信息，研究政策，办理会务，处理来信来访，管理档案，起草文书等等。

秘书工作要求秘书具有广泛的能力，如敏锐的洞察力，透彻的理解力，快速的判断力，高度的概括力，丰富的联想力，广泛的社交力，娴熟的表达力等等。因此，必须以加强综合素质的修养为前提。综合素质的修养主要包括以下几方面：

一、理论修养

公文一类的应用文，是党和国家方针政策的体现，具有很强的政治性、政策性和对实践的指导性。能否写好这些文章，与作者的马克思主义理论水平和思想政治水平的高下有着十分密切的关系。但丁说：“既然语言作为工具对我们的思想必要正如骏马之于骑士，既然最好的马适合于最好的骑士，那么最好的语言就适合最好的思想。”这段话说出了语言与思想之间的辩证关系。叶圣陶先生对此说得更为直接，他说：“有什么样的生活实践、思想方法、工作作风等等，就有什么样的语言，那语法、修辞、章节结构等等不过是运用语言的方式罢了。”①这些话说明了语言的运用是受思想支配的。本固枝荣，理论水平是本，语言运用是枝。作者的理论水平越高，观察分析问题的能力就越强，对方针、政策的理解就越深刻，对搜集来的材料进行分析综合、整理加工就越得心应手，对语言的驾驭能力就会越来越娴熟。

毛泽东是雄绝千古的语言大师，字字玑珠，妙文连篇，堪称楷模。他语言功底的深厚，还首先取决于他是一个伟大的马克思主义者。逄先知在<毛泽东读马列著作)一文中，详细介绍了毛泽东在各个革命时期如饥似渴学习马列著作的情况，对文秘工作者有很大的启示。现摘述其中一部分：

“1920年毛泽东读了(共产党宣言)等两三本书，知道人类有史以来就有阶段斗争，阶段斗争是社会发展的原动力，初步找到了认识问题的基本立场和方法。

“在大革命时期，马列著作翻译到中国来的还很少。毛泽东在1926年已经直接或者间接从别人的引述那里，读过列宁的<国家与革命)的部分内容。

“土地革命时期，1932年4月，红军打下漳州，没收了一批军事、政治、科学的书送到总政治部，其中有一些马列著作。毛泽东在回忆土地革命战争时期的历史时说，那个时候读到马列著作很不容易，在长征路上，他患病的时候躺在担架上还读马列的书。1964年3月，他对一个外国代表团说，他‘是在马背上学的马列主义。’

“根据延安时期给毛泽东管过图书的史敬棠回忆，毛泽东在延安常读(两个策略)、<“左派”幼稚病)。他用的这两本书还是经过万里长征从中央苏区带来的，虽然破旧了，仍爱不释手。毛泽东在这两本书中写了一些批语，有几种不同笔划的圈、点和杠杠，写有某年某月“初读”，某年某月“二读”，某年某月“三读”的字样。

“解放战争时期，经毛泽东批阅的马列著作，现在掌握的有两本，一本是<国家与革命)，一本是(“左派”幼稚病)。在<国家与革命)的封面上，毛泽东亲笔写上‘毛泽东一九四六年’，在扉页上注明：‘一九四六年四月廿二日在延安起读’。翻开书一看，在<阶级社会与国家)这一章，几乎每句话的旁边都划着杠杠，讲暴力革命的地方划的杠杠特别引人注目。

“全国解放后，在党的工作中心转到大规模经济建设的时候，1954年，毛泽东又一次阅读(资本论)，以后又多次读(政治经济学批判)，列宁有关政治经济学论文13篇等经济学经典著作。

“毛泽东不仅自己认真读马列著作，还非常重视用马克思主义基本理论教育干部，大力提倡干部要读马列著作。在延安整风中，他提议整风之后，组织人力大量翻译马恩列斯著作。当时他说：‘我们党内要有相当多的干部，每人读一二十本、三四十本马恩列斯的书，我们有这样丰富的经验，有这样长的斗争历史，如果读通了这些马恩列斯的著作，我们党就武装起来了，我们党的水

平就大大提高了。’”

从上述事实中可以看出，由于毛泽东孜孜不倦地学习马列主义，用马列主义武装自己的头脑，加上对中国实际情况的了解，所以，他观察问题更敏锐，分析问题更中肯，解决问题更正确，写的文章更具有“雄”、“奇”、“瑰”、“丽”的风格。

二、思想道德修养

“言为心声”，语言是思想的外衣。作者的思想、胆识、气质、思维品质等都是借助语言这个工具表达出来的。(中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议)中指出：“社会主义思想道德集中体现着精神文明建设的性质和方向，对社会政治经济的发展具有巨大的能量作用。在改革开放和现代化建设的整个过程中，思想道德建设的基本任务是：坚持爱国主义、集体主义、社会主义教育，加强社会公德、职业道德、家庭美德建设，引导人们树立建设有中国特色社会主义的共同理想和正确世界观、人生观、价值观。我们现在建设和发展有中国特色的社会主义，最终是实现共产主义，应当在全社会认真提倡社会主义、共产主义思想道德。”

秘书是公民，当然应该具有社会主义、共产主义思想道德。同时，秘书又是领导的参谋，在一定的场合，可以为领导代言，秘书的形象直接影响领导的形象，甚至影响整个机关单位的形象，从这个意义上说，秘书更应该加强社会主义、共产主义思想道德的修养。李荫臣在(秘书工作基本功)一文中，谈到秘书“要有端正的思想路线，贵在人品”这一问题时，提出了六要六不要，秘书可以从六要六不要方面加强思想道德修养。具体内容是：①既要靠近领导，又不搞小动作，搬弄是非；②既要反映情况，又不进谗言；③既要尊重领导，又不投其所好；④既要贯彻领导意图，又不唯上；⑤既要勤奋好学，又不唯书；

⑥既要有严格的组织纪律，又不僵化保守。只有具有高尚道德情操的人，才能写出高晶位的文章来。

三、文化业务修养

王沪宁在(格物致知修身辩论)一文中说：“从新加坡回来的时候，我说过一句话：在新加坡辩论的胜利，从集体来说，是复旦的胜利，是众人的胜利。从辩手的素质看，是读书的胜利，是人格的胜利。从更一般的意义上说，是知识的胜利，是智慧的胜利，是智商的胜利。”这段话尽管是针对论辩中的辩者而言的，但对所有的人，特别是对秘书也同样是适用的。

秘书接触的是各行各业，方方面面，因此，必须具有广博的知识，才能胜

任工作。秘书要上知天文，下知地理，社会科学，自然科学等都要略知一二。当然不要求样样精通，但应成为专才中的通才。对于所从事的秘书工作，则要求精通，应该是通才中的专才。既是通才，又是专才，这是形势、社会对每一个秘书的要求。秘书应是一个知识的百宝箱，要什么，就有什么。储备得足，用时就能潇洒自如，纵横捭阖，不会捉襟见肘，木讷愚笨。秘书运用语言的魅力来自思维的灵活、学识的丰厚。张伟光在《企业家与论语》一文中讲述了这样一件事：一家公司经理宴请韩国客商，席间，这位中国通的客商用略带玩笑的口吻问主人，《论语>的开篇一句是什么?经理一时语塞，助理见状迅速解围，他说：“《论语》第一句‘学而时习之’是我们经理经常告诫青年人的口头禅，也常讲‘有朋自远方来’是我仃，公司的幸运，不能怠慢。”一个戏剧性的场面被应付过去了，总算未丢中国人的脸面。我们不能不佩服这位助理随机应变的高超的语言艺术。一个中国的经理，对于中国常识性的问题，反被外国客商考住了，的确是一件叫人难堪的事。由于助理的、灵活处置才化险为夷。如果助理没有古典文学方面的知识，没有机敏过人的智慧，能对答如流吗?

蒋亮乎、李家芸主编的(没有敌意的战争)一书中，讲到日本的管理文化师承中国文化这一问题时，列举了日本企业巨头的一些实例，这对秘书如何扩大自己的知识领域，如何在自己的领域游刃有余、运筹帷幄有很大的启示。现摘引几例如下：“经营之神”松下幸之助说：“(吕氏春秋·六验)中的名言，曾经帮我物色了众多人才。”伊藤肇说：“日本企业家只要稍有水准的，无不熟读《论语》和(道德经)，孔庄的教训给他们的激励，影响至巨，实例多得不胜枚举。我觉得这是个好现象。”中国的(孙子兵法》在日本享有崇高的地位。日本人评论孙子“闳廓深远”、“诡谲奥深，穷幽极渺”。日本有几家大公司，在训练行政管理人员时，规定他们要熟读三本中国古典名著，即<孙子兵法)、<三国演义)和<西游记》，其理由是：“从事企业管理的人一定要具备多方面的知识，尤其是军事和哲学常识更不可少……读<孙子兵法)是吸收理论上的观点，读(三国演义)可以得到实践上的事例，再加上(西游记)海阔天空式的幻想和创造性。”等等。一位教授曾指出：“诸葛亮的机智多谋，给日本企业家提供了有益的启示。松下电器公司的显赫的成功，正是松下幸之助善于运用诸葛亮的战略眼光的结果。”日本社会工业研究所所长牛尾治郎也说：“无论在国际或国内，日本的企业要增加竞争能力，就得学习<三国演义)中应付错综复杂局势的能力。当一个好的企业家，如同当一个明君一样，必须对外宽，对内明，以明补宽，以宽补明。”

上述事例说明，日本管理的巨大成就是我国古代管理思想的升华。外国人都那么重视中国的优秀文化遗产，作为中国人，特别是作为中国领导阶层的参谋者们，就更没有理由不认真学习了。

除广泛涉猎多方面知识外，秘书还必须精通本行业的业务。

本行业的业务范围很广。有督办工作，文书立案归档工作，沟通信息工作，收集、整理、分析、综合材料工作，起草各种文书工作等等。仅拿起草文书工作来说，就要熟悉文种，掌握文书写作的技能和技巧等等。

社会在发展，知识在不断更新，因此，秘书除学习传统的知识外，还应学习现代管理知识和现代科技知识，实现管理科学化和办公自动化，切实提高办公效率。

历史赋予秘书的使命很重，既要成为通才，又要成为专才。怎样才能做到这一点呢?毛泽东对舒群讲的一段话会给我们以启示：(解放日报)副刊改革之际，主编舒群只有29岁。面对包罗万象的综合副刊，舒群提出不能胜任。毛泽东得知之后，亲自找他做思想工作。毛泽东说：“要找这么完全的人，这么有能力的人，你给我介绍一位。难道没有这么一个人，综合性的副刊就不办了吗?全能的人，现在没有，将来也不能有。你编文艺副刊，文艺副刊是个点，也是个面。因为你是搞文学的，所以文学是你的点，文艺是你的面。你也要由点到面嘛。你编综合性副刊，文艺是你的点，社会科学就是面了。都是要先点后面，从点到面嘛!先文学的点，后文艺的面；先文艺的点，后社会科学的面。面反过来又会促进点，使点深化。只要在工作实践中学习、提高，由点到面，你就一定能胜任这项工作。”

毛泽东的这段话充满了辩证法。秘书也和编辑一样，都有自己所熟悉的专业，即点，由点到面，又将新形成的面作为点，再向更宽的面推进。这样层层推进，就使自己的知识面不断扩大，扩大的知识面又反过来深化了自己的点。