发文管理制度
发文管理制度
一、总则
1、目的：为进一步加强公司的文件管理，严格各类文件的处理程序，明确发文的承办要求，提高文件运转时效，保障发文安全有序，实施文件管理工作的规范化、制度化、科学化，加强文件的归档管理，结合公司具体实际情况，特制定本制度。
2、原则：本制度以统一公司对内、对外发文的文件编写标准、格式要求、拟发程序、分类存档等为原则；发文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。
3、适用范围：凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。
二、公文种类
1、公司常用文件种类主要包括：
（1）决定：用于对重要事项作出决策和安排。
（2）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（3）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
（4）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（5）报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。
（6）请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准。
（7）批复：用于公司回复有关单位的请示。
（8）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（9）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。
（10）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。
2、发文按照行文方向分为：
（1）上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。
（2）平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。（3）下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。
三公文格式
文件格式：文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、发文单位、发文时间、抄报抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、附件等项。
1、文件的标题应该准确、简要的概括公文的主要内容并标明发文部门或单位、事由和公文种类。
2、主送单位指该文件的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓文件内容的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
3、正文的文体：文字简明扼要、条理清楚，实事求是。
4、发文单位：写在文件下面偏右，要写全称，如以公司领导个人名义行文，应冠以职务身
份。
5、成文日期:会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准，成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“○”。
6、抄报抄送单位：属上级的列为抄报，属同级或下级则列为抄送。
7、文件版头：正式文件一般都有版头，版头一般以公司名称命名。
8文件编号：一般包括编字、年号、顺序号。
9、机密等级：机密文件应当根据机密程序划分机密等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”，“普通”字样。
（1）绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容文件。
（2）机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文件。
（3）秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的文件。
（4）普通：指非秘密公文，如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
10、附件：文件如有附件，应当在正文之后，发文单位之前注明附件名称和件数。
11、文件除会议纪要以外，应当加盖印章。
12、文件应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词，“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。
四、行文规则
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
3、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
4、公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。
5“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位，“报告”不得夹带请示事项。
6除公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
五、文件编号
1、每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。
（1）红头文件
①以公司名称拟发的红头文件
a、红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行,根据公司的公司名称，公司红头文件的编号为：贵阳迪沐〔年份〕第×号。
b、以公司名称拟发的红头文件的拟发范围包括公司对外（社区、区政府等其他政府职能部门、公司注册地和所属地具有管辖职权的其他单位等）发文等。
c、文件的拟发版式见附件1。
②以公司综合部名义拟发的红头文件
a、以公司综合部名义拟发的红头文件的拟发范围包括各项资金的请示、人事任命文件、组织机构设置文件、各类事项的拟办意见、报告等。
b、以公司综合部拟发的红头文件的编号为：迪沐综字〔年份〕第×号。
c、文件的拟发版式见附件2。
（2）会议纪要
①按照年度顺序，公司会议纪要的编号编为“迪沐会纪［年份］第×号”。
②此编号仅限于公司管理层会议的会议纪要，部门会议的会议纪要不编号。
③文件的拟发版式见附件3。
（3）公司下发的其他文件
①公司下发的其他文件由人事行政部拟办，文件的拟发范围包括各类处理意见、处罚、决定、通知、通报。
②此类文件的编号为：TEAM—ZH—00×号。
③此类文件的文件号以年为限，第二年从1号开始编号。
④文件的拟发版式见附件4。
（4）公司部门拟发的文件
①部门拟发的文件由各自部门自行拟定，由部门领导人批准并经总经理审核；
②文件的拟发版式以附件4为准，文件编号以部门首字母进行编制，如：财务部：TEAM-CW—00X号，策划部：TEAM-CH—00X号。
六、发文办理
发文办理：发文的办理流程包括文件的拟稿、核稿、印制、用印、签发、分发和归档等项。
1、拟稿：文件由公司人事行政部负责拟稿，初稿形成后，经公司人事行政部经理进行内容的审核和校队，拟稿应注意以下几点：
（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（3）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”第四层为“（1）”。（4）引用文件应当先引标题，后引发文字号，应当使用国家法定计量单位。
（5）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（6）文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、2、核稿：文件的审核由人事行政部进行审核，在审核过程中应注意以下几点：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。
（3）涉及多个部门的文件是否已会签。
（4）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
（5）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本制度的有关规定。
（6）对不符合本制度规定的文稿，应当退回重拟。
3、印制：文件在审核后，应进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确，由人事行政部负责红头文件的印制和装订。
4、用印：
（1）印章保管人须按《印章管理制度》用印，用印前应当对文件进行全面审核，手续完备方可用印。
（2）印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月，不得在文件的空白页上盖章。
5、签发：由人事行政部将印制的文件附上《文件处理单》（见附件5），提出拟办意见，再由公司总经理进行审阅并签发，并传阅至需要知晓该文件内容的相关领导，并做好传阅签字。
6、分发：发文部门按文件签批意见下发文件，可采取签署后的文件扫描件通过QQ群的方式进行下发，已下发的文件在原件的《文件处理单》的办理情况一栏写明办理时间和办理结果。
7、归档：由人事行政部将已签发或办理的文件根据文件所属类别进行分类，每一类归为一档，并制作收文登记表，对文件的成文时间、来文时间、来文单位、文件编号、文件标题、经办人等项进行登记，制作发文登记表，对每一类的每一份文件按照来文的时间顺序逐一进行编号，然后存档。
8、其他。
七、收文管理
1、公司人事行政部负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理和签收，各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。
2、收文办理程序：一般包括签收、拟办、分发、归档、督办等程序。
（1）签收：对公司外来文件应该签字确认签收。
（2）拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司人事行政部，由人事行政部拆开后填写《文件处理单》提出办理意见，送上级领导批阅。
（3）分发：人事行政部根据领导批示，对来文进行跟进办理，对需要公告的事项，通过会议、微信群等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记；
对于需要公司高层领导传阅、批阅的文件，应先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传阅；对于阅知性文件一般按领导的排列顺序从前往后传阅；对于阅批性文件，则按领导排列顺序从后往前传阅。
（4）归档：由人事行政部将已签发或办理的文件根据文件的成文时间、来文时间、来文单位、文件编号、文件标题、经办人等项进行登记，制作收文登记表，然后按照时间顺序对每一份文件进行逐一编号。
（5）督办：人事行政部有权对收文的承办情况进行督促检查，督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。
八、附则
1、本制度由公司人事行政部负责解释，并修订完善，经总经理审批后执行。
2、本制度自公布之日起施行。