秘书学概论思考题答案-第六章
《秘书学概论》第六章
思考题参考答案
本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第六章的思考题参考答案。
本文档以CQ资料模板，规范了文档结构图，能提高效率。打开“视图〔ｖ〕→文档结构图〔D〕”，可快速查找、学习、利用。
（CQ资料）
1．如何理解秘书工作的一般规律？
服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的基本规律。
（1）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律
秘书工作的实质是为领导服务；秘书活动随领导活动的产生而产生；哪里有领导活动，哪里就有秘书的工作；秘书服务要领导公务需要；秘书工作的质量影响领导效果。
（2）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律
辅助领导管理是秘书工作的中心任务；辅助领导管理的基本内容；秘书工作者必须努力提高辅助水平；秘书对领导的辅助是综合辅助；秘书工作有一定的权威性；辅助性决定
了领导工作与秘书工作之间的关系。
（3）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律
全面领会领导意图；取得领导的信赖；研究领导工作特点；秘书必须适应领导的观念和行为。
2．如何正确运用秘书工作的一般规律？
服务领导活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的一般规律。这些规律适用于古今中外的秘书工作，都是秘书工作中的固有的、本质的联系。秘书工作和秘书人员本身，就是领导需要的产物，服务领导公务活动是领导对秘书工作的基本要求。辅助领导管理的有效程度，是衡量秘书工作的重要标准。适应领导的观念与行为，有利于秘书职能作用的有效开展为领导服务是秘书这一职业的宗旨，这是不能由秘书个人的意愿所改变的。这就是这一总规律的理论基础。认识这条规律，有助于推动秘书工作健康发展；遵循这一规律，既有利于提高秘书工作的质量和效率，又有利于对领导工作的辅助和优化。违背了它，就决不可能做好秘书工作，秘书也就失去了存在的价值。
3．简述ABC重点管理法的应用。
ABC重点管理法,又称巴雷托分析法、主次因素分析法、ABC分析法、分类管理法。
是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。借鉴这种管理方法的内涵是在被动接受任务后，主动安排办理顺序。即按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A类，要高度注意，优先处理慎重处理。舍得时间，优先解决重要的紧急的少数问题。将重要但不急办的事项列为B类，较慎重处理，确保各项工作按质按量在规定的时限内完成。将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，采取合并同类项的方法有计划地进行一般处理，也可留到时间比较充裕时办理。比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地出现。
4．简述秘书协调方法的类型。
（1）会议协调是一种正式协调方法，是秘书协调工作中最常见、最基本方法。协调会议围绕特定的主题，面对面地反复进行沟通，开拓思维视野，具有集思广益的功能。协调会议吸收与工作有关的组织和人员共同参加，顾及方方面面的权益，防止独断专行。
（2）走访调研协调法对不宜召集会议形式的协调事项, 可直接与被了解的人接触, 就反映的问题或某些工作,耐心
听取对方的意见看法。通过讨论获得统一或部分统一的结论。涉及几个部门的事项还应广泛走访分别协商达到统一。
（3）征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工作,如制定计划、修改文件、协调进度等，都可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。一般均由秘书传递转单文件、计划讨论稿、某些商议材料等,秘书还要整理经数个部门领导或有关部门人员阅签后的意见, 集中起来形成相对一致的意见,向领导汇报。
（4）政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。政策法规既是各级各类组织开展各种活动的依据和标准，也是管理事务调整工作活动过程的精神成果。
（5）会稿协调法
指的是若干相关部门和个人，为处理相关问题，就所认同的内容与合作的事项等，共同撰写文稿的过程。
5．简述秘书信息沟通的具体方法。
信息沟通的方法有多种多样，可按各类标准划分为各种类型。根据秘书信息沟通对象的不同，秘书沟通可分为纵向信息沟通和横向信息沟通；根据信息沟通所使用工具的不同，秘书沟通的方法可分为语言信息沟通、非语言信息沟通、网络信息沟通等。
秘书信息沟通的具体方法有
（1）纵向信息沟通包括
①上行沟通也称向上沟通，即秘书与领导的沟通。这种沟通是秘书对领导的要求做出反馈、表达态度、汇报情况、使领导了解工作的进度过程；是秘书向上级提供新的信息资料，呈送材料、反馈交流信息、下情上达、服务领导工作的过程。
②下行沟通领导向秘书传达命令，下达任务，或秘书向下级部门传达领导意图的上情下达过程。是传统的完成工作的方法。
（2）横向信息沟通也称平行沟通或秘书与职能部门的沟通，是指在同级之间，或不相隶属的各单位之间的信息传递。
（3）语言信息沟通包括
①口头信息沟通无论是横向沟通还是纵向信息沟通，都离不开口语表达。口头沟通是信息沟通的主要形式，即以说话的方式，把信息变成言语进行传递和反馈，如交谈、会议、解释、接待、发言、演讲、打电话等。
②书面信息沟通即用文字、符号、图表、数字等书面形式进行信息传递交流，也是秘书经常采用的信息沟通方式。这种信息沟通包括如文件、简报、报表、报告、会议记录、新闻稿件、工作计划总结，书籍和文献资料，以及各种信件、
电报等。
（4）非语言信息沟通就是由个体的躯体各部位所发出的身体语言，它涉及表情、动作、手势、姿势、声音、服饰、距离等非言语手段进行的信息交流，是口头沟通的重要辅助形式，具有修饰性、替代性、散发性和暗示性等特点，能表达语言难以表达的思想情感，起到强化口头沟通的作用。它是秘书人员在与领导者、公务人员和其他社会成员的交往中，不可缺少的一种补充信息沟通形式。
（5）网络信息沟通
利用网络,秘书可以在第一时间向领导提供最有效，最新的信息；快捷便利发布和收集相关信息；自由的选择接受信息的内容、时间和方式，比如文字方式、图片方式、视频方式等。
6．简述提高时间利用率方法。
（1）提高单位时间的利用率。
处理工作要专心致志，集中注意力，用最短的时间完成任务，在精力旺盛之时，迅速处理各种事务。
（2）建立正确的时间观念。
培养节约时间的技能，简化处理事务的程序。例如可用电话解决的问题不开会，不写信；开会目标明确，减少开会人数，缩短时间；复函处理困难工作；通话简洁，集中回复
电话，储存好常用电话号码。
（3）善于挤时间。
用头脑清醒的时间撰稿，随时备好纸和笔，做好记录备忘提示；在最紧急的时候，也要把握最后一分钟，防止返工。
（4）合理使用零碎时间。
所谓零碎时间是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。这种空余时间，一种是不可预计的零碎时间；另一种是事前可以预计的零碎时间，如公务出差的候机候车时间，等待会谈代表来到的时间等。
（5）充分利用现代科技手段，有效利用节约时间的工具。
秘书可以改善设备与工作环境。经常整理办公桌，备品摆放方便取用，使用适当的文具档案设备妥善保管资料，随时更正，加入最新资料。准备大垃圾桶，把没用的东西丢掉，免去重复翻找，减少找东西的时间。充分利用办公自动化设备，如个人备忘录、台历、通信薄、手机提示功能、计算器、电传、电话、录音笔、录像机、录音机、复印机等。工具齐全适用，才有助于秘书提高工作效率。
在实际工作中，秘书应综合运用使用各类节约时间的工具，改进运用时间的方法，更加有效地使用时间资源，提高工作效率。