图书管理数据库操作

实验一、打开已有数据库、创建自己的数据库

1、打开数据库

在具体的创建数据库之前，让我们先查看一下，已经存在的数据库具有什么样的特点，并借此了解一下Access的运行环境。大家可以参考一下步骤进行操作：

1．1查看数据表

（1）在“开始”菜单的程序组中找到“Microsoft Access”，并启动打开，我们将看到Access的启动界面，如图1-1所示。

图1-1 Access启动界面

（2）在Access的启动界面的弹出窗口中，选中“打开已有文件”单选框，然后选择“罗斯文示例数据库”，单击“确定”。

（3）单击窗口左侧“对象”栏中的“表”项，此时窗口右侧既会列出该数据库中的所有表。如图1-2所示。

图1-2 数据库窗口

（4）在图1-2中双击“产品”表，该表以数据表视图方式打开，表中罗列出产品种类列表，可以看出该表一共有78条记录，以“产品ID”进行排序，如图1-3所示。

图1-3 产品表

（5）单击某一条记录左侧的加号，将展开嵌入的子数据表，即可查看该产品的订单记录，如图1-4所示。

图1-4 子数据表

（6）在图1- 4中，单击工具栏上的“视图”按钮，可将“产品”表切换到设计

视图，如图1-5所示。在数据表视图中可以查看存储在表内的数据，而在设计视图中可以查看表的字段结构。

图1-5 表的设计视图

查看其他表的数据和结构，可以参考上述步骤实现。

1．2查看查询

（1）单击“对象”栏中的“查询”，窗口右侧将显示该数据库中所有查询表，如图1-6所示。

图1-6 查询表

（2）在图1-6中，双击“按汉语拼音顺序的产品列表”查询表，将以数据表视图方式打开该查询表。在Access中，打开某一个查询表时，Access将支配或运行查询，

并产生一个新的数据表来显示查询结果。

（3）要查看新的数据表中数据是如何产生的，则单击工具栏中的“视图”按钮，

查看该查询表的设计视图，如图1-7所示。在查询窗口中，窗口的上方区域中显

示的浮动小窗口是该查询所引用的数据表，“产品”表和“类别”表，它们之间

通过“类别ID”字段进行关联；窗口的下方区域为构成查询的设计网格，所构

成的查询是以“类别名称”为升序的顺序显示出“产品”表“中止”字段数据为

“No”的所有字段数据以及“类别”表中“类别名称”字段的数据。

图1-7 查询表设计视图

（4）可以实验一下，将查询设计网格“中止”字段的准则修改为“Yes”，如图1-8所

示。单击工具栏上“运行”按钮或“数据表视图”按钮，查看一下运行

结果有什么不同。

图1-8 查询设计网格

（5）在关闭查询窗口时，提示是否保存设计更改时单击“否”。

查看其他查询表的数据和结构，可以参考上述步骤实现。

1．3查看窗体

（1）单击“对象”栏中的“窗体”项，在所列出的窗体中，双击“Switchboard”打开主切换面板。如图1-9所示。通过单击主切换面板中的按钮，可以查看部分其

他的窗体、报表或窗口。

图1-9 主切换面板

（2）单击“类别”按钮，将打开“类别”窗体，如图1-10所示。

图1-10 查看窗体

（3）单击导航栏上下一记录按钮或上一记录按钮可以分别显示下一条活上一条记录信息，单击首记录按钮或最后记录按钮可以分别显示首条或最后一条记录，单击增加记录按钮将显示可以输入新类别的空白窗体。

（4）单击工具栏中的“视图”按钮，即可查看窗体的设计视图，如图1-11所示。

图1-11 窗体的设计视图

（5）在“类别名称”文本框上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择最后一项“属性”，将弹出其属性窗口，如图1-12所示。在该窗口中显示了与“类别名称”文本框相关的各类属性以及属性值。

图1-12 属性窗口

（6）关闭“Switchboard”主切换面板，在窗体列表中，也可以直接双击打开任一窗体，查看其窗体视图和设计视图。

查看其他窗体的结构，可以参考上述步骤实现。

1．4查看报表

（1）单击“对象”栏中的“报表”项，在所列出的报表中，双击“各类销售额”，进入报表的预览状态，用来查看报表的打印外观，如图1-13所示。单击报表可改

变其缩放比例。

图1-13 打印报表预览

（2）单击“视图”菜单中的“设计视图”命令，可查看报表的设计视图。报表的设计视图与窗体的设计视图类似，同样可以单击某个对象右键，选择“属性”命

令查看该对象的属性窗口。

查看其他报表的结构，可以参考上述步骤实现。

2、创建新数据库

学习了如何打开一个已经存在的数据库，现在来看看如何创建一个新的数据库。

2．1使用向导创建数据库

（1）如果Access已经打开，则直接进入步骤（2）。

打开Microsoft Access进入启动界面，如图1-1所示，在图中选中“Access数据库向导、数据也和项目”单选框，单击“确定”按钮，将弹出“新建数据库”向导窗口，如图1-14所示，进入步骤（3）。

（2）单击“工具栏”中“新建”按钮，在弹出的“新建”窗口中选择“数据库”

选项卡，将显示“新建数据库”向导窗口，如图1-14所示。

图1-14 新建数据库向导

（3）在图1-14选择“支出”项，单击“确定”按钮，将弹出“文件新建数据库”对话框，在其中可以输入新建数据库的名称并选择保存路径，如图1-15所示。单击“创建”按钮，将进入数据库向导的第一步界面，其中列出了将存储在该数据库中的信息，单击“下一步”按钮。

图1-15 数据库名称及保存途径

（4）进入数据库向导的第二步窗口，窗口两侧分别列出了该数据库中包含的基本数据表及表中包含的字段，可以点击左侧列表区中任意一个数据表，在右侧列表区中查看其相应字段。其中右侧列表区显示的字段中，必选项字段的复选框都已经被选中，可选项字段的复选框未被选中，其文字为斜体，用户可以根据自身的需要，选择各个数据表中可选字段。如图1-16所示。

图1-16 数据库向导第二步

（5）选中“雇员信息”表的可选字段“电子邮件帐号名”和“雇佣日期”，单击“下一步”按钮。

（6）在数据库向导的第三步中，可以在右侧列表区中选择数据库元素的显示样式，选择其中一种，然后单击“下一步”按钮。

（7）在数据库向导的第四步中，右侧列表区中罗列出打印报表可选的显示样式，选择一种样式，单击“下一步”按钮。

（8）在第五步中，可以重新指定数据库的标题，或为所有的报表选择包含一幅图片，在本例中，这一步不作修改，单击“下一步”按钮。

（9）在数据库向导的最后一步中，同样不作修改，单击“完成”按钮。

此时，将弹出进度窗口显示创建数据库的进度，此过程将持续几秒钟到一分钟。创建过程结束后，将打开新建的“开支”数据库，最小化后显示在窗口的左下角，并首先显示其主切换面板，如图1-17所示。

图1-17 新建“开支”数据库

（10）主切换面板前面已经学习过了，单击其中每一个按钮都会打开相应窗体或报表等，可以查看其中数据或窗体结构，只是在新建的数据库中，还没有输入实际的

数据，因此显示的窗体或报表中都没有数据。

（11）当然也可以直接在窗体中添加新的数据。在主切换面板中单击“输入/查看雇员开支报告…”，在弹出的窗体中，添加一个新的雇员信息，如图1-18所示。

图1-18 在雇员开支窗体中添加新数据

（12）输入完成后，先关闭图1-18所示窗口。回到主切换面板，单击“输入/查看其他信息…”按钮，将进入“窗体切换面板”，单击“输入/查看开支类别”按钮，在弹出的窗体中，添加几项新的开支类别。如办公用品、生活用品、卫生用品等，其中“开支类别ID”文本框属于自动编号，不需要填写。如图1-19所示。

图1-19 开支类别窗体

（13）添加完成后，关闭“开支类别”窗体，单击“窗体切换面板”中“返回主切换面板”按钮，在主切换面板中再次单击“输入/查看雇员开支报告…”，在图1-18所示窗体中，单击左下角的“开支报告窗体…”按钮，在弹出的窗体中，添加该雇员的开支报告，其中“开支报告ID”、“雇员姓名”、“提出日期”文本框使用默认值，如图1-20所示。

图1-20 开支报告窗体

（14）单击“预览报表…”，可以预览该项开支报告的打印报表，如图1-21所示。

图1-21 开支报告报表

（15）依据上述步骤，可以填加多个新的数据项。添加完成后，关闭报表、窗体窗口及主切换面板，打开“开支数据库”窗口，与第一节学习过的操作一样，可以双击

打开任意一个数据表或窗体，查看其中的数据和结构，将注意到上述操作中添加

的数据都已经存入这些数据表或窗体中。

2．2创建自己的数据库

使用数据库向导创建数据库，只能创建符合大众需求的个别数据库和数据表。如果需要其它类型的数据库，就只能自己来创建数据库和数据表。

接下来，举例说明如何创建自己的数据库，以图书管理为例。

在实际创建图书管理数据库之前，先对该数据库结构作一下具体分析。

1. 使用向导创建表

如果Access已经打开，则直接进入步骤（2）。

（1）打开Microsoft Access进入启动界面，如图1-1所示，在图中选中“空Access数据库”单选框，单击“确定”按钮，进入步骤（3）。

（2）单击“工具栏”中“新建”按钮，在弹出的“新建”窗口“常用”选项卡中，选中“数据库”项，单击“确定”按钮。

（3）弹出“文件新建数据库”窗口，如图1-15所示，选择数据库的保存路径，输入

新建数据库的名称为“图书管理”，单击“创建”按钮。将弹出“图书管理：数

据库”窗口，显示数据库中包含的数据表。因为是新建立的数据库，所以窗口中

还不包含任何数据表，只包含创建数据表的三种方法，分别为：使用设计器创建

表、使用向导创建表、通过输入数据创建表。

接下来，就要通过这几种方法来创建新的数据表。首先使用向导创建“书籍目录表”。

（4）双击“使用向导创建表”项，将弹出创建表的向导窗口，如图1-22所示。

图1-22 表向导窗口

（5）在向导窗口中，罗列出了很多分别属于“商务”和“个人”的示例表以及示例字段。在本次实验中，选中“个人”单选框，在属于“个人”的示例表中选择“书

籍”表，在所列出的示例字段中选中“书籍ID”，单击字段框右侧的“添加”按

钮，将其添加到“新表中的字段”列表框中。接着依照添加“书籍ID”字段

的方法，依次添加“头衔”、“主题ID”、“译者”、“出版商名称”、“购买价格”、

“购买日期”、“书架编号”，一定要按排列出的顺序添加。

技巧：如果在添加过程中加错了某一字段和多添加了字段，可以选中多添加的字段，单

击“删除”按钮，删除该字段，或单击“全部删除”按钮，删除全部已经添加的字段，再重新添加。

（6）字段添加完成后，在“新表中的字段”列表框中，选中“头衔”字段，单击“重命名字段…”按钮，在弹出的窗口中将“头衔”修改为“书籍名称”，

单击“确定”按钮，如图1-23所示。接着依照重命名“头衔”字段的方法，将

“主题ID”重命名为“书籍类型ID”，将“译者”重命名为“作者”，将“出

版商名称”重命名为“出版社”，将“购买价格”重命名为“价格”，将“购买日

期”重命名为“出版日期”，字段重命名完成后，向导窗口如图1-24所示。单

击“下一步”按钮。

图1-23 重命名字段

图1-24 新的书籍表

（7）在弹出的窗口中，将“书籍”修改为“书籍目录表”，并且在“请确定是否用向导设置主键”中选择“不，自行设置主键”，单击“下一步”按钮。如图1-25所示。

图1-25 修改表名称

（8）在弹出的窗口中，确定“书籍ID”为拥有唯一标识每个记录的字段，并选中“添加新记录时自行输入的数字”为该字段的数据类型，单击“下一步”。如图1-26所示。

图1-26 设置主键字段

（9）在表向导的最后一步中，选择在创建表后“直接向表中输入数据”，单击“完成”

按钮。如图1-27所示。

图1-27 选择创建表后的动作

（10）在随即弹出的数据表窗口中，就可以输入图书记录。在数据表中输入数据一般是以记录为输入的单位，输入完一条记录再输入下一条。每条记录独占一行，输入

完一个字段的内容后，可以利用键盘上的“Tab键”或“→”跳转到下一个字段

继续输入。

在本例中，输入以下两条记录，其中“书籍类型ID”字段设为空，在创建了“书籍类型表”之后再进行修改；“书架编号”字段也设为空，在修改该字段的数据类型之后再修改；“出版日期”字段只需要输入相应的六位数字，不需要输入连字符，因为Access已经定义了该字段的输入掩码。

（11）记录输入完成后，单击工具栏上“设计视图”按钮，查看一下该表的设计视图，并作适当的调整。

调整以下字段：①将“书籍ID”字段中格式改为“00000”，使该字段以5位形式显示；

在必填字段文本框上单击，文本框的右侧将显示下拉按钮，单击下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“是”，如图1-28所示。

图1-28 “书籍ID”字段属性

②将“书籍名称”字段中字段大小改为“100”；必填字段改为“是”。

③将“书籍类型ID”字段中字段大小改为“整型”。

④将“书架编号”字段中数据类型改为“文本”；字段大小改为“50”。如图1-29所示。

图1-29 “书架编号”字段属性

（12）修改完成后，选中“书籍ID”字段，单击工具栏中“主键”按钮，将该字段设置为表的主键。

（13）修改完上述字段后，再在表的最后添加一个字段“是否借出”，选择数据类型为“是/否”，如图1-30所示。

图1-30 添加字段

（13）单击工具栏上的“保存”按钮，保存表的设计结构。

（14）单击工具栏上的“数据表视图”按钮，切换到数据的输入状态。此时，“书籍ID”字段以自动转换为4位形式。在已经输入的两条图书记录的“书架编号”

字段，分别输入73.9621/G233-2和73.961/W29。

接着我们“通过输入数据创建表”的方法来创建“书籍类型表”。

2．通过输入数据创建表

（1）在“图书管理：数据表”窗口中，双击“通过输入数据创建表”项，将弹出数据表视图窗口，在表中输入如下几条数据记录。

输入完成后，单击工具栏中“保存”按钮。

（2）在弹出的“另存为”窗口中输入“书籍类别表”，单击“确定”按钮。如图1-31所示。

图1-31 保存数据表

（3）此时Access系统会弹出对话框，询问用户是否创建主键，单击“否”按钮。如图1-30所示。

图1-32 提示创建主键对话框

（4）单击工具栏中“设计视图”按钮，在设计视图对字段及其属性中作如下修改。

①将“字段1”修改为“书籍类型ID”，字段大小改为“整型”，必填字段改为“是”；

②将“字段2”修改为“类型名”，必填字段改为“是”；

③将“字段3”修改为“借阅期限（天）”，字段大小改为“整型”；

④将“字段4”修改为“续借天数（天）”，字段大小改为“整型”；

⑤将“字段5”修改为“超期每天罚款额（元）”，字段大小改为“单精度型”，格式改

为“货币”；

（5）修改完成后，选中“书籍类型ID”字段，单击工具栏中的“主键”按钮，将该字段设置为主键字段。修改和设置结果如图1-33所示。

图1-33 书籍类型表设计视图

（6）单击“保存”按钮，此时会弹出提示对话框，如图1-34所示，提示有些数据可能会因为属性设置被该段而丢失，是否继续。因为数据属性是根据需要而设置的，所以在这里选择“是”按钮继续操作。

图1-34 提示对话框（1）

（7）此时Access系统又会弹出提示对话框，如图1-35所示，提示数据完整性已改变，是否用新规则测试现有数据。这里选择“是”。

图1-35 提示对话框（2）

（8）单击工具栏中“数据表视图”按钮，可以查看一下数据是否如图1-36所示，如果不是则切换到设计视图继续修改。

图1-36 书籍类型数据表

创建“书籍类型表”之后，返回到“书籍目录表”继续修改“书籍类型ID”字段。（9）在“图书管理：数据库”窗口中选中“书籍目录表”，单击工具栏中“设计”按

钮，如图1-37所示，切换到表的设计视图，修改表的设计结构。

图1-37 数据库窗口

（10）在设计视图窗口，选中“书籍类型ID”字段的数据类型，单击文本框右侧下拉按钮，选择“查阅向导…”，如图1-38所示。

图1-38 修改数据类型

（11）在弹出的“查阅向导”窗口中选择“使查阅列在表或查询中查阅数值”，单击“下一步”按钮。

（12）在弹出的窗口中，选中列表区的“书籍类型表”作为该字段数据的提供者，在视图栏中选中“表”，单击“下一步”按钮。如图1-39所示。

图1-39 选择提供数值的表

（13）在弹出的窗口中要确定提供数据的字段，这里选中“可用字段”列表框中“类型名称”字段，单击按钮，将其添加到“选定字段”列表框。如图1-40所示。

图1-40 选择提供数据的字段

（14）接下来弹出的窗口用于调整查阅列的宽度，这里无需调整，选中“隐藏键列（建议）”单选框，直接单击“下一步”按钮。

（15）在为查阅列指定标签的窗口中，保留给出的缺省值，单击“完成”按钮，完成查阅向导。

（16）此时会弹出对话框，显示“创建关系之前必须先保存该表，是否立即保存”，单击“是”保存，将该字段的名称修改为“书籍类型”。

（17）单击工具栏中“数据表视图”按钮，切换到数据表的输入状态。选中每个记录的“书籍类型”字段时，就可以点击下拉按钮来选择图书种类。此时下拉菜单中的显示的数据与“书籍类型表”中的“类型名称”字段相对应。根据已经定义的“书籍类型表”可知，这两本书都属于“计算机类”，如图1-41所示。

图1-41 选择书籍类型ID

接下来我们在利用一种方法来创建“学院目录表”。

3．使用设计器创建表

（1）在“图书管理：数据表”窗口中，双击“使用设计器创建表”项，此时将弹出数据表的设计视图窗口，字段名称与数据类型中均为空白，用户可以根据需要自己来定义这些内容。

（2）在学院目录表设计视图中，输入以下字段，并设定相应数据类型和字段属性。输

图1-42 学院目录表设计视图

（3）接着要作进一步修改，选中“学院ID”字段，单击工具栏中“主键”按钮，将该字段设定为表的主键。单击工具栏中“保存”按钮，以“学院目录表”作为表名称进行保存。

（4）单击工具栏中“数据表视图”按钮，切换到数据表窗口，在数据表的“学院名称”

字段输入以下学院：文法学院，理学院，材料与冶金学院，信息科学与工程学院，外国语学院，资源与土木工程学院，机械工程自动化学院，工商管理学院，网络教育学院，成人教育学院。其中“学院ID”字段，因为已经设定数据类型为自动编号，所以在输入“学院名称”字段的同时，该字段的数据会自动被设置。数据输入完成后如图1-43所示。

图1-43 学院目录表

以上我们已经利用三种不同的方法建立了三个数据表，接下来读者可以利用已经掌握的方法创建两个数据表：学生信息表和借阅信息表。

A)其中学生信息表各字段的定义和字段属性的设置如下表所示：

输入完成后，将“图书证号”字段设为主键，数据表的设计视图如图1-44所示。

图1-44 学生信息表设计视图

在“学生信息表”中输入两条数据记录，输入数据形式如图1-45所示。