流程文件管理作业指引

1目的

规范流程体系文件的格式、标识、发放、更改及作废管理，确保制度的一致性。

2术语与定义

无

3适用范围

公司流程体系文件的编写、标识、发放、更改及作废。

4关键活动描述

4.1文件制定

4.1.1公司管理文件均由运营管理中心统一归口管理。

4.1.2部门内文件：各部门编制、修订的部门内管理文件，经部门分管领导审核后报运营管理中心

进行专业审查，审核后的管理文件按管理权限报审后，报运营管理中心编号并发布。

4.1.3跨部门文件：各部门编制、修订的跨部门管理文件，经部门分管领导审核后报运营管理中心

进行专业审查，审核后的管理文件按管理权限报审后，经运营管理中心编号并发布。

4.2文件分类、代码及编号

4.2.1文件分类：公司将管理文件分为三类，即流程文件（代码：LC）、指引类文件（指引、制度、

办法、手册、细则）（代码：ZY）与表单模板（表单、模板、范例、法规）（代码：BD）4.2.2代码

4.2.3文件编号的组成

1）完整的管理文件编号如下：

HTDC －XX －XXXX

文件序号：用数字表示，从01起计

专业代码：文件代码：即LC、ZY两类

专业代码：以专业模块汉语拼音简称命名

公司代码：即HTDC

2）版号：版本号（英文字母）/修订次数（数字）

a)如A/0，表示“版本号/修改次数”，其中：“A、B、C......”表示版本号，“0—4”

表示修改次数，如A/1表示为A版第一次修订。修改到第5次时换版（有重大修改可

提前换版）。初次发布时，版号均为A/0。

4.3文件更改

4.3.1现行管理文件如不能适应工作需要，可进行修改或废止，流程文件的修改后报批程序按照《组

织权责手册》执行。

4.4文件编写要求

4.4.1文件的规范格式

1）文字要求：

a)职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类的词语）。

b)结构清晰、文字简明、文风一致。

c)遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件。

2）格式要求

a)文件页面设置为A4纵版，关于页边距及字体、字号等，请参见《流程文件模板》执行。

b)文字采用宋体。

c) 正文采用宋体五号字。

4.4.2 《流程文件模板》的构成释义

1）文件名称：明确文件反映的对象和主题。

2）目的：明确文件内容要解决的实际问题，说明为什么开展该项活动或说明程序所控制的

活动及控制目的。

3）术语和定义：对于文件中使用的概念、定义和标准在必要时应予解释，特别是注意那些

对不同人有不同含义的词或那些对具体行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释。

4）适用范围：明确文件的适用范围或应用领域，如部门、人员、项目、过程、活动等，必

要时还应明确写出不适用的范围或领域。

5）关键活动描述：明确该文件所要阐述的具体内容、项目和要求，包括文件所涉及到的程

序、方法、措施和有关要求等，当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系，内容可由流程图及对流程的详细描述进行表述。如无法用流程来表达的文件则可按层次编写。

6）支持性文件：列出与本文件相关的公司文件、程序文件、管理文件。 7）相关记录：文件中的活动所用到或产生的记录、表单、模板、范例等。 8）流程图：是对该流程走向和参与部门的直观表述。

a) 用VISO 软件绘制跨职能工作流程图 b) 框图的4种形状及描述：

如申请、审核

如是否批准

如支持的作业指导书

如记录保存

c) 部门岗位描述：尽可能描述到岗位而不是部门，特别是审核、批准类。

d) 文字描述要求：框图内用活动来描述，采用如申请、审核、批准、文件编制、记录保存、归档等，语言简练，字数不超过8个，如根据培训需求编制年度计划，应为编制年度计划。

4.5 文件发放

活动判断支持

流程记录归档

4.5.1流程体系文件经相关权限人员在原版纸质文件上签字批准，由运营管理中心加盖“受控文件”

章统一发放。

4.5.2流程体系文件发布可以是电子文件或纸质文件，运营管理中心在局域网\流程体系固定目录

下建立一份《流程文件清单》，以列明流程体系文件的名称、编号以及最新修订状态，同时将流程体系文件的电子文档放在相应目录下。通过设置权限控制发放范围，确保使用人员得到有效文件。该固定目录对流程管理人员以外的人员均为只读，由流程管理人员根据文件修订情况随时更新和维护。

4.5.3流程管理人员负责电子流程管理文件的发布，新的或修订的流程管理文件由流程管理人员在

局域网\流程体系中相应目录下正式发布，同时通过内部电子邮件方式通知其它相关部门和人员。电子文档的流程体系文件保持与各位领导签发的原版纸质文本形式的流程管理文件一致。

4.5.4纸质文件发放时流程管理人员要填写《公司收发文登记表》。文件变更时流程管理人员要将

旧版的纸质受控文件收回，将新版的纸质受控文件发放，填写《公司收发文登记表》。

4.5.5在局域网\流程体系中发布的流程管理文件电子文档和发放的纸质文件均为受控文件，并以

此作为正式文件，通过其它方式获取的文件均视为无效文件，不予认可。

4.6作废文件的处理

4.6.1作废的流程体系纸质文件正本（流程、作业指引、管理规定和制度），由流程管理人员盖“作

废”章留存，也可根据相关领导的意见进行销毁。

4.6.2作废的电子版流程管理文件，运营管理中心可作为历史资料放在“作废”文件夹中保存，也

可根据相关领导的意见进行删除。

5支持性文件

无

6相关记录

6.1H01《流程文件模板》

6.2H02《流程文件清单》

作业指导书管理制度教程文件

文件编号：《作业指导书》管理制度编制：日期：审核：日期：批准：日期：济南华鲁实业有限责任公司

1. 目的及范围本制度分别对《作业指导书》的编制、审批、执行及反馈等方面的工作做出规定，明确了《作业指导书》的内容：作业预备条件、主要施工方法和关键技术、安全措施、环保措施、作业过程的质量检查重点等。本制度适用于公司承建工程的全部作业活动，包括主体工程、临建工程及其它辅助工程施工等。 2. 相关文件《技术管理手册》《工程质量管理制度》《施工组织设计管理制度》《施工图纸会审管理制度》《施工技术交底制度》《文件包管理制度》《作业指导文件编码原则》 3. 管理职责 3.1. 在公司总工的领导下，公司工程技术管理部负责作业指导书管理的指导、监督、考核工作。 3.2. 《作业指导书》编、审、批流转过程原则上在项目部实施，由项目部单项工程师（或单项技术负责人）、专业工程师、总工进行编制、审核、批准工作。 3.3. 项目总工程师负责《作业指导书管理制度》在本项目部的控制实施；项目部专业工程师负责《作业指导书》实施过程的监督和控制；单项工程师（或单项技术负责人）负责《作业指导书》的执行，并按要求对施工作业人员进行技术交底和过程监控。 3.4. 《作业指导书》中某些工序卡涉及特殊施工工艺或新技术、新工艺的内容，编写执行后，由项目工程部专工报公司工程技术管理部专工，工程技术部专工负责审核，定期对公司工序卡库进行修改与更新，实现公司技术信息

共享。 3.5. 信息中心负责相关信息传递媒体的建立和维护；建立工序卡库并提供信息界面；对已完工程《作业指导书》整理归档，建立模块。 4. 管理流程 4.1. 《作业指导书》目录建立 4.1.1.对具体的承建工程，各专业根据施工范围，将包含的单位工程列表、规划主要《作业指导书》目录纳入施工组织专业设计中。(见《施工组织设计管理制度》)。 4.1.2.按专业设计中规定的单位工程，单项工程师编制单位工程施工顺序方案（见《文件包管理制度》），确立单位工程对应的所有《作业指导书》目录，交项目部专业工程师审核后，由项目部总工批准。批准后的《作业指导书》目录由项目工程部报公司工程技术管理部。 4.1.2.1. 《作业指导书》的编制对象，原则上是该单位工程中所含工序关联性强的项目，也可以按分部或分项工程项目设立。 4.1.2.2. 同一项目的调试与安装工作必须分开编制《作业指导书》。 4.1.3. 按《作业指导书》编制目录，专业施工处根据施工计划，确定各《作业指导书》的编制人员，报公司工程技术管理部专工（或施工处主任）、项目工程部专工审批，对编制人员资格进行确认。编制人员必须具备一定的技术经验或施工经验。 4.2. 《作业指导书》的编制、审核、批准： 4.2.1. 《作业指导书》由已批准确定的人员进行编制，项目工程部专业工程师、安全工程师审核，项目部总工批准。 4.2.2.分系统调试《作业指导书》由项目工程部相应的机务专工编制，其他专业专工配合提供对应资料。编制完成后，由项目工程部主任或分部试运指挥审核，再交项目总工批准。 4.2.3.项目部认为有必要经总部副总或工程技术部专工复核的项目《作业指导书》，由项目工程部专工报总部相关人员，总部相关人员提出指导意见，

工程项目文件管理制度

某工程项目资料治理制度为加强本项目施工技术治理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作，保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行，依照《××市建设工程文件材料整理和档案移交工作方法》,及公司有关文件资料档案工作的有关规定，特制定本方法。望项目各有关人员紧密配合，共同遵照执行。一、工程技术资料填写的要求 1、相关文件《建筑工程竣工验收统一用表填表讲明》（××市档案馆）《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001） 2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符，并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位置上签署意见，签名或盖章并注明时刻。 3、作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。二、要紧工程技术资料填写要求及责任人 1、工程基线复核单、单位工程座标定位测量记录、垂直度

观测记录、建筑物沉降观测记录，由测量人员按单位工程分层数填写，交项目总工核定。要求所填数字准确无误，所绘简图上各测点应编号，表中应有测量者、校核者签名。由测量员交项目资料员一式四份（含原件二份）。 2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写，令工长限期整改，复检无误后，将结果记录在上。由质量员、安全员交项目资料员一式三份（含原件一份）。 3、隐蔽工程验收记录，由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目，重点写出施工及修改依据、质量情况，必要时绘出简图。并须报质检员验收签字、经项目自检合格后，由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。 4、检验批验收记录，由各主管工长负责填写，要求填写规范，签字盖章齐全，由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。 5、各分项工程施工安全质量技术交底卡，由负责施工的工长填写。要紧是对施工工艺、质量标准、技术安全措施、施工规

电子文件管理考题

电子文件管理一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（ C ）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁 P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三

6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96

某工程建设项目文件管理办法

某工程建设项目文件管理办法第一章总则第一条为了规范某工程技术资料管理，畅通技术信息流程，确保某工程建设有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时传递，以便某工程建设各有关各方、各个场所都能及时使用有效文件，防止误用失效、作废文件；及时、完整、准确、系统的整理、归档文件，特制定本办法。第二条本办法适用于广东省水利电力职业技术学院某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理。第三条本办法所称信息，是指有意义的数据。本办法所称文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类： ⑴．有关的国家、地方法令、法规； ⑵．上级政府、主管部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文； ⑶．国家、行业、地方的规范和技术标准； ⑷．合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要； ⑸．学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制度等。 ⑹．工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、建设办公室阶段工作总结、监理周报、月报等。第二章职责划分第四条某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理归总工程师负责，建设办公室任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送

达总工程师。总工程师在指定时间内审阅签署处理意见后交办。第五条总工程师办公室（或某工程建设项目办公室）设信息资料管理员岗位，对某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。第六条设计图纸由建设办技术部按工程进度与合同要求向设计院催要，在指定时间内审核并由技术部部长签署意见转建设办资料管理员。第七条监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由工程部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交建设办资料管理员。第八条某工程建设项目办公室各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报建设办公室资料员，经总工程师审核,经建设办公室主管审批后发放。第九条建设办公室所有成员有义务将从其他渠道获得的本办法第三条规定的文件，与自己承办的事务文件性成果及时交建设办公室资料员归档。第三章文件控制第十条工作程序 ⑴．自编文件程序步骤 ⑵．外来文件处置程序第十一条需控制的文件和资料形式包括：

文件管理操作规程

一、目的：规范质量管理体系文件的管理与控制及正确实施。二、职责： 1.企业法人、企业负责人负责所有质量管理体系文件的批准发布； 2.质量负责人负责质量管理文件的审核； 3.质量管理部会同各部门负责人拟定质量管理体系文件； 4.各有关部门负责本部门文件的使用与保管。三、范围：适用于与质量管理体系有关文件的管理与控制。四、主要内容： 1、总则质量管理体系文件是从事药品经营活动和质量保证活动的依据和准则。文件管理系统涉及到GSP各个方面，贯穿于药品经营有关的一切活动中，包括文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等应按照文件管理操作规程进行，并保存相关记录。文件系统的建立与严格管理可以保证药品经营的全过程有章可循，有章必循，有据可查，最大限度地减少药品经营中的混淆和差错，确保药品经营的一切生产活动都在有效的控制之下。 2、本企业质量管理体系文件分为四类，即：

2.1质量管理规定制度类； 2.2质量管理岗位职责类； 2.3质量管理工作程序类； 2.4质量记录类。 3、修改与修订的条件:遇有以下情况时，可以修改或修订。 3.1质量管理体系需要改进时 3.2有关法律、法规修订后 3.3组织机构职能变动时； 3.4使用中发现问题时； 3.5经过GSP认证检查或内部质量体系评审后以其他需要修改的情况。 4、文件编码要求 4.1为规范内部文件管理，有效分类，便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。 5、文件的审批 5.1 审核 5.1.1文件编制（或修订）的初稿，首先由起草部门负责人对文件进行初审，再由编（修）人根据文件内容所涉及的部门，组织以传阅或会议的形式进行会审。 5.1.2会审后，由编（修）人与会审部门对文件会审意见逐条确认并修改（如需再次会审，仍执行会审程序）后，一并交给由质量管理部审核文件形式及制定程序是否符合要求。 5.1.3文件审核定稿后，由质量负责人审核。 5.2批准 5.2.1审核通过的文件，由总经理签字批准并注明日期，签署生效日期，定稿，准予颁布，并返回质量管理部安排印制。 6、文件的印制 6.1文件经批准后，各种标准文件的复制，在公司统一复制；各种记录根据实际情况及内容由办公室送印刷厂印刷。 7、文件颁发 7.1文件由质量管理部分发，并在文件生效之日前发放。

项目部文件管理制度

项目部文件管理制度为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。一、项目文件分类及收集归档分工二、项目文件分类说明 1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或

专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。 2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。 3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。 4、计划进展类文件。包括：（1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。（2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。（3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。（4）、项目施工（月）进展报告。 5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。 6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。 7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。（1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。 9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经

公司文件管理规定流程相关表格

公司文件管理规定流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

电子文件管理课程

电子文件管理课程一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” B、机读目录 2、（）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。 D 、RTF 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。C 、元数据 4、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。D 、JPEG 5、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A 、版式文件 6、（）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。D 、数码相机 7、（）是扫描仪最主要的技术指标。C 、分辨率 8、《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，集中拷贝至耐久性好的载体上，（）保存。B 、一式三套 9、（）即可扩展标记语言. 是当前处理结构化文档信息的有力工具。A 、XML 10、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。A 、逻辑归档 11、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。D 、4 12、（）可以有效防止网络入侵。B 、物理隔离 13、（）是解决电子文件管理的重要工具。A 、元数据二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、常见的视频文件格式有（）。A 、MOV B、AVI D、MPEG 2、电子文件利用效益分析应走（）的道路。B 、量化分析C 、科学分析 3、常见的检索方式有（）。A 、精确检索B 、模糊检C 、多条件检索 4、档案管理软件使用的突出特点是（）。B 、使用人员变化快C 、软件使用时间长 5、常见的操作系统有（）。A 、Windows B、DOS C、Linux D、Unix 6、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A 、JPEG B、TIFF 7、档案管理软件使用的突出特点是（）。B 、使用人员变化快C 、软件使用时间长 8、电子文件利用效益分析应走（）的道路。B 、量化分析C 、科学分析 9、《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。 A 、XML B、RTF D、TXT 10、从管理的角度，可将元数据分为（）。A 、记录型B 、管控型C 、环境型 11、《电子文件归档与管理规范》规定保存音频电子文件以（）为通用格式。 B 、MP3 C、WAV 12、常见的音频格式有（）。A 、MP3 B、RA D、WAV 13、电子文件的易操作性表现在（）。A 、易复制C 、易制作D 、易修改 14、《电子文件归档与管理规范》中就保证电子文件有效性的规定有（）。 B 、迁移 C 、备份 15、电子文件是（）两个概念的交集。C 、文件D 、数字信息

质量管理体系文件管理操作规程

质量管理体系文件管理操作规程一、目的为了规范质量管体系文件起草、修订、审核、批准、分发、保管、修改、撤销、替换、销毁等工作，特制定本规程。二、依据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及细则。三、适用范围适用于药品经营质量管理体系文件的管理。四、责任部门/人各部门。五、内容 1、文件的编制原则 1．1文件编号的唯一性：按照《质量管理体系文件管理制度》要求，管理质量管理体系文件编码。

1．2文件格式的统一性：按照《质量管理体系文件管理制度》要求，管理质量管理体系文件格式。 1．3文件构成的规范性：依照《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及细则规定，按照《质量管理体系文件管理制度》要求，制定质量管理体系文件。 1．4文件内容的适宜性：结合公司内外部环境变化要求，制定质量管理体系文件。 1．5文件规定的可行性：根据文件要求开展质量管理工作，达到既定目标。 2、文件的控制 2．1文件的分类和保管 2．1．1指导性质量管理体系文件（如制度、职责、规程）由质量管理部统一管理，其他记录文件由各相关部门自行保管，涉及GSP内容的文件按年度归档质量管理部。 2．2文件的编写、审核、批准和发放 2．2．1文件应由使用部门起草，如使用部门不具起草质量文件的条件可由质量管理部代为起草；质量管理部依照国家有关法律、法规，结合企业内、外环境变化要求编制。 2．2．2文件编写完成后，交质量副总审核。 2．2．3通过审核后的文件报总经理签字批准执行。

2．2．4文件由行政部登记、发放。 2．2．5质量管理部对质量文件发放情况进行检查并记录。 2．3文件更替、作废和销毁 2．3．1每年质量管理部组织有关部门结合内部审核，对质量管理体系文件进行评审，实施修订或废止。 2．3．2由文件的修订部门提出文件修订申请，填写《文件修订申请表》，经质量副总批准后，实施修订。修订后的质量管理体系文件经审核、批准后发放至使用部门和岗位，回收废止版本文件。 2．3．3废止文件由行政部及时收回，除存档备查外不得再次出现在工作现场使用。 2．3．4销毁作废文件，行政部填写《文件销毁申请表》，总经理批准后，行政部统一销毁并记录。 3、记录的控制 3．1各部门按《质量管理制度》、《质量管理操作规程》真实的、规范的填写记录。 3．2记录必须由记录人签名，有审核要求的应审核签字。 3．3记录应妥善保管，定时收集、归档、保存。 3．4超过保存期限的记录，总经理同意后，实施销毁。

施工文件及信息管理要点

施工文件及信息管理要点 4.12.1 信息管理的任务项目部的信息管理任务，主要包括：建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。 4.12.2 信息管理的原则 1、及时、准确和全面提供信息。 2、用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。 3、适应不同管理层次的不同要求。 4、尽可能高效、低耗地处理信息。 4.12.3施工项目信息管理的基本要求 1、项目经理部建立项目信息管理系统，优化信息结构，对项目实施全方位、全过程的信息化管理。 2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员，也可以单独设置信息管理人员或信息管理部门。 3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。 4、项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人员。 5、项目信息收集工作应随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理要求及时进行整理，经有关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入项目管理信息系统。 4.12.4 施工项目信息的分类与内容一、施工项目信息分类基本信息主要有： 1、公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。 2、单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施

工及行政管理信息、交工验收信息等。项目信息有不同的分类方法，如表 4.12.4-1所示。不同分类方法的项目信息种类表4.12.4-1 分类方法二、施工项目信息结构为了便于利用计算机管理项目信息。三、施工项目信息的内容施工项目常用信息内容： 1、法规和部门规章信息 2、市场信息 3、自然条件信息 4、工程概况信息 5、施工纪录信息 6、施工技术资料信息

电子文件管理

一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。

文档管理作业指导书

1.目的为进一步规范科室往来文件资料及本科室文件资料的管理，便于资料的查找及长期保存，特制订本管理规定。 2.范围本科室收文、发文、往来信函资料及科室内部各种资料等 3. 定义无 4. 职责 4.1从医院、学校等下发的医疗、科研、行政类文件由科主任本人或科主任指定专人负责分类管理。 4.2从医院、学校等下发的护理文件由护士长负责分类管理。 4.3要查阅文件需经科主任或护士长同意，并做好登记，及时归还。 4.4各类文档资料筛选、整理、归类、保存、销毁由科主任指定专人负责。 5.工作程序 5.1科室收文 5.1.1科室收到文件由护士长用《收文簿》登记（包括收文日期、来文字号、事由、密级、主办单位等）； 5.1.2先送科室主任、主要负责人及相关部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象，收文者进行签收； 5.1.3根据来文的有效期限及保存价值进行取舍，具有保存价

值的文件予以保留，并为每份文件编写科室收文号（收文号以年度为限，第二年的收文重新编号），将收文号记入《收文簿》，以便于查找； 5.1.4若科室人员需借阅相关文件，在护士长进行借阅登记后借出，用后及时归还； 5.1.5文件存放以年度为界限，在第二年初将前一年文件分类归档（如其他院校来文、院办来文、医教部来文、政治部来文等），每个类别编写相应的归档卷号，注意检查卷内文件的联系及卷内文件的保存价值，无保存价值的文件进行销毁。 5.2科室发文 5.2.1根据工作需要拟出准备发文的草稿，经审核无误后填入科室的《发文审批表》； 5.2.2《发文审批表》上详细注明拟稿人、审稿人、主送、抄送部门等； 5.2.3送科主任签字通过后，由行政办编排、校对、打印、用印，记录入《发文簿》，分别交送相关部门执行，各负责人签收； 5.2.4行政办保留一份文件存档； 5.2.5以年度为单位对文件进行整理归档。 5.3其他资料： 5.3.1工作中涉及到各类资料、往来信函等，为便于管理，根据其重要性及类别建档，建档以利于查找为原则，将资料分别纳入

工程项目文件及信息管理要点

工程项目文件及信息管理要点一、信息管理的任务项目部的信息管理任务，主要包括：建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。二、信息管理的原则 1、及时、准确和全面提供信息。 2，用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。 3、适应不同管理层次的不同要求。 4、尽可能高效、低耗地处理信息。三、施工项目信息管理的基本要求 1、项目经理部建立项目信息管理系统，优化信息结构，对项目实施全方位、全过程的信息化管理。 2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员，也可以单独设置信息管理人员或信息管理部门。 3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。 4、项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人员。 5、项目信息收集工作应随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理要求及时进行整理，经有关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入项目管理信息系统。

四、施工项目信息的分类与内容 1、施工项目信息分类基本信息主要有：（l）公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。（2）单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施工及行政管理信息、交工验收信息等。五、施工项目信息结构为了便于利用计算机管理项目信息，可采用信息目录结构。六、施工项目信息的内容施工项目常用信息内容： 1、法规和部门规章信息 2、市场信息 3、自然条件信息 4、工程概况信息 5、施工纪录信息 6、施工技术资料信息目 7、施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金 8、进度控制信息 9、成本信息

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序目的及范畴：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。职责：总经理室负责公司文件治理的总和谐及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；各部室资料员负责文件治理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范畴内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。人事资料：即公司职员在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人差不多情形、工作表现的个人资料。

合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种专门类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采纳国家公文格式，内部行文按公司惯例采纳英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《**集团文件处理方法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不承诺由拟写人直截了当送领导者个人，因专门情形必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，按照以往本部门文件的运转情形，估量当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即按照3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的治理一样要通过如下几个环节：登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直截了当在文件上签收并及时整理文件名目。来图加盖受控分发号。用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。发放：各部室资料员按照批准的发放范畴进行分发。制度文件换版时，由总经理室或有关部门按照发放清单发出新版文件。

电子文件管理课程作业

电子文件管理课程作业一、单选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 3、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、（）是扫描仪最主要的技术指标。

B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 6、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 2、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 4、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档√ B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档二、多选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A、JPEG B、TIFF C、BMP D、GIF 1、常见的音频格式有（）。 A、MP3 B、RA C、MOV D、WAV 2、常见的检索方式有（）。 A、精确检索 B、模糊检索 C、多条件检索 D、反向检索 3、常见的操作系统有（）。 A、Windows

施工技术文件管理作业指导书

目录 1、适用范围 2、目的 3、技术文件分类 4、职责和权限 5、技术文件的产生与管理 6、标识 7、记录及其管理

施工技术文件管理作业指导书 1 适用范围本程序适用于公司范围内施工技术文件的编写、审批、修改、出版、发布、管理和实施。 2 目的规定施工技术文件产生、发布、使用、修改、保管的控制要求，旨在规范技术文件的产生及实施过程。 3 技术文件分类 3.1 施工组织设计施工组织设计，是组织和管理工程施工总的指导性文件。应依据施工承包合同、设计文件及施工组织设计纲要(公司投标文件)编定。经过批准的施工组织设计作为开工的必备条件。 3．2 施工组织措施，是指导工程某一个分部或某—个工序施工的文件，必要时进行编制。其内容应依据施工组织设计并突出施工重点，更具有操作性。 3．3 工艺手册是某些施工技术经过一定时间的应用、验证后，总结形成的典型施工／加工方法的技术文件。 3．4 施工作业指导书是以可操作性为主要特征的技术性文件。 4 职责和权限 4．1 工程管理部负责对公司施工技术文件的全面管理和控制，并保证其适用性和正确性。 4．2 实施单位 4．2．1 工程项目部/生产单位、队及施工人员，必须依据批准/指定的施工技术文件进行施工管理和施工操作。 4．2．2 各级工程技术人员，按相应的分工职责，负责进行技术交底和工程施工过程的监督、检查工作。以保证全面、正确的贯彻和落实技术文件的内容。 4．3 相关部门各相关职能部门应以批准/指定的施工技术文件为依据，对工程项目进行管理、监

督、检查及服务。 5 施工技术文件的产生与实施管理 5．1 施工技术文件流程。(详见图1) 5．2 施工技术文件的编、审、批 5．2．1 施工组织设计由项目经理组织、项目总工编制、工程管理部审核、主管副经理批准。 5．2．2 施工组织措施由项目工程师编制、项目总工审核、项目经理批准。5．2．3 施工作业指导书根据施工组织设计的技术资料清单、设备和材料供应要求组织编制。项目部编制的作业指导书由技术员编制、项目工程师审核、项目部总工批准，重要和特殊的作业指导书由项目总工编写，工程管理部审核，总工或者各专业副总批准。图1 施工技术文件的产生及管理流程图 5．2．4 工艺手册的编制与选用

建设工程项目技术文件管理制度.docx

建设工程项目技术文件管理制度 1总则 1.1目的为确保宁夏 xx 能源集团股份有限公司（以下简称“xx 能源”）建设项目技术文件管理的规范化、程序化，特制定本制度。 1.2适用范围本制度适用于 xx 能源、xx 能源控股公司、子公司及受托 xx 能源管理单位新建、改扩建和技术改造等项目基础文件、设计文件等管理。 1.3定义建设项目是公司新建、改扩建和技术改造等项目的总称，其技术文件包括基础文件、设计文件、设备文件三方面组成。其中： 1.3.1建设项目基础文件包括：气象、水文、地质勘察报告、地形图、政府批文。1.3.2建设项目设计文件包括：设计依据、总体规划、可研报告（包括环评、安评报告等）、初步设计及施工图设计。 1.3.3建设项目设备文件指：设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单，设备图纸、使用说明书、零部件目录、设备测绘、验收记录及索赔文件。设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件。 1.4职责 1.4.1技术部负责提供公共区域的基础技术资料。 1.4.2化工建设部/煤炭公司

负责所管辖单位的技术文件的监督管理工作。 1.4.3生产管理部？为设备文件的归口管理部门，负责设备文件的监督管理。 1.4.4各单位（项目部）负责建设项目技术文件的整理工作并上报存档。 2管理内容 2.1签收 2.1.1建设项目设计文件由设计单位在协议规定的时间提供，原则上每套设计文件不少于 15 套（加盖设计单位设计专用章）；项目管理单位是项目技术文件的接收单位，接收的项目前期文件经准确核对后，应编制接收目录。 2.1.2建设项目设备文件由设备采购单位向制造厂家索取、并至少存档 3 份。 2.2发放 2.2.1建设项目基础技术文件统一由技术部对外提供。 2.2.2项目管理单位对其签收的项目技术文件审查后，交办公室档案室 4 套（其中两套作为永久存档，其余用于项目申报、报审、借阅等）存档，另留11 套用于项目建设使用。 2.2.2.1项目管理单位应设专职资料员接收。 2.2.2.2图纸、技术文件发放应办理发放手续，接收人核查无误后签字确认。 2.2.2.3项目管理单位和部门办理接收和发放时，作好图纸、技术文件的二级管理手续工作。 ( 收图登记、发图登记、领取人签字) 。 2.2.2.4发放到各单位的图纸、技术文件必须加强管理，签发（收）的图纸、技术文件建立收发台账，完善相关记录。

全套制度及业务流程之文件管理程序

24．文件管理程序 1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2．职责： 2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉； 2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。 3．工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。 C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《** 集团文件处理办法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。