资料档案管理制度

公司业务资料档案管理制度

第一条为了规范本公司的档案管理工作，实现档案工作的制度化、规范化，积累项目技术资料，体现档案的凭证价值和参考价值，结合本公司的实际情况，特制定本管理制度。

第二条本公司工程造价咨询项目、招标代理项目、监理项目、评估项目、标书制作等业务的档案均按本制度管理。

第三条业务档案是指本公司为委托方提供的专业服务过程中，记录和反映业务项目中直接形成的有关文件、信函、凭证、笔录的原件（复印件）、照片、图片、音像等形式的载体。具体包括：

一、工程造价咨询档案：

1. 与委托人签定的《工程造价咨询合同》；

2．所有工作底稿（包括：必要的签证及相关证明；工作底稿应做到内容完整、格式规范、记录清晰、结论明确）；

3．送审的工程预（结）算书；

4．工程量清单（定稿）；

5．招标控制价（审定额）；

6．审计报告；

7．其他；

二、招标代理项目档案：（保存十五年）

1．与委托人签定的《委托招标代理合同》；

2．中标通知书；

3．资料汇编；

4．所有投标文件一套；

5．项目开、评标的影像资料；

6、招标公告与成交公示的网页截图；

三、工程监理资料档案：

1.与业主签订的《监理合同》

2.中标通知书

3.监理规划、监理实施细则

4.监理月报

5.监理会议纪要

6.监理日志

7.监理审查记录、施工各阶段及竣工验收报告等资料

四、评估资料档案

1.与业主签订的委托合同

2.评估报告

3.现场查勘的影像资料及原始记录

五、投标文件资料档案

1.与业主签订的委托合同

2.标书文本（电子版）

3.开标记录、中标通知书等（复印件及扫描件）

第四条本公司的档案实行统一管理，公司设立档案室，配备必要的设备和专职人员负责档案的管理工作，负责全部资料档案的收集、整理和保管。

第五条以上各类资料档案在项目完成后，由各部门业务主管按照上述目录清单将电子版、纸质版资料整理后统一移交至综合管理部资料档案室归档管理。

第六条综合部资料档案管理员在接收资料后应认真核查，避免档案漏缺；待清点无误后向财务部递交《资料签收确认单》，财务部依此核算业务提成。

第七条各类业务档案目录的编制一般采取“单位名称的首字母+业务类型+年份+顺序编号”依次进行编排，各业务团队在进行档案编码的设置时一定要在团队群里沟通，并向综合部档案管理员进行报

备，以避免编码重复。

第八条档案管理员要严格遵守档案管理制度，对保存的档案要定期进行检查，并注意防火、防潮、防蛀、防尘、防磁等工作，档案室需按要求配备适合档案用的消防器材，并定期检查更换，要保持室内整齐、清洁、美观。严禁在档案室内吸烟。人员离开库房时，要注意关门落锁，关闭电源。发现问题及时报告，妥善解决。

第九条档案管理人员调动时，必须对照目录按册清点所管档案，办理交接手续。

第十条对失去保存价值的案卷或文件材料，经鉴定后，可以进行销毁，但必须造册登记。

第十一条查阅、借阅档案资料必须严格执行保密制度，借阅档案执行借阅登记制度，借阅的档案不得擅自带出单位，不得涂改、复制、拆卷、转借，用后及时归还。

第十二条本规定自签发之日起执行。

附件：资料签收确认单

资料签收确认单

编号：NO 年月日