前台SOP

人事行政部岗位操作标准

岗位名称前台岗位编制

直接上级直接下级

一、工作内容

性质工作内容工作细节说明

行政工作前台接待

1、接电话了解规范用语。接电话先说：“您好，华正空间。”

2、转电话

熟悉各办公室分机号与业务范围。（项目申报、展会、推广

等转企划市场，业务洽谈转数据或研发部，员工培训等转人

事）

3、电话查询面对外部查询员工电话号码应问明意图酌情处理。

4、来访

问明来意，如客人则引领至被访人员处，斟茶倒水；如推销

员等应适当阻止。

员工服务

1、订票及酒店预定

可提供酒店协议信息，并根据需要预定。已经签订的酒店协

议需归档。

2、协助公司领导及各部门做相

关文件的打字、打印、复印、传

真工作

认真、准确落实。

3、快递的收发

公司业务往来的快递收发均需登记、签字（《快递收/发登

记表》）；公司合作的快递为中通快递，可月结；快递费报

销时需附上快递月结单、发票及快递发送清单。员工个人快

递不宜大量堆积在前台显眼处，应及时分发或通知领取。

4、订水

定期检查大厅及各办公室饮用水使用情况，及时订购,订购

电话027-********或132********（注：每周五上班检查

数据大厅饮用水是否足够周末加班人员饮用，不够需要及时

订购）。

5、员工生日书的采购

每年三、六、九、十二月统计一份本季度过生日人员明细表

（限转正员工，且月底前将离职员工不计入），列出员工姓

名及生日，按每人25元填写借支单并附上此表；通知员工

购书信息，收集所报书目填入明细表；网上买书时需要勾选

发票一项，项目是图书，抬头为：武汉华正空间软件技术有

限公司；报销时附上发票及购书明细表。

6、负责领导在公司期间的订饭

订水工作

新巧私募菜订餐电话027-********; 农夫山泉矿泉水

（380ml&2L)电话027-********；每天领导来之前将办公室

茶杯、水壶准备好，空调排风风向调为向上；黄总到公司后

烧水倒茶（每次往烧水壶中倒水量为1~2茶杯，有客人例

外）；中午12点左右可询问领导中午是否需要订餐，如需

要则先将领导饭买好再休息（桌面铺上报纸，筷子需先冲

洗）；下班时间如领导尚未离开，则人事行政部至少有一人

需留下加班，如有会议仍在进行或有重要客人来访，则前台

需要留下加班。

物资管理1、传真机、复印机、打印机管

理

做好日常维护，确保正常使用。

2、办公、清洁用品的采购与管

理

定期盘点库存，及时制定采购计划进行采（027-********），

并及时报销，报销时需附上发票和发货清单原件，另复印一

份发货清单留存；办公用品入库需更新《办公用品管理制度

表》中的当月办公用品采购清单及办公、清洁用品台账中相

关物品的库存数量；办公用品领用需登记。

3、公司相机设备出入库管理

相机出库需出差人填写《固定资产出门单》，并让武工、人

事行政部经理、余经超各自确认签字，填好后做好分类归档；

相机入库经检测后，需要出差人将此《固定资产出门单》完

善后再次归档。

4、图书杂志、资料的管理及时交至人事专员管理。

5、员工制服、布鞋出入库管理

制作采购统计表，出入库均需登记，转正员工可领取，领取

时本人签字。

6、鞋柜、储物柜及对应钥匙的

管理

员工入职后分配鞋柜；为有需要的员工提供储物柜并发放钥

匙；做好相关登记，储物柜领用后在柜门贴上领用人姓名。

7、每季度末对库存进行盘点并

记录

将《办公用品管理制度表》中办公、清洁用品台账中所列品

目的各项统计数字如实准确填写。

会务工作2、会议前准备工作

了解会议相关情况，及时做好会议室准备工作（每个位子摆

一瓶矿泉水，一支笔，一份公司宣传册，两张草稿纸）；欢

迎牌由企划市场部负责。

3、会议中服务工作

维护会议室外环境安静，根据会议组织者要求，适时为与会

者准备茶水，并随时待命，协助做好其他会务工作。

4、会议后完善工作

负责检查和关闭会议室电子设备及电器，清理会议桌面，椅

子摆好。

其他1、报销

自行垫付及月结单位费用须及时上报、结算，结算时对方在

《现金结算表》内签字登记。

2、工作信息更新对工作中用到的文档与表格做到实时更新。

3、负责区域内的卫生、安全等

情况检查

前台位置无人时应保持大门关闭，开门时需留心以防陌生人

进入；电源开关的检查；卫生情况的检查。

4、负责监督员工换鞋情况

保持公司地面清洁；外来人员酌情要求其穿上鞋套再进入各

办公室。

5、协助组织各项公司集体活动参与策划、动员、物资准备、组织、收尾及活动反馈等。

人事工作招聘工作

1、配合人事经理完成所要求的

招聘工作

常用的招聘网站账号及密码，电话通知，面试邮件发送，面

试人员及时间登记。

员工入职、离职手续的办

理1、入职手续

1）准备劳动合同、保密协议各两份（空间或者多维），确

认其所属部门、岗位、工资、签订年限、转正日期等信息并

准确手写于合同相应空格内，待员工确认签字后，再将聘用

通知书打印好交与员工确认签字，以上均确认无误后盖章。

公司与员工各留一份。聘用通知书和保密协议归入员工纸质

档案袋内，合同单独归档。注：a、尚未毕业的实习员工签

订实习协议（空间或者多维）而非劳动合同。b、聘用通知

书电子档需传给人事专员一份。

2）为新入职员工制作纸质人事档案，所需材料（简历、应

聘登记表、面试记录表、人员信息表、保密协议、聘用通知

书、身份证复印件、毕业证学位证复印件、离职证明等）备

齐后归档。

2）员工电子档案建立：以员工姓名为名新建文件夹，内容

包括身份证、毕业证、学位证、专业相关资质证书、证件照

片等，资料备齐后将文件夹归入员工档案-员工相关证书扫

描件-在职员工。

3）员工信息表、员工花名册、员工联系电话表及时更新。

5）为入职员工及时录入考勤及门禁指纹，其中门禁指纹编

号需要登记。

6）为新员工发笔、本等文具，需新员工签收。

7）为新员工分配鞋柜，布鞋待试用期满方可发放，此前应

告诉新员工自带一双换的鞋子。

2、离职手续

1）员工离职当天填写离职交接表，确认本部门和人事部门

各项交接事项（硬盘-梁玥、u盘-余经超），财务部交接事

项交由人事专员核算。

2）打印离职证明3张，员工确认无误签字后盖章，一份员

工留存，一份交给人事专员，一份收入人事档案袋内。

3）离职员工门禁指纹及时删除，考勤指纹待当月考勤信息

导入电脑后方可删除。

4）员工鞋柜清空、鞋柜登记表内名字清除。

考勤1、员工请假、外出、出差申请

单的管理

关注员工请假、外出、出差情况，准确核实申请情况并做汇

报。

2、每月末制作当月考勤表交表最晚不应超过下月4号。

3、考勤管理软件当月数据更新

打开考勤管理软件接连设备（考勤机），从设备下载当月的

记录数据和人员信息。

3、考勤表的制作与完成

根据考勤记录，结合当月员工请假、外出及出差情况，完成

考勤表。

二、常规注意事项

每天

1、每天早晨先做好前台卫生，保持台面干净有序

2、下班前确认数据部大门钥匙放在数据大厅前台台面上

3、下班前将黄总办公室、会议室门窗关好锁好，确定器材室门已锁

每周1、每周五上班检查数据大厅饮用水是否足够周末加班人员饮用，不够需要及时订购

2、每周五检查、统计有无需要采购的办公/清洁用品，及时采购

3、每周五下班确定是否需要再留一套大门钥匙给数据部周末加班的同事

每月4号之前做好上月考勤

每季度

1、员工生日购书

2、库存盘点

每半年上半年度库存盘点

每年度年度库存盘点

三、常规事项操作规范

任务1：接待以及来访登记

WHAT TO DO HOW TO DO WHY

1、接待来访者并问候起立微笑问候，并主动询问来意问候客人表现我们的尊重如果正在接电话或与其他人讲话，示意访客稍候。

如果知道访客姓名，使用其姓名称呼访客个性化服务

与访客讲话时，保持目光接触使人感受到受关注

2、获知要求，决定服

务先后得知来访目的（要见那位领导或者同事）之后，电

话征求意见是否方便接见。

方便：根据要求请访客直接进被访者办公室，或者

在会议室稍作等候，待被访者出来后一同进入会议

室洽谈。提供有效正确的服务并且合理安排

不方便：根据要求告诉被访者暂时不能见到要找的

人，同时问其是否需要留言或者留下联系方式。

任务2：接听电话

1、使用电话标准问候

语用看不见的微笑问候来电的每一位客人或同事。

礼貌，并体现专业素质外线电话问候标准：您好，华正空间。

内线电话问候标准：您好，前台

2、做好转接和电话记

录外线电话打进时要了解致电需求。

如果是找某位同事先转接进去，如果要找的人不

在，告知其是否需要留言或者稍后再打来。并做好

记录：来电时间，来电者姓名，地区，号码，其他

要求。

方便稍后转告以及日后查询接话转接结束时用语：谢谢您的来电，请稍等。

如果转接电话到某位同事，要告知接电话的同事，

线上是XXX，从XXX打来的电话，是否方便接听。如果方便接听就直接转进，如果不方便就告知来电者留言或留下电话号码，前台会传达到位。人性化的服务提高效率的同时帮助过滤干扰电话

任务3：收发传真，复印，打印登记

1、收发传真，复印，

打印登记收到传真时要及时转交给相应的部门和人员。

妥善处理传真件遗漏或者被他人误领如果暂时不在位子上要在暂时保留在前台并且做

好登记，待转交给收件人时也做好记录

公共用A4打印纸要及时补充好，保证工作的效率。

任务4：邮寄各类物品，信件的收发管理

1、快件收取收取快件时，每个包裹或者文件都要及时分发并登

记

到付快件要将签字底单按快递公司分类保留方便查询，对账

2、发送快件每天需要发送的快件要根据不同快递公司及时通

知快递员来我公司收取，签字之后要将底单分类保

留。并且将快递号码和相关信息记录在快件发送清

单中。

方便随时查询快件到货情况。

任务5：会客室的管理工作

1、使用客户来访洽谈业务时可使用会议室（前提是无人占用时）

严格按照会议室使用管理规定安排各部门的使用。每天下班前检查会议室情况，空调，灯是否关闭，桌椅是否摆放整齐，是否有其他部门遗留物品。如果还有人在继续使用，要做好交接，并嘱托使用后恢复原位，关闭电源。第二天来时要做检查。如果出现问题要向上一次使用者了解情况并做相应的处理。

2、管理定时巡查会议室的情况，早上，中午，下午，下班

前分别查看会议室情况，无人使用时及时关闭电

源，恢复桌椅摆放。责任有效划分到个人，有效控制浪费，

提高管理。

3、巡查定时巡查会议室的情况，早上，中午，下午，下班前分别查看会议室情况，无人使用时及时关闭电源，恢复桌椅摆放。

任务6：办公用品管理

1、领用当某一种用品库存量不够一星期使用时要及时通统一时间，统一品名，方便统计和控制

知供应商送货上门

定期对常用用品做以盘点，发现有不充足的通知供

应商下周送货

及时补充以免影响正常工作2、入库

3、盘点方便控制